Bruk e-signaturer med anførselstegn

Bruk e-signaturer for å få en kjøper til å godta ettilbud. En elektronisk signatur, eller e-signatur, er en persons elektroniske bekreftelse på at vedkommende godtar vilkårene i et bestemt dokument. 

E-signaturer er gyldige og lovlige i USA, Canada, EU, Storbritannia og mange andre land. De har samme juridiske gyldighet som skriftlige signaturer. HubSpots e-signaturfunksjon drives av Dropbox Sign (tidligere HelloSign). Rådfør deg med ditt eget juridiske team for å forstå gyldigheten av å bruke e-signaturer med kundene dine.

Før du begynner

• Du trenger ikke å opprette en konto hos Dropbox Sign for å kunne bruke e-signatur som en del av den vanlige tilbudsprosessen i HubSpot.
• En bruker med en tildeltCommerceHub-lisens kan konfigurere et tilbud slik at det inkluderer et alternativ for e-signatur.
• Brukere med en tildelt Core-lisens kan ikke konfigurere et tilbud, men kan angis som avsender av tilbudet av en annen bruker, eller som medunderskriver.

Forstå begrensninger for e-signaturer

HubSpot-kontoen din har en samlet månedlig e-signaturbegrensning basert på abonnementet ditt og antall brukere med en tildelt Commerce Hub-lisens.

Bruk tabellen nedenfor for å se eksempler på e-signaturbegrensninger:

• Hvis en bruker brukte 30 e-signaturer i løpet av en måned i Commerce Hub Professional-kontoen, vil 20 e-signaturer være igjen, og disse kan brukes av begge brukerne på kontoen resten av måneden.
• Hvis en bruker brukte 50 e-signaturer i løpet av en måned i Commerce Hub Enterprise-kontoen, vil det være 200 e-signaturer igjen, som kan brukes av hvilken som helst av de andre brukerne på kontoen resten av måneden. Grensen vil tilbakestilles ved begynnelsen av neste måned.

Vær oppmerksom på følgende når du vurderer grenser for e-signaturer:

• En e-signatur teller med i grensen så snart e-signaturalternativet er slått på for et publisert tilbud. Tilbudet trengerikkeå være signert for å telle med i signaturgrensen.
• Et tilbud som krever flere signaturer, teller som én e-signatur mot grensen din. Hvis for eksempel et publisert tilbud med e-signaturer aktivert krever tre signaturer, teller dette bare som én bruk mot grensen din, uavhengig av hvem som har signert tilbudet.
• Hvis et tilbud med en forespørsel om e-signatur utløper eller trekkes tilbake, vil det å sende tilbudet på nytt telle som en ekstra e-signatur mot kvoten din (én e-signatur første gang tilbudet sendes, og en til når tilbudet sendes på nytt).

Gå gjennom grensene for e-signaturer for abonnementet ditt i HubSpots produkt- og tjenestekatalog og ved å sjekke kontoens bruk av e-signaturer.

Overvåk bruken av e-signaturer

I tilbudsinnstillingene dine kan du se hvor mange e-signaturer du har brukt så langt denne måneden, samt hvor nær du er månedens grense. Månedens grense nullstilles den første i hver måned.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I venstre sidefelt navigerer du tilObjekter >Tilbud.
3. Klikk på fanen E-signaturøverst.
4. Bruken av e-signaturer vises underBruk av e-signaturer denne måneden.

Øk grensen

for

e-signaturer

For å øke antallet tilgjengelige e-signaturer i kontoen din, kontakt dinCustomer Success Manager.

Aktiver e-signaturer på et tilbud

For å inkludere et felt for e-signatur på et tilbud, velg e-signatur som et akseptalternativ.

Ansvarsfraskrivelse: HubSpots implementering av Dropbox Sign skal være eIDAS-kompatibel, ettersom Dropbox Sign er eIDAS-kompatibelt. Dette er ikke ment som juridisk rådgivning og skal ikke erstatte profesjonell juridisk rådgivning, som du bør innhente fra en autorisert advokat.

Dropbox Sign bruker en pålitelig partner for å sikre samsvar med e-signaturkravene i EU og vil ikke vises eksplisitt påeIDAS-nettstedet for pålitelige partnere.

Omfordele en e-signatør

E-signatøren av et tilbud kan omfordele kravet om signering til en annen person i organisasjonen. Lær mer om hvordan du aktiverer omfordeling av e-signaturer.

Hvem kan se aktiviteten rundt omfordeling av tilbud

Når et tilbud omfordeles til en ny signatør, loggføres endringen som en aktivitet på tilbudet.

I HubSpot-kontoen din:

• Omfordelingen vises i forhåndsvisningspanelet for tilbudet under Tilbudsaktiviteter.
• Bare brukere med tilgang til tilbudet kan se denne aktiviteten.
• Aktiviteten vises ikke på tilknyttede poster (f.eks. kontakt og selskap).

API-tilgang:

Aktiviteten for omfordeling av tilbud kan være tilgjengelig via API-er, avhengig av hvordan hendelsen er konfigurert og tillatelsene for API-forespørselen.

E-signere et tilbud

Når e-signatur er aktivert for et tilbud, kan kjøpere og medunderskrivere legge til signaturene sine på tilbudet.

• For ekstra sikkerhet kan du slå på identitetsverifisering. Når identitetsverifisering er slått på, vil HubSpot inkludere et foreløpig e-postverifiseringstrinn for å bekrefte signatarens identitet før de får lov til å signere tilbudet.

• Medunderskriverekan eventuelt starte signaturprosessen fra sin HubSpot-konto, noe som fjerner behovet for verifisering.

Både kjøpere og medunderskrivere kan starte e-signaturprosessen fra et delt tilbud. Medunderskrivere vil motta en e-post hvis kjøperen e-signerer tilbudet først:

1. Åpne tilbudet for å signere elektronisk:
   • Kjøpere bør klikke på lenken til tilbudet som er delt med dem.
   • Medunderskrivere kan se og medunderskrive et publisert tilbud fra tilbudsindekssiden.
2. Hvis tilbudet tillater at den elektroniske signataren kan tilordnes på nytt, kan kjøperen klikke på«Reassign this quote signer» for å tilordne tilbudet til en annen signatar.
   
   
   • Kjøperen kan fylle ut opplysningene om den nye signataren og klikkepå«Reassign » øverst til høyre.
     
     
   • Både den forrige og den nye tilbudsunderskriveren vil bli varslet via e-post. Den nye underskriveren kan klikke på Vis tilbudet i e-posten for å åpne tilbudet for signering.
     
     
3. Hvis identitetsverifisering er slått av, klikker du på Signer nå nederst i tilbudet.
   
   
4. Hvis identitetsverifisering er slått på, må du verifisere identiteten din via e-post:
   • I det delte tilbudet, bla ned til «Acceptance »-delen og klikk på «Verify email» over navnet og e-postadressen din. «Verification sent » vises for å bekrefte at en bekreftelses-e-post er sendt. Du har én time på deg til å fullføre signeringsprosessen etter at du har klikket på «Verify email».
     
     

Merk: Hvis du ikke signerer tilbudet innen en time etter at du har klikket på «Bekreft e-post»-knappen,må du gå tilbake til det delte tilbudet og klikke på «Bekreft e-post» igjen for å generere en ny bekreftelses-e-post.

• • Åpne e-postinnboksen din og finn e-posten med emnelinjen «Bekreft identiteten din for å signere tilbudet». Klikk på «Bekreft identiteten din og signer tilbudet » for å starte signeringsprosessen.
  • En ny nettleserfane åpnes med en dialogboks som bekrefter identiteten din. Klikk på Start signering.

4. Klikk på «Kom i gang » øverst til høyre.
   
   
5. Under «Godkjennelse» klikker du på «Klikk for å signere» over navnet ditt.
   
   
6. I dialogboksen klikker du på fanene Tegn, Skriv eller Last opp og legger til signaturen din. Klikk på Sett inn for å legge til signaturen.
7. Klikk på Fortsett øverst til høyre.
8. Klikk på Rediger øverst til høyre for å redigere signaturen din. Klikk på Jeg godtar for å lagre signaturen din på tilbudet.
9. Klikk på Lukk.
10. Medunderskrivere vil motta en e-post som informerer dem om at tilbudet er signert. Hvis de ikke allerede har medunderskrevet tilbudet, kan de klikke på Gjennomgå og medunderskriv tilbud for å starte medunderskrivingsprosessen. 
11. Tilbudet er signert, men ikke betalt ennå. Hvis onlinebetaling er aktivert for tilbudet, kan kjøperen klikke på Konfigurer betaling øverst i tilbudet. De kan også lukke og gå tilbake til tilbudet senere for å konfigurere betaling.

Kontrasignere et tilbud fra tilbudsindekssiden

Kontrasignatører kan også kontrasignere et tilbud fra tilbudsindekssiden:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Tilbud.
2. Tilbud som krever signatur, vil ha statusen «Venter på signatur». Hold musepekeren over tilbudet og klikk på «Forhåndsvisning».
3. Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg deretterKontrasignere.
   
   
4. Fortsett medå signere tilbudet.

Gjennomgå signaturstatusen til et sitat

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Tilbud.
2. Hold musepekeren over et tilbud med ventende signaturer og klikk på Forhåndsvisning. 
3. I panelet til høyre kan du se signeringsaktiviteten under Signatører.
   
   
4. Når tilbudet er signert, kan dulaste ned en PDF av det elektronisk signerte tilbudet.

Merk: Hvis du laster ned et signert tilbud, fjerner Dropbox Sign lenker fra all hyperkoblet tekst i seksjonene Følgeskriv, Sammendrag eller Vilkår i PDF-versjonen av tilbudet. Det anbefales å inkludere den fullstendige URL-adressen for den koblede teksten i tilbudsseksjonene, slik at lenken fortsatt er klikkbar etter at tilbudet er lastet ned.

Kunden vil motta en kopi av dokumentet de har signert når alle nødvendige signaturer og kontrasignaturer er fullført. Varselet de mottar inneholder en lenke til dokumentet de har signert, som utløper når tilbudet utløper, samt en PDF-kopi av det signerte dokumentet til deres arkiv.

Administrer innstillinger for identitetsverifisering av e-signaturer

Som standard krever e-signaturer ikke identitetsverifisering under signeringsprosessen for tilbudet. Hvis verifisering av kjøperen er påkrevd, må du slå på innstillingen. Hvis du ikke krever at medunderskrivere skal verifiseres, må du slå på innstillingen for kjøpere. Medunderskrivere kan damedunderskrive fra indekssiden for tilbudene.

Slik slår du identitetsverifisering på eller av:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I venstre sidefelt navigerer du tilObjekter >Tilbud.
3. Klikk på fanen E-signaturøverst.
4. For å slå på verifisering og kreve det ved signering av et tilbud, slå på bryteren for Identitetsverifisering under Innstillinger for e-signatur. Identitetsverifisering vil være påkrevd ved signering av tilbud etter at innstillingen er slått på.
   • Klikk på rullegardinmenyenVerifisering fra e-postadresse og velg en team-e-postadresse. Personlige e-postadresser kan ikke brukes som standard.
   • Hvis det ikke er angitt noen standard-e-postadresse, vil e-posten bli sendt fra success@hubspot.com.
5. For å slå av verifisering, slå av bryteren for Identitetsverifisering under Innstillinger for e-signatur. Identitetsverifisering vil ikke være påkrevd når du signerer tilbud etter at innstillingen er slått av.
   
   

Neste trinn

• Opprett tilbud.
• Administrer tilbud.