管理會話收件匣的使用者可用性

在會話收件匣中，使用者的可用狀態會決定他們是否能被自動指派新的會話。此狀態會根據使用者的工作時間或下班時間自動設定，但使用者也可以手動更新。此外，擁有可用性管理權限的團隊成員可以變更其他團隊成員的可用性狀態。

管理可用性可確保對話的路由正確，並有助於防止遺漏或延遲回覆。

若要從收件匣新增或移除使用者，請導航至收件匣設定。

請注意：使用者的工作時間、不在辦公時間和可用狀態都會反映在收件匣和服務台中。

設定使用者工作時間

根據使用者的時區設定工作時間。當使用者不在工作時間時，他們的可用性將變更為離開，並且他們將沒有資格在收件匣中自動指派對話。在使用者工作時間開始時，其可用狀態會自動設定為可用。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側功能表中，導覽到使用者與團隊。
3. 在使用者表中，按一下使用者記錄。
4. 按一下喜好設定索引標籤。然後在左側功能表中，按一下工作時間。
5. 按一下時區下拉式功能表，選擇正確的使用者時區。然後按一下儲存。
6. 在一般工作時間下，按一下+ 新增工作時間。使用下拉式功能表選擇一週的天數，以及開始和結束時間。若要移除天數，請按一下delete 刪除圖示。
7. 按一下儲存。
8. 在使用者記錄的頂端，現在可以看到使用者的可用狀態和當天的工作時間。
   
   • 若要手動變更可用狀態，請按一下使用者狀態下拉式功能表，然後按一下可用或離開。
   • 若要編輯工作時間，請按一下編輯工作時間。

設定使用者外出時間

根據使用者的時區設定不在辦公室的可用性。 當使用者不在辦公室時，他們的可用性將變更為離開，並且不符合自動指派對話收件匣或服務台的資格。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側功能表中，導覽到使用者與團隊。
3. 在使用者表中，按一下使用者記錄。
4. 按一下喜好設定索引標籤。然後在左側功能表中，按一下工作時間。
5. 按一下時區下拉式功能表，選擇正確的使用者時區。然後按一下儲存。
6. 在Out of office 下，按一下+ Add dates（新增日期）。
7. 輸入事件名稱 ，例如：年假。
8. 若要設定您離開辦公室的時段，請按一下日期選擇器欄位，然後選擇日期。使用下拉式功能表選擇開始和結束時間。若要移除日期，請按一下delete 刪除圖示。
9. 按一下儲存。
10. 在使用者記錄的頂端，使用者當天的可用狀態和工作時間將反映使用者不在辦公室期間的開始和結束日期。
    
    • 若要手動變更可用狀態，請按一下使用者狀態下拉式功能表，然後按一下可用或離開。
    • 若要編輯工作時間，請按一下編輯工作時間。

與 HubSpot 同步外出行事曆事件

如果您使用HubSpot 的行事曆與 Google 或 Outlook 行事曆同步，您可以在行事曆和 HubSpot 之間自動同步下班事件。

要在 HubSpot 和您的 Google 或 Outlook 日曆之間同步辦公室以外的事件：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側功能表中，導覽到使用者與團隊。
3. 在使用者表中，按一下您的使用者記錄。
4. 按一下「偏好設定」標籤。然後在左側功能表中，按一下工作時間。
5. 在「 辦公空間」部分，選取「與行事曆同步處理辦公空間 」核取方 塊。

從會談收件匣設定您的可用狀態

在使用者工作時間開始時，其可用狀態會自動設定為可用。在使用者工作時間結束時，其可用狀態會自動設定為離開。使用者可以在白天手動變更其可用狀態，以反映他們何時離開。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「收件匣」。 在左上方，按一下「您的會話」。
2. 在左上方，點選「您有空」下拉式功能表。然後選擇一個選項：
   
   • 設定為不在：您會被標記為不在，直到狀態被手動更新，或您的工作時間開始，屆時您的狀態會自動切換為可用。
   • 設定為暫時不在： 如果您有指定的服務席位，您可以設定自己在特定時間內不在。
     
     • 在對話方塊中，選取預先定義的時間 長度。若要設定自訂時間長度，請按一下自訂，然後輸入您偏好的時間。時間長度過後，您的狀態會回復為可用。
     • 按一下儲存。
   
   
   

請注意：當您將自己設定為暫時外出時，所選的時間長度會優先於您的工作時間。如果您的工作時間是在您暫時被標記為離開的時候開始，您的狀態會維持為離開，直到計時器到期或您手動切換回可用為止。

為團隊成員設定可用狀態

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 在左側欄中，導覽至收件匣 與服務台 >可用性管理。
3. 在表格中，檢視可存取收件匣或 服務台的使用者。
4. 若要篩選使用者，請按一下表格上方的篩選器，然後選擇一個值。您套用的篩選條件對於往後存取此檢視的所有使用者都是可見的。
5. 若要移除篩選條件，請按一下清除篩選條件。
6. 按一下使用者狀態，然後按一下可用或離開。
   
   
   

請注意：如果您是免費使用者，您可以檢視其他團隊成員的狀態，但無法變更其他使用者的傳送狀態。

當使用者瀏覽收件匣時，他們會看到一個警示，通知他們管理員已將他們的狀態變更為Away。 若要再次接收聊天內容，他們需要按一下「將自己設定為可用」。

設定頻道路由規則

瞭解如何為每個收件匣頻道設定路由規則，以便傳入的對話會自動路由到您帳戶中的特定使用者和團隊。