Skann og rediger sensitiv informasjon i HubSpot

Skann og rediger sensitive data for å identifisere sensitiv informasjon som er lagret i CRM-aktiviteter, for eksempel notater, samtaler, oppgaver, e-poster og møter. Superadministratorer kan kjøre skanninger for å oppdage merkede verdier og redigere dem når «Sensitive Data» er konfigurert i kontoen. Dette reduserer risikoen for brudd på regelverket knyttet til utilsiktet lagring av økonomiske eller helsemessige data. Hvis «Sensitive Data » ikke er aktivert i kontoen din, kan du gjennomgå skanneresultatene.

Før du begynner

Før du begynner å bruke denne funksjonen, må du sørge for at du fullt ut forstår hvilke tiltak som må iverksettes på forhånd, samt funksjonens begrensninger og potensielle konsekvenser ved bruk av den.

Forstå kravene

• Du må aktivere «Sensitive Data » i kontoen for å redigere oppdagede verdier.
• Selv om du ikke konfigurerer «Sensitive Data», kan du fortsatt skanne og gjennomgå resultatene, men de merkede verdiene kan ikke redigeres.

Forstå begrensninger og hensyn

• Skanninger av sensitive data analyserer CRM-aktiviteter fra de siste 60 dagene.
• Hver konto er begrenset til én skanning hver 30. dag.
• Redigering erstatter oppdagede verdier med plassholdertekst.

Skann etter sensitive data

Skann etter sensitive data for å oppdage sensitive verdier i CRM-aktiviteter fra de siste 60 dagene. Kun brukere med superadministratortillatelse kan kjøre skanninger.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Sikkerhet i menyen til venstre.
3. Klikk på fanen Sensitive data.
4. I delen «Skanning av sensitive data » klikker du på «Start skanning». Hvis du har utført en skanning tidligere, klikker du på «Skann på nytt».
   
   
   
   
5. I panelet til høyre merker du av i boksene ved siden av datatypene du vil skanne (f.eks. personopplysninger eller helseopplysninger).
6. I delen «Ekskluder nøkkelord fra skanningen » skriver du inn eventuelle nøkkelord du ønsker å ekskludere. Trykk Enter etter hvert nøkkelord for å legge det til.
7. Klikk på «Neste» nederst til høyre.
8. Gjennomgå informasjonen og merk av i avmerkingsboksen for å godta.
9. Klikk på «Start skanning». Mens skanningen pågår, vises et banner med teksten «Skanning pågår» i delen«Skanning av sensitive data ». Du får en e-postmelding når skanningsresultatene er klare.

Gjennomgå resultatene av skanningen av sensitive data

Gå gjennom skanningsresultatene for å undersøke de oppdagede verdiene og avgjøre om det er nødvendig å iverksette tiltak. Kun brukere med «Super Admin»-rettigheter kan gå gjennom resultatene og iverksette tiltak.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Sikkerhet i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på fanen Sensitive Data.
4. I delen «Skanning av sensitive data » klikker du på «Vis resultater».
5. For å filtrere resultatene klikker du på rullegardinmenyene øverst. For å filtrere etter postnavn skriver du inn postnavnene i søkefeltet « searchIcon ».
6. For å se på en aktivitet, hold musepekeren over aktiviteten og klikk på Vis detaljer.
7. I panelet til høyre klikker du på «Vis i CRM » for å se alle detaljene om aktiviteten. For å se den spesifikke verdien som ble markert, klikker du på «Verdi nr.».

Merk verdier som ikke-sensitive

Merk verdier som ikke-sensitive for å indikere at merket informasjon ikke trenger å redigeres. Når du har merket verdier som ikke-sensitive, forblir de i kontoen.

1. I panelet til høyre merker du av i avmerkingsboksen Merk som ikke-sensitiv.
2. Klikk på «Neste».
3. Klikk på «Neste» igjen.
4. Klikk på Bekreft.

Rediger verdier fra en konto

Hvis du har aktivert «Sensitive Data» i kontoen din, kan du redigere verdier fra kontoen din. Dette vil fjerne verdier permanent fra CRM-aktiviteter. Den opprinnelige verdien vil bli erstattet med plassholdertekst.

1. Klikk på «Neste» i panelet til høyre.
2. Merk av i boksen ved siden av verdien du vil fjerne, og klikk på Neste.
3. Klikk på Bekreft.

Etter redigering erstattes den opprinnelige verdien med plassholdertekst, for eksempel REDACTED-ACCOUNT-NUMBER.