Hantera användarnas tillgänglighet för konversationsinkorgen

I konversationsinkorgen avgör en användares tillgänglighetsstatus om de automatiskt kan tilldelas nya konversationer. Denna status ställs in automatiskt baserat på användarens arbetstid eller fritid, men användare kan även uppdatera den manuellt. Dessutom kan teammedlemmar med behörigheten Availability Management ändra andra teammedlemmars tillgänglighetsstatus.

Hantering av tillgänglighet säkerställer att konversationer dirigeras korrekt och hjälper till att förhindra missade eller försenade svar.

Om du vill lägga till eller ta bort användare från en inkorg går du till inställningarna för inkorgen.

Observera att en användares arbetstid, lediga tid och tillgänglighetsstatus återspeglas i både inkorgen och helpdesken.

Ange användarens arbetstid

Ange arbetstider baserat på en användares tidszon. När en användare är utanför sin arbetstid ändras användarens tillgänglighet till Borta och användaren kan inte tilldelas automatiskt i konversationsinkorgen. I början av en användares arbetstid ändras statusen för tillgänglighet automatiskt till Tillgänglig.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Users & Teams i menyn till vänster i sidofältet.
3. Klicka på en användarpost i användartabellen.
4. Klicka på fliken Preferences (Inställningar ). Klicka sedan på Arbetstid i menyn i vänster sidofält.
5. Klicka på rullgardinsmenyn Tidszon för att välja rätt tidszon för användaren. Klicka sedan på Spara.
6. Under Allmänna arbetstider klickar du på + Lägg till arbetstider. Använd rullgardinsmenyerna för att välja veckodag samt start- och sluttid. Om du vill ta bort en dag klickar du på ikonen delete delete icon.
7. Klicka på Spara.
8. Längst upp i användarposten kan du nu se användarens tillgänglighetsstatus och arbetstider för dagen.
   
   • Om du vill ändra tillgänglighetsstatus manuellt klickar du på rullgardinsmenyn Användarstatus och sedan på Tillgänglig eller Borta.
   • Om du vill redigera arbetstiderna klickar du på Redigera arbetstider.

Ange användarens arbetstid utanför kontoret

Ange tillgänglighet utanför kontoret baserat på en användares tidszon. När en användare inte är på kontoret ändras deras tillgänglighet till Borta och de kan inte tilldelas automatiska uppgifter i konversationsinkorgen eller helpdesken.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Users & Teams i menyn till vänster i sidofältet.
3. Klicka på en användarpost i användartabellen.
4. Klicka på fliken Preferences (Inställningar ). Klicka sedan på Arbetstid i menyn i vänster sidofält.
5. Klicka på rullgardinsmenyn Tidszon för att välja rätt tidszon för användaren. Klicka sedan på Spara.
6. Under Out of office klickar du på + Lägg till datum.
7. Ange händelsens namn , t.ex. Årlig ledighet.
8. Om du vill ange en tidsperiod för när du ska vara borta från kontoret klickar du på fälten för datumväljare och väljer datum. Använd rullgardinsmenyerna för att välja start- och sluttider. Om du vill ta bort datum klickar du på ikonen delete delete icon.
9. Klicka på Spara.
10. Högst upp i användarposten kommer användarens tillgänglighetsstatus och arbetstid för dagen att återspegla start- och slutdatumet för användarens out of office-period.
    
    • Om du vill ändra tillgänglighetsstatus manuellt klickar du på rullgardinsmenyn Användarstatus och sedan på Tillgänglig eller Borta.
    • Om du vill redigera arbetstiderna klickar du på Redigera arbetstider.

Synkronisera kalenderhändelser utanför kontoret med HubSpot

Om du använder HubSpots kalendersynkronisering med Google eller Outlook Calendar kan du automatiskt synkronisera out of office-händelser mellan din kalender och HubSpot.

För att synkronisera out of office-händelser mellan HubSpot och din Google- eller Outlook-kalender:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Users & Teams i menyn till vänster i sidofältet.
3. I användartabellen klickar du på din användarpost.
4. Klicka på fliken Inställningar. Klicka sedan på Arbetstid i menyn i vänster sidofält.
5. I avsnittet Out of office markerar du kryssrutan Synkronisera out of office med din kalender.

Ange din tillgänglighetsstatus från konversationernas inkorg

I början av en användares arbetstid sätts tillgänglighetsstatusen automatiskt till Tillgänglig. I slutet av en användares arbetstid sätts tillgänglighetsstatusen automatiskt till Borta. Användare kan manuellt ändra sin tillgänglighetsstatus under dagen för att återspegla när de är Borta.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Inkorg.
2. Klicka på rullgardinsmenyn Du är tillgänglig längst upp till vänster. Välj sedan ett alternativ:
   
   • Ställ in som borta: du markeras som borta tills statusen uppdateras manuellt eller din arbetstid börjar, då ändras din status automatiskt till tillgänglig.
   • Ställ in som tillfälligt borta: om du har en tilldelad Service Seat kan du ställa in dig som Borta under en viss tidsperiod.
     
     • Välj en fördefinierad tidsperiod i dialogrutan. Om du vill ange en anpassad tid klickar du på Custom och anger sedan önskad tid. När tidsperioden har löpt ut återgår din status till Available.
     • Klicka på Spara.
   
   
   

Observera: När du anger att du är tillfälligt borta prioriteras den valda tidsperioden framför dina arbetstider. Om din arbetstid börjar medan du tillfälligt är markerad som borta kommer din status att förbli Borta tills timern löper ut eller du manuellt växlar tillbaka till Tillgänglig.

Ange tillgänglighetsstatus för teammedlemmar

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Inbox & Help Desk > Tillgänglighetshantering i det vänstra sidofältet.
3. I tabellen visas de användare som har åtkomst till din inkorg eller helpdesk.
4. Du kan filtrera användare genom att klicka på filtren högst upp i tabellen och välja ett värde. Filter som du använder kommer att vara synliga för alla användare som öppnar den här vyn framöver.
5. Om du vill ta bort filter klickar du på Rensa filter.
6. Klicka på användarens status och klicka sedan på Tillgänglig eller Borta.
   
   
   

Observera: Om du är en gratisanvändare kan du se dina andra teammedlemmars status, men du kan inte göra ändringar i en annan användares status .

När användaren navigerar till sin inkorg visas en varning som meddelar att en administratör har ändrat användarens status till Borta . För att ta emot chattar igen måste de klicka på Ställ in mig själv som tillgänglig.

Konfigurera regler för kanalroutning

Läs om hur du konfigurerar rout ningsregler för varje inkorgskanal så att inkommande konversationer automatiskt dirigeras till specifika användare och team i ditt konto.