ワークフローを使用してGoogle スプレッドシートにデータを追加する

［Googleスプレッドシートの行を作成］アクションまたは［Google スプレッドシートでデータを更新］アクションを使用すると、HubSpotプロパティーのデータをGoogle スプレッドシートに送信できます。このアクションは例えば、新しいリードのコンタクトデータを営業チームのスプレッドシートに送信するために使用できます。

ワークフローを使用してデータをGoogleスプレッドシートに追加するにはまず、GoogleスプレッドシートをHubSpotアカウントに接続しておく必要があります。アプリマーケットプレイスまたはワークフロー内から、アプリを接続することが可能です。

始める前に

HubSpotからGoogleスプレッドシートにデータを送信する際には、次の点に留意してください。

• 既定で、HubSpotからは内部プロパティー値がGoogleスプレッドシートに送信されます。日付については、HubSpotがミリ秒単位のUNIXタイムスタンプを送信します。
  
  • Data Hub Professionalサブスクリプションをご利用の場合は、［Googleスプレッドシートの行を作成］アクションの前に［データを書式設定］アクションを追加して、日付プロパティーを必要な書式にすることができます。次に、Googleスプレッドシートアクションの［プロパティー］ドロップダウンメニューで、［データを書式設定］アクションから出力された日付を選択します。 
  • スプレッドシートの別の列に数式「=A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1)」を追加して、Googleスプレッドシート上でミリ秒数の日付を変換することもできます。「A1」の部分は、UNIXタイムスタンプが格納されている列にしてください。

• ［Googleスプレッドシートの行を作成］アクションを使用している場合、既存の行にデータが追加されません。代わりに、このアクションによってシートに新しい行が挿入されます。これは、参照されるセルや使用される式に影響する可能性があります。これを回避するには、入力済みの既存の行だけが参照されるようにしてください。既存の行にデータを追加するには、［既存のGoogleスプレッドシートの行を更新する］アクションを使用します。

• HubSpotからのデータ送信先にするシートには、データを手動で追加しないでください。手動でスプレッドシートにデータを追加する必要がある場合は、新しいシートを作成して、最初のシートから既存のデータを参照する必要があります。
• 通常、更新するGoogleスプレッドシートで数式を使用することは推奨されません。数式が多いGoogleスプレッドシートのセルを更新すると、アクションの実行時間が遅くなったり、ワークフローでエラーが発生したりすることがあります。
  • Googleスプレッドシートでは、セルが変更されるたびに、依存する全ての数式が自動的に再計算されます。スプレッドシートの規模が大きくなり、数式が重くなるほど、各更新操作の完了にかかる時間が長くなります。 
  • 代わりに、使用する数式の数をできるだけ少なくするか、スプレッドシートに全ての更新を加えた後にのみ、数式を適用することをお勧めします。
• 複数のワークフローで同じシートを更新することは、データが重複する可能性があるため、推奨されません。代わりに、各シートに1つのワークフローのみを使用することをお勧めします。
• ワークフローエディター内でスプレッドシートを選択する際に利用可能なシートは、接続を行うユーザーがアクセス権を持つシートになっています。シートがオプションとして表示されるためには、以下の条件のうち少なくとも1つを満たす必要があります。
  • 接続ユーザーのドライブに置かれている。
  • 接続ユーザーと既に共有されている。
  • 接続ユーザーにとってアクセス可能な共有ドライブに置かれている。
• Googleスプレッドシート連携の接続を解除し、別のユーザーとして接続し直すと、使用できるシートが変わる場合があります。接続の解除と再接続の前に、ワークフローの依存関係がないことを確かめることをお勧めします。 

注：データを追加する際、リクエストがタイムアウトし、重複した行が作成されることがあります。解決するために、アカウントで重複データを削除できます。

スプレッドシートの設定

• ヘッダー行は最初の行の最初の列から始まる必要があります。
• HubSpotによる列の特定とデータ送信を可能にするには、各列ヘッダーにラベルを付ける必要があります。付けられていない列にデータを送信することはできません。
• 表の範囲内の全ての列に列ヘッダーがあることを確かめてください。複数の列の間の列ヘッダーが空欄になっていると、問題が発生し、スプレッドシートが期待通りに更新されないことがあるため、列ヘッダーは空にしないでください。例えば、スプレッドシートでA列からC列までを使用している場合に、B列のヘッダーを空にしないでください。 
• スプレッドシートのセル数は、5,000,000セルよりも多くすることはできません。 

GoogleスプレッドシートをHubSpotに接続する

ワークフローを使用してデータをGoogleスプレッドシートに追加するにはまず、GoogleスプレッドシートをHubSpotアカウントに接続しておく必要があります。

アプリマーケットプレイスからアプリを接続できます。

Google スプレッドシートに新しい行を追加する

［Googleスプレッドシートの行を作成］アクションを使用してGoogleスプレッドシートのデータを追加する場合は、スプレッドシートが正しく書式設定されていることを確認してください。データの送信先にするシートには、ヘッダー行以外にデータを含めないでください。 

このアクションでは、既存の行にデータを追加することはできません。代わりに、このアクションによってシートに新しい行が挿入されます。これは、参照されるセルや使用される式に影響する可能性があります。これを回避するには、入力済みの既存の行だけが参照されるようにしてください。

Googleスプレッドシートに新しい行を追加するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
2. 既存のワークフローを編集するには、ワークフローの上で、［編集］をクリックします。または、新規ワークフローを作成します。
3. ワークフローエディターで、+プラスアイコンをクリックしてアクションを追加します。 
4. 左側のパネルの［Googleスプレッドシート］で、［Googleスプレッドシートの行を作成］を選択します。 
5. ［スプレッドシート］ドロップダウンメニューをクリックして、データの送信先にするスプレッドシートを選択します。GoogleスプレッドシートをHubSpotに接続したユーザーが所有している、またはそのユーザーと共有されているスプレッドシートから選択できます。 
6. ［シート］ドロップダウンメニューをクリックして、データの送信先にするシートを選択します。［シート］フィールドは、スプレッドシートの最下部にあるタブを表します。
7. Googleスプレッドシートの列ヘッダーと、対応するHubSpotプロパティーを設定します。シート内の既存データの下にある空行に、HubSpotによってデータが追加されます。1回のアクションでは、1行あたり最大20セルのデータを追加できます。 
   1. ［ヘッダー］ドロップダウンメニューをクリックし、データの送信先にするGoogleスプレッドシートの列ヘッダーを選択します。 
   2. ［プロパティー］ドロップダウンメニューをクリックし、データの送信元の対応するHubSpotプロパティーを選択します。 
8. ワークフローアクションの設定が完了したら、［保存］をクリックします。

既存の Google スプレッドシートの行を更新する

［既存のGoogleスプレッドシートの行を更新する］アクションを使用する場合は、スプレッドシートが正しく書式設定されていることを確認してください。

このアクションにより、Googleスプレッドシート内のデータが更新されます。デフォルトでは、Googleスプレッドシートに行は追加されず、既存の行だけが更新されます。

既存のGoogleスプレッドシートの行を更新するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
2. 既存のワークフローを編集するには、ワークフローの上で、［編集］をクリックします。または、新規ワークフローを作成します。
3. ワークフローエディターで、+プラスアイコンをクリックしてアクションを追加します。 
4. 左側のパネルで、［Googleスプレッドシート上のデータを更新］を選択します。
5. ［スプレッドシート］ドロップダウンメニューをクリックして、データの送信先にするスプレッドシートを選択します。GoogleスプレッドシートをHubSpotに接続したユーザーが所有している、またはそのユーザーと共有されているスプレッドシートから選択できます。 
6. ［シート］ドロップダウンメニューをクリックして、データの送信先にするシートを選択します。［シート］フィールドは、スプレッドシートの最下部にあるタブを表します。
7. Googleスプレッドシート内のデータとHubSpot内のデータを対応させるための一意の識別子を設定します。選択した［参照列ヘッダー］のセルの値と、登録対象のレコードについて選択したHubSpotプロパティーの値が一致すると、一致するセルが含まれる行が更新されます。値が一致する行が複数ある場合は、一致するセルが含まれる最初の行だけが更新されます。
   • ［参照列見出し］ドロップダウンメニューをクリックし、スプレッドシートの列ヘッダーを選択します。これは、更新で一意の識別子として使用するHubSpotプロパティーに対応している必要があります。例えば、コンタクトのEメールアドレスはそれぞれのコンタクトに固有であるため、コンタクトのEメールアドレスを一意の識別子として使用できます。
   • ［参照列プロパティー］ドロップダウンメニューをクリックし、更新用の識別子として使用する［参照列ヘッダー］に対応するプロパティーを選択します。 
8. ［一致する行がない場合は新しい行を作成］ドロップダウンメニューでは、次の操作を行います。
   • 一致する［参照列ヘッダー］と［参照列プロパティー］がない場合に、新しい行を作成するには、［はい］をクリックします。これにより、［更新する列を選択］セクションに指定したプロパティーだけが含まれる新しい行が作成されます。 
   • 一致する［参照列ヘッダー］と［参照列プロパティー］がない場合に、新しい行を作成しない場合は、［いいえ］をクリックします。 
9. 更新するスプレッドシートの列を設定します。
   
   • ［更新する列を選択］ドロップダウンメニューをクリックすると、選択したスプレッドシートの列ヘッダーのリストが表示されます。次に、更新する列を選択します。 
   • 「列ヘッダー」の下にあるドロップダウンメニューをクリックし、オプションを選択します。登録対象のレコードの既存のプロパティー値を使ってデータを更新するか、以前のワークフローアクションの結果を使ってデータを更新するかを選択できます。
   • 更新する列を追加するには、［列を追加］をクリックします。 
   • 列を削除するには、列のヘッダーの横にあるdelete deteごみ箱アイコンをクリックします。 
10. ［保存］をクリックします。
     

GoogleスプレッドシートをHubSpotで使用する際のエラーのトラブルシューティング

特定のシートが見つからない場合や、ワークフローアクションの設定時にエラーが発生する場合は、Googleスプレッドシートへの接続に使用されているユーザーアカウントに問題がある可能性があります。例えば、ユーザーがHubSpotで無効化されている場合、「サードパーティーAPIのエラーが原因で『スプレッドシート』オプションが読み込まれませんでした」というエラーが発生することがあります。

この問題を解決するには、Googleスプレッドシート連携の接続を解除し、HubSpotのアクティブユーザーとして、更新するスプレッドシートへのアクセス権が付与されているGoogleアカウントを利用して、連携を再接続することをお勧めします。