Organisere, slette og eksportere egenskaper

For å opprettholde kvaliteten på dataene i CRM-systemet er det viktig å holde orden på eiendommene. Du kan dele inn egenskaper i grupper eller arkivere og slette ubrukte egenskaper. Hvis du vil se egenskapsinformasjon for flere objekter, kan du også eksportere alle egenskaper eller historiske data for én enkelt egenskap.

Hvis du vil opprette nye eller oppdatere eksisterende egenskaper, kan du lese om hvordan du oppretter og redigerer egenskaper. Hvis du vil ha veiledning om hvordan du oppdaterer en posts egenskapsverdier, kan du lese om hvordan du redigerer en egenskapsverdi på en post eller i bulk .

Opprette og redigere egenskapsgrupper

Egenskapsgrupper kan hjelpe deg med å identifisere relaterte egenskaper i et objekt. Det finnes standard egenskapsgrupper, men du kan også opprette egendefinerte grupper. Disse gruppene brukes bare i egenskapsinnstillingene. For å gruppere egenskaper i en post kan du bruke postens sidefelt.

Slik oppretter du en ny eller redigerer en eksisterende gruppe:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Egenskaper i menyen på venstre sidefelt.
• Klikk på rullegardinmenyen Velg et objekt , og velg deretter [objekt]-egenskaper for objektet hvis grupper du vil redigere.
• Klikk på fanen Grupper.

• Klikk på Opprett gruppe øverst til høyre for å opprette en ny gruppe. Hvis du vil redigere en eksisterende gruppe, holder du musepekeren over gruppen og klikker på Rediger.

• Skriv inn navnet på gruppen i dialogboksen, og klikk på Lagre.

• Hvis du vil vise egenskapene til en gruppe, holder du musepekeren over gruppen og klikker på Vis egenskaper.

• Hvis du vil slette en gruppe, holder du musepekeren over gruppen og klikker på Slett. I dialogboksen klikker du på Slett for å bekrefte.

Legge til egenskaper i en gruppe

Brukere må ha tillatelse til å redigere egenskapsinnstillinger for å kunne flytte egenskaper til en gruppe.

Slik legger du til en individuell egenskap i en gruppe:

• Hold markøren over egenskapen, klikk på rullegardinmenyen Mer, og klikk deretter på Flytt til gruppe.

• I dialogboksen velger du en gruppe fra rullegardinmenyen og klikker deretter på Lagre.

Slik legger du til flere egenskaper i samme gruppe:

• Merk av i avmerkingsboksene ved siden av egenskapene.

• Klikk på + Legg til i gruppe øverst i tabellen.
• I dialogboksen velger du en gruppe fra rullegardinmenyen og klikker deretter på Lagre.

Egenskaper for arkiv

Brukere må ha rettigheter til å redigere egenskapsinnstillinger for å kunne arkivere egenskaper. Når egenskapene er arkivert, lagres de i kategorien Arkiverte egenskaper og slettes permanent etter 90 dager.

Du kan bare arkivere egenskaper hvis de ikke brukes andre steder i HubSpot-kontoen din (f.eks. i en liste eller arbeidsflyt).

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

• Gå til Egenskaper i menyen til venstre.

• Klikk på rullegardinmenyen Velg et objekt , og velg deretter[objekt]- egenskaper for objektet hvis egenskaper du vil arkivere.

Slik arkiverer du en enkelt egenskap:

• Hold markøren over egenskapen, klikk på rullegardinmenyen Mer, og klikk deretter på Arkiver.

• I dialogboksen klikker du på Arkiver for å bekrefte.

Slik arkiverer du flere egenskaper:

• Merk av i avmerkingsboksene ved siden av egenskapene.

• Klikk på Arkiver øverst i tabellen.

Slik viser og administrerer du hvor egenskapene brukes før arkivering:

• I egenskapstabellen klikker du på tallet i kolonnen Brukt i for å se hvor egenskapen brukes.
• I panelet til høyre kan du klikke for å utvide en seksjon for å se de ulike visningene, postene eller ressursene der egenskapen brukes. Hvis du arkiverer egenskapen, må du fjerne eller erstatte egenskapen der den brukes.

Gjenopprette eller slette arkiverte egenskaper permanent

Brukere med rettigheter til åredigere egenskapsinnstillinger for et objekt kan gjenopprette arkiverte egenskaper for objektet. Brukere med superadministratorrettigheter kan også slette arkiverte egenskaper permanent.

Merk: Egenskaper som ble arkivert for 90 dager siden eller mer, er slettet og kan ikke gjenopprettes.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

• Gå til Egenskaper i menyen til venstre.

• Klikk på rullegardinmenyen Velg et objekt, og velg deretter [objekt]-egenskaper for objektet du vil gjenopprette eller slette.

• Klikk på fanen Arkiverte egenskaper.

• Finn egenskapene du vil gjenopprette eller slette permanent:

• Klikk på rullegardinmenyen Filtrer etter og velg type egenskap.

• Bruk datofeltene til å filtrere egenskapene basert på når de ble arkivert.

• Merk av i avmerkingsboksene ved siden av egenskapene du vil gjenopprette eller slette permanent. Du kan velge avmerkingsboksen øverst til venstre i tabellen for å velge alle egenskapene i listen.

• Klikk på Gjenopprett eller Slett øverst i tabellen.

• Hvis du sletter, skriver du inn antall egenskaper du vil slette i dialogboksen, og klikker deretter på Slett for å bekrefte.

Eksportere alle egenskaper

Brukere med eksportrettigheter kan eksportere en liste over alle egenskaper for alle kontoens objekter. Den eksporterte filen inneholder grunnleggende informasjon, inkludert navn, internt navn, type, beskrivelse, gruppe og eventuelle alternativer for hver egenskap. Hvis du i stedet vil se egenskapsverdier, kan du eksportere historikken for en enkelt egenskap eller vise historiske data for en egenskap i en post.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

• Naviger til Egenskaper i menyen til venstre.

• Klikk på Eksporter alle egenskaper øverst til høyre.

• I dialogboksen klikker du på rullegardinmenyen Filformat og velger formatet du ønsker for den eksporterte filen.

• Klikk på Eksporter. Når eksporten er behandlet, får du en nedlastingslenke via e-post og i varslingssenteret.

Du kan også eksportere eiendomshistorikk og bruke historiske data til å gjenopprette tidligere verdier.