Tietojen lisääminen Google Sheets -taulukoihin työnkulkujen avulla

Käytä Toimintoa Luo Google Sheet -rivi tai Päivitä Google Sheet -toimintoa lähettääksesi tietoja HubSpot-ominaisuuksista laskentataulukkoon. Voit esimerkiksi käyttää tätä toimintoa lähettääksesi uusien liidien yhteystietoja taulukkoon myyntityöryhmääsi varten.

Ennen kuin voit lisätä tietoja Google Sheetsiin työnkulkujen avulla, sinun on yhdistettävä Google Sheets HubSpot-tiliisi. Voit liittää sovelluksen App Marketplacen kautta tai työnkulun sisällä.

Ennen kuin aloitat

Pidä seuraavat asiat mielessä, kun lähetät tietoja Google Sheetsiin HubSpotista:

• Oletusarvoisesti HubSpot lähettää sisäisten ominaisuuksien arvot Google Sheetsiin. Päivämäärien osalta HubSpot lähettää unix-aikaleimat millisekunteina.
  
  • Jos sinulla on Operations Hub Professional -tilaus, voit muotoilla päivämääräominaisuuden haluamaasi muotoon lisäämällä Format data -toiminnon ennen Create Google Sheets row -toimintoa. Valitse sitten Google Sheets -toiminnon avattavasta Property (Ominaisuus ) -valikosta Format data (Muotoile dataa ) -toiminnon päivämääräulostulo.
  • Voit myös muuntaa päivämäärät millisekunneista Google Sheetsissä lisäämällä seuraavan kaavan laskentataulukon erilliseen sarakkeeseen: =A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1,1). Korvaa A1 sillä sarakkeella, jossa unix-aikaleima on.

• Kun käytät Create Google Sheet row -toimintoa, tietoja ei lisätä olemassa oleville riveille. Sen sijaan toiminto lisää uuden rivin arkistoon. Tämä voi vaikuttaa viitattuihin soluihin ja käytettyihin kaavoihin. Tämän välttämiseksi varmista, että viitataan vain täytettyihin, olemassa oleviin riveihin. Voit lisätä tietoja olemassa oleville riveille käyttämällä Päivitä olemassa olevat Google Sheet -rivit -toimintoa.

• Vältä tietojen manuaalista lisäämistä arkille, johon HubSpot lähettää tietoja. Jos sinun on lisättävä tietoja laskentataulukkoon manuaalisesti, luo uusi arkki ja viittaa ensimmäisen arkin olemassa oleviin tietoihin.

• Kun valitset laskentataulukon työnkulkueditorissa, käytettävissä olevat arkit on sidottu niihin arkeihin, joihin yhdistävällä käyttäjällä on käyttöoikeus. Jotta arkki näkyy vaihtoehtona, sen on täytettävä vähintään yksi seuraavista vaatimuksista:
  • Kuuluttava yhdistävän käyttäjän asemaan.
  • Aiemmin jaettu yhdistävän käyttäjän kanssa.
  • Kuulua jaettuun asemaan, johon yhdistävällä käyttäjällä on pääsy.
• Jos katkaiset yhteyden Google Sheetsiin ja yhdistät sen uudelleen toiseen käyttäjään, käytettävissä olevat arkit voivat olla erilaisia. On suositeltavaa tarkistaa kaikki riippuvaiset työnkulut ennen yhteyden katkaisemista ja uudelleen yhdistämistä.

Huomaa: toisinaan tietoja lisättäessä pyyntö voi kestää liian kauan, ja päällekkäinen rivi voi syntyä. Ratkaisu voidaan tehdä poistamalla päällekkäiset tiedot tililtäsi.

Määritä laskentataulukko

• Otsikkorivin on alettava ensimmäisen rivin ensimmäisestä sarakkeesta.
• Jokainen sarakeotsikko on merkittävä, jotta HubSpot voi tunnistaa ja lähettää siihen tietoja. HubSpot ei voi lähettää tietoja merkitsemättömiin sarakkeisiin.
• Varmista, että taulukkovälisi kaikissa sarakkeissa on sarakeotsikot. Vältä tyhjiä sarakeotsikoita sarakkeiden välissä, sillä se voi aiheuttaa ongelmia ja estää laskentataulukkoa päivittymästä odotetulla tavalla. Jos esimerkiksi laskentataulukkosi käyttää sarakkeita A-C, älä jätä sarakkeen B otsikkoa tyhjäksi.
• Vain laskentataulukon 100 ensimmäistä saraketta voidaan päivittää. Jos työnkulkutoimintoa määritettäessä valitaan 100 ensimmäisen sarakkeen jälkeinen sarake, sitä ei päivitetä.
• Taulukkolaskenta ei voi olla yli 5 000 000 solua.

Yhdistä Google sheets ja HubSpot

Ennen kuin voit lisätä tietoja Google Sheetsiin työnkulkujen avulla, sinun on yhdistettävä Google Sheets HubSpot-tiliisi.

Voit liittää sovelluksen App Marketplacen kautta.

Lisää uusia Google Sheet -rivejä

Kun käytät Luo Google Sheet -rivi -toimintoa tietojen lisäämiseen Google Sheet -taulukkoosi, varmista, että laskentataulukko on muotoiltu oikein. Älä sisällytä otsikkorivin lisäksi mitään muita tietoja arkille, johon lähetät tietoja.

Tämä toiminto ei lisää tietoja olemassa oleviin riveihin. Sen sijaan toiminto lisää uuden rivin arkkiin. Tämä voi vaikuttaa viitattuihin soluihin ja käytettyihin kaavoihin. Tämän välttämiseksi varmista, että viitataan vain täytettyihin, olemassa oleviin riveihin.

Uusien Google Sheet -rivien lisääminen:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatiot > Työnkulut.
• Jos haluat muokata olemassa olevaa työnkulkua, siirrä hiiren kursori työnkulun päälle ja valitse sitten Muokkaa. Tai luo uusi työnkulku.
• Lisää toiminto työnkulun editorissa napsauttamalla + plus-kuvaketta .
  
  
• Valitse vasemmanpuoleisessa paneelissa Google Sheets-kohdassa Luo Google Sheet -rivi.
  
  
• Valitse avattavasta Taulukkolaskenta -valikosta taulukkolaskenta, johon haluat lähettää tietoja. Voit valita laskentataulukoista, jotka ovat sen käyttäjän omistuksessa tai jotka on jaettu sen käyttäjän kanssa, joka on yhdistänyt Google Sheetsin HubSpotiin.
• Valitse Sheet (Arkki ) -pudotusvalikosta arkki, johon haluat lähettää tietoja. Sheet-kenttä viittaa taulukkolaskentataulukon alaosassa oleviin välilehtiin.
• Valitse Header (Otsikko ) ja Property (Ominaisuus ) -pudotusvalikoista sarakkeet, joihin haluat lähettää tietoja, ja ominaisuudet, joista haluat lähettää tietoja. HubSpot lisää tiedot tyhjille riveille, jotka ovat arkin olemassa olevien tietojen alapuolella. Kukin toiminto voi lisätä enintään 20 solun tiedot riviä kohti.
• Napsauta Tallenna.

Olemassa olevien Google Sheet -rivien päivittäminen

Kun käytät Päivitä olemassa olevat Google Sheet -rivit -toimintoa, varmista, että laskentataulukko on muotoiltu oikein.

Tämä toiminto päivittää Google Sheetissä olevat tiedot. Oletusarvoisesti Google Sheet -arkkiin ei lisätä uusia rivejä, vaan ainoastaan olemassa olevat rivit päivitetään.

Olemassa olevien Google Sheet -rivien päivittäminen:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatiot > Työnkulut.
• Jos haluat muokata olemassa olevaa työnkulkua, vie hiiren kursori työnkulun päälle ja valitse sitten Muokkaa. Tai luo uusi työnkulku.
• Lisää toiminto työnkulun editorissa napsauttamalla + plus-kuvaketta .
  
  
• Valitse vasemmasta paneelista Päivitä tiedot Google Sheetissä.

• Valitse avattavasta taulukkovalikosta Taulukkolaskenta, johon haluat lähettää tiedot. Voit valita laskentataulukoista, jotka ovat sen käyttäjän omistuksessa tai jotka on jaettu sen käyttäjän kanssa, joka on yhdistänyt Google Sheetsin HubSpotiin.
• Valitse avattavasta Sheet name (Taulukon nimi ) -valikosta taulukko, johon haluat lähettää tietoja. Sheet name -kenttä viittaa taulukkolaskentataulukon alaosassa oleviin välilehtiin.
• Määritä yksilölliset tunnisteet, jotta Google Sheetsin tiedot vastaavat HubSpotin tietoja. Yksilöllinen tunniste voi olla esimerkiksi yhteyshenkilön sähköpostiosoite, koska se on yksilöllinen.
  • Valitse Lookup column header -pudotusvalikosta laskentataulukkosi sarakkeen otsikko, joka vastaa HubSpot-ominaisuutta, jota haluat käyttää päivityksen yksilöllisenä tunnisteena.
  • Valitse Lookup-sarakkeen ominaisuuden pudotusvalikosta Lookup-sarakkeen otsikkoa vastaava ominaisuus , jota käytetään päivityksen tunnisteena. Kun valitun Lookup-sarakkeen otsikon solun arvo vastaa ilmoitetun tietueen valitun HubSpot-ominaisuuden arvoa, päivitetään vastaava solu sisältävä rivi. Jos on useita rivejä, joiden arvot vastaavat toisiaan, päivitetään vain ensimmäinen rivi, joka sisältää vastaavan solun.
• Luo uusi rivi, jos mikään ei täsmää -pudotusvalikossa:
  • Jos haluat luoda uuden rivin, jos ei ole vastaavaa Lookup-sarakkeen otsikkoa ja Lookup-sarakkeen ominaisuutta, valitse Kyllä. Näin luodaan uusi rivi, joka sisältää vain Select columns to update (Valitse päivitettävät sarakkeet ) -osiossa määritetyt ominaisuudet.

• • Jos et halua luoda uutta riviä, jos Lookup-sarakkeen otsikkoa ja Lookup-sarakkeen ominaisuutta ei löydy, valitse Ei.
• Määritä taulukkolaskentataulukon sarakkeet, jotka haluat päivittää:
  
  • Napsauta Select columns to update (Valitse päivitettävät sarakkeet ) -pudotusvalikkoa, jolloin näkyviin tulee luettelo valitun laskentataulukon sarakeotsikoista. Valitse sarake, jonka haluat päivittää.
  • Napsauta sarakeotsikon alla olevaa pudotusvalikkoa ja valitse vaihtoehto. Voit joko päivittää tiedot ilmoitetun tietueen olemassa olevalla ominaisuusarvolla tai aikaisemman työnkulun toimenpiteen tuloksella.
  • Jos haluat lisätä toisen sarakkeen päivitettäväksi, napsauta Lisää sarake -pudotusvalikkoa ja valitse toinen sarake. Voit lisätä enintään 100 saraketta tietojen päivittämistä varten.
  • Voit poistaa sarakkeen napsauttamalla sarakeotsikon vieressä olevaa delete detePoista-kuvaketta.
• Napsauta Tallenna.