Administrer brugertilgængelighed for samtaleindbakken

I indstillingerne for administration af tilgængelighed i indbakken for samtaler kan du se dit teams tilgængelighedsstatus, og hvilke indbakker de har adgang til på din konto.

Kun brugere, hvis status er sat til Tilgængelig i indbakken, er berettiget til automatisk tildeling af nye samtaler.

Hvis du vil tilføje eller fjerne brugere fra en indbakke, skal du gå til indstillingerne for din indbakke.

Indstil brugernes arbejdstid

Superadministratorer og individuelle brugere kan indstille ugentlige arbejdstider baseret på en brugers tidszone. Når en bruger befinder sig uden for sin arbejdstid, ændres vedkommendes tilgængelighed til Ude, og vedkommende vil ikke være berettiget til automatisk tildeling i samtaleindbakken.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Users & Teams i menuen i venstre side.
3. Klik på en brugeroptegnelse i brugertabellen.
4. Klik på fanen Preferences. Klik derefter på Arbejdstid i menuen i venstre side.
5. Klik på rullemenuen Timezone for at vælge den korrekte tidszone for brugeren. Klik derefter på Gem.
6. Klik på + Tilføj timer under Generelle arbejdstider. Brug rullemenuerne til at vælge ugedage og start- og sluttidspunkter. Klik på sletteikonet på delete for at fjerne en dag.
7. Klik på Gem.
8. Øverst i brugeroptegnelsen kan du nu se brugerens tilgængelighedsstatus og arbejdstid for dagen.
   
   • Hvis du vil ændre tilgængelighedsstatus manuelt, skal du klikke på rullemenuen Brugerstatus og derefter klikke på Tilgængelig eller Ude.
   • For at redigere arbejdstiden skal du klikke på Rediger arbejdstid.

Indstil brugerens arbejdstid uden for kontoret

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Users & Teams i menuen i venstre side.
3. Klik på en brugerpost i brugertabellen.
4. Klik på fanen Preferences. Klik derefter på Arbejdstid i menuen i venstre side.
5. Klik på rullemenuen Timezone for at vælge den korrekte tidszone for brugeren. Klik derefter på Gem.
6. Klik på + Tilføj datoer under Ikke på kontoret. For at indstille en periode, hvor du ikke er på kontoret, skal du klikke på datovælgerfelterne og vælge datoer. Brug rullemenuerne til at vælge start- og sluttidspunkt. Klik på sletteikonet på delete for at fjerne datoer.
7. Klik på Gem.
8. Øverst i brugeroptegnelsen vil brugerens tilgængelighedsstatus og arbejdstid for dagen afspejle start- og slutdatoen for brugerens out of office-periode.
   
   • Hvis du vil ændre tilgængelighedsstatus manuelt, skal du klikke på rullemenuen Brugerstatus og derefter klikke på Tilgængelig eller Ude.
   • Klik på Rediger arbejdstid for at redigere arbejdstiden.

Synkroniser kalenderbegivenheder uden for kontoret med HubSpot

Hvis du bruger HubSpots kalendersynkronisering med Google eller Outlook Calendar, kan du automatisk synkronisere fyraftensbegivenheder mellem din kalender og HubSpot.

For at synkronisere out of office-begivenheder mellem HubSpot og din Google- eller Outlook-kalender:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Users & Teams i menuen i venstre side.
• Klik på en brugerpost i brugertabellen.
• Klik på fanen Preferences. Klik derefter på Arbejdstid i menuen i venstre side.
• I afsnittet Uden for kontoret skal du markere afkrydsningsfeltet Synkroniser uden for kontoret med din kalender.

Indstil din tilgængelighedsstatus fra samtaleindbakken

I begyndelsen af en brugers arbejdstid sættes vedkommendes tilgængelighedsstatus automatisk til Tilgængelig. Ved afslutningen af en brugers arbejdstid sættes vedkommendes tilgængelighedsstatus automatisk til Ude. Brugere kan manuelt ændre deres tilgængelighedsstatus i løbet af dagen for at afspejle, hvornår de er væk.

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Indbakke.
2. Klik på rullemenuen Du er tilgængelig øverst til venstre. Vælg derefter en mulighed:
   
   • Sæt som væk: Du vil blive markeret som væk, indtil du manuelt ændrer status tilbage til tilgængelig.
   • Sæt som midlertidigt væk: Hvis du har en tildelt serviceplads, kan du sætte dig selv som væk i et bestemt tidsrum.
     
     • Vælg en foruddefineret varighed i dialogboksen. Hvis du vil indstille en brugerdefineret varighed, skal du klikke på Brugerdefineret og derefter indtaste dit foretrukne tidspunkt. Når tiden er gået, vender din status tilbage til Tilgængelig.
     • Klik på Gem.
   
   
   

Indstil tilgængelighedsstatus for teammedlemmer

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Indbakke og helpdesk > Tilgængelighedsstyring i venstre sidepanel.
3. I tabellen kan du se de brugere, der har adgang til din indbakke eller helpdesk. Hvis en bruger ikke er anført i tabellen, kan du læse, hvordan du kontrollerer adgangen til indbakken.
4. For at filtrere brugere skal du klikke på filtrene øverst i tabellen og vælge en værdi. De filtre, du anvender, vil være synlige for alle brugere, der får adgang til denne visning fremover.
5. Klik på Ryd filtre for at fjerne filtre.
6. Klik på brugerens status, og klik derefter på Tilgængelig eller Væk.
   
   
   

Bemærk: Hvis du er en gratis bruger, kan du se dine andre teammedlemmers status, men du kan ikke foretage ændringer i en anden brugers sendestatus.

Når brugeren navigerer til sin indbakke, ser han/hun en advarsel om, at en administrator har ændret hans/hendes status til Ude . For at modtage chats igen skal de klikke på Indstil mig selv til tilgængelig.

Opsæt regler for kanalrouting

Se, hvordan du opretter routing-regler for hver indbakkekanal, så indgående samtaler automatisk dirigeres til bestemte brugere og teams på din konto.