Comprender los avisos de exclusión del conjunto de datos de enriquecimiento de HubSpot

Al utilizar las funciones de enriquecimiento de datos de HubSpot, es posible que recibas avisos de exclusión voluntaria correspondientes a contactos de tu CRM cuyos datos también figuren en el conjunto de datos comerciales de HubSpot. Estas notificaciones indican que la persona se puso en contacto directamente con HubSpot y le solicitó que eliminara sus datos profesionales de ese conjunto de datos.

A continuación, se explica por qué se envían estos avisos, cómo afectan las bajas a los datos enriquecidos del CRM y cuáles son las mejores prácticas que se deben seguir para cumplir con los requisitos de protección de datos.

Por qué recibiste un aviso de exclusión voluntaria de enriquecimiento

A la hora de completar los registros de contactos y de empresa, HubSpot utiliza su propio conjunto de datos comerciales, proveedores externos y fuentes de acceso público de Internet para encontrar propiedades adicionales que completar o actualizar. Las personas pueden darse de baja de esta base de datos poniéndose en contacto directamente con HubSpot e indicando que no desean que sus datos profesionales se utilicen para enriquecer los registros de contactos o de empresas.

La legislación en materia de protección de datos obliga a HubSpot a eliminar los datos de la persona en cuestión y a notificarlo a los clientes que los hubieran recibido anteriormente. El aviso de exclusión confirma que HubSpot ha eliminado los datos de enriquecimiento del individuo y ha dejado de utilizarlos con fines de enriquecimiento.

Los contactos pueden haberse dado de baja mediante los siguientes métodos:

• Un contacto envía el formulario de preferencias de privacidad de HubSpot con la casilla de verificación «Eliminar tus datos del conjunto de datos comerciales de HubSpot» marcada.
• Algunos países o regiones (como la UE) exigen que HubSpot informe por correo electrónico a los contactos que sean residentes en dichos países cuando pasen a formar parte del conjunto de datos comercial. Un contacto puede seguir los pasos para darse de baja incluidos en el correo electrónico.

Qué sucede cuando alguien cancela su suscripción

Cuando un contacto se excluye voluntariamente del conjunto de datos de enriquecimiento de HubSpot, ocurre lo siguiente:

• HubSpot elimina sus datos de los sistemas de enriquecimiento.
• HubSpot notifica a las cuentas que hayan recibido anteriormente datos de enriquecimiento de datos sobre ese contacto que dicho contacto ha optado por no recibir más información.
• El enriquecimiento para ese contacto se detiene.
• Los contactos que se hayan dado de baja tendrán una propiedad denominada «enrichment opt out».

Cómo afectan las cancelaciones de suscripción a tus datos del CRM

Recibir una notificación de exclusión voluntaria no elimina el contacto ni los datos de tu cuenta de HubSpot. Ocurre lo siguiente:

• Los datos que recibiste del enriquecimiento permanecen sin cambios en tu cuenta.
• Los datos que tú o tu equipo agregaron manualmente permanecen sin cambios en tu cuenta.
• Detener futuras actualizaciones del valor de enriquecimiento para ese contacto en tu cuenta.

Si has recopilado datos sobre este contacto al margen del proceso de enriquecimiento (por ejemplo, a través del envío de formularios o de una interacción directa), es posible que puedas conservar dichos datos. En el caso de los datos que hayas recibido únicamente a través del enriquecimiento de datos, te recomendamos que evalúes, junto con tu equipo jurídico, si dispones de una base jurídica independiente para seguir utilizándolos.

Revisar y gestionar las solicitudes de eliminación de datos enriquecidos

Cuando recibas una notificación de baja de un contacto de tu CRM de HubSpot, HubSpot eliminará los datos de ese contacto del conjunto de datos comercial. Los superadministradores reciben una notificación cuando se producen estas solicitudes. Los datos de enriquecimiento de datos añadidos anteriormente al registro de contacto permanecen en tu cuenta de HubSpot.

Revisar datos enriquecidos solicitudes de eliminación pendientes

Cuando una persona se ponga en contacto con HubSpot para solicitar la supresión de sus datos personales, recibirás automáticamente una notificación por correo electrónico con el asunto: «Acción necesaria: solicitudes de supresión de datos enriquecidos pendientes».

En el correo electrónico, se te pide que asignes la solicitud a un usuario en la configuración de privacidad de datos de HubSpot. También puedes configurar una acción automática para estas solicitudes. Más información sobre cómo gestionar las solicitudes de eliminación de datos enriquecidos.

Gestionar las solicitudes de eliminación de datos enriquecidos

Dispones de las siguientes opciones para gestionar las solicitudes de eliminación de datos enriquecidos:

• Manual: asigna las solicitudes a los superadministradores para que las revisen y las tramiten manualmente una por una. Si quieres gestionar las solicitudes manualmente, comprueba que el conjunto de acciones automático esté desactivado. Una vez eliminados los datos enriquecidos, se creará automáticamente un evento en la cronología del contacto correspondiente a dicha eliminación.
• Automático: activa esta opción para que las solicitudes de eliminación de datos enriquecidos se procesen automáticamente. Si esta opción está activada, cuando un contacto envíe una solicitud de eliminación de datos, sus datos enriquecidos se eliminarán automáticamente de tu cuenta. Una vez eliminados los datos enriquecidos, recibirás un correo electrónico de notificación. Además, se creará automáticamente un evento en la cronología del contacto correspondiente a la eliminación.

Si tienes dudas sobre cómo se aplican las leyes de protección de datos a tus circunstancias específicas, trabaja con tu equipo jurídico para determinar los pasos a seguir.

Preguntas frecuentes

¿Al eliminar los datos de enriquecimiento de datos se borrará el contacto de mi CRM?

No. El registro del contacto permanece en tu cuenta. Solo se eliminan los datos de enriquecimiento proporcionados por HubSpot.

Si un contacto solicita que se eliminen sus datos del conjunto de datos de enriquecimiento, ¿significa esto que también ha optado por no recibir comunicaciones de marketing de mi cuenta?

No. La solicitud de que sus datos se eliminen del conjunto de datos de enriquecimiento es independiente de las suscripciones a los correos electrónicos de email marketing u otras preferencias del CRM.

¿Seguirá funcionando el enriquecimiento para otros contactos?

Sí claro, El enriquecimiento sigue funcionando con normalidad para otros contactos y empresas elegibles.

¿Se puede volver a enriquecer un contacto más adelante?

No. Una vez que se ha eliminado a una persona del conjunto de datos comerciales de HubSpot, las futuras solicitudes de enriquecimiento de datos no devolverán datos sobre ese contacto.

Pasos siguientes

• Política de privacidad de HubSpot
• Resumen y características del enriquecimiento de datos
• Preguntas frecuentes sobre el enriquecimiento de datos
• Exportar datos de contactos
• Eliminar permanentemente un contacto