コミュニケーションコミュニケーションの受信トレイのユーザーの空き状況を管理

コミュニケーション受信トレイの稼働状況管理設定では、チームの稼働状況ステータスと、アカウント内のどの受信トレイにアクセスできるかを確認できます。

新しいコミュニケーションの自動割り当ての対象となるのは、ステータスが受信トレイで「対応可能」に設定されているユーザーのみです。

受信トレイでユーザーを追加または削除するには、 受信トレイ設定に移動します。 

ユーザーの勤務時間の設定

スーパー管理者と個々のユーザーは、ユーザーのタイムゾーンに基づいた週ごとの勤務時間を設定できます。ユーザーが勤務時間外の場合、そのユーザーの空き状況は 「離席中 」に変更され、コミュニケーションの受信トレイでの自動割り当ての対象にはなりません。 

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. ユーザーテーブルで、目的のユーザーレコードをクリックします。
4. ［設定］タブをクリックします。左のサイドバーメニューで、［勤務時間］をクリックします。
5. ［タイムゾーン］ドロップダウンメニューをクリックし、正しいユーザータイムゾーンを選択します。続いて［保存］をクリックします。
6. [一般的な勤務時間]で、[ +時間を追加]をクリックします。ドロップダウンメニュー を使用して曜日、開始時刻と終了時刻を選択します。日を削除するには、 delete 削除 アイコンをクリックします。
7. ［保存］をクリックします。
8. ユーザーレコードの上部に、その日のユーザーの空き状況ステータスと勤務時間が表示されるようになりました。
   
   • 空き状況を手動で変更するには、[ ユーザーステータス ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ 対応可能 ]または [離席中]をクリックします。
   • 勤務時間を編集するには、［勤務時間を編集］をクリックします。

ユーザーの勤務時間外を設定する 

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. ユーザーテーブルで、目的のユーザーレコードをクリックします。
4. ［設定］タブをクリックします。左のサイドバーメニューで、［勤務時間］をクリックします。
5. ［タイムゾーン］ドロップダウンメニューをクリックし、正しいユーザータイムゾーンを選択します。続いて［保存］をクリックします。
6. ［不在］で、［+日付を追加］をクリックします。不在となる期間を設定するには、日付入力フィールドをクリックし、日付を選択します。ドロップダウンメニューを使用して、開始時刻と終了時刻を選択します。日付を削除するには、delete削除アイコンをクリックします。
7. ［保存］をクリックします。 
8. ユーザーレコードの上部に表示される、ユーザーの空き状況ステータスとその日の勤務時間に、ユーザーの不在期間の開始日と終了日が反映されます。
   
   • 空き状況を手動で変更するには、[ ユーザーステータス ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ 対応可能 ]または [離席中]をクリックします。
   • 勤務時間を編集するには、［勤務時間を編集］をクリックします。

不在予定表イベントをHubSpotと同期 

GoogleまたはOutlookのカレンダーと同期しているHubSpotのカレンダーを使用している場合、カレンダーとHubSpotの間で不在イベントを自動的に同期できます。 

HubSpotとGoogleまたはOutlookカレンダーの間で不在イベントを同期するには、次のようにします。 

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
• ユーザーテーブルで、目的のユーザーレコードをクリックします。
• ［設定］タブをクリックします。左のサイドバーメニューで[ 勤務時間]をクリックします。
• [不在]セクションで、[ 不在をカレンダーと同期]チェックボックスをオンにします。

コミュニケーションの受信トレイから空き状況を設定 

ユーザーの勤務時間の開始時に、ユーザーの空き状況が自動的に 利用可能 に設定されます。ユーザーの勤務時間が終了すると、そのユーザーの空き状況のステータスは自動的に 「離席中」に設定されます。ユーザーは、日中の空き状況を手動で変更して、 離席中を反映させることができます。

1. HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［受信トレイ］の順に進みます。
2. 左上の[ 対応可能] ドロップダウンメニューをクリックします。次に、オプションを選択します。
   
   • 離席中として設定:手動でステータスを 「対応可能」に戻すまで 、「離席中」として設定されます。
   • 一時的に離席中に設定する:Serviceシートが割り当てられている場合、特定の期間、自分自身を 離席 中に設定できます。
     
     • ダイアログボックスで、 あらかじめ定義された期間を選択します。任意の期間を設定するには、[ カスタム]をクリックし、希望する時間を入力します。期間が経過すると、ステータスは [対応可能]に戻ります。 
     • ［保存］をクリックします。
   
   
   

チームメンバーの空き状況を設定します 

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のサイドバーで、[ 受信トレイ & [ヘルプデスク]> 空き状況管理]に移動します。 
3. テーブルで、受信トレイまたは ヘルプデスク へのアクセス権を持つユーザーを表示します。ユーザーが表に表示されない場合は、 受信トレイへのアクセス権を確認する方法をご覧ください。
4. ユーザーを絞り込むには、テーブルの上部にある[フィルター]をクリックして、値を選択します。適用したフィルターは今後、このビューにアクセスする全てのユーザーに表示されます。
5. フィルターを削除するには、[フィルターをクリア]をクリックします。
6. ユーザーステータスをクリックし、[対応可能]または[離席中]をクリックします。
   
   
   

注: 無料ユーザーの場合、他のチームメンバーのステータスを表示することはできますが、他のユーザーの送信ステータスを変更することはできません。

ユーザーが受信トレイに移動すると、管理者がステータスを 離席中に変更したことを通知するアラートが表示されます。チャットを再び受信するには、[ 自分を対応可能に設定]をクリックする必要があります。

チャネル 割り振りルールを設定する 

受信コミュニケーションがアカウント内の特定のユーザーやチームに自動的に割り振りされるように、各受信トレイチャネルの 割り振りルールを設定する 方法をご確認ください。