Aggiungere dati a Google Sheets con i flussi di lavoro

Utilizzate l'azione Crea riga di Google Sheet o Aggiorna dati in un Google Sheet per inviare dati dalle proprietà di HubSpot al vostro foglio di calcolo. Ad esempio, è possibile utilizzare questa azione per inviare i dati dei contatti dei nuovi lead a un foglio di calcolo per il team di vendita.

Prima di poter aggiungere dati a Google Sheets con i flussi di lavoro, è necessario collegare Google Sheets al proprio account HubSpot. È possibilecollegare l'applicazione dall'App Marketplaceo daall'interno di un flusso di lavoro.

Prima di iniziare

Tenete presente quanto segue quando inviate i dati a Google Sheets da HubSpot:

• Quando impostate il foglio di calcolo, tenete presente quanto segue:
  • La riga di intestazione deve iniziare nella prima colonna della prima riga.
  • Ogni intestazione di colonna deve essere etichettata in modo che HubSpot possa identificarla e inviarle i dati. HubSpot non può inviare dati a colonne non etichettate.
  • Assicuratevi che tutte le colonne dell'intervallo di tabelle abbiano un'intestazione di colonna. Evitate di avere intestazioni vuote tra le colonne, perché ciò può causare problemi e impedire l'aggiornamento del foglio di calcolo come previsto. Ad esempio, se il foglio di calcolo utilizza le colonne da A a C, non lasciare l'intestazione della colonna B vuota.
  • È possibile aggiornare solo le prime 100 colonne di un foglio di calcolo. Se durante l'impostazione dell'azione del flusso di lavoro si seleziona una colonna successiva alle prime 100, questa non verrà aggiornata.
  • Il foglio di calcolo non può superare le 5.000.000 di celle.
• Per impostazione predefinita, HubSpot invia i valori delle proprietà interne a Google Sheets. Per le date, HubSpot invia timestamp unix in millisecondi.
  
  • Se si dispone di un abbonamento Operazioni Hub Se si dispone di un abbonamento Professional, è possibile formattare la proprietà della data nel formato desiderato aggiungendo un'azioneFormatta dati prima dell'azione Crea riga di Google Sheets. Quindi, nel menu a discesa Proprietà dell'azione Google Sheets, selezionare la data in uscita dall'azione Formato dati.
  • È possibile convertire le date in millisecondi in Google Sheets aggiungendo la seguente formula a una colonna separata del foglio di calcolo: =A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1). Sostituite A1 con la colonna in cui si trova il timestamp unix.

• Quando si utilizza l'azione Crea riga di Google Sheet, i dati non vengono aggiunti alle righe esistenti. L'azione inserisce inveceuna nuova riga nel foglio. Questo può influire sulle celle di riferimento e sulle formule utilizzate. Per evitare questo problema, assicurarsi che si faccia riferimento solo a righe popolate ed esistenti.

• Evitare di aggiungere manualmente dati al foglio a cui HubSpot invia i dati. Se è necessario aggiungere manualmente dati al foglio di calcolo, si deve creare un nuovo foglio e fare riferimento ai dati esistenti del primo foglio.

• Quando si seleziona un foglio di calcolo nell'editor del flusso di lavoro, i fogli disponibili sono legati ai fogli a cui l'utente ha accesso. Affinché un foglio appaia come opzione, deve soddisfare almeno uno dei seguenti requisiti:
  • Appartenere all'unità dell'utente collegato.
  • È stato precedentemente condiviso con l'utente che si collega.
  • Appartenere a un'unità condivisa a cui l'utente che si connette ha accesso.
    
• Se si scollega Google Fogli e ci si ricollega con un altro utente, i fogli disponibili potrebbero essere diversi. Si consiglia di controllare i flussi di lavoro dipendenti prima di disconnettersi e riconnettersi.

Impostare il flusso di lavoro

Prima di poter aggiungere dati a Google Sheets con i flussi di lavoro, è necessario collegare Google Sheets al proprio account HubSpot. È possibilecollegare l'applicazione dall'App Marketplaceo daall'interno di un flusso di lavoro.

Per aggiungere dati a Google Sheets in un flusso di lavoro:

• Nel tuo account HubSpot, naviga su Automazione > Flussi di lavoro.
• Per modificare un flusso di lavoro esistente, passare il mouse sul flusso di lavoro e fare clic suModifica. Oppure, imparare acreare un nuovo flusso di lavoro.
• Nell'editor del flusso di lavoro, fare clic sull'icona + più per aggiungere un'azione.
  
  

Aggiungere nuove righe di fogli Google

Quando si utilizza l'azione Crea riga foglio Google per aggiornare il foglio Google, assicurarsi che il foglio di calcolo sia stato formattato correttamente. A parte la riga di intestazione, non includete altri dati nel foglio a cui state inviando i dati.

Per aggiornare le righe del foglio Google esistenti:

• Nel pannello delle azioni, scorrere verso il basso e selezionare Crea riga foglio Google.
  
  
• Nel menu a discesaFoglio di calcolo, selezionare il foglio di calcolo a cui si desidera inviare i dati. È possibile scegliere tra i fogli di calcolo di proprietà o condivisi con l'utente che ha collegato Google Sheets a HubSpot.
• Nel menu a discesa Foglio, selezionare il foglio a cui inviare i dati. Il campo Foglio si riferisce alle schede in fondo al foglio di calcolo.
• Nei menu a discesa Intestazione e Proprietà, selezionare le colonne a cui inviare i dati e le proprietà da cui inviare i dati. HubSpot aggiungerà i dati alle righe vuote sotto i dati esistenti nel foglio. Ogni azione può aggiungere fino a 20 celledi dati per riga.
• Fare clic suSalva.

Aggiornare le righe del foglio Google esistenti

Per aggiornare le righe del foglio Google esistenti:

• Nel pannello delle azioni, scorrere verso il basso e selezionare Aggiorna dati in un foglio Google.

• Nel menu a discesaFoglio di calcolo, selezionare il foglio di calcolo a cui inviare i dati. È possibile scegliere tra i fogli di calcolo di proprietà dell'utente che ha collegato Google Sheets a HubSpot o che sono stati condivisi con esso.
• Nel menu a discesa Nome foglio, selezionare il foglio a cui inviare i dati. Il campo Nome foglio si riferisce alle schede in fondo al foglio di calcolo.
• Impostare gli identificatori per determinare le righe da aggiornare:
  • Nel menu a discesa Intestazione colonna, selezionare l'intestazione di una colonna del foglio di calcolo, corrispondente a una proprietà di HubSpot da utilizzare come identificatore per l'aggiornamento.
  • Nel menu a discesa Proprietà della colonna Lookup , selezionare una proprietà corrispondente all'intestazione della colonna Lookup da utilizzare come identificatore per l'aggiornamento. Quando il valore di una cella dell'intestazione della colonna Lookup selezionata corrisponde al valore della proprietà HubSpot selezionata per il record iscritto, viene aggiornata la riga contenente la cella corrispondente. Se ci sono più righe con valori corrispondenti, verrà aggiornata solo la prima riga contenente la cella corrispondente.
• Nel menu a discesa Crea una nuova riga se nessuna corrisponde:
  • Se si desidera creare una nuova riga se non ci sono intestazioni di colonna Lookup e proprietà di colonna Lookup corrispondenti, fare clic su Sì. Verrà creata una nuova riga contenente solo le proprietà impostate nella sezione Seleziona colonne da aggiornare.

• • Se non si desidera creare una nuova riga se non c'è un'intestazione di colonna Lookup e una proprietà di colonna Lookup corrispondenti, fare clic su No.
• Impostare le colonne del foglio di calcolo che si desidera aggiornare:
  
  • Fare clic sul menu a discesa Seleziona colonne da aggiornare per visualizzare un elenco di intestazioni di colonna dal foglio di calcolo selezionato. Selezionare la colonna che si desidera aggiornare.
  • Fare clic sul menu a discesa sotto l'intestazione della colonna e selezionare un'opzione. È possibile scegliere di aggiornare i dati con un valore di proprietà esistente nel record iscritto o con il risultato di un'azione precedente del flusso di lavoro.
  • Per aggiungere un'altra colonna da aggiornare, fare clic sul menu a discesa Seleziona colonne da aggiornare e selezionare un'altra colonna. È possibile aggiungere fino a 100 colonne per aggiornare i dati.
  • Per eliminare una colonna, fare clic sull'icona del cestino accanto all'intestazione della colonna.

• Fare clic suSalva.