Opprett et fornyelsestilbud for en kontrakt

Kontrakter er den sentrale kilden til pålitelige opplysninger om forpliktede inntekter i HubSpot. Opprett et fornyelsestilbud når en kunde nærmer seg slutten av sin gjeldende kontrakt, for å sikre kundens forpliktelse for neste periode. Når et fornyelsestilbud godtas, opprettes en ny kontrakt som automatisk knyttes til den forrige kontrakten.

For å komme i gang, kan du lese mer om:

• Konfigurere fornyelseshåndtering i kontraktinnstillingene. 

• Hvordan kontrakter brukes.

• Slik oppretter du kontrakter. 

• Hvordan du oppretter fornyelsestilbudsmaler.

Håndtering av fornyelsesprosessen med kontrakter

Før du oppretter et fornyelsestilbud, bør du lære mer om hvordan du administrerer fornyelsesprosessen før fornyelsesdatoen.

Vis eksisterende kontraktsinformasjon

Bruk kontraktsoppføringen til å se eksisterende kontraktsinformasjon, inkludert ytelse, tilknyttede linjeposter, faktureringsplan, fornyelsesinformasjon, tidslinje for aktiviteter og historikk. Bruk denne informasjonen til å forberede fornyelsessamtaler før du sender fornyelsestilbudet.

Opprett en egen fornyelsespipeline

Det anbefales å opprette en egen fornyelsespipeline for fornyelsesavtaler, og å opprette nye avtaler for fornyelsestilbud. Dette betyr at du kan rapportere om inntekter fra nye avtaler kontra fornyelsesinntekter, og administrere fornyelser separat fra andre aktive avtaler.

Bruk arbeidsflyter til å automatisere informasjon om fornyelsesavtaler og tilbud

Bruk kontraktsegenskaper til å opprette arbeidsflyter som automatisk oppretter fornyelsesavtaler og tilbud: 

• Opprett fornyelsesavtaler før kontraktens fornyelsesdato for å administrere kommunikasjonen med kunden om fornyelsen (f.eks. e-post, møter, telefonsamtaler). 

• Opprett tilbud før fornyelsesdatoene for automatisk å bruke eksisterende kontraktsinformasjon i et tilbud som skal sendes til kunden. Les mer om hvordan du oppretter fornyelsestilbud fra en arbeidsflyt.

Hva inngår i et fornyelsestilbud

Som standard bruker fornyelsestilbudet samme løpetid som den eksisterende kontrakten (f.eks. hvis den eksisterende kontrakten var en 12-månedersavtale, vil fornyelsestilbudet bli konfigurert for 12 måneder). Fornyelsestilbudet inkluderer:

• Kontakter knyttet til den eksisterende kontrakten.
• Selskapet knyttet til den eksisterende kontrakten.
• Faktureringskontakter, hvis de ble lagt til i den eksisterende kontrakten.
• Linjeposter i den eksisterende kontrakten. Hvis kontrakten ble oppdatert ved hjelp av etendringstilbud, vil fornyelsestilbudet også inkludere disse linjepostene. Hvis en kunde for eksempel startet med 10 lisenser og senere la til 10 til gjennom et endringstilbud, vil fornyelsestilbudet inkludere 20 lisenser for hele tilbudets løpetid.
• Betalingsbetingelser som samsvarer med den eksisterende kontrakten.

Opprett et fornyelsestilbud

Opprett et fornyelsestilbud fra en eksisterende kontrakt. Fornyelsestilbud må være knyttet til en avtale. Du kan opprette en avtale under prosessen med å lage fornyelsestilbudet eller manuelt knytte en eksisterende avtale til det.

Slik oppretter du et fornyelsestilbud:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer, og så navigerer du til Inntekt > Kontrakter. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Inntekt > Kontrakter.
2. Klikk på navnet på kontrakten.
3. Øverst til høyre i venstre sidefelt klikker du på Handlinger og velger deretter Opprett fornyelsestilbud.
4. I panelet til høyre:
   
   • Hvis innstillingen Opprett nye avtaler automatisk for fornyelsestilbud er aktivert, klikker du på rullegardinmenyen Avtalepipeline og velger en pipeline. Deretter klikker du på rullegardinmenyen Avtalestadium og velger et avtalestadium.
   • Hvis innstillingen «Opprett nye avtaler automatisk for fornyelsestilbud» er slått av, klikker du på rullegardinmenyen «Knytt til en avtale» og velger en avtale, eller klikker på «Opprett en ny avtale» for å opprette en ny avtale.
5. Klikk på rullegardinmenyen «Velg en tilbudsmal» og velg en tilbudsmal. Les mer om hvordan du konfigurerer tilbudsmaler.
6. I feltet «Endre ikrafttredelsesdato» klikker du på datovalgverktøyet og velger datoen endringen skal tre i kraft.
7. Hvis innstillingen «Tillat brukere å overstyre standardpro rata-beregning» er er aktivert, fjern merket for «Fordel kostnader og kreditter for den gjenværende faktureringsperioden» for å unngå forholdsmessig fordeling av kostnader. Hvis avmerkingsboksen er merket av, vil kostnadene fordeles forholdsmessig.
8. Klikk på Opprett tilbud.
9. Du blir sendt videre til tilbudsredigereren. Opplysninger om selger og kjøper legges automatisk inn fra kontrakten.
10. Opprett tilbudet.
11. For å redigere sammendraget, inkludert «Endre ikrafttredelsesdato», klikker du på «Sammendrag »-delen i tilbudsredigeringsverktøyet. I redigeringsverktøyet i venstre sidefelt, under «Endre ikrafttredelsesdato»:
    • Klikk på rullegardinmenyen «Ikrafttredelse» og velg et alternativ:
      • Ved avtale: standardinnstillingen. Dette er datoen da tilbudet flyttes til «Godkjent», enten gjennom e-signatur, «klikk for å godta»-avtale eller ved at en HubSpot-bruker merker tilbudet som signert.
      • Egendefinert dato: en egendefinert dato. Du kan angi et tilbuds ikrafttredelsesdato til en dato i fortiden. Når du bruker en dato i fortiden, vil utløpsdatoen behandles som kjøperens frist for signering. Dette betyr at kjøperen fortsatt kan signere når som helst frem til utløpsdatoen, selv om ikrafttredelsesdatoen ligger i fortiden. Etter å ha valgt dette alternativet, klikker du på datovalgverktøyet og velger datoen for når fornyelsen skal tre i kraft.
      • Utsatt start (dager): utsetter faktureringsstartdatoen med et antall dager etter kjøpet. Etter at du har valgt dette alternativet, angir du antall dager.
      • Utsatt start (måneder): utsetter faktureringsstartdatoen med et antall måneder etter kjøpet. Etter at du har valgt dette alternativet, angir du antall måneder.
    • I feltet «Etikett» kan du redigere etiketten som vises over ikrafttredelsesdatoen.
12. I redigeringsfeltet i venstre sidepanel, under «Periodens lengde»:
    • I feltet «Etikett » kan du redigere etiketten som vises over løpetiden.
    • Slå av bryteren «Varighet» for å skjule den.

16. I redigeringsfeltet i venstre sidepanel, under«Total rabatt»:
    • Klikk på rullegardinmenyen«Format » og velg et alternativ:
      • «Vis som beløp»: Vis rabattbeløpet i tilbudsvalutaen.
      • Vis som prosent: Vis rabatten som en prosentandel.
      • Vis som prosent og beløp: vis rabatten som en prosentandel og som et beløp i tilbudsvalutaen.
    • I feltet«Etikett» kan du redigereetiketten som vises over den totale rabatten.
    • Slå av bryterenTotal rabatt for å skjule den.
17. I venstre sidefelt, under«Total kontraktsverdi»:
    • I feltet «Etikett» kan du redigere etiketten som vises over den totale kontraktsverdien.
    • Slå av bryteren «Total kontraktsverdi » for å skjule den. Total kontraktsverdi vises ikke hvis noen av linjepostene har en ubestemt faktureringsperiode. Juster faktureringsperioden for linjeposten for å vise total kontraktsverdi.
18. Det oppdaterte totalbeløpet, inkludert gjeldende skatt, vises under linjepostene.
    
    
19. For å dele et fornyelsestilbud, klikk på «Del» øverst til høyre.

Opprett et fornyelsestilbud ved hjelp av en arbeidsflyt

Du kan opprette et fornyelsestilbud ved hjelp av en arbeidsflyt-handling i en avtale-basert arbeidsflyt. Slik oppretter du et fornyelsestilbud ved hjelp av en avtale-arbeidsflyt:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Automatisering > Arbeidsflyter. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Automatisering > Arbeidsflyter.
2. Opprett en arbeidsflyt, eller klikk på en eksisterende arbeidsflyt for å redigere den.
3. Angi utløsere for påmelding.
4. Klikk på+ under utløseren din.
5. I venstre panel klikker du for å utvideCRM-delen.
6. Velg Opprett fornyelsestilbud fra kontrakt.
7. Klikk på rullegardinmenyen«Kontrakt » og velg et anbefaltalternativ eller «Kontrakter: alle tilknyttede».
8. Klikk på rullegardinmenyen«Mal» og velg en tilbudsmal.
9. Klikk på rullegardinmenyen «Valgmetode for avtale» og velg et alternativ:
   • Ny avtale ved bruk av standard pipeline/fase: oppretter en ny avtale i standardfasen i den valgte pipelinen.
   • Eksisterende avtale: for å velge en annen avtale, klikk på rullegardinmenyen «Avtale» etter at du har valgt dette alternativet, og velg en avtale.
10. Klikk på«Lagre» øverst til høyre.
11. Klikk på«Gjennomgå og aktiver» øverst til høyre for å aktivere arbeidsflyten.

Hva skjer etter at et fornyelsestilbud er akseptert

Etter at et fornyelsestilbud er akseptert av kunden:

• Kundene fullfører betalingen ved hjelp av betalingsprosessen for tilbudet.
• Den nye kontrakten knyttes automatisk til den forrige kontrakten. Slik viser du kontrakten:

• 1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer, og så navigerer du til Inntekt > Kontrakter. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Inntekt > Kontrakter.
  2. Finn og klikk på navnet på den nye kontrakten. Eller klikk på navnet på den eksisterende kontrakten. Gå deretter til «Kontrakter »-kortet i høyre sidefelt for å se den nye kontrakten. Den fornyede kontrakten vises også på fanene «Aktiviteter» og «Historikk ».

• Fra fornyelsesdatoen kan du administrere oppdateringer og endringer i den nye kontrakten.

Neste trinn

• Lær mer om hvordan du oppretter maler for endrings- og fornyelsestilbud.
• Les mer om hvordan du viser og administrerer kontrakter, inkludert hvordan du oppretter tilbud for endringer og fornyelser, sier opp kontrakter, knytter kontrakter til andre poster og eksporterer kontrakter.