เพิ่มข้อมูลลงใน Google ชีตด้วยเวิร์กโฟลว์

ใช้การดำเนินการแถวสร้าง Google Sheet หรืออัปเดตข้อมูลในการดำเนินการ Google Sheet เพื่อส่งข้อมูลจากคุณสมบัติ HubSpot ไปยังสเปรดชีตของคุณตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้การกระทำนี้เพื่อส่งข้อมูลการติดต่อจากลูกค้าเป้าหมายใหม่ไปยังสเปรดชีตสำหรับทีมขายของคุณ

ก่อนที่คุณจะเพิ่มข้อมูลลงใน Google ชีตด้วยเวิร์กโฟลว์คุณจะต้องเชื่อมต่อ Google ชีตกับบัญชี HubSpot ของคุณคุณสามารถเชื่อมต่อแอปจาก App Marketplace หรือจากภายในเวิร์กโฟลว์

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ข้อควรทราบต่อไปนี้เมื่อส่งข้อมูลไปยัง Google ชีตจาก HubSpot:

• ตามค่าเริ่มต้น HubSpot จะส่งค่าคุณสมบัติภายในไปยัง Google ชีต สำหรับวันที่ HubSpot จะส่งการประทับเวลายูนิกซ์เป็นมิลลิวินาที
  
  • หากคุณมีการสมัครใช้งาน Operations Hub Professional คุณสามารถจัดรูปแบบคุณสมบัติวันที่ในรูปแบบที่คุณต้องการโดยการเพิ่มการดำเนินการจัดรูปแบบข้อมูลก่อนที่จะดำเนินการสร้างแถว Google ชีต จากนั้นในเมนูแบบเลื่อนลงคุณสมบัติของการดำเนินการ Google ชีตให้เลือกเอาต์พุตวันที่จากการดำเนินการจัดรูปแบบข้อมูล  
  • คุณยังสามารถแปลงวันที่จากมิลลิวินาทีใน Google ชีตโดยเพิ่มสูตรต่อไปนี้ลงในคอลัมน์แยกต่างหากในสเปรดชีต: = A1/1000/60/60/24 + วันที่ (1970,1,1) แทนที่ A1 ด้วยคอลัมน์ที่ประทับเวลา unix อยู่

• เมื่อใช้การดำเนินการแถวสร้าง Google ชีตข้อมูลจะไม่ถูกเพิ่มลงในแถวที่มีอยู่ แต่การกระทำจะแทรกแถวใหม่ลงในแผ่นงานแทน สิ่งนี้สามารถส่งผลกระทบต่อเซลล์ที่อ้างอิงและสูตรใดๆที่ใช้ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการอ้างอิงเฉพาะแถวที่มีอยู่แล้วเท่านั้น หากต้องการเพิ่มข้อมูลลงในแถวที่มีอยู่ให้ใช้การดำเนินการอัปเดตแถว Google Sheet ที่มีอยู่

• หลีกเลี่ยงการเพิ่มข้อมูลลงในชีตที่ HubSpot กำลังส่งข้อมูลไปด้วยตนเอง หากคุณต้องการเพิ่มข้อมูลลงในสเปรดชีตด้วยตนเองคุณควรสร้างแผ่นงานใหม่และอ้างอิงข้อมูลที่มีอยู่จากแผ่นงานแรก

• เมื่อเลือกสเปรดชีตในตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ชีตที่มีอยู่จะเชื่อมโยงกับชีตที่ผู้ใช้ที่เชื่อมต่อมีสิทธิ์เข้าถึง เพื่อให้ชีตปรากฏเป็นตัวเลือกจะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดต่อไปนี้อย่างน้อยหนึ่งข้อ:
  • อยู่ในไดรฟ์ของผู้ใช้ที่เชื่อมต่ออยู่
  • เคยแชร์กับผู้ใช้ที่กำลังเชื่อมต่อ
  • อยู่ในไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันที่ผู้ใช้เชื่อมต่อสามารถเข้าถึงได้
• หากคุณยกเลิกการเชื่อมต่อ Google ชีตและเชื่อมต่อกับผู้ใช้รายอื่นอีกครั้งชีตที่มีอยู่อาจแตกต่างกัน ขอแนะนำให้คุณตรวจสอบเวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้องก่อนที่จะยกเลิกการเชื่อมต่อและเชื่อมต่ออีกครั้ง 

โปรดทราบ: บางครั้งเมื่อเพิ่มข้อมูลคำขออาจหมดเวลาและอาจมีการสร้างแถวที่ซ้ำกันหากต้องการแก้ไขคุณสามารถลบข้อมูลที่ซ้ำกันในบัญชีของคุณได้

ตั้งค่าสเปรดชีตของคุณ

• แถวส่วนหัวต้องเริ่มต้นในคอลัมน์แรกของแถวแรก
• ส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์ควรมีป้ายกำกับเพื่อให้ HubSpot สามารถระบุและส่งข้อมูลไปยังมันได้ HubSpot ไม่สามารถส่งข้อมูลไปยังคอลัมน์ที่ไม่มีป้ายกำกับได้
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์ทั้งหมดในช่วงตารางของคุณมีส่วนหัวของคอลัมน์ หลีกเลี่ยงการมีส่วนหัวคอลัมน์ว่างระหว่างคอลัมน์เนื่องจากอาจทำให้เกิดปัญหาและป้องกันไม่ให้สเปรดชีตอัปเดตตามที่คาดไว้ ตัวอย่างเช่นหากสเปรดชีตของคุณใช้คอลัมน์ A ถึง C อย่าปล่อยให้ส่วนหัวคอลัมน์ B ว่างเปล่า 
• อัพเดทได้เฉพาะ 100 คอลัมน์แรกในสเปรดชีตเท่านั้น หากเลือกคอลัมน์หลัง 100 คอลัมน์แรกเมื่อตั้งค่าการดำเนินการเวิร์กโฟลว์จะไม่ได้รับการอัปเดต
• สเปรดชีตต้องไม่เกิน 5,000,000 เซลล์ 

เชื่อมต่อ Google ชีตกับ HubSpot

ก่อนที่คุณจะเพิ่มข้อมูลลงใน Google ชีตด้วยเวิร์กโฟลว์คุณจะต้องเชื่อมต่อ Google ชีตกับบัญชี HubSpot ของคุณ

คุณสามารถเชื่อมต่อแอปได้จาก App Marketplace

เพิ่มแถว Google ชีตใหม่

เมื่อใช้การดำเนินการแถวสร้าง Google ชีตเพื่อเพิ่มข้อมูล Google ชีตของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าสเปรดชีตของคุณได้รับการจัดรูปแบบอย่างถูกต้องนอกเหนือจากแถวส่วนหัวแล้วอย่ารวมข้อมูลอื่นๆในชีตที่คุณกำลังส่งข้อมูลไป 

การดำเนินการนี้ไม่ได้เพิ่มข้อมูลไปยังแถวที่มีอยู่แต่การกระทำจะแทรกแถวใหม่ลงในแผ่นงานแทนสิ่งนี้สามารถส่งผลกระทบต่อเซลล์ที่อ้างอิงและสูตรใดๆที่ใช้เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการอ้างอิงเฉพาะแถวที่มีอยู่แล้วเท่านั้น

วิธีเพิ่มแถว Google Sheet ใหม่:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์
• หากต้องการแก้ไขเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ให้วางเมาส์เหนือเวิร์กโฟลว์จากนั้นคลิก แก้ไข หรือสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่
• ในตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ให้คลิกไอคอน + บวกเพื่อเพิ่มการดำเนินการ 
• ในแผงด้านซ้ายใต้ Google ชีตให้เลือกสร้างแถว Google ชีต 
   

• คลิกเมนูแบบเลื่อนลงสเปรดชีตและเลือกสเปรดชีตที่คุณต้องการส่งข้อมูล คุณสามารถเลือกจากสเปรดชีตที่เป็นเจ้าของหรือแชร์กับผู้ใช้ที่เชื่อมต่อ Google ชีตกับ HubSpot 
• คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของชีตและเลือกชีตที่คุณต้องการส่งข้อมูล ฟิลด์ชี ตหมายถึงแท็บที่ด้านล่างของสเปรดชีตของคุณ
• ตั้งค่าส่วนหัวคอลัมน์ Google ชีตและคุณสมบัติ HubSpot ที่เกี่ยวข้อง HubSpot จะเพิ่มข้อมูลลงในแถวว่างใต้ข้อมูลที่มีอยู่ในชีต การดำเนินการแต่ละครั้งสามารถเพิ่มข้อมูลได้สูงสุด 20 เซลล์ต่อแถว 
  • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงส่วนหัวและเลือกส่วนหัวคอลัมน์ Google ชีตเพื่อส่งข้อมูลไปยัง 
  • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงคุณสมบัติและเลือกคุณสมบัติ HubSpot ที่เกี่ยวข้องที่คุณจะส่งข้อมูล 
• หลังจากตั้งค่าการดำเนินการเวิร์กโฟลว์ของคุณแล้วให้คลิก บันทึก

อัพเดทแถว Google Sheet ที่มีอยู่

เมื่อใช้การดำเนินการอัปเดตแถว Google Sheet ที่มีอยู่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสเปรดชีตของคุณได้รับการจัดรูปแบบอย่างถูกต้อง

การดำเนินการนี้จะอัปเดตข้อมูลที่อยู่ใน Google Sheet ของคุณตามค่าเริ่มต้นจะไม่มีการเพิ่มแถวเพิ่มเติมใน Google Sheet ของคุณเฉพาะแถวที่มีอยู่เท่านั้นที่จะได้รับการอัปเดต

วิธีอัพเดทแถว Google Sheet ที่มีอยู่:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์
• หากต้องการแก้ไขเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ให้วางเมาส์เหนือเวิร์กโฟลว์จากนั้นคลิก แก้ไข หรือสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่
• ในตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ให้คลิกไอคอน + บวกเพื่อเพิ่มการดำเนินการ 
• ในแผงด้านซ้ายให้เลือกอัปเดตข้อมูลใน Google ชีต
   

• คลิกเมนูแบบเลื่อนลงสเปรดชีตและเลือกสเปรดชีตที่คุณต้องการส่งข้อมูล คุณสามารถเลือกจากสเปรดชีตที่เป็นเจ้าของหรือแชร์กับผู้ใช้ที่เชื่อมต่อ Google ชีตกับ HubSpot 
• คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของชีตและเลือกชีตที่คุณต้องการส่งข้อมูล ฟิลด์ชี ตหมายถึงแท็บที่ด้านล่างของสเปรดชีตของคุณ
• ตั้งค่าตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันเพื่อให้ตรงกับข้อมูลใน Google ชีตกับข้อมูลใน HubSpot เมื่อค่าของเซลล์ในส่วนหัวของคอลัมน์การค้นหาที่เลือกตรงกับค่าของคุณสมบัติ HubSpot ที่เลือกสำหรับระเบียนที่ลงทะเบียนแถวที่มีเซลล์ที่ตรงกันจะได้รับการอัปเดต หากมีหลายแถวที่มีค่าที่ตรงกันเฉพาะแถวแรกที่มีเซลล์ที่ตรงกันเท่านั้นที่จะได้รับการอัปเดต
  • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงส่วนหัวของคอลัมน์ค้นหาและเลือกส่วนหัวของคอลัมน์ในสเปรดชีต ซึ่งควรสอดคล้องกับคุณสมบัติ HubSpot เพื่อใช้เป็นตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันสำหรับการอัปเดต ตัวอย่างเช่นตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันอาจเป็นที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อเพราะเป็นที่อยู่อีเมลที่ไม่ซ้ำกันสำหรับพวกเขา
  • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงคุณสมบัติคอลัมน์ค้นหาและเลือกคุณสมบัติที่สอดคล้องกับส่วนหัวคอลัมน์ค้นหาเพื่อใช้เป็นตัวระบุสำหรับการอัปเดต 
• ในการสร้างแถวใหม่หากไม่มีเมนูแบบเลื่อนลงที่ตรงกัน:
  • หากคุณต้องการสร้างแถวใหม่หากไม่มีส่วนหัวคอลัมน์การค้นหาและคุณสมบัติคอลัมน์การค้นหาที่ตรงกันให้คลิก ใช่ การดำเนินการนี้จะสร้างแถวใหม่ที่มีเฉพาะคุณสมบัติที่ตั้งค่าไว้ในส่วนเลือกคอลัมน์เพื่ออัปเดต  

• • หากคุณไม่ต้องการสร้างแถวใหม่หากไม่มีส่วนหัวคอลัมน์การค้นหาและคุณสมบัติคอลัมน์การค้นหาที่ตรงกันให้คลิก ไม่ 
• ตั้งค่าคอลัมน์ในสเปรดชีตที่คุณต้องการอัปเดต: 
  
  • คลิกคอลัมน์เลือกเพื่ออัปเดตเมนูแบบเลื่อนลงรายการส่วนหัวของคอลัมน์จากสเปรดชีตที่เลือกจะปรากฏขึ้น จากนั้นเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการอัพเดท 
  • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงใต้ส่วนหัวของคอลัมน์และ เลือกตัวเลือก คุณสามารถเลือกที่จะอัปเดตข้อมูลด้วยค่าคุณสมบัติที่มีอยู่จากบันทึกที่ลงทะเบียนหรือด้วยผลลัพธ์ของการดำเนินการเวิร์กโฟลว์ก่อนหน้านี้
  • หากต้องการเพิ่มคอลัมน์อื่นเพื่ออัปเดตให้คลิกเพิ่มคอลัมน์ คุณสามารถเพิ่มได้สูงสุด 100 คอลัมน์เพื่ออัพเดทข้อมูลของคุณ 
  • หากต้องการลบคอลัมน์ให้คลิกไอคอนลบ delete dete ถัดจากส่วนหัวคอลัมน์ 
• คลิก บันทึก
   

แก้ปัญหาข้อผิดพลาดเมื่อใช้ Google ชีตกับ HubSpot

หากคุณไม่พบชีตเฉพาะหรือพบข้อผิดพลาดขณะตั้งค่าการดำเนินการเวิร์กโฟลว์ของคุณอาจเป็นปัญหากับบัญชีผู้ใช้ที่ใช้เชื่อมต่อกับ Google ชีตตัวอย่างเช่นหากผู้ใช้ถูกปิดใช้งานใน HubSpot คุณอาจพบข้อผิดพลาดต่อไปนี้: ตัวเลือก "สเปรดชีต" ไม่สามารถโหลดได้เนื่องจาก API ของบุคคลที่สามล้มเหลว 

ในการแก้ไขปัญหานี้ขอแนะนำให้ยกเลิกการเชื่อมต่อการผสานรวม Google ชีตของคุณและเชื่อมต่อการผสานรวมอีกครั้งโดยใช้ผู้ใช้ HubSpot ที่ใช้งานอยู่และบัญชี Google ที่มีสิทธิ์เข้าถึงชีตที่คุณต้องการอัปเดต