Tietojen lisääminen Google Sheets -taulukoihin työnkulkujen avulla

Käytä Toimintoa Luo Google Sheet -rivi tai Päivitä Google Sheet -toimintoa lähettääksesi tietoja HubSpot-ominaisuuksista laskentataulukkoon. Voit esimerkiksi käyttää tätä toimintoa lähettääksesi uusien liidien yhteystietoja taulukkoon myyntityöryhmääsi varten.

Ennen kuin voit lisätä tietoja Google Sheetsiin työnkulkujen avulla, sinun on yhdistettävä Google Sheets HubSpot-tiliisi. Voitliittää sovelluksen App Marketplace -sovelluskaupastataityönkulun sisällä.

Ennen kuin aloitat

Pidä seuraavat asiat mielessä, kun lähetät tietoja Google Sheetsiin HubSpotista:

• Kun määrität laskentataulukkoa, ota huomioon seuraavat asiat:
  • Otsikkorivin on alettava ensimmäisen rivin ensimmäisestä sarakkeesta.
  • Jokainen sarakeotsikko on merkittävä, jotta HubSpot voi tunnistaa sen ja lähettää siihen tietoja. HubSpot ei voi lähettää tietoja merkitsemättömiin sarakkeisiin.
  • Varmista, että taulukkovälisi kaikissa sarakkeissa on sarakeotsikot. Vältä tyhjiä sarakeotsikoita sarakkeiden välissä, sillä se voi aiheuttaa ongelmia ja estää laskentataulukkoa päivittymästä odotetulla tavalla. Jos esimerkiksi laskentataulukkosi käyttää sarakkeita A-C, älä jätä sarakkeen B otsikkoa tyhjäksi.
  • Vain laskentataulukon 100 ensimmäistä saraketta voidaan päivittää. Jos työnkulkutoimintoa määritettäessä valitaan 100 ensimmäisen sarakkeen jälkeinen sarake, sitä ei päivitetä.
  • Taulukkolaskenta ei voi olla yli 5 000 000 solua.
• Oletusarvoisesti HubSpot lähettää sisäisten ominaisuuksien arvot Google Sheetsiin. Päivämäärien osalta HubSpot lähettää unix-aikaleimat millisekunteina.
  
  • Jos sinulla on Toiminnot Hub Professional-tilaus, voit muotoilla päivämääräominaisuuden haluamaasi muotoon lisäämällä Muotoile tiedot -toiminnon ennen Luo Google Sheets -rivi -toimintoa. Valitse sitten Google Sheets -toiminnon ominaisuus-pudotusvalikosta Format data -toiminnon päivämääräulostulo.
  • Voit myös muuntaa päivämäärät millisekunneista Google Sheetsissä lisäämällä seuraavan kaavan erilliseen sarakkeeseen laskentataulukossa: =A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1,1). Korvaa A1 sarakkeella, jossa unix-ajastin on.

• Kun käytät Create Google Sheet row -toimintoa, tietoja ei lisätä olemassa oleville riveille. Sen sijaantoiminto lisää uuden rivin arkistoon. Tämä voi vaikuttaa viitattuihin soluihin ja käytettyihin kaavoihin. Tämän välttämiseksi varmista, että viitataan vain täytettyihin, olemassa oleviin riveihin.

• Vältä tietojen manuaalista lisäämistä arkille, johon HubSpot lähettää tietoja. Jos sinun on lisättävä tietoja laskentataulukkoon manuaalisesti, sinun on luotava uusi arkki ja viitattava ensimmäisen arkin olemassa oleviin tietoihin.

• Kun valitset taulukkolaskentataulukon työnkulkueditorissa, käytettävissä olevat arkit on sidottu niihin arkeihin, joihin yhdistävällä käyttäjällä on pääsy. Jotta arkki näkyy vaihtoehtona, sen on täytettävä vähintään yksi seuraavista vaatimuksista:
  • Kuuluttava yhdistävän käyttäjän asemaan.
  • Aiemmin jaettu yhdistävän käyttäjän kanssa.
  • Kuulua jaettuun asemaan, johon yhdistävällä käyttäjällä on pääsy.
    
• Jos katkaiset yhteyden Google Sheetsiin ja yhdistät sen uudelleen toiseen käyttäjään, käytettävissä olevat arkit voivat olla erilaisia. On suositeltavaa tarkistaa kaikki riippuvaiset työnkulut ennen yhteyden katkaisemista ja uudelleen yhdistämistä.

Työnkulun määrittäminen

Ennen kuin voit lisätä tietoja Google Sheetsiin työnkulkujen avulla, sinun on yhdistettävä Google Sheets HubSpot-tiliisi. Voitliittää sovelluksen App Marketplace -sovelluskaupastataityönkulun sisällä.

Tietojen lisääminen Google Sheetsiin työnkulussa:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatio > Työnkulut.
• Jos haluat muokata olemassa olevaa työnkulkua, siirrä hiiren kursori työnkulun päälle ja valitsesittenMuokkaa. Tai opiluomaan uusi työnkulku.
• Lisää toiminto työnkulkueditorissa napsauttamalla + plus-kuvaketta .
  
  

Uusien Google Sheet -rivien lisääminen

Kun käytät Luo Google Sheet -rivi -toimintoa Google Sheet -taulukkosi päivittämiseen, varmista, että laskentataulukkosi on muotoiltu oikein. Älä sisällytä otsikkorivin lisäksi mitään muita tietoja arkille, johon lähetät tietoja.

Olemassa olevien Google Sheet -rivien päivittäminen:

• Vieritä toimintopaneelissa alaspäin ja valitse Create Google Sheet row.
  
  
• Valitsetaulukkolaskentataulukko-pudotusvalikosta taulukkolaskentataulukko, johon haluat lähettää tietoja. Voit valita taulukkolaskentataulukoista, jotka ovat sen käyttäjän omistuksessa tai jotka on jaettu sen käyttäjän kanssa, joka yhdisti Google Sheetsin HubSpotiin.
• Valitse Sheet (Arkki ) -pudotusvalikosta arkki, johon haluat lähettää tietoja. Sheet-kenttä viittaa taulukkolaskentataulukon alaosassa oleviin välilehtiin.
• Valitse Header (Otsikko ) ja Property (Ominaisuus ) -pudotusvalikoista sarakkeet, joihin haluat lähettää tietoja, ja ominaisuudet, joista haluat lähettää tietoja. HubSpot lisää tiedot tyhjille riveille, jotka ovat arkin olemassa olevien tietojen alapuolella. Kukin toiminto voi lisätä enintään 20 soluntiedot riviä kohti.
• NapsautaTallenna.

Olemassa olevien Google Sheet -rivien päivittäminen

Voit päivittää olemassa olevat Google Sheet -rivit:

• Selaa toimintopaneelissa alaspäin ja valitse Päivitä Google Sheet -taulukon tiedot.

• Valitse pudotusvalikostaSpreadsheet (Taulukkolaskenta ) se taulukkolaskenta, johon haluat lähettää tiedot. Voit valita taulukkolaskentaohjelmista, jotka ovat sen käyttäjän omistuksessa tai jotka on jaettu sen käyttäjän kanssa, joka yhdisti Google Sheetsin HubSpotiin.
• Valitse avattavasta Sheet name (Taulukon nimi ) -valikosta taulukko, johon haluat lähettää tietoja. Sheet name -kenttä viittaa taulukkolaskentataulukon alaosassa oleviin välilehtiin.
• Määritä tunnisteet, joilla määritetään päivitettävät rivit:
  • Valitse Lookup column header-pudotusvalikosta laskentataulukkosi sarakkeen otsikko, joka vastaa HubSpot-ominaisuutta, jota haluat käyttää päivityksen tunnisteena.
  • Valitse Lookup-sarakkeen ominaisuuden pudotusvalikosta Lookup-sarakkeen otsikkoa vastaava ominaisuus , jota haluat käyttää päivityksen tunnisteena. Kun valitun Lookup-sarakkeen otsikon solun arvo vastaa valitun HubSpot-ominaisuuden arvoa kirjatun tietueen osalta, vastaavaa solua sisältävä rivi päivitetään. Jos on useita rivejä, joiden arvot vastaavat toisiaan, päivitetään vain ensimmäinen rivi, joka sisältää vastaavan solun.
• Luo uusi rivi, jos mikään ei täsmää -pudotusvalikossa:
  • Jos haluat luoda uuden rivin, jos Lookup-sarakkeen otsikkoa ja Lookup-sarakkeen ominaisuutta ei ole vastaavaa, valitse Kyllä. Näin luodaan uusi rivi, joka sisältää vain kohdassa Valitse päivitettävät sarakkeet määritetyt ominaisuudet.

• • Jos et halua luoda uutta riviä, jos ei ole vastaavaa Lookup-sarakkeen otsikkoa ja Lookup-sarakkeen ominaisuutta, valitse Ei.
• Määritä taulukon sarakkeet, jotka haluat päivittää:
  
  • Napsauta Select columns to update (Valitse päivitettävät sarakkeet ) -pudotusvalikkoa, jolloin näkyviin tulee luettelo valitun laskentataulukon sarakeotsikoista. Valitse sarake, jonka haluat päivittää.
  • Napsauta sarakeotsikon alla olevaa pudotusvalikkoa ja valitse vaihtoehto. Voit joko päivittää tiedot ilmoitetun tietueen olemassa olevalla ominaisuusarvolla tai aikaisemman työnkulun toimenpiteen tuloksella.
  • Jos haluat lisätä toisen sarakkeen päivitettäväksi, napsauta Select columns to update (Valitse päivitettävät sarakkeet ) -pudotusvalikkoa ja valitse toinen sarake. Voit lisätä enintään 100 saraketta tietojen päivittämistä varten.
  • Voit poistaa sarakkeen napsauttamalla sarakeotsikon vieressä olevaaroskakorikuvaketta.

• NapsautaTallenna.