Ajouter des données à Google Sheets à partir de workflows

Utilisez l'action Créer une ligne Google Sheets ou Mettre à jour les données d'une feuille Google Sheets pour envoyer des données à partir de propriétés HubSpot vers votre feuille de calcul. Par exemple, vous pouvez utiliser cette action pour envoyer les coordonnées de nouveaux leads vers une feuille de calcul à l'usage de votre équipe commerciale.

Avant de pouvoir ajouter des données à Google Sheets avec des workflows, vous devez connecter Google Sheets à votre compte HubSpot. Vous pouvez connecter l’application depuis le marketplace des applications ou depuis un workflow .

Avant de commencer

Gardez à l'esprit les points suivants lorsque vous envoyez des données à Google Sheets depuis HubSpot :

• Par défaut, HubSpot envoie les valeurs des propriétés internes à Google Sheets. Pour les dates, HubSpot envoie des horodatages Unix en millisecondes.
  
  • Si vous disposez d’un abonnement Data Hub Pro , vous pouvez formater la propriété de date au format souhaité en ajoutant une action Formater les données avant l’action Créer une ligne Google Sheets . Ensuite, dans le menu déroulant Propriété de l'action Google Sheets, sélectionnez la date de sortie de l'action Formater les données. 
  • Vous pouvez également convertir des dates en millisecondes dans Google Sheets en ajoutant la formule suivante dans une colonne distincte de la feuille de calcul : =A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1). Remplacez A1 par la colonne dans laquelle se trouve l'horodatage Unix.

• Lorsque vous utilisez l'action Créer une ligne Google Sheets, les données ne sont pas ajoutées aux lignes existantes. Au lieu de cela, l'action insère une nouvelle ligne dans la feuille. Cela peut affecter les cellules référencées et toutes les formules utilisées. Pour éviter cela, veillez à ce que seules les lignes renseignées et existantes soient référencées. Pour ajouter des données aux lignes existantes, utilisez l'action Update existing Google Sheet rows .

• Évitez d'ajouter manuellement des données à la feuille à laquelle HubSpot envoie des données. Si vous devez ajouter manuellement des données à la feuille de calcul, vous devez créer une nouvelle feuille et renvoyer vers les données existantes de la première feuille.
• Il est généralement déconseillé d’utiliser des formules dans les Google Sheets que vous mettez à jour. La mise à jour de cellules dans des feuilles Google Sheets riches en formules peut entraîner un ralentissement du temps d’exécution des actions ou des erreurs dans le workflow.
  • Google Sheets recalcule automatiquement toutes les formules dépendantes chaque fois que les cellules sont modifiées. Plus la feuille de calcul devient volumineuse et lourde en formules, plus chaque opération de mise à jour prendra du temps. 
  • Il est plutôt recommandé d’utiliser le moins de formules possible ou de n’appliquer vos formules qu’après toutes les mises à jour de la feuille de calcul.
• Il est déconseillé de mettre à jour la même feuille dans plusieurs workflows, car cela pourrait entraîner la duplication des données. Il est recommandé de n’utiliser qu’un seul workflow par feuille.
• Lors de la sélection d’une feuille de calcul dans l’éditeur de workflow, les feuilles disponibles sont associées aux feuilles auxquelles l’utilisateur connecté a accès. Pour qu'une feuille apparaisse en tant qu'option, elle doit remplir au moins l'une des conditions suivantes :
  • Appartenir au lecteur de l'utilisateur qui se connecte.
  • Précédemment partagée avec l'utilisateur connecté.
  • Appartient à un lecteur partagé auquel l'utilisateur connecté a accès.
• Si vous déconnectez l’intégration Google Sheets et que vous vous reconnectez avec un autre utilisateur, les feuilles disponibles peuvent être différentes. Il est recommandé de vérifier tous les workflows dépendants avant la déconnexion et la reconnexion. 

Remarque : il peut arriver que, lors de l'ajout de données, une demande expire et qu'une ligne soit créée en double. Pour résoudre ce problème, les données en double peuvent être supprimées de votre compte.

Mise en place de la feuille de calcul

• La ligne d'en-tête doit commencer dans la première colonne de la première ligne.
• Chaque en-tête de colonne doit être libellé afin que HubSpot puisse l'identifier et y envoyer des données. HubSpot ne peut pas envoyer de données à des colonnes non libellées.
• Assurez-vous que toutes les colonnes de votre tableau disposent d'en-têtes de colonne. Évitez les en-têtes de colonne vides entre les colonnes, car cela peut causer des problèmes et empêcher la mise à jour de la feuille de calcul. Par exemple, si votre feuille de calcul utilise les colonnes A à C, ne laissez pas l'en-tête de la colonne B vide. 
• La feuille de calcul ne peut pas compter plus de 5 000 000 de cellules. 

Connecter Google sheets à HubSpot

Avant de pouvoir ajouter des données à Google Sheets avec des workflows, vous devez connecter Google Sheets à votre compte HubSpot.

Vous pouvez connecter l’application à partir du marketplace des applications .

Ajouter de nouvelles lignes Google Sheets

Lorsque vous utilisez l'action Create Google Sheet row pour ajouter des données à votre feuille Google, assurez-vous que votre feuille de calcul a été correctement formatée. Outre la ligne d'en-tête, n'incluez aucune autre donnée dans la feuille à laquelle vous envoyez des données. 

Cette action n'ajoute pas de données aux lignes existantes. Au lieu de cela, l'action insère une nouvelle ligne dans la feuille. Cela peut affecter les cellules référencées et toutes les formules utilisées. Pour éviter cela, veillez à ce que seules les lignes renseignées et existantes soient référencées.

Pour ajouter de nouvelles lignes à Google Sheet :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
2. Pour modifier un workflow existant, survolez le workflow, puis cliquez sur Modifier. Autrement, créez un nouveau workflow .
3. Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur l'icône (+) Plus pour ajouter une action. 
4. Dans le panneau de gauche, sous Google Sheets, sélectionnez Créer une ligne Google Sheets. 
5. Cliquez sur le menu déroulant Spreadsheet et sélectionnez la feuille de calcul à laquelle vous souhaitez envoyer des données. Vous pouvez effectuer une sélection parmi les feuilles de calcul qui appartiennent ou ont été partagées avec l'utilisateur qui a connecté Google Sheets à HubSpot. 
6. Cliquez sur le menu déroulant Sheet et sélectionnez la feuille à laquelle vous souhaitez envoyer des données. Le champ Sheet fait référence aux onglets situés au bas de votre feuille de calcul.
7. Configurez l'en-tête de colonne de votre feuille Google et la propriété HubSpot correspondante. HubSpot ajoutera des données aux lignes vides sous les données existantes dans la feuille. Chaque action peut ajouter jusqu'à 20 cellules de données par ligne. 
   1. Cliquez sur le menu déroulant Header et sélectionnez la feuille Google column header à laquelle envoyer les données. 
   2. Cliquez sur le menu déroulant Property et sélectionnez la propriété HubSpot correspondante à partir de laquelle vous enverrez des données. 
8. Après avoir configuré votre action de workflow, cliquez sur Save.

Mettre à jour des lignes Google Sheets existantes

Lorsque vous utilisez l'action Mettre à jour les lignes existantes de Google Sheet , assurez-vous que votre feuille de calcul a été correctement formatée.

Cette action permet de mettre à jour les données contenues dans votre Google Sheet. Par défaut, aucune ligne supplémentaire ne sera ajoutée à votre feuille Google, seules les lignes existantes seront mises à jour.

Pour mettre à jour les lignes de votre Google Sheet existante :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
2. Pour modifier un workflow existant, survolez le workflow, puis cliquez sur Modifier. Autrement, créez un nouveau workflow .
3. Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur l'icône (+) Plus pour ajouter une action. 
4. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Mettre à jour les données d'une feuille Google.
5. Cliquez sur le menu déroulant Spreadsheet et sélectionnez la feuille de calcul à laquelle vous souhaitez envoyer des données. Vous pouvez effectuer une sélection parmi les feuilles de calcul qui appartiennent ou ont été partagées avec l'utilisateur qui a connecté Google Sheets à HubSpot. 
6. Cliquez sur le menu déroulant Sheet et sélectionnez la feuille à laquelle vous souhaitez envoyer des données. Le champ Sheet fait référence aux onglets situés au bas de votre feuille de calcul.
7. Mettre en place des identifiants uniques pour faire correspondre les données de Google Sheets à celles de HubSpot. Lorsque la valeur d'une cellule de l'en-tête de colonne Lookup sélectionnée correspond à la valeur de la propriété HubSpot sélectionnée pour l'enregistrement inscrit, la ligne contenant la cellule correspondante est mise à jour. Si plusieurs lignes comprennent une valeur correspondante, seule la première contenant la cellule correspondante sera mise à jour.
   • Cliquez sur le menu déroulant Lookup column header et sélectionnez une colonne header dans la feuille de calcul. Cela doit correspondre à une propriété HubSpot à utiliser comme identifiant unique pour la mise à jour. Par exemple, un identifiant unique pourrait être l'adresse e-mail d'un contact parce qu'elle lui est propre.
   • Cliquez sur le menu déroulant Lookup column property et sélectionnez une propriété correspondant à l'en-tête de colonne Lookup à utiliser comme identifiant pour la mise à jour. 
8. Dans le menu déroulant Créer une nouvelle ligne si aucune ne correspond :
   • Si vous souhaitez créer une nouvelle ligne s'il n'existe pas d'en-tête de colonne de recherche et de propriété de colonne de recherche correspondants, cliquez sur Oui. Une nouvelle ligne contenant uniquement les propriétés définies dans la section Sélectionner les colonnes à mettre à jour sera créée. 
   • Si vous ne souhaitez pas créer une nouvelle ligne s'il n'existe pas d'en-tête de colonne de recherche et de propriété de colonne de recherche correspondants, cliquez sur Non. 
9. Configurez les colonnes de la feuille de calcul que vous souhaitez mettre à jour :
   
   • Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner les colonnes à mettre à jour. Une liste d'en-têtes de colonne de la feuille de calcul sélectionnée s'affiche. Sélectionnez ensuite la colonne que vous souhaitez mettre à jour. 
   • Cliquez sur le menu déroulant sous l'en-tête de colonne et sélectionnez une option. Vous pouvez choisir de mettre à jour les données avec une valeur de propriété existante de la fiche d'informations inscrite ou avec le résultat d'une action de workflow antérieure.
   • Pour ajouter une autre colonne à mettre à jour, cliquez sur Ajouter une colonne. 
   • Pour supprimer une colonne, cliquez sur l'icône de suppression delete dete à côté de l'en-tête de la colonne. 
10. Cliquez sur Enregistrer.
     

Résoudre les erreurs lors de l'utilisation de Google Sheets avec HubSpot

Si vous ne parvenez pas à localiser une feuille spécifique ou si vous rencontrez une erreur lors de la configuration de vos actions de workflow, il s'agit probablement d'un problème avec les comptes d'utilisateurs utilisés pour vous connecter à Google Sheets. Par exemple, si l'utilisateur a été désactivé dans HubSpot, vous pouvez rencontrer l'erreur suivante : Impossible de charger les options de « Feuille de calcul en raison d'un échec d'API tierce.

Pour résoudre ce problème, il est recommandé de déconnecter votre intégration Google Sheets et de reconnecter l’intégration en utilisant un utilisateur HubSpot actif et un compte Google ayant accès aux feuilles que vous souhaitez mettre à jour.