Tietojen lisääminen Google Sheets -taulukoihin työnkulkujen avulla

Käytä Toimintoa Luo Google Sheet -rivi tai Päivitä Google Sheet -toimintoa lähettääksesi tietoja HubSpot-ominaisuuksista laskentataulukkoon. Voit esimerkiksi käyttää tätä toimintoa lähettääksesi uusien liidien yhteystietoja taulukkoon myyntityöryhmääsi varten.

Ennen kuin voit lisätä tietoja Google Sheetsiin työnkulkujen avulla, sinun on yhdistettävä Google Sheets HubSpot-tiliisi. Voit liittää sovelluksen sovelluskauppa kautta tai työnkulun sisällä.

Ennen kuin aloitat

Pidä seuraavat asiat mielessä, kun lähetät tietoja Google Sheets -palveluun HubSpotista:

• Oletusarvoisesti HubSpot lähettää sisäisten ominaisuus arvot Google Sheetsiin. Päivämäärien osalta HubSpot lähettää unix-aikaleimat millisekunteina.
  
  • Jos sinulla on Operations Hub Professional -tilaus, voit muotoilla ominaisuus haluamaasi muotoon lisäämällä Format data -toiminnon ennen Create Google Sheets row -toimintoa. Valitse sitten Google Sheets -toiminnon avattavasta Ominaisuus ) -valikosta Format data (Muotoile dataa ) -toiminnon päivämääräulostulo.
  • Voit myös muuntaa päivämäärät millisekunneista Google Sheetsissä lisäämällä seuraavan kaavan laskentataulukon erilliseen sarakkeeseen: =A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1,1). Korvaa A1 sillä sarakkeella, jossa unix-aikaleima on.

• Kun käytät toimintoa Luo Google Sheet -rivi, tietoja ei lisätä olemassa oleville riveille. Sen sijaan toiminto lisää uuden rivin arkistoon. Tämä voi vaikuttaa viitattuihin soluihin ja käytettyihin kaavoihin. Tämän välttämiseksi varmista, että viitataan vain täytettyihin, olemassa oleviin riveihin. Voit lisätä tietoja olemassa oleville riveille käyttämällä Päivitä olemassa olevat Google Sheet -rivit -toimintoa.

• Vältä tietojen manuaalista lisäämistä arkille, johon HubSpot lähettää tietoja. Jos sinun on lisättävä tietoja laskentataulukkoon manuaalisesti, sinun on luotava uusi arkki ja viitattava ensimmäisen arkin olemassa oleviin tietoihin.

• Kun valitset taulukkolaskentataulukon työnkulkueditorissa, käytettävissä olevat arkit on sidottu niihin arkeihin, joihin yhdistävällä käyttäjällä on käyttöoikeus. Jotta arkki näkyy vaihtoehtona, sen on täytettävä vähintään yksi seuraavista vaatimuksista:
  • Kuuluttava yhdistävän käyttäjän asemaan.
  • Aiemmin jaettu yhdistävän käyttäjän kanssa.
  • Kuulua jaettuun asemaan, johon yhdistävällä käyttäjällä on pääsy.
• Jos katkaiset yhteyden Google Sheetsiin ja yhdistät sen uudelleen toiseen käyttäjään, käytettävissä olevat arkit voivat olla erilaisia. On suositeltavaa tarkistaa kaikki riippuvaiset työnkulut ennen yhteyden katkaisemista ja uudelleen yhdistämistä.

Huomaa: toisinaan tietoja lisättäessä pyyntö voi kestää liian kauan, jolloin voidaan luoda päällekkäinen rivi. Kaksoistiedot voidaan poistaa tililtäsi.

Määritä laskentataulukko

• Otsikkorivin on alettava ensimmäisen rivin ensimmäisestä sarakkeesta.
• Jokainen sarakeotsikko on merkittävä, jotta HubSpot voi tunnistaa sen ja lähettää siihen tietoja. HubSpot ei voi lähettää tietoja merkitsemättömiin sarakkeisiin.
• Varmista, että taulukkovälisi kaikissa sarakkeissa on sarakeotsikot. Vältä tyhjiä sarakeotsikoita sarakkeiden välissä, sillä se voi aiheuttaa ongelmia ja estää laskentataulukkoa päivittymästä odotetulla tavalla. Jos esimerkiksi laskentataulukkosi käyttää sarakkeita A-C, älä jätä sarakkeen B otsikkoa tyhjäksi.
• Vain laskentataulukon 100 ensimmäistä saraketta voidaan päivittää. Jos työnkulun toiminto määritettäessä valitaan 100 ensimmäisen sarakkeen jälkeinen sarake, sitä ei päivitetä.
• Taulukkolaskenta ei voi olla yli 5 000 000 solua.

Yhdistä Google sheets ja HubSpot

Ennen kuin voit lisätä tietoja Google Sheetsiin työnkulkujen avulla, sinun on yhdistettävä Google Sheets HubSpot-tiliisi.

Voit yhdistää sovelluksen sovelluskauppa.

Lisää uusia Google Sheet -rivejä

Kun käytät Luo Google Sheet -rivi -toimintoa tietojen lisäämiseksi Google Sheet -taulukkoon, varmista, että laskentataulukko on muotoiltu oikein. Älä sisällytä otsikkorivin lisäksi mitään muita tietoja arkille, johon lähetät tietoja.

Tämä toiminto ei lisää tietoja olemassa oleviin riveihin. Sen sijaan toiminto lisää uuden rivin arkille. Tämä voi vaikuttaa viitattuihin soluihin ja käytettyihin kaavoihin. Tämän välttämiseksi varmista, että viitataan vain täytettyihin, olemassa oleviin riveihin.

Uusien Google Sheet -rivien lisääminen:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatiot > Työnkulut.
• Jos haluat muokata olemassa olevaa työnkulkua, siirrä hiiren kursori työnkulun päälle ja valitse sitten Muokkaa. Tai luo uusi työnkulku.
• Lisää toiminto työnkulun editorissa napsauttamalla + plus-kuvaketta .
• Valitse vasemmanpuoleisessa paneelissa Google Sheets-kohdassa Luo Google Sheet -rivi.
  

• Napsauta pudotusvalikkoa Taulukkolaskenta ja valitse taulukkolaskenta, johon haluat lähettää tiedot. Voit valita laskentataulukoista, jotka ovat sen käyttäjän omistuksessa tai jotka on jaettu sen käyttäjän kanssa, joka on yhdistänyt Google Sheetsin HubSpotiin.
• Napsauta Sheet (Arkki ) -pudotusvalikkoa ja valitse arkki, johon haluat lähettää tietoja. Sheet-kenttä viittaa taulukkolaskentataulukon alaosassa oleviin välilehtiin.
• Määritä Google Sheet -sarakkeen otsikko ja vastaava ominaisuus. HubSpot lisää tiedot tyhjille riveille arkin olemassa olevien tietojen alapuolelle. Kukin toiminto voi lisätä enintään 20 solun tiedot riviä kohti.
  • Napsauta Header (Otsikko ) -pudotusvalikkoa ja valitse Google Sheet -sarakkeen otsikko , johon tiedot lähetetään.
  • Napsauta Ominaisuus ) -pudotusvalikkoa ja valitse vastaava ominaisuus , josta lähetät tiedot.
• Kun olet määrittänyt työnkulun toiminto, napsauta Tallenna.

Päivitä olemassa olevat Google Sheet -rivit

Kun käytät Päivitä olemassa olevat Google Sheet -rivit -toimintoa, varmista, että laskentataulukko on muotoiltu oikein.

Tämä toiminto päivittää Google Sheetissä olevat tiedot. Oletusarvoisesti Google Sheetiin ei lisätä uusia rivejä, vaan ainoastaan olemassa olevat rivit päivitetään.

Päivittääksesi olemassa olevat Google Sheet -rivit:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatiot > Työnkulut.
• Jos haluat muokata olemassa olevaa työnkulkua, siirrä hiiren kursori työnkulun päälle ja valitse sitten Muokkaa. Tai luo uusi työnkulku.
• Lisää toiminto työnkulun editorissa napsauttamalla + plus-kuvaketta .
• Valitse vasemmasta paneelista Päivitä tiedot Google Sheetissä.
  

• Napsauta pudotusvalikkoa Taulukkolaskenta ja valitse taulukkolaskenta, johon haluat lähettää tiedot. Voit valita laskentataulukoista, jotka ovat sen käyttäjän omistuksessa tai jotka on jaettu sen käyttäjän kanssa, joka on yhdistänyt Google Sheetsin HubSpotiin.
• Napsauta Sheet (Arkki ) -pudotusvalikkoa ja valitse arkki, johon haluat lähettää tietoja. Sheet-kenttä viittaa taulukkolaskentataulukon alaosassa oleviin välilehtiin.
• Määritä yksilölliset tunnisteet, jotta Google Sheetsin tiedot vastaavat HubSpotin tietoja. Kun valitun Lookup-sarakkeen otsikon solun arvo vastaa valitun ominaisuus arvoa ilmoittautuneelle tietueelle, vastaavaa solua sisältävä rivi päivitetään. Jos vastaavia arvoja on useammalla rivillä, vain ensimmäinen vastaavaa solua sisältävä rivi päivitetään.
  • Napsauta Lookup column header (Etsi sarakeotsikko ) -pudotusvalikkoa ja valitse laskentataulukon sarakeotsikko . Tämän pitäisi vastata ominaisuus, jota käytetään päivityksen yksilöllisenä tunnisteena. Yksilöllinen tunniste voisi olla esimerkiksi yhteyshenkilön sähköpostiosoite, koska se on yksilöllinen.
  • Napsauta Lookup-sarakkeen ominaisuus pudotusvalikkoa ja valitse Lookup-sarakkeen otsikkoa vastaava ominaisuus , jota käytetään päivityksen tunnisteena.
• Luo uusi rivi, jos mikään ei täsmää -pudotusvalikossa:
  • Jos haluat luoda uuden rivin, jos Lookup-sarakkeen otsikkoa ja Lookup-sarakkeen ominaisuus ei ole vastaavaa , valitse Kyllä. Tämä luo uuden rivin, joka sisältää vain Select columns to update (Valitse päivitettävät sarakkeet ) -osiossa määritetyt ominaisuudet.

• • Jos et halua luoda uutta riviä, jos ei ole vastaavaa Katso-sarakkeen otsikkoa ja Katso-sarakkeen ominaisuus, valitse Ei.
• Määritä taulukkolaskentataulukon sarakkeet, jotka haluat päivittää:
  
  • Napsauta Select columns to update (Valitse päivitettävät sarakkeet ) -pudotusvalikkoa, jolloin näkyviin tulee luettelo valitun laskentataulukon sarakeotsikoista. Valitse sitten sarake, jonka haluat päivittää.
  • Napsauta sarakeotsikon alla olevaa pudotusvalikkoa ja valitse vaihtoehto. Voit joko päivittää tiedot ilmoitetun tietueen olemassa olevalla ominaisuus tai aikaisemman työnkulun toiminto tuloksella.
  • Voit lisätä toisen sarakkeen päivitettäväksi valitsemalla Lisää sarake. Voit lisätä enintään 100 saraketta tietojen päivittämistä varten.
  • Voit poistaa sarakkeen napsauttamalla sarakeotsikon vieressä olevaa delete detePoista-kuvaketta.
• Napsauta Tallenna
  

Vianmääritys virheistä käytettäessä Google Sheetsia HubSpotin kanssa

Jos et löydä tiettyä arkkia tai kohtaat virheen työnkulun toimintoja määrittäessäsi, kyse on todennäköisesti Google Sheets -yhteyden muodostamiseen käytetyistä käyttäjätunnuksista. Jos käyttäjä on esimerkiksi poistettu käytöstä HubSpotissa, saatat kohdata seuraavan virheen: "Taulukkolaskenta"-vaihtoehtoja ei voitu ladata kolmannen osapuolen API-vian vuoksi.

Ongelman ratkaisemiseksi on suositeltavaa katkaista yhteys Google sheets -integraatioon ja yhdistää se uudelleen käyttämällä aktiivista HubSpot-käyttäjää ja Google-tiliä, jolla on pääsy päivitettäviin taulukoihin.