Gegevens toevoegen aan Google Sheets met workflows

Gebruik de Create Google Sheet row action of Update data in a Google Sheet action om data van HubSpot properties naar je spreadsheet te sturen. U kunt deze actie bijvoorbeeld gebruiken om contactgegevens van nieuwe leads naar een spreadsheet te sturen voor uw sales outreach team.

Voordat u gegevens kunt toevoegen aan Google Sheets met workflows, moet u Google Sheets verbinden met uw HubSpot-account. U kuntde app verbinden vanuit de App Marketplaceof vanuitbinnen een workflow.

Voordat u aan de slag gaat

Houd het volgende in gedachten bij het verzenden van gegevens naar Google Sheets vanuit HubSpot:

• Let bij het opzetten van je spreadsheet wel op het volgende:
  • De header rij moet beginnen in de eerste kolom van de eerste rij.
  • Elke kolomkop moet worden gelabeld, zodat HubSpot deze kan identificeren en er gegevens naartoe kan sturen. HubSpot kan geen gegevens sturen naar niet-gelabelde kolommen.
  • Zorg ervoor dat alle kolommen in uw tabelbereik kolomkoppen hebben. Vermijd lege kolomkoppen tussen kolommen, omdat dit problemen kan veroorzaken en kan voorkomen dat de spreadsheet wordt bijgewerkt zoals verwacht. Als uw spreadsheet bijvoorbeeld kolommen A tot en met C gebruikt, laat de koptekst van kolom B dan niet leeg.
  • Alleen de eerste 100 kolommen in een spreadsheet kunnen worden bijgewerkt. Als een kolom na de eerste 100 kolommen wordt geselecteerd bij het instellen van de workflowactie, wordt deze niet bijgewerkt.
  • De spreadsheet mag niet groter zijn dan 5.000.000 cellen.
• Standaard stuurt HubSpot interne waarden van eigenschappen naar Google Sheets. Voor datums stuurt HubSpot unix timestamps in milliseconden.
  
  • Indien u een Bewerkingen Hub Professional abonnement heeft, kunt u de datumeigenschap opmaken in de gewenste opmaak door een gegevensopmaakactie toe te voegen vóór de Create Google Sheets row actie. Selecteer vervolgens in het vervolgkeuzemenu Property van de Google Sheets-actie de datumuitvoer van de gegevensopmaakactie.
  • U kunt datums ook omzetten van milliseconden in Google Sheets door de volgende formule toe te voegen aan een aparte kolom in de spreadsheet: =A1/1000/60/24 + DATE(1970,1,1). Vervang A1 door de kolom waar de unix-tijdstempel in staat.

• Wanneer u de actie Create Google Sheet row gebruikt, worden gegevens niet toegevoegd aan bestaande rijen. In plaats daarvanvoegt de actie een nieuwe rij toe aan het blad. Dit kan van invloed zijn op cellen waarnaar verwezen wordt en op alle gebruikte formules. Om dit te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat alleen naar bestaande rijen wordt verwezen.

• Vermijd het handmatig toevoegen van gegevens aan het blad waar HubSpot gegevens naartoe stuurt. Als u handmatig gegevens moet toevoegen aan de spreadsheet, moet u een nieuw blad maken en verwijzen naar bestaande gegevens van het eerste blad.

• Bij het selecteren van een spreadsheet in de workflow editor, zijn de beschikbare sheets gebonden aan de sheets waartoe de verbindende gebruiker toegang heeft. Een werkblad wordt alleen als optie weergegeven als het aan ten minste een van de volgende eisen voldoet:
  • Behoren tot de schijf van de verbindende gebruiker.
  • Eerder gedeeld met de gebruiker die de verbinding heeft gemaakt.
  • Behoort tot een gedeelde schijf waartoe de gebruiker die de verbinding heeft toegang heeft.
    
• Als u Google-sheets loskoppelt en opnieuw verbinding maakt met een andere gebruiker, kunnen de beschikbare bladen anders zijn. Het is raadzaam om alle afhankelijke workflows te controleren voordat u de verbinding verbreekt en weer verbinding maakt.

Uw workflow instellen

Voordat u gegevens kunt toevoegen aan Google Sheets met workflows, moet u Google Sheets verbinden met uw HubSpot-account. U kuntde app verbinden vanuit de App Marketplaceof vanuitbinnen een workflow.

Om gegevens toe te voegen aan Google Sheets in een workflow:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Om een bestaande workflow te bewerken, ga met de muis over de workflow en klik opBewerken. Of leer hoe ueen nieuwe workflow maakt.
• Klik in de workflow editor op het + plus icoon om een actie toe te voegen.
  
  

Nieuwe Google Sheet-rijen toevoegen

Wanneer u de actie Google Sheet-rij maken gebruikt om uw Google-sheet bij te werken, moet u ervoor zorgen dat uw spreadsheet correct is opgemaakt. Voeg, behalve de koprij, geen andere gegevens toe aan het blad waarnaar u gegevens stuurt.

Om uw bestaande Google Sheet-rijen bij te werken:

• Scroll naar beneden in het actiepaneel en selecteer Create Google Sheet row.
  
  
• Selecteer in het vervolgkeuzemenuSpreadsheet de spreadsheet waarnaar u gegevens wilt verzenden. U kunt kiezen uit de spreadsheets die eigendom zijn van of gedeeld zijn met de gebruiker die Google Sheets met HubSpot heeft verbonden.
• In het vervolgkeuzemenu Sheet (Blad ) selecteert u het blad waarnaar u gegevens wilt verzenden. Het veld Sheet verwijst naar de tabbladen onderaan uw spreadsheet.
• Selecteer in de vervolgkeuzemenu's Koptekst en Eigenschap de kolommen waarnaar u gegevens wilt verzenden en van welke eigenschappen u gegevens zult verzenden. HubSpot zal gegevens toevoegen aan lege rijen onder alle bestaande gegevens in het blad. Elke actie kan tot 20 cellenmet gegevens per rij toevoegen.
• Klik opOpslaan.

Bestaande Google Sheet rijen bijwerken

Om uw bestaande Google Sheet rijen bij te werken:

• Blader in het actiepaneel naar beneden en selecteer Gegevens bijwerken in een Google Sheet.

• Selecteer in het vervolgkeuzemenuSpreadsheet de spreadsheet waarnaar u gegevens wilt verzenden. U kunt kiezen uit de spreadsheets die eigendom zijn van of gedeeld zijn met de gebruiker die Google Sheets met HubSpot heeft verbonden.
• In het vervolgkeuzemenu Bladnaam selecteert u het blad waarnaar u gegevens wilt verzenden. Het veld Bladnaam verwijst naar de tabbladen onderaan uw spreadsheet.
• Stel identifiers in om te bepalen welke rijen moeten worden bijgewerkt:
  • In het vervolgkeuzemenu Lookup column header selecteert u de kop van een kolom in uw spreadsheet, die overeenkomt met een HubSpot-eigenschap om te gebruiken als identificatie voor de update.
  • In het Lookup kolom eigenschap dropdown menu, selecteer een eigenschap die overeenkomt met de Lookup kolom k optekst om te gebruiken als een identificatie voor de update. Wanneer de waarde van een cel in de geselecteerde Lookup kolom kop overeenkomt met de waarde van de geselecteerde HubSpot eigenschap voor het ingeschreven record, zal de rij met de overeenkomende cel worden bijgewerkt. Als er meerdere rijen zijn met overeenkomende waarden, zal alleen de eerste rij met de overeenkomende cel worden bijgewerkt.
• In het vervolgkeuzemenu Maak een nieuwe rij als er geen overeenkomen:
  • Als u een nieuwe rij wilt maken als er geen overeenkomende Lookup kolomkop en Lookup kolom eigenschap is, klikt u op Ja. Dit zal een nieuwe rij creëren die alleen eigenschappen bevat die zijn ingesteld in de sectie Kolommen selecteren om bij te werken.

• • Als u geen nieuwe rij wilt maken als er geen overeenkomende kolomkop en kolomeigenschap Lookup is, klikt u op No.
• Stel de kolommen in de spreadsheet in die u wilt bijwerken:
  
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Select columns to update (Kolommen selecteren om bij te werken); er wordt een lijst met kolomkoppen van de geselecteerde spreadsheet weergegeven. Selecteer de kolom die u wilt bijwerken.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu onder de kolomkop en selecteer een optie. U kunt ervoor kiezen om de gegevens bij te werken met een bestaande eigenschapwaarde uit het ingeschreven record of met het resultaat van een eerdere workflowactie.
  • Als u nog een kolom wilt toevoegen om bij te werken, klikt u op het vervolgkeuzemenu Selecteer bij te werken kolommen en selecteert u nog een kolom. U kunt tot 100 kolommen toevoegen om uw gegevens bij te werken.
  • Als u een kolom wilt verwijderen, klikt u op hetprullenbakpictogram naast de koptekst van de kolom.

• Klik opOpslaan.