Administrer brukertilgjengelighet for innboksen for samtaler

Administrer innboksen for samtaler ved å legge til eller fjerne teammedlemmer fra individuelle innbokser og angi brukerspesifikke arbeidstider for å kontrollere når brukerne er berettiget til å motta innkommende meldinger.

En brukers tilgjengelighetsstatus settes automatisk basert på arbeidstid eller fritid, men brukerne kan også oppdatere den manuelt. I tillegg kan teammedlemmer med rettigheten Tilgjengelighetsadministrasjon endre tilgjengelighetsstatusen til andre teammedlemmer.

Merk: En brukers arbeidstid, fravær og tilgjengelighetsstatus gjenspeiles i både innboksen og helpdesken.

Angi brukerens arbeidstid

Angi brukernes arbeidstid for å administrere når innkommende meldinger skal tilordnes brukere. Arbeidstiden er basert på brukerens tidssone. Når en bruker er utenfor arbeidstiden, endres brukerens tilgjengelighet til Borte, og vedkommende vil ikke være kvalifisert for automatisk tildeling i innboksen for samtaler. I begynnelsen av en brukers arbeidstid blir tilgjengelighetsstatusen automatisk satt til Tilgjengelig.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Brukere og team i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på en brukerpost i brukertabellen.
4. Klikk på fanen Preferanser. Klikk deretter på Arbeidstid i menyen til venstre.
5. Klikk på nedtrekksmenyen Tidssone for å velge riktig tidssone for brukeren. For å matche tidssonen som er angitt på enheten din, klikker du på Oppdater tidssone basert på enhetens plassering. Klikk deretter på Lagre.
6. Under Generell arbeidstid klikker du på + Legg til arbeidstid. Bruk rullegardinmenyene til å velge ukedager og start- og sluttidspunkt. Hvis du vil fjerne en dag, klikker du på sletteikonet på delete.
7. Klikk på Lagre.
8. Øverst i brukeroppføringen kan du nå se brukerens tilgjengelighetsstatus og arbeidstid for dagen.
   
   • Hvis du vil endre tilgjengelighetsstatusen manuelt, klikker du på rullegardinmenyen Brukerstatus og klikker deretter på Tilgjengelig eller Fraværende.
   • Hvis du vil redigere arbeidstiden, klikker du på Rediger arbeidstid.

Angi brukerens arbeidstid utenfor kontoret

Angi tilgjengelighet utenfor kontoret basert på en brukers tidssone. Når en bruker ikke er på kontoret, endres tilgjengeligheten til Fraværende, og vedkommende vil ikke være kvalifisert for automatisk tildeling i innboksen for samtaler eller helpdesk.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Brukere og team i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på en brukerpost i brukertabellen.
4. Klikk på fanen Preferanser. Klikk deretter på Arbeidstid i menyen til venstre.
5. Klikk på nedtrekksmenyen Tidssone for å velge riktig tidssone for brukeren. For å matche tidssonen som er angitt på enheten din, klikker du på Oppdater tidssone basert på enhetens plassering. Klikk deretter på Lagre.
6. Klikk på + Legg til datoer under Utenfor kontoret.
7. Skriv inn navnet på hendelsen , for eksempel Årlig permisjon.
8. Hvis du vil angi en tidsperiode for når du skal være borte fra kontoret, klikker du på datovelgerfeltene og velger datoer. Bruk rullegardinmenyene til å velge start- og sluttidspunkt. For å fjerne datoer klikker du på sletteikonet på delete.
9. Klikk på Lagre.
10. Øverst i brukeroppføringen vil brukerens tilgjengelighetsstatus og arbeidstid for dagen gjenspeile start- og sluttdatoen for brukerens fraværsperiode.
    
    • Hvis du vil endre tilgjengelighetsstatusen manuelt, klikker du på rullegardinmenyen Brukerstatus og klikker deretter på Tilgjengelig eller Fraværende.
    • Klikk på Rediger arbeidstid for å redigere arbeidstiden.

Synkroniser kalenderhendelser utenfor kontoret med HubSpot

Hvis du bruker HubSpots kalendersynkronisering med Google- eller Outlook-kalenderen, kan du automatisk synkronisere hendelser utenfor kontoret mellom kalenderen din og HubSpot.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Brukere og team i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på brukeroppføringen din i brukertabellen.
4. Klikk på fanen Preferanser. Klikk deretter på Arbeidstid i menyen til venstre.
5. I delen Utenfor kontoret merker du av for Synkroniser utenfor kontoret med kalenderen din.

Angi tilgjengelighetsstatus fra innboksen for samtaler

I begynnelsen av en brukers arbeidstid settes tilgjengelighetsstatusen automatisk til Tilgjengelig. Når en brukers arbeidstid er over, settes tilgjengelighetsstatusen automatisk til Borte. Brukere kan manuelt endre tilgjengelighetsstatusen sin i løpet av dagen for å gjenspeile når de er borte.

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Innboks.
2. Klikk på rullegardinmenyen Du er tilgjengelig øverst til venstre. Velg deretter et alternativ:
   
   • Sett som borte: Du blir markert som borte frem til statusen oppdateres manuelt, eller arbeidstiden din begynner, og statusen din vil da automatisk endres til tilgjengelig.
   • Sett som midlertidig borte: Hvis du har et tildelt servicesete, kan du sette deg selv som borte i et bestemt tidsrom.
     
     • I dialogboksen velger du en forhåndsdefinert varighet. Hvis du vil angi en egendefinert varighet, klikker du på Egendefinert og angir ønsket tid. Når tidsrommet er utløpt, går statusen din tilbake til Tilgjengelig.
     • Klikk på Lagre.
   
   

Merk: Når du angir at du er midlertidig borte, har den valgte varigheten prioritet over arbeidstiden din. Hvis arbeidstiden din begynner mens du er midlertidig markert som borte, vil statusen din forbli borte til tidtakeren utløper eller du manuelt bytter tilbake til tilgjengelig.

Angi tilgjengelighetsstatus for teammedlemmer

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I venstre sidefelt navigerer du til Innboks og brukerstøtte > Tilgjengelighetsadministrasjon.
3. I tabellen kan du se brukerne som har tilgang til innboksen eller helpdesken.
4. Du kan filtrere brukere ved å klikke på filtrene øverst i tabellen og velge en verdi. Filtrene du bruker, vil være synlige for alle brukere,
5. Hvis du vil fjerne filtre, klikker du på Fjern filtre.
6. Klikk på brukerstatusen, og klikk deretter på Tilgjengelig eller Fraværende.
   
   

Merk: Hvis du er en gratis bruker, kan du se statusen til de andre teammedlemmene dine, men du kan ikke gjøre endringer i andre brukeres sendestatus.

Når brukeren navigerer til innboksen sin, vises et varsel om at en administrator har endret statusen til Fraværende . For å motta chatter igjen må de klikke på Sett meg selv til tilgjengelig.

Konfigurer regler for kanalruting

Finn ut hvordan du konfigurerer rut ingsregler for hver innboks-kanal, slik at innkommende samtaler automatisk blir rutet til bestemte brukere og team i kontoen din.