Forstå den tilpassede rapportbyggeren

Når du oppretter en rapport i verktøyet for tilpassede rapporter, må du bestemme hvilke datakilder du vil velge, hvordan du vil konfigurere rapportfeltene og hvordan du vil konfigurere diagraminnstillingene.

Nedenfor kan du lære om de ulike aspektene ved å lage en rapport og hvordan du setter opp rapporten. For en videoveiledning av verktøyet for tilpassede rapporter, inkludert eksempler på rapporter, kan du sjekke ut leksjonen «Lage tilpassede rapporter i HubSpot» i HubSpot Academy.

Datakilder

Det første trinnet i å lage en rapport er å velge hvilke datakilder du vil inkludere. Datakilder er objekter, ressurser og hendelser som du ønsker å rapportere om. Den primære datakilden vil bestemme rapportens fokus, og alle andre datakilder vil være relatert til denne kilden. Hvorvidt en datakilde er primær eller sekundær, vil ha en betydelig innvirkning på dataene som vises i rapporten din.

Sammendrag av datasammenføyning

Når du velger datakildene som skal inkluderes i en rapport i verktøyet for å lage tilpassede rapporter, kan du se en oversikt over hvordan datakildene kobles sammen, samt hvilke poster som vil bli inkludert eller ekskludert fra rapporten din basert på valget ditt. Du kan også forhåndsvise de valgte datakildene i en forhåndsvisningstabell.

For å se informasjon om datasammenkobling, klikk på Vis informasjon om datasammenkobling. Panelet Informasjon om datasammenkobling viser en oversikt over hvordan de valgte datakildene er koblet sammen. Ved hjelp av disse dataene kan du bekrefte om de riktige datakildene er valgt, og dette gjør det mulig å se det totale antallet poster som er tilgjengelige for inkludering i rapporten, basert på hver datakildes tilknytning til den primære datakilden.

Koble til flere datakilder

Internt lagrer HubSpot dataene fra hver kilde i separate tabeller, på samme måte som et sett med regneark. Når du velger flere datakilder, kan det hende at HubSpot må bruke flere kilder for å koble sammen tabellene. For eksempel kan kontakter og avtaler kobles direkte uten å koble til flere kilder, da disse objektene er nært knyttet til hverandre i HubSpot. Noen datakilder krever imidlertid koblingsdatakilder. Hvis for eksempel rapportens primære kilde er Avtaler og du ønsker å inkludere data fra blogginnlegg i rapporten, vil kildene Kontakter og Webaktiviteter også bli valgt automatisk.

I rapportverktøyet vises koblingsdatakilder med en grå hake for å indikere automatisk valg. Automatisk valgte kilder teller med i de 5 mulige kildene for rapporten din.

Når HubSpot ikke kan opprette en bane mellom datakilder, blir disse kildene utilgjengelige for valg. Hvis for eksempel din primære kilde er Kontakter og du velger Blogginnlegg som sekundær kilde, blir kilden Markedsførings-e-post nedtonet og utilgjengelig. 

Forstå dataene dine

Når du rapporterer på flere datakilder, er det viktig å forstå hvordan HubSpot bryter dem ned. For eksempel lager du en rapport som måler individuelle kontakter etter antall avtaler i en tabell. I tabellen inkluderer du to kolonner: Kontakt-ID og Antall avtaler. Hvis du velger Kontakter som primærkilde og Avtaler som sekundærkilde, vil rapporten vise en liste over kontaktene dine og antall avtaler knyttet til hver enkelt. Denne tabellen vil ikke inkludere avtaler som ikke er knyttet til en kontakt.

Hvis du endrer den primære kilden til Avtaler og den sekundære kilden til Kontakter, vil rapporten vise antall avtaler knyttet til hver kontakt, men vil også inneholde en rad med (Ingen verdi) oppført i kolonnen Kontakt-ID , som inkluderer alle avtalene som ikke er knyttet til kontakter. Tabellens total vil da vise en høyere sum for Antall avtaler

Når en rapport inkluderer flere datakilder, kan en post også telles mer enn én gang, avhengig av hvilke filtre som er lagt til. Dette skjer fordi tilknyttede poster kan oppfylle filterkriteriene mer enn én gang per tilknytning. For eksempel har en rapport en primær datakilde på Bedrifter og en sekundær kilde på Kontakter. Hvis en bedrift er tilknyttet to kontakter:

• Hvis du legger til feltet Opprettelsesdato (Kontakt) , vil rapporten vise kontakter med en kjent opprettelsesdato som er knyttet til et selskap. Derfor vil selskapet telles to ganger fordi det er knyttet til to kontakter med en kjent opprettelsesdato. 
• Hvis du legger til feltet Opprettelsesdato (Selskap), vil rapporten vise selskaper med en kjent opprettelsesdato. Antallet kontakter knyttet til hvert selskap kan vises ved å klikke på rapporten og gå i dybden på dataene. For eksempel vil hvert selskap telles selv om det ikke er noen tilknyttede kontakter.

Felter

Felt i rapportgeneratoren kan angis som en av to typer: dimensjoner og mål. Feltets type avspeiler om det utføres en aggregering på feltets data. Det kan være nyttig å angi en aggregeringsmetode for et felt hvis du vil returnere feltets data på en bestemt måte, for eksempel som en sum eller et gjennomsnitt. Du vil for eksempel kanskje vise inntektene fra avtalene dine som en sum for hver type avtale for å forstå hvilke typer avtaler som gir mest inntekt.

Merk:NULL-verdier i felt uten verdier vil ikke bli regnet med i aggregeringer.

• Dimensjon: et felt uten aggregering, vises i grått. Dimensjoner kan være av hvilken som helst datatype, inkludert datoer, tall, boolske verdier og strenger. Denne typen felt kan bare legges til X-aksen og«Fordel etter»-feltet. 
• Mål: et felt med en angitt aggregeringsmetode, vises som grønt. Mål er vanligvis numeriske eller kvantitative verdier, for eksempel antall tilknyttede avtaler. Denne typen felt kan bare legges til Y-aksen. 

Som standard er de fleste feltene dimensjoner uten aggregeringsmetode. Du kan imidlertid justere et felts aggregeringsmetode ved å redigere feltet. Aggregeringsmetoden kan settes til et av følgende:

• Ingen: det utføres ingen aggregering på feltets data, og feltet er angitt som en dimensjon.
• Distinct count:returnerer feltets antall unike verdier, i motsetning til å inkludere dupliserte verdier. Tilgjengelig for alle felttyper. Bruk avDistinct count kan føre til at visualiseringen viser færre datapunkter enn forventet. For eksempel inneholder en avtalerapport et felt for dato for kontraktsinngåelsesom er satt tilDistinct count. Hvis det er to avtaler med sammedato for kontraktsinngåelse, vil feltet beregne dem som et unikt antall på 1. Hvis du går i dybden i rapporten, vises begge avtalepostene. 
  
  
• Sum: returnerer feltets data som en total. Tilgjengelig for tallfelt.
• Gjennomsnitt: returnerer gjennomsnittet av feltets verdier. Tilgjengelig for tallfelt.
• Median: ordner verdiene fra minste til største og returnerer verdien i midten. Tilgjengelig for tall- og datofelt.
• Min: Returnerer feltets minste verdi. Tilgjengelig for felt av typen tall og dato.
• Maks: returnerer feltets største verdi. Tilgjengelig for felt av typen tall og dato.

Aggregeringsmetoder bestemmer også hvordan data vises i visualiseringer. For eksempel vil tabeller bare vise totaler for kolonner som bruker målefelt med aggregeringsmetoden satt til Sum.

I rapporter i tabellformat kan du legge til et objektsRecord ID-felt (f.eks.Record ID – Deals) som en kolonne for å vise klikkbare lenker som åpner den tilhørende posten. HvisRecord ID- feltet er aggregert, må du fjerne aggregeringen slik at hver post vises som en direkte lenke.

Oppsummeringsfelt

Når du lager en rapport med mer enn én datakilde, tilbyr rapportverktøyet oppsummeringsfelt for å beregne data mellom tilknyttede objekter.

For eksempel, i en rapport der Kontakter er den primære kilden og Bedrifter er en sekundær kilde, er bedriftsfeltet Antall sidevisninger en oppsummeringsegenskap som beregner antall sidevisninger for en gitt bedrift basert på tilknyttet kontaktaktivitet. 

Bruk av disse feltene i en rapport kan føre til uventede data. I eksemplet ovenfor vil du kanskje heller bruke kontaktfeltetAntall sidevisninger, fordi kontaktfeltet beregner antall sidevisninger per enkeltkontakt i rapporten. Bruk av selskapsfeltetAntall sidevisninger vil i stedet føre til at sidevisningsdata for en kontakt vises basert på alle sidevisningene knyttet til det tilknyttede selskapet.

Diagramvisualiseringer

Når du lager en rapport, må du velge en diagramtype og eventuelle tilleggsinnstillinger for å konfigurere hvordan dataene dine skal visualiseres. Nedenfor kan du lære mer om diagramakser og de tilgjengelige diagraminnstillingene.

Diagramakser

Når du legger til felt i en rapport som bruker et stolpe-, linje-, areal- eller kombinasjonsdiagram, kan du velge hvilken akse dataene i et felt skal vises på. Generelt anbefales X-aksen for felt som inneholder kategori- eller tekstbasert informasjon, for eksempel Livssyklusfase, mens Y-aksen anbefales for felt som inneholder numerisk informasjon, for eksempelAntall kontakter.

Hvorvidt et felt har aggregering, vil også avgjøre hvor det kan plasseres i et gitt diagram.

For horisontale stolpediagrammer kan dimensjoner, som ikke har aggregering, bare legges til Y-aksen og brytes ned etter spor. Målinger, som har en aggregeringsmetode, kan bare legges til X-aksen.

Flere Y-akser

Søylediagrammer, linjediagrammer, arealdiagrammer og kombinasjonsdiagrammer kan konfigureres til å vise flere Y-akser. Dette kan være nyttig når du vil sammenligne to felt som har forskjellige skalaer, men bruker de samme dataene på X-aksen. Du kan for eksempel bruke flere Y-akser til å sammenligne antall kontakter og summen av tilknyttede avtaler per livssyklusfase.

Du kan deretter konfigurere hver Y-akse separat i diagraminnstillingene. 

Sammenlign etter

Søylediagrammer, linjediagrammer, arealdiagrammer, KPI-diagrammer og målerdiagrammer kan konfigureres til å vise sammenligningsdata. Klikk og dra et datofelt tildelen Sammenlign etter for å angi et datointervall for sammenligning av dataene dine.

Feilsøking for feilen «For mange datapunkter forespurt»

Når du legger til et felt med en stor mengde data i «Fordel etter kanal », kan rapportgeneratoren gi feilmeldingen «For mange datapunkter forespurt ».

For å løse denne feilen anbefales det å unngå å bryte ned en rapport etter et felt med store datamengder, for eksempel Fornavn. Du kan imidlertid også følge disse trinnene for å redusere mengden data som returneres:

• Klikk på redigeringsikonetved sidenavfeltet «Fordel etter», og angi deretter en grense. Grensen bør ikke overstige 100. 
  
  
• Legg til et filter i rapporten for å begrense«Fordel etter kanal» til et bestemt antall datapunkter. Hvis du for eksempel fordeler rapporten etter «Kontakteier», kan du legge til et filter for å bare inkludere de mest relevante HubSpot-brukerne. 
• På samme måte kan du legge til et filter i et av de andre feltene. Du kan for eksempel redusere tidsrammen for rapporten ved å legge til et filter for Opprettelsesdato er etter 20.01.2022.