Gegevens toevoegen aan Google Sheets met workflows

Gebruik de actie Rij in Google Sheet maken of Gegevens in een Google Sheet bijwerken om gegevens van HubSpot-eigenschappen naar je spreadsheet te sturen. Je kunt deze actie bijvoorbeeld gebruiken om contactgegevens van nieuwe leads naar een spreadsheet voor je verkoopteam te sturen.

Voordat je gegevens kunt toevoegen aan Google Sheets met workflows, moet je Google Sheets verbinden met je HubSpot-account. Je kunt de app koppelen vanuit de App Marketplace of vanuit een workflow.

Voordat je aan de slag gaat

Houd rekening met het volgende als je gegevens vanuit HubSpot naar Google Sheets verstuurt:

• Houd bij het instellen van je spreadsheet wel rekening met het volgende:
  • De header-rij moet beginnen in de eerste kolom van de eerste rij.
  • Elke kolomkop moet worden gelabeld zodat HubSpot deze kan identificeren en er gegevens naartoe kan sturen. HubSpot kan geen gegevens verzenden naar kolommen zonder label.
  • Zorg ervoor dat alle kolommen in je tabelbereik kolomkoppen hebben. Vermijd lege kolomkoppen tussen kolommen omdat dit problemen kan veroorzaken en kan voorkomen dat de spreadsheet wordt bijgewerkt zoals verwacht. Als je spreadsheet bijvoorbeeld kolommen A tot en met C gebruikt, laat de kolomkop B dan niet leeg.
  • Alleen de eerste 100 kolommen in een spreadsheet kunnen worden bijgewerkt. Als een kolom na de eerste 100 kolommen wordt geselecteerd bij het instellen van de workflowactie, wordt deze niet bijgewerkt.
  • De spreadsheet mag niet meer dan 5.000.000 cellen bevatten.
• HubSpot stuurt standaard interne waarden van eigenschappen naar Google Sheets. Voor datums stuurt HubSpot unix-tijdstempels in milliseconden.
  
  • Als je een abonnement hebt op Operations Hub Professional, kun je de eigenschap datum opmaken in het gewenste formaat door een actieGegevens opmaken toe te voegen vóór de actie Rij in Google Sheets maken. Vervolgens selecteer je in het Property dropdown menu van de Google Sheets actie de datumuitvoer van de Format data action.
  • Je kunt datums ook omzetten van milliseconden in Google Sheets door de volgende formule toe te voegen aan een aparte kolom in het spreadsheet: =A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1). Vervang A1 door de kolom waarin de unix-tijdstempel staat.

• Wanneer je de actie Maak Google Sheet-rij gebruikt, worden er geen gegevens toegevoegd aan bestaande rijen. In plaats daarvan voegt de actie een nieuwe rij in het blad in. Dit kan van invloed zijn op cellen waarnaar verwezen wordt en alle formules die gebruikt worden. Om dit te voorkomen, moet je ervoor zorgen dat alleen naar bestaande rijen wordt verwezen.

• Vermijd het handmatig toevoegen van gegevens aan het blad waar HubSpot gegevens naartoe stuurt. Als je handmatig gegevens moet toevoegen aan de spreadsheet, moet je een nieuwe sheet maken en verwijzen naar bestaande gegevens van de eerste sheet.

• Wanneer je een spreadsheet selecteert in de workflow-editor, zijn de beschikbare bladen gekoppeld aan de bladen waartoe een gebruiker toegang heeft. Een vel wordt alleen als optie weergegeven als het aan ten minste een van de volgende vereisten voldoet:
  • Behoort tot het station van de verbindende gebruiker.
  • Eerder gedeeld met de verbindende gebruiker.
  • Behoort tot een gedeeld station waartoe de verbindende gebruiker toegang heeft.
• Als u de verbinding met Google sheets verbreekt en opnieuw verbinding maakt met een andere gebruiker, kunnen de beschikbare sheets verschillen. Het is aan te raden om alle afhankelijke workflows te controleren voordat u de verbinding verbreekt en weer herstelt.

Let op: soms kan er bij het toevoegen van gegevens een time-out optreden en kan er een dubbele rij worden gemaakt. Om dit op te lossen, kunt u de dubbele gegevens in uw account verwijderen.

Uw workflow instellen

Voordat je gegevens kunt toevoegen aan Google Sheets met workflows, moet je Google Sheets verbinden met je HubSpot-account. Je kunt de app verbinden vanuit de App Marketplace of vanuit een workflow.

Om gegevens toe te voegen aan Google Sheets in een workflow:

• Ga in je HubSpot account naar Automatisering > Workflows..
• Als je een bestaande workflow wilt bewerken, ga je met de muis over de workflow en klik je op Bewerken. Of leer hoe u een nieuwe workflow maakt.
• Klik in de workflow editor op het + plus pictogram om een actie toe te voegen.
  
  

Nieuwe Google Sheet-rijen toevoegen

Wanneer u de actie Rij in Google Sheet maken gebruikt om uw Google-sheet bij te werken, moet u ervoor zorgen dat uw spreadsheet correct is opgemaakt. Voeg behalve de koprij geen andere gegevens toe aan het blad waar je gegevens naartoe stuurt.

Om uw bestaande Google Sheet-rijen bij te werken:

• Scroll in het paneel Acties naar beneden en selecteer Google Sheet-rij maken.
  
  
• Selecteer in het vervolgkeuzemenu Spreadsheet de spreadsheet waarnaar u gegevens wilt verzenden. Je kunt kiezen uit de spreadsheets die eigendom zijn van of gedeeld zijn met de gebruiker die Google Sheets heeft gekoppeld aan HubSpot.
• Selecteer in het vervolgkeuzemenu Sheet (Blad) het blad waarnaar je gegevens wilt verzenden. Het Sheet-veld verwijst naar de tabbladen onder aan je spreadsheet.
• Selecteer in de vervolgkeuzemenu's Header (Koptekst ) en Property (Eigenschap) de kolommen waarnaar je gegevens wilt verzenden en van welke eigenschappen je gegevens wilt verzenden. HubSpot voegt gegevens toe aan lege rijen onder bestaande gegevens in het werkblad. Elke actie kan maximaal 20 cellen met gegevens per rij toevoegen.
• Klik op Opslaan.

Bestaande rijen in Google Sheet bijwerken

Om uw bestaande Google Sheet rijen bij te werken:

• Scroll in het paneel Acties naar beneden en selecteer Gegevens in een Google Sheet bijwerken.

• Selecteer in het vervolgkeuzemenu Spreadsheet de spreadsheet waar je de gegevens naartoe wilt sturen. Je kunt kiezen uit de spreadsheets die eigendom zijn van of gedeeld zijn met de gebruiker die Google Sheets heeft gekoppeld aan HubSpot.
• Selecteer in het vervolgkeuzemenu Bladnaam het blad waarnaar je gegevens wilt verzenden. Het veld Bladnaam verwijst naar de tabbladen onder aan je spreadsheet.
• Stel identifiers in om te bepalen welke rijen moeten worden bijgewerkt:
  • Selecteer in het vervolgkeuzemenu Lookup column header de koptekst van een kolom in je spreadsheet, die overeenkomt met een HubSpot-eigenschap die je wilt gebruiken als identificatie voor de update.
  • Selecteer in het vervolgkeuzemenu Eigenschappen kolom Lookup een eigenschap die overeenkomt met de kop van de kolom Lookup om te gebruiken als identificatie voor de update. Wanneer de waarde van een cel in de geselecteerde Lookup kolomkop overeenkomt met de waarde van de geselecteerde HubSpot eigenschap voor het ingeschreven record, wordt de rij met de overeenkomende cel bijgewerkt. Als er meerdere rijen met overeenkomende waarden zijn, wordt alleen de eerste rij met de overeenkomende cel bijgewerkt.
• In het vervolgkeuzemenu Nieuwe rij maken als er geen overeenkomende rij is:
  • Als u een nieuwe rij wilt maken als er geen overeenkomende Lookup-kolomkop en Lookup-kolomeigenschap is, klikt u op Ja. Hierdoor wordt een nieuwe rij gemaakt met alleen de eigenschappen die zijn ingesteld in het gedeelte Kolommen selecteren om bij te werken.

• • Klik op Nee als u geen nieuwe rij wilt maken als er geen overeenkomende kolomkop en kolomeigenschap Lookup zijn.
• Stel de kolommen in het spreadsheet in die je wilt bijwerken:
  
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer kolommen om bij te werken, er verschijnt een lijst met kolomkoppen uit de geselecteerde spreadsheet. Selecteer de kolom die je wilt bijwerken.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu onder de kolomkop en selecteer een optie. Je kunt ervoor kiezen om de gegevens bij te werken met een bestaande waarde van de eigenschap uit de record die is geregistreerd of met het resultaat van een eerdere workflowactie.
  • Om nog een kolom toe te voegen om bij te werken, klik je op het keuzemenu Selecteer kolommen om bij te werken en selecteer je een andere kolom. Je kunt maximaal 100 kolommen toevoegen om je gegevens bij te werken.
  • Om een kolom te verwijderen, klik je op hetpictogramdeleteprullenbak naast de kolomkop.

• Klik op Opslaan.