Tutustu HubSpotin tietokannan täydennystietojen kieltopyynnöihin

Kun käytät HubSpotin tietojen täydennystoimintoja, saatat saada kieltopyynnöt koskien CRM-järjestelmässäsi olevia yhteyshenkilöitä, joiden tiedot sisältyvät myös HubSpotin kaupalliseen tietokantaan. Nämä ilmoitukset tarkoittavat, että kyseinen henkilö on ottanut suoraan yhteyttä HubSpotiin ja pyytänyt HubSpotia poistamaan ammatilliset tietonsa kyseisestä tietokannasta.

Seuraavassa kerrotaan, miksi nämä ilmoitukset lähetetään, miten kieltopyynnöt vaikuttavat rikastettuihin CRM-tietoihin ja mitkä ovat parhaat käytännöt tietosuojavaatimusten noudattamiseksi.

Miksi sait tietojen rikastamisen kieltopyynnön

Täydentäessään yhteyshenkilö- ja yritystietueita HubSpot käyttää omaa kaupallista tietokantaansa, kolmansien osapuolten palveluntarjoajia sekä internetistä löytyviä julkisesti saatavilla olevia lähteitä löytääkseen lisätietoja, joilla tietueita voidaan täydentää tai päivittää. Henkilöt voivat kieltäytyä tästä tietokannasta ottamalla suoraan yhteyttä HubSpotiin ja ilmoittamalla, etteivät he halua ammatillisia tietojaan käytettävän yhteyshenkilö- tai yritystietueiden täydentämiseen.

Tietosuojalainsäädäntö velvoittaa HubSpotin poistamaan kyseisen henkilön tiedot ja ilmoittamaan asiasta asiakkaille, jotka ovat aiemmin saaneet ne. Kieltopyynnön ilmoitus vahvistaa, että HubSpot on poistanut kyseisen henkilön rikastustiedot ja lopettanut niiden käytön rikastustarkoituksiin.

Yhteyshenkilöt ovat voineet kieltäytyä seuraavilla tavoilla:

• Yhteyshenkilö täyttää HubSpotin tietosuoja-asetukset-lomakkeen ja valitsee valintaruudun ”Poista tietosi HubSpotin kaupallisesta tietokannasta ”.
• Joissakin maissa tai alueilla (kuten EU:ssa) vaaditaan, että HubSpot ilmoittaa kyseisissä maissa asuville yhteyshenkilöille sähköpostitse, kun heidät lisätään kaupalliseen tietokantaan. Yhteyshenkilö voi noudattaa sähköpostiviestissä annettuja ohjeita kieltäytymiseksi.

Mitä tapahtuu, kun joku kieltäytyy

Kun yhteyshenkilö kieltäytyy HubSpotin tietokannan rikastamisesta, tapahtuu seuraavaa:

• HubSpot poistaa hänen tietonsa rikastamisjärjestelmistä.
• HubSpot ilmoittaa tileille, jotka ovat aiemmin saaneet kyseisen kontaktin rikastustietoja, että kontakti on kieltäytynyt osallistumisesta.
• Kyseisen kontaktin tietojen rikastaminen lopetetaan.
• Yhteystiedoille, jotka on poistettu, lisätään ominaisuus nimeltä ”enrichment opt out”.

Miten kieltäytymiset vaikuttavat CRM-tietoihisi

Kieltäytymisilmoituksen vastaanottaminen ei poista kontaktia tai tietoja HubSpot-tililtäsi. Seuraavaa tapahtuu:

• Täydennyksistä saamasi tiedot pysyvät muuttumattomina tililläsi.
• Sinun tai tiimisi manuaalisesti lisäämät tiedot pysyvät muuttumattomina tililläsi.
• Tulevat rikastuksen arvon päivitykset kyseiselle kontaktille tililläsi keskeytyvät.

Jos olet kerännyt tietoja tästä kontaktista rikastuksen ulkopuolella (esimerkiksi lomakkeen lähettämisen tai suoran vuorovaikutuksen kautta), voit mahdollisesti säilyttää kyseiset tiedot. Pelkästään rikastuksen kautta saamiesi tietojen osalta suosittelemme, että arvioit yhdessä lakitiimisi kanssa, onko sinulla erillistä perustetta jatkaa niiden käyttöä.

Tarkista ja hallinnoi rikastettujen tietojen poistopyyntöjä

Kun saat opt-out-ilmoituksen CRM-järjestelmässäsi olevasta kontaktista, HubSpot poistaa kyseisen kontaktin tiedot HubSpotin kaupallisesta tietokannasta. Superadminit saavat ilmoituksen, kun tällaisia pyyntöjä tulee. Aiemmin kontaktitietueeseen lisätyt rikastustiedot säilyvät HubSpot-tililläsi.

Tarkista odottavat ilmoitukset rikastettujen tietojen poistopyynnöistä

Kun henkilö ottaa yhteyttä HubSpotiin pyytääkseen henkilötietojensa poistamista, saat automaattisesti sähköpostiviestin, jonka otsikko on: Toimenpide vaaditaan: Odottavat rikastettujen tietojen poistopyynnöt.

Sähköpostiviestissä sinua pyydetään osoittamaan pyyntö jollekin käyttäjälle HubSpotin tietosuoja-asetuksissa. Voit myös määrittää automaattisen toiminnon näille pyynnöille. Lue lisää rikastettujen tietojen poistopyyntöjen hallinnasta.

Hallitse rikastettujen tietojen poistopyyntöjä

Sinulla on seuraavat vaihtoehdot rikastettujen tietojen poistopyyntöjen hallintaan:

• Manuaalisesti: osoita pyynnöt pääkäyttäjille, jotta he voivat tarkistaa ja käsitellä jokaisen pyynnön manuaalisesti. Jos haluat käsitellä pyynnöt manuaalisesti, varmista, että automaattisen toiminnon asetus on pois päältä. Kun rikastetut tiedot on poistettu, poistosta luodaan automaattisesti tapahtuma kontaktin aikajanalle.
• Automaattinen: ota asetus käyttöön, jotta rikastettujen tietojen poistopyynnöt käsitellään automaattisesti. Jos tämä asetus on päällä, kun yhteyshenkilö lähettää tietojen poistopyynnön, hänen rikastetut tietonsa poistetaan automaattisesti tililtäsi. Kun rikastetut tiedot on poistettu, saat ilmoituksen sähköpostitse. Poistosta luodaan myös automaattisesti tapahtuma yhteyshenkilön aikajanalle.

Jos sinulla on kysymyksiä siitä, miten tietosuojalait sovelletaan juuri sinun tilanteeseesi, selvitä asianmukaiset jatkotoimenpiteet yhdessä lakiosastosi kanssa.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Poistaako rikastettujen tietojen poistaminen kontaktin CRM-järjestelmästäni?

Ei. Yhteystietue säilyy tililläsi. Vain HubSpotin tarjoamat rikastetut tiedot poistetaan.

Jos kontakti pyytää tietojensa poistamista rikastetuista tiedoista, tarkoittaako tämä, että hän on myös kieltäytynyt vastaanottamasta markkinointiviestejä tililtäni?

Ei. Pyynnön esittäminen tietojen poistamisesta rikastetuista tiedoista on erillinen asia markkinointisähköpostien tilauksista tai muista CRM-asetuksista.

Toimivatko rikastustiedot edelleen muiden kontaktien kohdalla?

Kyllä. Tietojen rikastaminen toimii edelleen normaalisti muiden kelpoisten kontaktien ja yritysten osalta.

Voidaanko kontaktin tietoja rikastaa uudelleen myöhemmin?

Ei. Kun henkilö on poistettu HubSpotin kaupallisesta tietokannasta, tulevat rikastamispyynnöt eivät enää palauta kyseisen kontaktin tietoja.

Seuraavat vaiheet

• HubSpotin tietosuojakäytäntö
• Tietojen rikastamisen yleiskatsaus ja ominaisuudet
• Tietojen rikastamista koskevat usein kysytyt kysymykset
• Yhteystietojen vienti
• Yhteystiedon pysyvä poistaminen