Adicionar dados nas Planilhas Google com fluxos de trabalho

Use a ação Criar linha na planilha do Google ou Atualizar dados em uma planilha do Google para enviar dados das propriedades do HubSpot para a sua planilha. Por exemplo, você pode usar essa ação para enviar os dados de contato de novos leads para uma planilha da sua equipe de contato de vendas.

Para adicionar dados ao Google Planilhas usando fluxos de trabalho, você terá que conectar o Google Planilhas à sua conta da HubSpot. Você pode conectar o aplicativo do Marketplace de aplicativos ou de um fluxo de trabalho.

Antes de começar

Observe o seguinte ao enviar dados para o Google Planilhas do HubSpot:

• Por padrão, o HubSpot envia valores de propriedade internos para o Google Planilhas. Para datas, o HubSpot envia a data/hora em formato unix em milissegundos.
  
  • Se tiver uma assinatura do Operations Hub Professional, você poderá formatar a propriedade de data no formato pretendido adicionando uma ação Formatar data antes da ação Criar linha do Google Planilhas. Em seguida, no menu suspenso Propriedade da ação do Google Planilhas, selecione a data de saída da ação Formatar dados. 
  • Você também pode converter milissegundos em datas no Google Planilhas adicionando a seguinte fórmula a uma coluna separada na planilha: =A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1). Substitua A1 pela coluna em que se encontra a data/hora unix.

• Ao utilizar a ação Criar linha do Google Planilhas, os dados não serão adicionados às linhas existentes. Em vez disso, a ação insere uma nova linha na planilha. Isso pode afetar as células referenciadas e as fórmulas utilizadas. Para evitar isso, certifique-se de que apenas as linhas preenchidas e existentes sejam referenciadas. Para adicionar dados às linhas existentes, use a ação Atualizar linhas existentes do Google Planilhas.

• Evite adicionar dados manualmente à planilha para a qual o HubSpot está enviando dados. Se for necessário adicionar dados manualmente à planilha, você deverá criar uma nova planilha e referenciar os dados existentes na primeira planilha.

• Ao selecionar uma planilha no editor de fluxo de trabalho, as planilhas disponíveis estão associadas às planilhas às quais o usuário que fez a conexão tem acesso. Para que uma planilha apareça como opção, você deverá cumprir pelo menos um dos seguintes requisitos:
  • Pertencer à unidade do usuário que fez a conexão.
  • Já ter sido compartilhada com o usuário que fez a conexão.
  • Pertencer a uma unidade compartilhada à qual o usuário que fez a conexão tem acesso.
• Se você desconectar as planilhas do Google e reconectá-las com outro usuário, as planilhas disponíveis poderão ser diferentes. É recomendado verificar todos os fluxos de trabalho dependentes antes de desconectar e reconectar. 

Observação: por vezes, ao adicionar dados, a solicitação pode atingir o tempo limite e uma linha duplicada pode ser criada. Para resolver o problema, os dados duplicados podem ser excluídos da sua conta.

Configure sua planilha

• A linha do cabeçalho deve começar na primeira coluna da primeira linha.
• Cada cabeçalho de coluna deve ser rotulado para que o HubSpot possa identificar e enviar dados para ele. O HubSpot não pode enviar dados para colunas não identificadas.
• Certifique-se de que todas as colunas do seu intervalo de tabelas têm cabeçalhos. Evite ter cabeçalhos de colunas em branco entre as colunas, pois isso pode causar problemas e impedir que a planilha seja atualizada conforme o esperado. Por exemplo, se a planilha utilizar as colunas de A a C, não deixe o cabeçalho da coluna B em branco. 
• Somente as 100 primeiras colunas de uma planilha podem ser atualizadas. Se uma coluna for selecionada após as primeiras 100 colunas ao configurar a ação de fluxo de trabalho, ela não será atualizada.
• A planilha não pode exceder 5.000.000 células. 

Conectar o Google Planilhas ao HubSpot

Para adicionar dados ao Google Planilhas usando fluxos de trabalho, você terá que conectar o Google Planilhas à sua conta da HubSpot.

Você pode conectar o aplicativo a partir do Marketplace de aplicativos.

Adicionar novas linhas na planilha do Google

Quando utilizar a ação Criar linha das Planilhas Google para atualizar a sua planilha do Google, certifique-se de que a planilha foi formatada corretamente. Além da linha de cabeçalho, não inclua nenhum outro dado na planilha à qual está enviando dados. 

Esta ação não adiciona dados a linhas existentes. Em vez disso, a ação insere uma nova linha na planilha. Isso pode afetar as células referenciadas e as fórmulas utilizadas. Para evitar isso, certifique-se de que apenas as linhas preenchidas e existentes sejam referenciadas.

Para adicionar novas linhas na planilha do Google:

• Na sua conta HubSpot, acesse Automações > Fluxos de trabalho.
• Para editar um fluxo de trabalho existente, passe o cursor do mouse sobre o fluxo de trabalho e clique em Editar. Ou crie um novo fluxo de trabalho.
• No editor de fluxo de trabalho, clique no + ícone de adição para adicionar uma ação. 
• No painel esquerdo, em Google Planilhas, selecione Criar linha do Google Planilhas.
   

• Clique no menu suspenso Planilha e selecione a planilha para qual deseja enviar dados. Você pode selecionar uma das planilhas que têm proprietários ou as compartilhadas com o usuário que conectou o Planilhas Google ao HubSpot. 
• Clique no menu suspenso Página e selecione a página para qual deseja enviar dados. O campo Página refere-se às guias na parte inferior da planilha.
• Configure o cabeçalho da coluna da planilha do Google e a propriedade correspondente do HubSpot. O HubSpot adicionará dados às linhas vazias abaixo dos dados existentes na planilha. Cada ação poderá adicionar até 20 células de dados por linha. 
  • Clique no menu suspenso Cabeçalho e selecione o cabeçalho da coluna da planilha do Google à qual enviar os dados. 
  • Clique no menu suspenso Propriedade e selecione a propriedade do HubSpot correspondente da qual enviará os dados. 
• Depois de configurar sua ação de fluxo de trabalho, clique em Salvar.

Atualizar as linhas existentes na planilha do Google

Ao usar a ação Atualizar linhas existentes do Google Planilhas, verifique se a planilha foi formatada corretamente.

Esta ação atualizará os dados no Google Planilhas. Por padrão, nenhuma linha será adicionada à sua planilha do Google, apenas as linhas existentes serão atualizadas.

Para atualizar as linhas existentes da planilha do Google:

• Na sua conta HubSpot, acesse Automações > Fluxos de trabalho.
• Para editar um fluxo de trabalho existente, passe o cursor do mouse sobre o fluxo de trabalho e clique em Editar. Ou crie um novo fluxo de trabalho.
• No editor de fluxo de trabalho, clique no + ícone de adição para adicionar uma ação. 
• No painel esquerdo, selecione Atualizar dados em uma planilha do Google.
   

• Clique no menu suspenso Planilha e selecione a planilha para qual deseja enviar dados. Você pode selecionar uma das planilhas que têm proprietários ou as compartilhadas com o usuário que conectou o Planilhas Google ao HubSpot. 
• Clique no menu suspenso Página e selecione a página para qual deseja enviar dados. O campo Página refere-se às guias na parte inferior da planilha.
• Configure identificadores exclusivos para corresponder os dados do Google Planilhas aos dados do HubSpot. Quando o valor de uma célula no Cabeçalho da coluna de pesquisa selecionado corresponder ao valor da propriedade do HubSpot selecionada para o registro inscrito, a linha que contém a célula correspondente será atualizada. Se houver várias linhas com valores correspondentes, apenas a primeira linha que contém a célula correspondente será atualizada.
  • Clique no menu suspenso Cabeçalho da coluna de pesquisa e selecione um cabeçalho de coluna na planilha. Deve corresponder a uma propriedade do HubSpot usada como um identificador exclusivo para a atualização. Por exemplo, um identificador exclusivo pode ser um endereço de e-mail de contato por se tratar de um componente exclusivo.
  • Clique no menu suspenso Propriedade da coluna de pesquisa e selecione uma propriedade, correspondente ao Cabeçalho da coluna de pesquisa, para usar como um identificador para a atualização. 
• No menu suspenso Criar uma nova linha se não houver correspondência:
  • Se você quiser criar uma nova linha se não houver um Cabeçalho da coluna de pesquisa e uma Propriedade da coluna de pesquisa correspondentes, clique em Sim. Isso criará uma nova linha contendo apenas as propriedades definidas na seção Selecionar colunas para atualizar. 

• • Se você não quiser criar uma nova linha se não houver um Cabeçalho da coluna de pesquisae uma Propriedade da coluna de pesquisa correspondentes, clique em Não. 
• Configure as colunas da planilha que deseja atualizar:
  
  • Clique no menu suspenso Selecionar colunas para atualizar; será exibida uma lista de cabeçalhos de coluna da planilha selecionada. Selecione a coluna que deseja atualizar. 
  • Clique no menu suspenso abaixo do cabeçalho da coluna e selecione uma opção. Você pode optar por atualizar os dados com um valor de propriedade existente do registro inscrito ou com o resultado de uma ação de fluxo de trabalho anterior.
  • Para adicionar outra coluna para atualizar, clique em Adicionar uma coluna. Você pode adicionar até 100 colunas para atualizar os seus dados. 
  • Para excluir uma coluna, clique no ícone de lixeira delete dete ao lado do cabeçalho da coluna. 
• Clique em Salvar.