Forstå meldinger om avmelding for HubSpots utvidelsesdatasett

Når du bruker HubSpots funksjoner for databerikelse, kan du motta meldinger om avmelding for kontakter i CRM-systemet ditt hvis data også finnes i HubSpots kommersielle datasett. Disse meldingene betyr at vedkommende har henvendt seg direkte til HubSpot og bedt HubSpot om å fjerne sine yrkesrelaterte data fra dette datasettet.

Nedenfor kan du lese om hvorfor disse meldingene sendes, hvordan avmeldinger påvirker berikede CRM-data, og hvilke tiltak du bør iverksette for å overholde personvernkravene.

Hvorfor du mottok et varsel om fravalg av berikelse

Når HubSpot beriker kontakt- og bedriftsoppføringer, bruker selskapet sitt eget kommersielle datasett, tredjepartsleverandører og offentlig tilgjengelige kilder fra hele internett for å finne tilleggsopplysninger som kan fylles ut eller oppdateres. Enkeltpersoner kan melde seg ut av denne databasen ved å kontakte HubSpot direkte og oppgi at de ikke ønsker at deres yrkesrelaterte opplysninger skal brukes til berikelse av kontakt- eller bedriftsoppføringer.

Databeskyttelseslovgivningen krever at HubSpot sletter den enkeltes data og varsler kunder som tidligere har mottatt dem. Meldingen om fravalg bekrefter at HubSpot har slettet den enkeltes utvidelsesdata og sluttet å bruke dem til utvidelsesformål.

Kontakter kan ha valgt å melde seg ut på følgende måter:

• En kontakt sender inn HubSpots skjema for personverninnstillinger med avmerkingsboksen «Slett dine data fra HubSpots kommersielle datasett» valgt.
• Noen land eller regioner (som EU) krever at kontakter som er bosatt i disse landene, blir informert av HubSpot via e-post når de blir en del av det kommersielle datasettet. En kontakt kan følge trinnene for å melde seg ut som er inkludert i e-posten.

Hva skjer når noen melder seg ut

Når en kontakt melder seg ut av HubSpots berikingsdatasett, skjer følgende:

• HubSpot fjerner dataene deres fra berikingssystemene.
• HubSpot varsler kontoer som tidligere har mottatt berikingsdata for den aktuelle kontakten, om at kontakten har meldt seg ut.
• Utvidelsen for den aktuelle kontakten stoppes.
• Kontakter som har meldt seg ut, vil ha en egenskap merket «enrichment opt out».

Hvordan avmeldinger påvirker CRM-dataene dine

Å motta et melding om avmelding sletter ikke kontakten eller dataene fra HubSpot-kontoen din. Følgende skjer:

• Data du har mottatt fra utvidelsen forblir uendret i kontoen din.
• Data som du eller teamet ditt har lagt til manuelt, forblir uendret i kontoen din.
• Fremtidige oppdateringer av berikingsverdier stoppes for den aktuelle kontakten i kontoen din.

Hvis du har samlet inn data om denne kontakten uavhengig av berikelse (for eksempel gjennom et innsendt skjema eller direkte interaksjon), kan du muligens beholde disse dataene. For data du kun har mottatt gjennom berikelse, anbefaler vi at du vurderer sammen med ditt juridiske team om du har et eget grunnlag for å fortsette å bruke dem.

Gjennomgå og håndter forespørsler om sletting av berikede data

Når du mottar en melding om avmelding for en kontakt i CRM-systemet ditt, fjerner HubSpot dataene til den aktuelle kontakten fra HubSpots kommersielle datasett. Superadministratorer får beskjed når slike forespørsler mottas. Berikingsdataene som tidligere ble lagt til i kontaktoppføringen, forblir i HubSpot-kontoen din.

Gjennomgå ventende varsler om forespørsler om sletting av berikede data

Når en person kontakter HubSpot for å få slettet sine personopplysninger, blir du automatisk varslet via e-post med emnet: Handling nødvendig: Ventende forespørsler om sletting av berikede data.

I e-posten blir du bedt om å tildele forespørselen til en bruker i personverninnstillingene dine i HubSpot. Du kan også konfigurere automatiske tiltak for disse forespørslene. Les mer om hvordan du håndterer forespørsler om sletting av utvidede data.

Administrer forespørsler om sletting av utvidede data

Du har følgende alternativer for å håndtere forespørsler om sletting av utvidede data:

• Manuelt: Tildel forespørsler til superadministratorer for å sjekke og behandle hver forespørsel manuelt. Hvis du ønsker å håndtere forespørsler manuelt, må du sørge for at innstillingen for automatisk handling er slått av. Etter at de utvidede dataene er slettet, opprettes det automatisk en hendelse i kontaktens tidslinje for slettingen.
• Automatisk: Slå på innstillingen for å behandle forespørsler om sletting av berikede data automatisk. Hvis denne innstillingen er slått på, vil de berikede dataene automatisk bli slettet fra kontoen din når en kontakt sender inn en forespørsel om sletting av data. Etter at de berikede dataene er slettet, vil du motta en e-postmelding. Det opprettes også automatisk en hendelse i kontaktens tidslinje for slettingen.

Hvis du har spørsmål om hvordan personvernlovgivningen gjelder i din spesifikke situasjon, bør du samarbeide med juridisk avdeling for å avgjøre hvilke tiltak som er riktige å iverksette.

Ofte stilte spørsmål

Vil fjerning av utvidede data fjerne kontakten fra CRM-systemet mitt?

Nei. Kontaktoppføringen forblir i kontoen din. Kun utvidede data fra HubSpot blir fjernet.

Hvis en kontakt ber om at dataene deres blir fjernet fra berikingsdatasettet, betyr dette at de også har valgt å ikke motta markedsføringskommunikasjon fra kontoen min?

Nei. Å be om at dataene deres fjernes fra utvidelsesdatasettet er uavhengig av abonnementer på markedsførings-e-post eller andre CRM-innstillinger.

Vil berikingen fortsatt fungere for andre kontakter?

Ja. Berikingen fortsetter å fungere som normalt for andre kvalifiserte kontakter og selskaper.

Kan en kontakt berikes på nytt senere?

Nei. Når en person er fjernet fra HubSpots kommersielle datasett, vil fremtidige berikingsforespørsler ikke returnere data for den kontakten.

Neste trinn

• HubSpots personvernpolicy
• Oversikt over og funksjoner for datautvidelse
• Ofte stilte spørsmål om datautvidelse
• Eksporter kontaktdata
• Slette en kontakt permanent