Wijs ticketeigenaren toe en rouleer ze met behulp van workflows

Gebruik de actie Draaien record naar eigenaar workflow om tickets toe te wijzen aan je betaalde verkoop- en servicegebruikers. Je kunt deze actie gebruiken om gebruikers toe te wijzen aan de Ticket-eigenaar eigenschap of een aangepaste HubSpot gebruikers eigenschap.

Bij het instellen van deze workflowactie kun je ticketeigenaren rouleren op basis van beschikbaarheid van gebruikers en een evenwichtige verdeling. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om de tickets te routeren op basis van het aantal open tickets dat een gebruiker op dat moment heeft, of op basis van willekeurige toewijzing. Meer informatie over tickettoewijzingen.

Let op: als je een Superbeheerder bent, kun je jouw account kiezen voor de bèta van ticketeigenaren rouleren op basis van beschikbaarheid van gebruikers.

Voordat u aan de slag gaat

Houd rekening met het volgende bij het toewijzen van tickets met de actie Draaien record aan eigenaar:

• Bij het toewijzen van tickets aan specifieke gebruikers, moeten gebruikers actief zijn met een toegewezen Sales of Service Hub Professional of Enterprise seat. Gebruikers met core en view-only seats, of die de uitnodiging om lid te worden van het HubSpot account niet hebben geaccepteerd, worden niet weergegeven.
• Bij het toewijzen van tickets aan een team:
  • Het team moet ten minste één gebruiker hebben met een toegewezen Sales of Service Hub Professional of Enterprise-vestiging. Als dit niet het geval is, wordt het team niet weergegeven bij het instellen van de workflowactie.
  • Alleen hoofdteamleden met een toegewezen Sales of Service Hub Professional of Enterprise-vestiging komen in aanmerking voor toewijzing. Extra teamleden worden niet opgenomen.
  • Als een account is aangemeld voor de bèta Support Multiple Main Teams for Full Functionality, komen alle teamleden in aanmerking voor toewijzing.
• Als een gebruiker de ingestelde limiet voor ticketcapaciteit heeft overschreden( alleenService Hub Enterprise ), komt deze niet meer in aanmerking voor toewijzing door Rotate Owner-actiestotdat het actieve aantal tickets is verlaagd.
• Gedeactiveerde gebruikers of gebruikers die niet langer een betaalde stoel hebben, worden in de routingregels met een rode rand weergegeven en worden niet opgenomen in de tickettoewijzingen.

Tickets toewijzen via workflows

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een bestaande ticketgebaseerde workflow of maak een nieuwe workflow.
3. Stel uw inschrijftriggers in.
4. Klik op het + plus pictogram om een actie toe te voegen.
5. Klik in het linkerpaneel op om de CRM-sectie uit te vouwen. Klik vervolgens op Draaien record naar eigenaar.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu Eigenschappen eigenaar en selecteer Eigenaar ticket.
7. Klik op het vervolgkeuzemenu Toewijzen aan en selecteer een van de volgende opties :
   • Klantagent: inkomende tickets worden gerouteerd naar de klantagent. Meer informatie over het instellen van een customer agent.
   • Specifieke gebruikers en teams: inkomende tickets worden toegewezen aan specifieke gebruikers of teams. U kunt de volgende distributieopties gebruiken:
     • Load Balanced: automatisch evalueren en het ticket toewijzen aan de gebruiker met het minste aantal open, toegewezen tickets.
     • Round Robin: wijs tickets toe in een roterende, opeenvolgende volgorde.
     • Willekeurig: wijs tickets willekeurig toe aan in aanmerking komende gebruikers in de toewijzingspool.
   • Alleen teams: routeer inkomende tickets naar teams zonder een ticket eigenaar toe te wijzen.
     • Tickets verschijnen in teamgebaseerde weergaven in de helpdesk, inclusief Niet toegewezen tickets van Mijn team en Open tickets van Mijn team.
     • Alleen teams met ten minste één gebruiker met een Service Hub-vestiging kunnen worden geselecteerd voor teamroutering.
   • Eigenaar contact: wijs inkomende tickets toe aan de eigenaar van een contact.
     • Aan het contact moet een eigenaar zijn toegewezen en het moet worden gevolgd met een cookie.
     • Als er geen eigenaar is of als de toewijzing mislukt, wordt de terugvaloptie gebruikt.
   • Niemand: inkomende tickets worden aan geen enkel teamlid toegewezen.
8. Stel na het instellen van het toewijzingstype de toewijzingsconfiguraties in:
   • Overschrijf ticketeigenaren: overschrijf bestaande ticketeigenaren met een nieuwe ticketeigenaar op basis van de toewijzingsregels.
   • Alleen toewijzen aan beschikbare gebruikers: gebruikers die zijn ingesteld op Weg zullen geen tickets toegewezen krijgen, zelfs als ze zijn geconfigureerd in de toewijzingsregels. Alleen beschikbare gebruikers krijgen tickets toegewezen. Als alle gebruikers in de toewijzingspool weg zijn:
     • De Ticket Owner of Custom user eigenschap zal worden ingesteld op Unassigned of (Geen eigenaar).
     • De eigenschap Toegewezen teams wordt ingesteld op alle doelteams uit de routingopties.
9. Klik bovenaan op Opslaan.

.