จัดการความพร้อมใช้งานของผู้ใช้สำหรับกล่องข้อความการสนทนา

ในกล่องข้อความการสนทนาสถานะความพร้อมใช้งานของผู้ใช้จะกำหนดว่าจะสามารถกำหนดการสนทนาใหม่โดยอัตโนมัติได้หรือไม่ สถานะนี้จะถูกตั้งค่าโดยอัตโนมัติตามเวลาทำงานหรือนอกเวลาทำการแต่ผู้ใช้ยังสามารถอัปเดตได้ด้วยตนเอง นอกจากนี้สมาชิกทีมที่ได้รับอนุญาตให้จัดการความพร้อมใช้งานสามารถเปลี่ยนสถานะความพร้อมใช้งานของสมาชิกทีมคนอื่นๆได้

การจัดการสถานะว่างช่วยให้มั่นใจได้ว่าการสนทนาจะถูกกำหนดเส้นทางอย่างถูกต้องและช่วยป้องกันการตอบกลับที่ไม่ได้รับหรือล่าช้า

หากต้องการเพิ่มหรือลบผู้ใช้ออกจากกล่องจดหมายให้ไปที่การตั้งค่ากล่องจดหมาย 

โปรดทราบ: เวลาทำงานนอกเวลาทำงานและสถานะว่างของผู้ใช้จะปรากฏในทั้งกล่องจดหมายและฝ่ายช่วยเหลือ

ตั้งเวลาทำงานของผู้ใช้

 ตั้งเวลาทำงานตามเขตเวลาของผู้ใช้ เมื่อผู้ใช้อยู่นอกเวลาทำงานสถานะว่างของพวกเขาจะเปลี่ยนเป็นไม่อยู่และพวกเขาจะไม่มีสิทธิ์ได้รับมอบหมายโดยอัตโนมัติในกล่องข้อความการสนทนา เมื่อเริ่มต้นชั่วโมงการทำงานของผู้ใช้สถานะความพร้อมใช้งานของพวกเขาจะถูกตั้งค่าเป็นว่างโดยอัตโนมัติ 

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ผู้ใช้และทีม
3. ในตารางผู้ใช้ให้คลิกบันทึกผู้ใช้
4. คลิกแท็บการตั้งค่า จากนั้นในเมนูแถบด้านซ้ายให้คลิกเวลาทำงาน
5. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงโซนเวลาเพื่อเลือกโซนเวลาของผู้ใช้ที่ถูกต้องจากนั้นคลิก บันทึก
6. ใต้เวลาทำงานทั่วไปให้คลิก + เพิ่มเวลาทำงาน ใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อเลือกวันในสัปดาห์และเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด หากต้องการลบวันให้คลิกไอคอนdelete ลบ
7. คลิก บันทึก
8. ที่ด้านบนของบันทึกผู้ใช้ตอนนี้คุณสามารถดูสถานะความพร้อมใช้งานและเวลาทำงานของผู้ใช้ในวันนั้นได้แล้ว
   
   • หากต้องการเปลี่ยนสถานะว่างด้วยตนเองให้คลิกเมนูดร็อปดาวน์สถานะผู้ใช้จากนั้นคลิกว่างหรือไม่ว่าง
   • หากต้องการแก้ไขเวลาทำงานให้คลิกแก้ไขเวลาทำงาน

ตั้งค่าผู้ใช้นอกเวลาทำการ 

ตั้งค่าความพร้อมใช้งานของสำนักงานตามเขตเวลาของผู้ใช้ เมื่อผู้ใช้ไม่อยู่ในสำนักงานสถานะว่างของพวกเขาจะเปลี่ยนเป็นไม่อยู่และพวกเขาจะไม่มีสิทธิ์ได้รับมอบหมายโดยอัตโนมัติในกล่องข้อความการสนทนาหรือฝ่ายช่วยเหลือ

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ผู้ใช้และทีม
3. ในตารางผู้ใช้ให้คลิกบันทึกผู้ใช้
4. คลิกแท็บการตั้งค่า จากนั้นในเมนูแถบด้านซ้ายให้คลิกเวลาทำงาน
5. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงโซนเวลาเพื่อเลือกโซนเวลาของผู้ใช้ที่ถูกต้องจากนั้นคลิก บันทึก
6. ใต้ไม่อยู่ที่ทำงานให้คลิก + เพิ่มวันที่
7. ป้อนชื่อกิจกรรมเช่นวันหยุดพักผ่อนประจำปี 
8. หากต้องการกำหนดช่วงเวลาที่คุณจะออกจากสำนักงานให้คลิกช่องตัวเลือกวันที่และเลือกวันที่ ใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อเลือกเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด หากต้องการลบวันที่ให้คลิกไอคอนdelete ลบ
9. คลิก บันทึก 
10. ที่ด้านบนของบันทึกผู้ใช้สถานะความพร้อมใช้งานและเวลาทำงานของผู้ใช้ในวันนั้นจะแสดงวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของช่วงเวลาที่ผู้ใช้ไม่อยู่ในสำนักงาน
    
    • หากต้องการเปลี่ยนสถานะว่างด้วยตนเองให้คลิกเมนูดร็อปดาวน์สถานะผู้ใช้จากนั้นคลิกว่างหรือไม่ว่าง
    • หากต้องการแก้ไขเวลาทำงานให้คลิกแก้ไขเวลาทำงาน

ซิงค์กิจกรรมนอกปฏิทินสำนักงานกับ HubSpot 

หากใช้การซิงค์ปฏิทินของ HubSpot กับ Google หรือ Outlook Calendar คุณจะซิงค์กิจกรรมนอกสำนักงานระหว่างปฏิทินกับ HubSpot ได้โดยอัตโนมัติ 

วิธีซิงค์กิจกรรมนอกสำนักงานระหว่าง HubSpot กับปฏิทิน Google หรือ Outlook: 

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ผู้ใช้และทีม
3. ในตารางผู้ใช้คลิกบันทึกผู้ใช้ของคุณ
4. คลิกแท็บการตั้งค่า จากนั้นในเมนูแถบด้านซ้ายให้คลิกเวลาทำงาน 
5. ในส่วนนอกสำนักงานให้เลือกช่องทำเครื่องหมายซิงค์นอกสำนักงานกับปฏิทิน

ตั้งค่าสถานะว่างจากกล่องข้อความการสนทนา 

เมื่อเริ่มต้นชั่วโมงการทำงานของผู้ใช้สถานะความพร้อมใช้งานของพวกเขาจะถูกตั้งค่าเป็นพร้อมใช้งานโดยอัตโนมัติ เมื่อสิ้นสุดเวลาทำงานของผู้ใช้สถานะความพร้อมใช้งานของพวกเขาจะถูกตั้งค่าเป็นไม่พร้อมใช้งานโดยอัตโนมัติ ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนสถานะความพร้อมใช้งานได้ด้วยตนเองในระหว่างวันเพื่อสะท้อนถึงเวลาที่พวกเขาไม่อยู่

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > กล่องข้อความ
2. ที่ด้านบนซ้ายให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลง You're available จากนั้นเลือกตัวเลือก:
   
   • ตั้งเป็นไม่อยู่: คุณจะถูกทำเครื่องหมายว่าไม่อยู่จนกว่าสถานะจะได้รับการอัปเดตด้วยตนเองหรือเวลาทำงานของคุณจะเริ่มขึ้นเมื่อถึงจุดนั้นสถานะของคุณจะเปลี่ยนเป็นว่างโดยอัตโนมัติ
   • ตั้งค่าเป็นไม่อยู่ชั่วคราว: หากคุณมี Service Seat ที่ได้รับมอบหมายคุณสามารถตั้งค่าเป็นไม่อยู่ในช่วงเวลาที่กำหนดได้
     
     • ในกล่องโต้ตอบให้เลือกระยะ เวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า หากต้องการกำหนดระยะเวลาเองให้คลิกกำหนดเองจากนั้นป้อนเวลาที่ต้องการ เมื่อระยะเวลาผ่านไปสถานะของคุณจะกลับสู่สถานะว่าง 
     • คลิก บันทึก
   
   
   

โปรดทราบ: เมื่อคุณตั้งค่าให้ตัวเองไม่อยู่ชั่วคราวระยะเวลาที่เลือกจะมีความสำคัญมากกว่าเวลาทำงานของคุณ หากเวลาทำงานของคุณเริ่มต้นในขณะที่คุณถูกทำเครื่องหมายว่าไม่อยู่ชั่วคราวสถานะของคุณจะยังคงอยู่จนกว่าตัวจับเวลาจะหมดอายุหรือคุณเปลี่ยนกลับเป็นว่างด้วยตนเอง

ตั้งค่าสถานะว่างสำหรับสมาชิกทีม 

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่กล่องข้อความและฝ่ายช่วยเหลือ > การจัดการความพร้อมใช้งาน 
3. ในตารางให้ดูผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงกล่องจดหมายหรือฝ่ายช่วยเหลือของคุณ 
4. หากต้องการกรองผู้ใช้ให้คลิกตัวกรองที่ด้านบนของตารางแล้วเลือก ค่า ตัวกรองที่คุณใช้จะปรากฏแก่ผู้ใช้ทุกคนที่เข้าถึงมุมมองนี้ในอนาคต
5. หากต้องการลบตัวกรองให้คลิกล้างตัวกรอง
6. คลิกสถานะผู้ใช้จากนั้นคลิกว่างหรือไม่อยู่
   
   
   

โปรดทราบ: หากคุณเป็นผู้ใช้ฟรีคุณสามารถดูสถานะของสมาชิกทีมคนอื่นได้แต่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงสถานะการส่งของผู้ใช้คนอื่นได้ 

เมื่อผู้ใช้ไปที่กล่องจดหมายผู้ใช้จะเห็นการแจ้งเตือนว่ามีผู้ดูแลระบบเปลี่ยนสถานะเป็นไม่อยู่ หากต้องการรับการแชทอีกครั้งผู้เข้าพักจะต้องคลิกตั้งค่าให้พร้อมใช้งาน

ตั้งค่ากฎการกำหนดเส้นทางของช่อง 

เรียนรู้วิธีตั้งค่ากฎการกำหนดเส้นทางสำหรับแต่ละช่องทางกล่องข้อความเพื่อให้การสนทนาที่เข้ามาถูกกำหนดเส้นทางไปยังผู้ใช้และทีมที่ต้องการในบัญชีของคุณโดยอัตโนมัติ