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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.

Agregar datos a Google Sheets con workflows

Última actualización: enero 22, 2024

Disponible con cualquiera de las siguientes suscripciones, a no ser que se indique de otro modo:

Marketing Hub Pro, Enterprise
Sales Hub Pro, Enterprise
Service Hub Pro, Enterprise
Operations Hub Pro, Enterprise

Usa la acción Crear fila de Google Sheet o Actualizar datos en una Google Sheet para enviar datos de las propiedades de HubSpot a tu hoja de cálculo. Por ejemplo, puedes usar esta acción para enviar datos de contacto desde nuevos leads a una hoja de cálculo para tu equipo de alcance de ventas.

Antes de poder agregar datos a Google Sheets con workflows, deberás conectar Google Sheets a tu cuenta de HubSpot. Puedes conectar la aplicación desde el App Marketplace o desde dentro de un workflow.

Antes de comenzar

Ten en cuenta lo siguiente al enviar datos a Google Sheets desde HubSpot:

  • Por opción predeterminada, HubSpot envía los valores de las propiedades internas a Google Sheets. Para las fechas, HubSpot envía marcas de tiempo de unix en milisegundos.
    • Si tienes una suscripción a Operations Hub Pro, puedes formatear la propiedad de fecha en el formato que quieras agregando la acción Formatear datos antes de la acción Crear fila de Google Sheets. A continuación, en el menú desplegable Propiedad de la acción de Google Sheets, selecciona la salida de fecha de la acción Formatear datos
    • También puedes convertir fechas de milisegundos en hojas de cálculo de Google agregando la siguiente fórmula a una columna aparte de la hoja de cálculo:=A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1). Reemplaza A1 con la columna en la que está la marca de tiempo de unix.
  • Al utilizar la acción Crear fila de Google Sheet, no se agregan datos a las filas existentes. En su lugar, la acción inserta una nueva fila en la hoja. Esto puede afectar a las celdas referenciadas y a las fórmulas utilizadas. Para evitarlo, asegúrate de que solo se hace referencia a las filas rellenas existentes. Para añadir datos a las filas existentes utiliza la acción Actualizar filas existentes de Google Sheet .
  • Al seleccionar una hoja de cálculo en el editor del workflow, las hojas disponibles están vinculadas a las hojas a las que tiene acceso el usuario conectado. Para que una hoja aparezca como opción, debe cumplir al menos uno de los siguientes requisitos:
    • Pertenecer a la unidad del usuario conectado.
    • Haberse compartido previamente con el usuario conectado.
    • Pertenecer a una unidad compartida a la que el usuario conectado tiene acceso
  • Si desconectas hojas de cálculo de Google y vuelves a conectarte con otro usuario, las hojas disponibles pueden ser diferentes. Se recomienda que revises los workflows dependientes antes de desconectar y volver a conectar. 

Nota: a veces, al agregar datos, el tiempo de la solicitud puede agotarse y podría crearse una fila duplicada. Para resolverlo, puedes eliminar los datos duplicados en tu cuenta.

Configura tu hoja de cálculo

Cuando configures tu hoja de cálculo, ten en cuenta lo siguiente:
  • El título de la fila debe empezar en la primera columna de la primera fila.
  • Cada título de columna debe estar etiquetada para que HubSpot pueda identificarla y enviarle datos. HubSpot no puede enviar datos a columnas sin etiqueta.
  • Asegúrate de que todas las columnas de tu rango de tablas tienen títulos de columna. Evita tener títulos en blanco entre columnas, ya que esto puede causar problemas e impedir que la hoja de cálculo se actualice como se espera. Por ejemplo, si tu hoja de cálculo utiliza las columnas A a C, no dejes en blanco el título de la columna B. 
  • oólo se pueden actualizar las 100 primeras columnas de una hoja de cálculo. Si se selecciona una columna después de las primeras 100 columnas al configurar la acción de workflow, no se actualizará
  • La hoja de cálculo no puede superar las 5.000.000 de celdas

Conecta Google sheets a HubSpot

Antes de poder agregar datos a Google Sheets con workflows, deberás conectar Google Sheets a tu cuenta de HubSpot.

Puedes conectar la aplicación desde el App Marketplace.


Agregar nuevas filas en Google Sheets

Cuando utilices la acción Crear fila de hoja de Google para añadir datos a tu hoja de Google, asegúrate de que tu hoja de cálculo ha sido formateada correctamente. Aparte de la fila del título, no incluyas ningún otro dato en la hoja a la que estás enviando datos. 

Esta acción no añade datos a las filas existentes. En su lugar, la acción inserta una nueva fila en la hoja. Esto puede afectar a las celdas referenciadas y a las fórmulas utilizadas. Para evitarlo, asegúrate de que solo se hace referencia a las filas rellenas existentes.

Para añadir nuevas filas de Google Sheet:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
  • Para editar un workflow existente, coloca el cursor sobre el workflow y haz clic en Editar. O, crea un nuevo workflow.
  • En el editor de workflow, haz clic en el icono + más para añadir una acción. 

    añadir-acción-a-workflow
  • En el panel izquierdo, en Hojas de Google, selecciona Crear fila de Hoja de Google.

    crear-hoja-de-google-fila
  • En el menú desplegable Hoja de cálculo, selecciona la hoja de cálculo a la que deseas enviar datos. Puedes seleccionar entre las hojas de cálculo que son propiedad o han sido compartidas con el usuario que conectó Google Sheets a HubSpot. 
  • En el menú desplegable Hojas, selecciona la hoja a la que deseas enviar a los datos. El campo Hoja se refiere a las pestañas en la parte inferior de la hoja de cálculo.
  • En los menús desplegables Título y Propiedad, selecciona las columnas a las cuales enviar datos y desde cuáles propiedades enviarás datos. HubSpot agregará datos a las filas vacías debajo de los datos existentes en la hoja. Cada acción puede agregar hasta 20 celdas de datos por fila.
  • Haz clic en Guardar.

Actualizar las filas existentes en Google Sheets

Cuando utilices la acción Actualizar filas existentes de Google Sheet , asegúrate de que tu hoja de cálculo ha sido formateada correctamente.

Esta acción actualizará los datos que están en tu Hoja de Google. Por defecto, no se añadirán filas adicionales a tu Hoja de Google, sólo se actualizarán las filas existentes.

Para actualizar las filas existentes en Google Sheet:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
  • Para editar un workflow existente, coloca el cursor sobre el workflow y haz clic en Editar. O, crea un nuevo workflow.
  • En el editor de workflow, haz clic en el icono + más para añadir una acción. 

    añadir-acción-a-workflow
  • En el panel izquierdo, selecciona Actualizar datos en una hoja de Google.

actualizar-datos-en-una-hoja-de-google

 

  • En el menú desplegable Hoja de cálculo, selecciona la hoja de cálculo a la que deseas enviar datos. Puedes seleccionar entre las hojas de cálculo que son propiedad o han sido compartidas con el usuario que conectó Google Sheets a HubSpot. 
  • En el menú desplegable Nombre de la hoja, selecciona la hoja a la que deseas enviar a los datos. El campo Nombre de la hoja se refiere a las pestañas de la parte inferior de tu hoja de cálculo.
  • Establece identificadores únicos para hacer coincidir los datos de Google Sheets con los de HubSpot. Por ejemplo, un identificador único podría ser la dirección de correo electrónico de un contacto, porque es única para él. 
    • En el menú desplegable Cabecera de columna de búsqueda, selecciona la cabecera de una columna de tu hoja de cálculo, que corresponda a una propiedad de HubSpot para utilizarla como identificador único para la actualización. 
    • En el menú desplegable Propiedad de columna de búsqueda, selecciona una propiedad que corresponda al Título de columna de búsqueda para utilizarla como identificador en la actualización. Cuando el valor de una celda en el Título de columna de búsqueda seleccionado coincida con el valor de la propiedad de HubSpot seleccionada del registro inscrito, se actualizará la fila que contiene la celda coincidente. Si hay varias filas con valores coincidentes, solo se actualizará la primera fila que contenga la celda coincidente.
  • En el menú desplegable Crear nueva fila si ninguna coincide:
    • Si deseas crear una nueva fila si no hay un Título de columna de búsqueda y una Propiedad de columna de búsqueda que coincidan, haz clic en . Esto creará una nueva fila que contiene solo las propiedades establecidas en la sección Seleccionar columnas para actualizarlas
    • Si no deseas crear una nueva fila si no hay un Título de columna de búsqueda ni una Propiedad de columna de búsqueda que coincidan, haz clic en No
  • Configura las columnas de la hoja de cálculo que deseas actualizar:
    • Haz clic en el menú desplegable Seleccionar columnas para actualizarlas. Se mostrará una lista de títulos de columnas de la hoja de cálculo seleccionada. Selecciona la columna que deseas actualizar. 
    • Haz clic en el menú desplegable en el título de la columna y selecciona una opción. Puedes elegir actualizar los datos con un valor de propiedad existente del registro inscrito o con el resultado de una acción de un workflow anterior.
    • Para añadir otra columna para actualizar, haz clic en el menú desplegable Añadir una columna y selecciona otra columna. Puedes agregar hasta 100 columnas para actualizar tus datos. 
    • Para eliminar una columna, haz clic en el icono de eliminación delete dete situado junto a la cabecera de la columna. 
  • Haz clic en Guardar.

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