Comprendere le comunicazioni di rinuncia relative al set di dati di arricchimento di HubSpot

Quando utilizzi le funzionalità di arricchimento dei dati di HubSpot, potresti ricevere notifiche di rinuncia relative a contatti presenti nel tuo CRM i cui dati figurano anche nel set di dati commerciali di HubSpot. Queste notifiche indicano che la persona in questione ha contattato direttamente HubSpot chiedendole di rimuovere i propri dati professionali da quel set di dati.

Di seguito, scopri perché vengono inviate queste notifiche, in che modo le richieste di rinuncia influiscono sui dati arricchiti del CRM e quali sono le migliori pratiche da adottare per garantire la conformità ai requisiti in materia di protezione dei dati.

Perché hai ricevuto una notifica di rinuncia all’arricchimento

Durante l’arricchimento dei record relativi a contatti e aziende, HubSpot utilizza il proprio set di dati commerciale, fornitori di terze parti e fonti pubblicamente disponibili su Internet per individuare ulteriori informazioni da inserire o aggiornare. Gli interessati possono esercitare il diritto di rinuncia a questo database contattando direttamente HubSpot e indicando che non desiderano che i propri dati professionali vengano utilizzati per l’arricchimento dei record relativi a contatti o aziende.

Le leggi sulla protezione dei dati impongono a HubSpot di rimuovere i dati dell’individuo e di informare i clienti che li avevano ricevuti in precedenza. La notifica di rinuncia conferma che HubSpot ha cancellato i dati di arricchimento dell’individuo e ha smesso di utilizzarli a fini di arricchimento.

I contatti possono aver esercitato il diritto di rinuncia tramite i seguenti metodi:

• Un contatto invia il modulo “Preferenze sulla privacy” di HubSpot con la casella di controllo “Elimina i tuoi dati dal set di dati commerciali di HubSpot” selezionata.
• Alcuni paesi o regioni (come l’UE) richiedono che i contatti residenti in tali paesi vengano informati da HubSpot tramite e-mail quando entrano a far parte del set di dati commerciali. Un contatto può seguire i passaggi per l’opt-out inclusi nell’e-mail.

Cosa succede quando qualcuno si disiscrive

Quando un contatto si disiscrive dal set di dati di arricchimento di HubSpot, si verifica quanto segue:

• HubSpot rimuove i suoi dati dai sistemi di arricchimento.
• HubSpot notifica agli account che hanno precedentemente ricevuto dati di arricchimento relativi a quel contatto che il contatto ha esercitato il diritto di rinuncia.
• L’arricchimento per quel contatto viene interrotto.
• I contatti che hanno esercitato il diritto di rinuncia avranno una proprietà denominata "rinuncia all'arricchimento".

In che modo le rinunce influiscono sui dati del tuo CRM

Ricevere una notifica di rinuncia non comporta la cancellazione del contatto o dei dati dal tuo account HubSpot. Si verifica quanto segue:

• I dati ricevuti tramite l’arricchimento rimangono invariati nel tuo account.
• I dati che tu o il tuo team avete aggiunto manualmente rimangono invariati nel tuo account.
• Gli aggiornamenti futuri dei valori di arricchimento per quel contatto nel tuo account vengono interrotti.

Se hai raccolto dati su questo contatto indipendentemente dall’arricchimento (ad esempio, tramite l’invio di un modulo o un’interazione diretta), potresti essere in grado di conservare tali dati. Per i dati ricevuti esclusivamente tramite l’arricchimento, ti consigliamo di valutare con il tuo team legale se disponi di una base giuridica separata per continuare a utilizzarli.

Esamina e gestisci le richieste di cancellazione dei dati arricchiti

Quando ricevi una notifica di opt-out per un contatto nel tuo CRM, HubSpot rimuove i dati di quel contatto dal set di dati commerciali di HubSpot. I super amministratori vengono avvisati quando si verificano queste richieste. I dati di arricchimento precedentemente aggiunti alla scheda del contatto rimangono nel tuo account HubSpot.

Esamina le notifiche relative alle richieste di cancellazione dei dati arricchiti in sospeso

Quando una persona contatta HubSpot per richiedere la cancellazione dei propri dati personali, riceverai automaticamente una notifica via e-mail con oggetto: Azione richiesta: richieste di cancellazione dei dati arricchiti in sospeso.

Nell’e-mail ti verrà richiesto di assegnare la richiesta a un utente nelle impostazioni sulla privacy dei dati di HubSpot. Puoi anche configurare un’azione automatica per queste richieste. Scopri di più sulla gestione delle richieste di cancellazione dei dati arricchiti.

Gestisci le richieste di cancellazione dei dati arricchiti

Hai le seguenti opzioni per gestire le richieste di cancellazione dei dati arricchiti:

• Manuale: assegna le richieste ai Super Amministratori affinché controllino e gestiscano manualmente ciascuna richiesta. Se desideri gestire manualmente le richieste, assicurati che l’impostazione dell’azione automatica sia disattivata. Una volta cancellati i dati arricchiti, verrà automaticamente creato un evento nella cronologia del contatto relativo alla cancellazione.
• Automatico: attiva l’impostazione per elaborare automaticamente le richieste di cancellazione dei dati arricchiti. Se questa impostazione è attiva, quando un contatto invia una richiesta di cancellazione dei dati, i suoi dati arricchiti verranno automaticamente cancellati dal tuo account. Una volta cancellati i dati arricchiti, riceverai un’e-mail di notifica. Verrà inoltre creato automaticamente un evento nella cronologia del contatto relativo alla cancellazione.

Se hai domande su come le leggi sulla protezione dei dati si applicano alla tua situazione specifica, rivolgiti al tuo team legale per determinare le misure appropriate da adottare.

Domande frequenti

La rimozione dei dati arricchiti comporterà l’eliminazione del contatto dal mio CRM?

No. Il record del contatto rimane nel tuo account. Vengono rimossi solo i dati di arricchimento forniti da HubSpot.

Se un contatto richiede che i propri dati vengano rimossi dal set di dati di arricchimento, significa che ha anche rinunciato a ricevere comunicazioni di marketing dal mio account?

No. La richiesta di rimozione dei propri dati dal set di dati di arricchimento è una questione separata dalle iscrizioni alle email di marketing o da altre preferenze del CRM.

L'arricchimento continuerà a funzionare per gli altri contatti?

Sì. L’arricchimento continua a funzionare normalmente per gli altri contatti e aziende idonei.

È possibile arricchire nuovamente un contatto in un secondo momento?

No. Una volta che un individuo è stato rimosso dal set di dati commerciali di HubSpot, le future richieste di arricchimento non restituiranno dati relativi a quel contatto.

Prossimi passi

• Informativa sulla privacy di HubSpot
• Panoramica e funzionalità dell’arricchimento dei dati
• Domande frequenti sull’arricchimento dei dati
• Esportazione dei dati dei contatti
• Eliminazione definitiva di un contatto