Aggiungere dati a Google Sheets con i flussi di lavoro

Utilizzate l'azione Crea riga di Google Sheet o Aggiorna dati in un Google Sheet per inviare dati dalle proprietà di HubSpot al vostro foglio di calcolo. Ad esempio, è possibile utilizzare questa azione per inviare i dati dei contatti dei nuovi lead a un foglio di calcolo per il team di vendita.

Prima di poter aggiungere dati a Google Sheets con i flussi di lavoro, è necessario collegare Google Sheets al proprio account HubSpot. È possibile collegare l'applicazione dall'App Marketplace o da un flusso di lavoro.

Prima di iniziare

Tenete presente quanto segue quando inviate dati a Google Sheets da HubSpot:

• Per impostazione predefinita, HubSpot invia a Google Sheets i valori delle proprietà interne. Per le date, HubSpot invia timestamp unix in millisecondi.
  
  • Se si dispone di un abbonamento a Operations Hub Professional, è possibile formattare la proprietà della data nel formato desiderato aggiungendo un'azioneFormat data prima dell'azione Create Google Sheets row. Quindi, nel menu a discesa Proprietà dell'azione Google Sheets, selezionare la data in uscita dall'azione Formatta dati.
  • È inoltre possibile convertire le date in millisecondi in Google Sheets aggiungendo la seguente formula a una colonna separata del foglio di calcolo: =A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1). Sostituire A1 con la colonna in cui si trova il timestamp unix.

• Quando si utilizza l'azione Crea riga di Google Sheet, i dati non vengono aggiunti alle righe esistenti. L'azione inserisce invece una nuova riga nel foglio. Ciò può influire sulle celle di riferimento e sulle formule utilizzate. Per evitare questo problema, assicuratevi che si faccia riferimento solo a righe popolate ed esistenti. Per aggiungere dati alle righe esistenti, utilizzare l'azioneAggiorna le righe esistenti del foglio Google .

• Evitate di aggiungere manualmente dati al foglio a cui HubSpot invia i dati. Se è necessario aggiungere manualmente dati al foglio di calcolo, si deve creare un nuovo foglio e fare riferimento ai dati esistenti del primo foglio.

• Quando si seleziona un foglio di calcolo nell'editor del flusso di lavoro, i fogli disponibili sono legati ai fogli a cui l'utente ha accesso. Affinché un foglio appaia come opzione, deve soddisfare almeno uno dei seguenti requisiti:
  • Appartenere all'unità dell'utente collegato.
  • È stato precedentemente condiviso con l'utente che si collega.
  • Appartiene a un'unità condivisa a cui l'utente collegato ha accesso.
• Se si scollega Google sheets e si ricollega un altro utente, i fogli disponibili potrebbero essere diversi. Si consiglia di controllare i flussi di lavoro dipendenti prima di disconnettersi e riconnettersi.

Attenzione: a volte, quando si aggiungono dati, la richiesta può andare in time out e può essere creata una riga duplicata. Per risolvere il problema, è possibile eliminare i dati duplicati dal proprio account.

Impostazione del foglio di calcolo

• La riga di intestazione deve iniziare nella prima colonna della prima riga.
• Ogni intestazione di colonna deve essere etichettata in modo che HubSpot possa identificarla e inviarle i dati. HubSpot non può inviare dati a colonne non etichettate.
• Assicuratevi che tutte le colonne dell'intervallo di tabelle abbiano un'intestazione di colonna. Evitate di avere intestazioni vuote tra le colonne, perché ciò può causare problemi e impedire l'aggiornamento del foglio di calcolo come previsto. Ad esempio, se il foglio di calcolo utilizza le colonne da A a C, non lasciare l'intestazione della colonna B vuota.
• È possibile aggiornare solo le prime 100 colonne di un foglio di calcolo. Se durante l'impostazione dell'azione del flusso di lavoro si seleziona una colonna successiva alle prime 100, questa non verrà aggiornata.
• Il foglio di calcolo non può superare le 5.000.000 di celle.

Collegare i fogli di Google a HubSpot

Prima di poter aggiungere dati a Google Fogli con i flussi di lavoro, è necessario collegare Google Fogli al proprio account HubSpot.

È possibile collegare l'applicazione dall'App Marketplace.

Aggiungere nuove righe a Google Sheets

Quando si utilizza l'azione Crea riga foglio Google per aggiungere dati al foglio Google, assicurarsi che il foglio di calcolo sia stato formattato correttamente. A parte la riga di intestazione, non includete altri dati nel foglio a cui state inviando i dati.

Questa azione non aggiunge dati alle righe esistenti. Inserisce invece una nuova riga nel foglio. Ciò può influire sulle celle di riferimento e sulle formule utilizzate. Per evitare questo problema, assicurarsi che si faccia riferimento solo a righe popolate ed esistenti.

Per aggiungere nuove righe al foglio Google:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Automazioni > Flussi di lavoro.
• Per modificare un flusso di lavoro esistente, passare il mouse sul flusso di lavoro e fare clic su Modifica. Oppure, creare un nuovo flusso di lavoro.
• Nell'editor del flusso di lavoro, fare clic sull' icona + più per aggiungere un'azione.
  
  
• Nel pannello di sinistra, sotto Fogli Google, selezionare Crea riga foglio Google.
  
  
• Nel menu a discesa Foglio di calcolo, selezionare il foglio di calcolo a cui inviare i dati. È possibile scegliere tra i fogli di calcolo di proprietà o condivisi con l'utente che ha collegato Google Sheets a HubSpot.
• Nel menu a discesa Foglio, selezionare il foglio a cui inviare i dati. Il campo Foglio si riferisce alle schede in fondo al foglio di calcolo.
• Nei menu a discesa Intestazione e Proprietà, selezionare le colonne a cui inviare i dati e le proprietà da cui inviare i dati. HubSpot aggiungerà i dati alle righe vuote sotto i dati esistenti nel foglio. Ogni azione può aggiungere fino a 20 celle di dati per riga.
• Fare clic su Salva.

Aggiornare le righe esistenti del foglio Google

Quando si utilizza l'azione Aggiorna righe foglio Google esistenti , assicurarsi che il foglio di calcolo sia stato formattato correttamente.

Questa azione aggiorna i dati presenti nel foglio Google. Per impostazione predefinita, non verranno aggiunte altre righe al foglio Google, ma verranno aggiornate solo quelle esistenti.

Per aggiornare le righe del foglio Google esistenti:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Automazioni > Flussi di lavoro.
• Per modificare un flusso di lavoro esistente, passare il mouse sul flusso di lavoro e fare clic su Modifica. Oppure, creare un nuovo flusso di lavoro.
• Nell'editor del flusso di lavoro, fare clic sull' icona + più per aggiungere un'azione.
  
  
• Nel pannello di sinistra, selezionare Aggiorna dati in un foglio Google.

• Nel menu a discesa Foglio di calcolo, selezionare il foglio di calcolo a cui inviare i dati. È possibile scegliere tra i fogli di calcolo di proprietà dell'utente che ha collegato Google Sheets a HubSpot o che sono stati condivisi con esso.
• Nel menu a discesa Nome foglio, selezionare il foglio a cui inviare i dati. Il campo Nome foglio si riferisce alle schede in fondo al foglio di calcolo.
• Impostare degli identificatori univoci per far corrispondere i dati di Google Sheets a quelli di HubSpot. Ad esempio, un identificatore unico potrebbe essere l'indirizzo e-mail di un contatto, perché è unico per lui.
  • Nel menu a discesa Intestazione colonna, selezionare l'intestazione di una colonna del foglio di calcolo, corrispondente a una proprietà di HubSpot da utilizzare come identificatore univoco per l'aggiornamento.
  • Nel menu a discesa Proprietà della colonna Lookup , selezionare una proprietà corrispondente all'intestazione della colonna Lookup da utilizzare come identificatore per l'aggiornamento. Quando il valore di una cella dell'intestazione della colonna Lookup selezionata corrisponde al valore della proprietà HubSpot selezionata per il record iscritto, viene aggiornata la riga contenente la cella corrispondente. Se ci sono più righe con valori corrispondenti, verrà aggiornata solo la prima riga contenente la cella corrispondente.
• Nel menu a discesa Crea una nuova riga se nessuna corrisponde:
  • Se si desidera creare una nuova riga se non ci sono intestazioni e proprietà della colonna Lookup corrispondenti, fare clic su Sì. Verrà creata una nuova riga contenente solo le proprietà impostate nella sezione Seleziona colonne da aggiornare.

• • Se non si desidera creare una nuova riga se non ci sono intestazioni di colonna e proprietà di colonna Lookup corrispondenti, fare clic su No.
• Impostare le colonne del foglio di calcolo che si desidera aggiornare:
  
  • Fare clic sul menu a discesa Seleziona colonne da aggiornare; verrà visualizzato un elenco di intestazioni di colonna del foglio di calcolo selezionato. Selezionare la colonna che si desidera aggiornare.
  • Fare clic sul menu a discesa sotto l'intestazione della colonna e selezionare un'opzione. È possibile scegliere di aggiornare i dati con un valore di proprietà esistente nel record iscritto o con il risultato di un'azione precedente del flusso di lavoro.
  • Per aggiungere un'altra colonna da aggiornare, fare clic sul menu a discesa Aggiungi una colonna e selezionare un'altra colonna. È possibile aggiungere fino a 100 colonne per aggiornare i dati.
  • Per eliminare una colonna, fare clic sull'icona di eliminazione delete dete accanto all'intestazione della colonna.
• Fare clic su Salva.