Bruk handlingen Opprett Google Sheet-rad eller Oppdater data i et Google Sheet til å sende data fra HubSpot-egenskaper til regnearket ditt. Du kan for eksempel bruke denne handlingen til å sende kontaktdata fra nye potensielle kunder til et regneark for salgsteamet ditt.
Før du kan legge til data i Google Regneark med arbeidsflyter, må du koble Google Regneark til HubSpot-kontoen din. Du kan koble til appen fra App Marketplace eller fra en arbeidsflyt.
Før du kommer i gang
Husk følgende når du sender data til Google Regneark fra HubSpot:
- Som standard sender HubSpot interne egenskapsverdier til Google Regneark. For datoer sender HubSpot unix-tidsstempler i millisekunder.
- Hvis du har et Operations HubProfessional-abonnement, kan du formatere datoegenskapen til ønsket format ved å legge til en Format data-handling før handlingen Opprett Google Sheets-rad. Deretter velger du datoutdataene fra Formatér data-handlingen i rullegardinmenyen Egenskap i Google Regneark-handlingen.
- Du kan også konvertere datoer fra millisekunder i Google Regneark ved å legge til følgende formel i en egen kolonne i regnearket: =A1/1000/60/60/60/24 + DATE(1970,1,1). Erstatt A1 med kolonnen som unix-tidsstempelet står i.
- Når du bruker handlingen Opprett rad i Google-ark, legges ikke data til i eksisterende rader. I stedet setter handlingen inn en ny rad i arket. Dette kan påvirke refererte celler og eventuelle formler som brukes. For å unngå dette må du sørge for at det kun refereres til eksisterende rader som er fylt ut. Hvis du vil legge til data i eksisterende rader, bruker du handlingenOppdater eksisterende Google Ark-rader .
- Når du velger et regneark i arbeidsflytredigeringsprogrammet, er de tilgjengelige arkene knyttet til arkene som den tilkoblede brukeren har tilgang til. For at et ark skal vises som et alternativ, må det oppfylle minst ett av følgende krav:
- Tilhøre den tilkoblede brukerens stasjon.
- Tidligere ha vært delt med den tilkoblede brukeren.
- Tilhører en delt stasjon som den tilkoblede brukeren har tilgang til.
- Hvis du kobler fra Google-ark og kobler til igjen med en annen bruker, kan det hende at arkene som er tilgjengelige, er forskjellige. Det anbefales at du sjekker eventuelle avhengige arbeidsflyter før du kobler fra og til igjen.
Merk: Når du legger til data, kan det hende at en forespørsel tar tid, og at det opprettes en duplikatrad. Du kan løse dette ved å slette de dupliserte dataene i kontoen din.
Konfigurer regnearket ditt
Vær oppmerksom på følgende når du konfigurerer regnearket:
- Overskriftsraden må starte i den første kolonnen i den første raden.
- Hver kolonneoverskrift skal være merket slik at HubSpot kan identifisere og sende data til den. HubSpot kan ikke sende data til umerkede kolonner.
- Sørg for at alle kolonnene i tabellområdet ditt har kolonneoverskrifter. Unngå å ha tomme kolonneoverskrifter mellom kolonnene, da dette kan forårsake problemer og hindre regnearket i å oppdatere seg som forventet. Hvis regnearket for eksempel bruker kolonnene A til C, må du ikke la kolonneoverskriften for kolonne B være tom.
- Bare de første 100 kolonnene i et regneark kan oppdateres. Hvis en kolonne etter de første 100 kolonnene velges når du konfigurerer arbeidsflythandlingen, vil den ikke bli oppdatert.
- Regnearket kan ikke inneholde mer enn 5 000 000 celler.
Koble Google Sheets til HubSpot
Før du kan legge til data i Google Sheets med arbeidsflyter, må du koble Google Sheets til HubSpot-kontoen din.
Du kan koble til appen fra App Marketplace.
Legg til nye rader i Google Regneark
Når du bruker handlingen Opprett Google Sheet-rad for å legge til data i Google-arket, må du sørge for at regnearket er riktig formatert. Bortsett fra overskriftsraden, må du ikke inkludere andre data i arket du sender data til.
Denne handlingen legger ikke til data i eksisterende rader. I stedet setter handlingen inn en ny rad i arket. Dette kan påvirke refererte celler og eventuelle formler som brukes. For å unngå dette må du sørge for at det kun refereres til fylte, eksisterende rader.
Slik legger du til nye rader i Google Ark:
- Hvis du vil redigere en eksisterende arbeidsflyt, holder du musepekeren over arbeidsflyten og klikker på Rediger. Du kan også opprette en ny arbeidsflyt.
- I arbeidsflytredigeringsprogrammet klikker du på plussikonet for å legge til en handling.
- I panelet til venstre, under Google Regneark, velger du Opprett Google Regneark-rad.
- Klikk på nedtrekksmenyen Regneark, og velg regnearket du vil sende data til. Du kan velge blant regnearkene som eies av eller er delt med brukeren som har koblet Google Sheets til HubSpot.
- Klikk på rullegardinmenyen Ark, og velg arket du vil sende data til. Ark-feltet refererer til fanene nederst i regnearket.
- Sett opp kolonneoverskriften i Google-arket og den tilsvarende HubSpot-egenskapen. HubSpot vil legge til data i tomme rader under eksisterende data i arket. Hver handling kan legge til opptil 20 celler med data per rad.
- Klikk på rullegardinmenyen Header og velg kolonneoverskriften i Google-arket som dataene skal sendes til.
- Klikk på rullegardinmenyen Property og velg den tilsvarende HubSpot-egenskapen du vil sende data fra.
- Når du har konfigurert arbeidsflythandlingen, klikker du på Lagre.
Oppdater eksisterende Google Sheet-rader
Når du bruker handlingen Oppdater eksisterende Google Ark -rader, må du sørge for at regnearket er riktig formatert.
Denne handlingen oppdaterer data som finnes i Google-arket. Som standard legges det ikke til flere rader i Google-arket, bare eksisterende rader oppdateres.
Slik oppdaterer du eksisterende rader i Google-arket:
- Hvis du vil redigere en eksisterende arbeidsflyt, holder du musepekeren over arbeidsflyten og klikker på Rediger. Du kan også opprette en ny arbeidsflyt.
- I arbeidsflytredigeringsprogrammet klikker du på plussikonet for å legge til en handling.
- Velg Oppdater data i et Google-ark i panelet til venstre.
- Klikk på nedtrekksmenyen Regneark, og velg regnearket du vil sende data til. Du kan velge blant regnearkene som eies av eller er delt med brukeren som har koblet Google Sheets til HubSpot.
- Klikk på rullegardinmenyen Ark, og velg arket du vil sende data til. Ark-feltet refererer til fanene nederst i regnearket.
- Sett opp unike identifikatorer for å matche dataene i Google Sheets med dataene i HubSpot. Når verdien i en celle i den valgte kolonneoverskriften i Oppslag samsvarer med verdien i den valgte HubSpot-egenskapen for den registrerte posten, oppdateres raden som inneholder den matchende cellen. Hvis det finnes flere rader med matchende verdier, oppdateres bare den første raden som inneholder den matchende cellen.
- Klikk på rullegardinmenyen Slå opp kolonneoverskrift, og velg en kolonneoverskrift i regnearket. Denne bør tilsvare en HubSpot-egenskap som skal brukes som en unik identifikator for oppdateringen. En unik identifikator kan for eksempel være e-postadressen til en kontakt, fordi den er unik for dem.
- Klikk på rullegardinmenyen Oppslag kolonneegenskap , og velg en egenskap som tilsvarer kolonneoverskriften Oppslag, og som skal brukes som identifikator for oppdateringen.
- I rullegardinmenyen Opprett en ny rad hvis ingen samsvarer:
- Hvis du vil opprette en ny rad hvis det ikke finnes noen matchende oppslagskolonneoverskrift og oppslagskolonneegenskap, klikker du på Ja. Dette vil opprette en ny rad som kun inneholder egenskapene som er angitt i delen Velg kolonner som skal oppdateres.
-
- Hvis du ikke vil opprette en ny rad hvis det ikke finnes noen matchende kolonneoverskrift og kolonneegenskap for Oppslag, klikker du på Nei.
- Konfigurer kolonnene i regnearket som du ønsker å oppdatere:
- Klikk på rullegardinmenyen Velg kol onner som skal oppdateres, så vises en liste over kolonneoverskrifter fra det valgte regnearket. Velg deretter kolonnen du vil oppdatere.
- Klikk på rullegardinmenyen under kolonneoverskriften , og velg et alternativ. Du kan enten velge å oppdatere dataene med en eksisterende egenskapsverdi fra den registrerte posten eller med resultatet av en tidligere arbeidsflythandling.
- Klikk på Legg til en kolonne for å legge til en ny kolonne som skal oppdateres. Du kan legge til opptil 100 kolonner for å oppdatere dataene dine.
- Hvis du vil slette en kolonne, klikker du på delete detesletteikonet ved siden av kolonneoverskriften.
- Klikk på Lagre.