Gegevens toevoegen aan Google Sheets met workflows

Gebruik de actie Rij in Google Sheet maken of Gegevens in een Google Sheet bijwerken om gegevens van eigenschappen van HubSpot naar je spreadsheet te sturen. Je kunt deze actie bijvoorbeeld gebruiken om contactpersoongegevens van nieuwe leads naar een spreadsheet te sturen voor je verkoopteam.

Voordat je gegevens kunt toevoegen aan Google Sheets met workflows, moet je Google Sheets verbinden met je HubSpot account. Je kunt de app verbinden vanuit de App-marktplaats of vanuit een workflow.

Voordat je begint

Houd rekening met het volgende als je gegevens vanuit HubSpot naar Google Sheets stuurt:

• HubSpot stuurt standaard interne waarden van eigenschappen naar Google Sheets. Voor datums stuurt HubSpot unix timestamps in milliseconden.
  
  • Als je een abonnement hebt op Operations Hub Professional, kun je de eigenschap datum opmaken in het gewenste formaat door een actieGegevens opmaken toe te voegen vóór de actie Rij in Google Sheets maken. Vervolgens selecteer je in het vervolgkeuzemenu Eigenschap van de Google Sheets actie de datumuitvoer van de actie Gegevens opmaken.
  • Je kunt datums ook omzetten van milliseconden in Google Sheets door de volgende formule toe te voegen aan een aparte kolom in het spreadsheet: =A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1). Vervang A1 door de kolom waarin de unix-tijdstempel staat.

• Wanneer je de actie Rij in Google Sheet maken gebruikt, worden er geen gegevens toegevoegd aan bestaande rijen. In plaats daarvan voegt de actie een nieuwe rij in het blad in. Dit kan invloed hebben op de cellen waarnaar verwezen wordt en alle formules die gebruikt worden. Om dit te voorkomen, moet je ervoor zorgen dat alleen naar bestaande rijen wordt verwezen. Om gegevens toe te voegen aan bestaande rijen gebruik je de actieUpdate bestaande Google Sheet rijen .

• Vermijd het handmatig toevoegen van gegevens aan het blad waar HubSpot gegevens naartoe stuurt. Als je handmatig gegevens moet toevoegen aan de spreadsheet, moet je een nieuw blad maken en verwijzen naar bestaande gegevens op het eerste blad.

• Bij het selecteren van een spreadsheet in de workflow editor zijn de beschikbare bladen gekoppeld aan de bladen waartoe een gebruiker toegang heeft. Een werkblad wordt pas als optie weergegeven als het aan ten minste een van de volgende vereisten voldoet:
  • Behoort tot het station van de verbindende gebruiker.
  • Eerder gedeeld met de verbindende gebruiker.
  • Behoort tot een gedeeld station waartoe de verbindende gebruiker toegang heeft.
• Als u de verbinding met Google sheets verbreekt en opnieuw verbinding maakt met een andere gebruiker, kunnen de beschikbare sheets verschillen. Het is aan te raden om eventuele afhankelijke workflows te controleren voordat u de verbinding verbreekt en weer tot stand brengt.

Let op: soms kan er bij het toevoegen van gegevens een time-out optreden en kan er een dubbele rij worden aangemaakt. Om dit op te lossen, kunt u de dubbele gegevens verwijderen uit uw account.

Je spreadsheet instellen

• De header-rij moet beginnen in de eerste kolom van de eerste rij.
• Elke kolomkop moet gelabeld zijn zodat HubSpot deze kan identificeren en er gegevens naar toe kan sturen. HubSpot kan geen gegevens verzenden naar kolommen zonder label.
• Zorg ervoor dat alle kolommen in je tabelbereik kolomkoppen hebben. Vermijd lege kolomkoppen tussen kolommen omdat dit problemen kan veroorzaken en kan voorkomen dat de spreadsheet wordt bijgewerkt zoals verwacht. Als je spreadsheet bijvoorbeeld kolommen A tot en met C gebruikt, laat de kolomkop B dan niet leeg.
• Alleen de eerste 100 kolommen in een spreadsheet kunnen worden bijgewerkt. Als een kolom na de eerste 100 kolommen is geselecteerd bij het instellen van de workflowactie, wordt deze niet bijgewerkt.
• De spreadsheet mag niet meer dan 5.000.000 cellen bevatten.

Google sheets koppelen aan HubSpot

Voordat je gegevens kunt toevoegen aan Google Sheets met workflows, moet je Google Sheets verbinden met je HubSpot account.

Je kunt de app aansluiten via de App-marktplaats.

Nieuwe Google Sheet-rijen toevoegen

Wanneer je de actie Maak Google Sheet-rij gebruikt om gegevens aan je Google-sheet toe te voegen, moet je ervoor zorgen dat je spreadsheet correct is opgemaakt. Voeg behalve de kopregel geen andere gegevens toe aan het blad waar je gegevens naartoe stuurt.

Deze actie voegt geen gegevens toe aan bestaande rijen. In plaats daarvan voegt de actie een nieuwe rij in het blad in. Dit kan van invloed zijn op de cellen waarnaar verwezen wordt en alle formules die gebruikt worden. Om dit te voorkomen, moet je ervoor zorgen dat alleen naar bevolkte, bestaande rijen wordt verwezen.

Om nieuwe Google Sheet rijen toe te voegen:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Als u een bestaande workflow wilt bewerken, gaat u met de muisaanwijzer over de workflow en klikt u op Bewerken. Of maak een nieuwe workflow.
• Klik in de workfloweditor op het + plus-pictogram om een actie toe te voegen.
• Selecteer in het linkerpaneel, onder Google Sheets, Google Sheet-rij maken.
  

• Klik op het vervolgkeuzemenu Spreadsheet en selecteer de spreadsheet waar je gegevens naartoe wilt sturen. Je kunt kiezen uit de spreadsheets die eigendom zijn van of gedeeld zijn met de gebruiker die Google Sheets heeft gekoppeld aan Hubspot.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Sheet (Blad) en selecteer het blad waarnaar je gegevens wilt verzenden. Het Sheet-veld verwijst naar de tabbladen onder aan je spreadsheet.
• Stel de kolomkop van je Google-sheet in en de bijbehorende eigenschap van HubSpot. HubSpot voegt gegevens toe aan lege rijen onder bestaande gegevens in het blad. Elke actie kan maximaal 20 cellen met gegevens per rij toevoegen.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Header en selecteer de kolomkop van het Google-blad waarnaar de gegevens moeten worden verzonden.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Eigenschap en selecteer de bijbehorende eigenschap van HubSpot waarnaar je de gegevens wilt verzenden.
• Klik na het instellen van je workflowactie op Opslaan.

Bestaande rijen in Google Sheet bijwerken

Wanneer je de actie Update bestaande rijen Google Sheet gebruikt, moet je ervoor zorgen dat je spreadsheet correct is opgemaakt.

Deze actie zal de gegevens in je Google Sheet bijwerken. Standaard worden er geen extra rijen toegevoegd aan je Google Sheet, alleen bestaande rijen worden bijgewerkt.

Om uw bestaande rijen in Google Sheet bij te werken:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Als u een bestaande workflow wilt bewerken, gaat u met de muisaanwijzer over de workflow en klikt u op Bewerken. Of maak een nieuwe workflow.
• Klik in de workfloweditor op het + plus-pictogram om een workflowactie toe te voegen.
• Selecteer in het linkerpaneel Gegevens in een Google Sheet bijwerken
  

• Klik op het vervolgkeuzemenu Spreadsheet en selecteer de spreadsheet waar je gegevens naartoe wilt sturen. Je kunt kiezen uit de spreadsheets die eigendom zijn van of gedeeld zijn met de gebruiker die Google Sheets heeft gekoppeld aan Hubspot.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Sheet (Blad) en selecteer het blad waarnaar je gegevens wilt verzenden. Het Sheet-veld verwijst naar de tabbladen onder aan je spreadsheet.
• Stel unieke identificatiecodes in om de gegevens in Google Sheets te koppelen aan de gegevens in HubSpot. Wanneer de waarde van een cel in de geselecteerde kolomkop Lookup overeenkomt met de waarde van de geselecteerde eigenschap HubSpot voor het ingeschreven record, wordt de rij met de overeenkomende cel bijgewerkt. Als er meerdere rijen met overeenkomende waarden zijn, wordt alleen de eerste rij met de overeenkomende cel bijgewerkt.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Kolomkop opzoeken en selecteer een kolomkop in de spreadsheet. Deze moet overeenkomen met een eigenschap van HubSpot om te gebruiken als unieke identificatie voor de update. Een unieke identificatie zou bijvoorbeeld het e-mailadres van een contactpersoon kunnen zijn, omdat dit uniek voor hem is.
  • Klik op de Lookup kolom eigenschap dropdown menu en selecteer een eigenschap die overeenkomt met de Lookup kolomkop om te gebruiken als een unieke identificatie voor de update.
• Maak een nieuwe rij als er geen overeenkomende zijn in het vervolgkeuzemenu:
  • Als je een nieuwe rij wilt maken als er geen overeenkomende Lookup kolomkop en Lookup kolom eigenschap is, klik je op Ja. Hierdoor wordt een nieuwe rij gemaakt met alleen de eigenschappen die zijn ingesteld in de sectie Selecteer kolommen om bij te werken.

• • Als je geen nieuwe rij wilt maken als er geen overeenkomende Lookup kolomkop en Lookup kolom eigenschap is, klik dan op Nee.
• Stel de kolommen in het spreadsheet in die je wilt bijwerken:
  
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Kolommen selecteren om bij te werken, er verschijnt een lijst met kolomkoppen uit de geselecteerde spreadsheet. Selecteer vervolgens de kolom die je wilt bijwerken.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu onder de kolomkop en selecteer een optie. Je kunt ervoor kiezen om de gegevens bij te werken met een bestaande eigenschap uit het ingeschreven record of met het resultaat van een eerdere workflowactie.
  • Als je nog een kolom wilt toevoegen om bij te werken, klik je op Kolom toevoegen. Je kunt maximaal 100 kolommen toevoegen om je gegevens bij te werken.
  • Om een kolom te verwijderen, klik je op hetpictogram delete deteverwijderen naast de kolomkop.
• Klik op Opslaan
  

Fouten oplossen bij het gebruik van Google Sheets met HubSpot

Als je een specifiek blad niet kunt vinden of een foutmelding krijgt bij het instellen van je workflowacties, is er waarschijnlijk een probleem met de gebruikersaccounts die worden gebruikt om verbinding te maken met Google Sheets. Als de gebruiker bijvoorbeeld is gedeactiveerd in HubSpot, kunt u de volgende foutmelding krijgen: "Spreadsheet"-opties konden niet worden geladen vanwege API-fout van derden.

Om dit probleem op te lossen, is het aan te raden om je Google sheets integratie te verbreken en de integratie opnieuw te verbinden met behulp van een actieve HubSpot gebruiker en een Google account dat toegang heeft tot de sheets die je wilt updaten.