For å opprettholde kvaliteten på dataene i CRM-systemet er det viktig å holde orden på eiendommene dine. Du kan dele inn egenskaper i grupper, eller arkivere og slette ubrukte egenskaper. Du kan også eksportere alle egenskaper eller historiske data for en enkelt egenskap for å se egenskapsinformasjon for flere objekter.
Hvis du vil opprette nye eller oppdatere eksisterende egenskaper, kan du lære hvordan du oppretter og redigerer egenskaper. Hvis du vil ha veiledning om hvordan du oppdaterer en posts egenskapsverdier, kan du lese om hvordan du redigerer en egenskapsverdi på en post eller i bulk.
Egenskapsgrupper kan hjelpe deg med å identifisere relaterte egenskaper i et objekt. Det finnes standard egenskapsgrupper, men du kan også opprette egendefinerte grupper. Disse gruppene vises bare i egenskapsinnstillingene. Du kan gruppere egenskaper i en post ved hjelp av postens sidefelt.
Slik oppretter du en ny eller redigerer en eksisterende gruppe:
Klikk på Opprett gruppe øverst til høyre for å opprette en ny gruppe. Hvis du vil redigere en eksisterende gruppe, holder du musepekeren over gruppen og klikker på Rediger.
Skriv inn navnet på gruppen i dialogboksen, og klikk på Lagre.
Hvis du vil vise egenskapene i en gruppe, holder du musepekeren over gruppen og klikker på Vis egenskaper.
Hvis du vil slette en gruppe, holder du musepekeren over gruppen og klikker på Slett. I dialogboksen klikker du på Slett for å bekrefte.
Brukere må ha tillatelse til å redigere egenskapsinnstillinger for å kunne arkivere egenskaper.
Slik legger du til en enkelt egenskap i en gruppe:
Slik legger du til flere egenskaper i samme gruppe:
Brukere må ha tillatelse til å redigere egenskapsinnstillinger for å kunne arkivere egenskaper.
Når egenskapene er arkivert, lagres de i Arkivert-fanen og slettes permanent etter 90 dager.
Du kan arkivere en egenskap hvis den ikke brukes i noen poster eller ressurser (f.eks. liste-, indeksside- eller rapportfiltre). Du kan også slette den permanent uten å arkivere den først.
Gå til Egenskaper i menyen i venstre sidefelt.
Klikk på rullegardinmenyen Velg et objekt , og velg deretter [objekt]-egenskaper for objektet du vil arkivere egenskapene til.
Du kan bare arkivere egenskaper hvis de ikke brukes i ressurser eller verktøy som forhindrer arkivering (f.eks. i et segment, et skjema eller en arbeidsflyt).
Gå til Egenskaper i menyen i venstre sidefelt.
Klikk på rullegardinmenyen Velg et objekt , og velg deretter [objekt]-egenskaper for objektet hvis egenskaper du vil arkivere.
Brukere må ha tillatelse til å redigere egenskapsinnstillinger for å gjenopprette arkiverte egenskaper. Brukere med Super Admin-tillatelser kanogså slette tidligere arkiverte egenskaper permanent.
Merk: Egenskaper som ble arkivert for 90 dager siden eller mer, er slettet og kan ikke gjenopprettes.
Gå til Egenskaper i menyen i venstre sidefelt.
Klikk på rullegardinmenyen Velg et objekt, og velg deretter [objekt ]-egenskaper for objektet du vil gjenopprette eller slette egenskapen til.
Klikk på Arkivert-fanen.
Finn egenskapene du vil gjenopprette eller slette permanent:
Klikk på rullegardinmenyen Filtrer etter, og velg egenskapstype.
Bruk datofeltene til å filtrere egenskapene basert på når de ble arkivert.
Merk av i avmerkingsboksene ved siden av egenskapene du vil gjenopprette eller slette permanent. Du kan merke av i avmerkingsboksen øverst til venstre i tabellen for å velge alle egenskapene i listen.
Klikk på Gjenopprett eller Slett øverst i tabellen.
Hvis du sletter, skriver du inn antallet egenskaper du vil slette i dialogboksen, og klikker deretter på Slett for å bekrefte.
Brukere med eksporttillatelser kan eksportere en liste over alle egenskaper for alle kontoens objekter. Den eksporterte filen vil inneholde grunnleggende informasjon, inkludert: hver egenskaps navn, interne navn, type, beskrivelse, gruppe, alternativer (hvis aktuelt), brukeren som opprettet den, bruksområder og fyllingsgrad. Filen inneholder også siste oppdateringstidspunkt og oppdateringskilde for kontakt-, firma-, avtale- og billettegenskaper. Du kan ikke eksportere individuelle egenskaper.
Hvis du i stedet vil vise egenskapsverdier, kan du eksportere historikken for en enkelt egenskap eller vise historiske data for en egenskap i en post.
Du kan også eksportere eiendomshistorikk og bruke historiske data til å gjenopprette tidligere verdier.