ワークフローを使用してGoogle スプレッドシートにデータを追加する

［Google スプレッドシート上のデータを更新］アクションまたは［Google スプレッドシートでデータを更新］アクションを使用すると、HubSpotプロパティーのデータをGoogle スプレッドシートに送信できます。このアクションは例えば、新しいリードのコンタクトデータを営業チームのスプレッドシートに送信するために使用できます。

ワークフローを使用してデータをGoogle スプレッドシートに追加するにはまず、Google スプレッドシートをHubSpotアカウントに接続しておく必要があります。アプリマーケットプレイスまたはワークフロー内から、アプリを接続することが可能です。

始める前に

HubSpotからGoogle スプレッドシートにデータを送信する際には、次の点に留意してください。

• スプレッドシートを設定する際は、次の点に注意してください。
  • ヘッダー行は最初の行の最初の列から始まる必要があります。
  • HubSpotによる列の特定とデータ送信を可能にするには、各列にヘッダーを付ける必要があります。付けられていない列にデータを送信することはできません。
  • 表の範囲内の全ての列に列ヘッダーがあることを確かめてください。複数の列の間の列ヘッダーが空欄になっていると、問題が発生し、スプレッドシートが期待通りに更新されないことがあるため、列ヘッダーは空にしないでください。例えば、スプレッドシートでA列からC列までを使用している場合に、B列のヘッダーを空にしないでください。
  • スプレッドシート内の先頭の100列だけが更新可能です。ワークフローアクションの設定時に、先頭の100列よりも後の列を選択した場合、その列は更新されません。
  • スプレッドシートのセル数は、5,000,000セルよりも多くすることはできません。
• 既定で、HubSpotからは内部プロパティー値がGoogle スプレッドシートに送信されます。日付の場合は、HubSpotからミリ秒単位のUNIXタイムスタンプが送信されます。
  
  • 「Operations Hub Professional」をご利用の場合は、［Google スプレッドシートの行を作成］アクションの前に［データを書式設定］アクションを追加して、日付プロパティーを必要な書式にすることができます。次に、Google スプレッドシートアクションの［プロパティー］ドロップダウンメニューで、［データを書式設定］アクションから出力された日付を選択します。
  • スプレッドシートの別の列に数式「=A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1)」を追加して、Google スプレッドシート上でミリ秒数の日付を変換することもできます。「A1」の部分は、UNIXタイムスタンプが格納されている列にしてください。

• [Googleシートの作成]行アクションを使用すると、データは既存の行に追加されません。代わりに、アクションはシートに新しい行を挿入します。これは、参照されたセルと使用されている任意の数式に影響を与える可能性があります。これを回避するには、入力された既存の行のみが参照されていることを確認してください。   

• HubSpotからのデータ送信先にするシートには、データを手動で追加しないでください。スプレッドシートにデータを手動で追加する必要がある場合は、新しいシートを作成し、最初のシートから既存のデータを参照する必要があります。

• ワークフローエディター内でスプレッドシートを選択する際に利用可能なシートは、接続を行うユーザーがアクセス権を持つシートになっています。シートが表示されるためには、以下の条件のうち少なくとも1つを満たす必要があります。
  • 接続ユーザーのドライブに置かれている。
  • 接続ユーザーとすでに共有されている。
  • 接続ユーザーにとってアクセス可能な共有ドライブに置かれている。
    
• Google スプレッドシートの接続を解除し、別のユーザーとして接続し直すと、使用できるシートが変わる場合があります。接続の解除と再接続の前に、ワークフローの依存関係がないことを確かめることをお勧めします。

ワークフローを設定する

ワークフローを使用してデータをGoogle スプレッドシートに追加するにはまず、Google スプレッドシートをHubSpotアカウントに接続しておく必要があります。アプリマーケットプレイスまたはワークフロー内から、アプリを接続することが可能です。

ワークフロー内でデータをGoogle スプレッドシートに追加するには、次の手順に従います。

• HubSpotアカウントにて、［自動化］ > ［ワークフロー］の順に進みます。
• 既存のワークフローを編集するには、ワークフローの上で、［編集］をクリックします。または、新規ワークフローの作成方法をご確認ください。
• ワークフローエディターで、+プラスアイコンをクリックしてアクションを追加します。
  
  

Google スプレッドシートに新しい行を追加する

［Google スプレッドシートの行を作成］アクションを使用して Google スプレッドシートを更新する場合は、スプレッドシートの書式が正しいことを確かめてください。データの送信先にするシートには、ヘッダー行以外にデータを含めないでください。

既存のGoogle スプレッドシートの行を更新するには、次の手順に従います。

• ［アクション］パネルで、［Google スプレッドシートの行を作成］を選択します。
  
  
• ［スプレッドシート］ドロップダウンメニューから、データの追加先にするスプレッドシートを選択します。Google スプレッドシートをHubSpotに接続したユーザーが所有している、またはそのユーザーと共有されているスプレッドシートから選択できます。 
• ［シート］ドロップダウンメニューから、データの追加先にするシートを選択します。［シート］フィールドは、スプレッドシートの最下部にあるタブを表します。
• ［ヘッダー］と［プロパティー］の各ドロップダウンメニューから、データの追加先にする列と、データの送信元にするプロパティーをそれぞれ選択します。シート内の既存データの下にある空行に、HubSpotによってデータが追加されます。1回のアクションでは、1行あたり最大20セルのデータを追加できます。
• ［保存］をクリックします。

既存の Google スプレッドシートの行を更新する

既存のGoogle スプレッドシートの行を更新するには、次の手順に従います。

• ［アクション］パネルで下にスクロールし、［Google スプレッドシート上のデータを更新］を選択します。

• ［スプレッドシート］ドロップダウンメニューから、データの追加先にするスプレッドシートを選択します。Google スプレッドシートをHubSpotに接続したユーザーが所有している、またはそのユーザーと共有されているスプレッドシートから選択できます。 
• ［シート名］ドロップダウンメニューから、データの追加先にするシートを選択します。［シート名］フィールドは、スプレッドシートの最下部にあるタブを表します。
• 更新する行を決めるためのIDを設定します。 
  • ［参照列ヘッダー］ドロップダウンメニューから、更新のためのIDとして使用するHubSpotプロパティーに対応する、スプレッドシートの列のヘッダーを選択します。  
  • ［参照列プロパティー］ドロップダウンメニューから、更新のIDとして使用する［参照列ヘッダー］に対応するプロパティーを選択します。選択した［参照列ヘッダー］のセルの値と、登録対象のレコードについて選択したHubSpotプロパティーの値が一致すると、一致するセルが含まれる行が更新されます。値が一致する行が複数ある場合は、一致するセルが含まれる最初の行だけが更新されます。
• ［一致する行がない場合は新しい行を作成］ドロップダウンメニューでは、次の操作を行います。
  • 一致する［参照列ヘッダー］と［参照列プロパティー］がない場合に、新しい行を作成するには、［はい］をクリックします。これにより、［更新する列を選択］セクションに指定したプロパティーだけが含まれる新しい行が作成されます。   

• • 一致する［参照列ヘッダー］と［参照列プロパティー］がない場合に、新しい行を作成しない場合は、［いいえ］をクリックします。 
• 更新するスプレッドシートの列を設定します。
  
  • ［更新する列を選択］ドロップダウンメニューをクリックすると、選択したスプレッドシートの列ヘッダーのリストが表示されます。更新する列を選択します。   
  • 「列ヘッダー」の下にあるドロップダウンメニューをクリックし、オプションを選択します。登録対象のレコードの既存のプロパティー値を使ってデータを更新するか、以前のワークフローアクションの結果を使ってデータを更新するかを選択できます。
  • 更新する列をさらに追加するには、［更新する列を選択］ドロップダウンメニューをクリックし、別の列を選択します。データを更新するには、最大100列まで追加できます。 
  • 列を削除するには、列のヘッダーの横にあるdeleteごみ箱アイコンをクリックします。     

• ［保存］をクリックします。