Zrozumienie, w jaki sposób dane wrażliwe są wykorzystywane w narzędziach HubSpot

Po włączeniu funkcji „Dane wrażliwe” na koncie HubSpot niektóre narzędzia wymagają uwzględnienia szczególnych kwestii lub zachowują się inaczej podczas korzystania z tej funkcji. W tym artykule dowiesz się, gdzie można korzystać z funkcji „Dane wrażliwe” oraz jak prawidłowo zarządzać nią w poszczególnych narzędziach.

Więcej informacji na temat danych wrażliwych znajdziesz na stronie z warunkami dotyczącymi danych wrażliwych. Aby dowiedzieć się, jak włączyć funkcję danych wrażliwych i utworzyć właściwości danych wrażliwych, zapoznaj się z tym artykułem.

Uwaga: dane wrażliwe nie są obsługiwane w niektórych narzędziach, w tym w chatbotach, tokenach personalizacji, playbookach i środowiskach testowych. Dane wysoce wrażliwe podlegają dodatkowym ograniczeniom i mogą być wykorzystywane tylko w określonych sytuacjach.

Dane wysoce wrażliwe w narzędziach HubSpot

Wszystkie poniższe sekcje dotyczą danych wrażliwych, ale tylko niektóre z wymienionych narzędzi obsługują dane wysoce wrażliwe. Dane wysoce wrażliwe mogą być używane tylko w następujących scenariuszach:

• Wyświetlanie i edycja wartości właściwości w HubSpot.
• Przesyłanie do formularzy za pośrednictwem formularzy HubSpot, formularzy innych niż HubSpot oraz uwierzytelnionego interfejsu API przesyłania formularzy.
• Ręczne przesyłanie załączników do rekordów lub za pośrednictwem notatek, wiadomości e-mail typu „jeden do jednego” oraz właściwości plików o wysokim stopniu poufności.

Właściwości danych wrażliwych

Po utworzeniu właściwości do przechowywania danych wrażliwych:

• Superadministratorzy mogą skonfigurować uprawnienia na poziomie pól, aby ograniczyć dostęp do przeglądania i edycji właściwości do określonych użytkowników i zespołów. Jest to wysoce zalecane, aby zapewnić, że dane wrażliwe mogą być przeglądane lub modyfikowane tylko przez wybranych użytkowników.
• Superadministratorzy mogą przeglądać działania użytkowników związane z wartościami właściwości danych wrażliwych w dzienniku audytowym.
• Superadministratorzy mogą edytować lub usuwać właściwość „Dane wrażliwe”.

Wartości właściwości danych wrażliwych

Użytkownicy z dostępem do właściwości danych wrażliwych mogą aktualizować wartości tej właściwości ręcznie lub poprzez import i przepływy pracy. Jeśli Twoje konto zezwala pracownikom HubSpot na dostęp w celu rozwiązywania problemów technicznych, pracownicy HubSpot nie będą mieli dostępu do przeglądania wartości właściwości danych wrażliwych.

W przypadku właściwości danych wysoce wrażliwych użytkownicy z dostępem do wartości właściwości muszą kliknąć, aby odszyfrować i wyświetlić lub edytować wartość. Na przykład:

Załączniki

Dzięki możliwości przechowywania danych wrażliwych i danych wysoce wrażliwych możesz przechowywać pliki zawierające poufne informacje w narzędziach HubSpot. Po włączeniu ustawienia danych wrażliwych załączniki przesłane w poniższy sposób będą chronione dodatkową warstwą szyfrowania w bazie danych HubSpot. Spowoduje to również usunięcie opcji udostępniania plików na zewnątrz bez uwierzytelniania oraz uniemożliwi pracownikom HubSpot dostęp do załączników.

Pliki dodane za pomocą poniższych metod będą chronione:

• Przesłane z komputera do rekordu w sekcji „Załączniki”.
• Przesłane do rekordu za pomocą nowej notatki.
• Przesłane do rekordu za pośrednictwem wiadomości e-mail od kontaktu.
• Przesłane do rekordu w aplikacji mobilnej HubSpot.
• Przesłane do właściwości typu pliku.
• Przesłane poprzez przesłanie formularza.
• Przesłane poprzez import.

Możesz kontrolować dostęp użytkowników do załączników poprzez uprawnienia dla każdego narzędzia. Na przykład możesz ograniczyć dostęp do kontaktów dla określonych użytkowników, którzy nie powinni mieć dostępu do plików kontaktów.

Narzędzia Breeze

Breeze, sztuczna inteligencja HubSpot, może pomóc w automatyzacji zadań, gromadzeniu informacji o danych, tworzeniu treści i nie tylko na platformie klienta HubSpot. Tylko użytkownicy z uprawnieniami superadministratora mogą włączyć niektóre narzędzia Breeze, takie jak Breeze Assistant.

Produkty Breeze Assistant są kompatybilne z kontami, na których włączono opcję danych wrażliwych. Obowiązują jednak pewne ograniczenia, które uniemożliwiają wykorzystanie wartości niestandardowych właściwości danych wrażliwych w celu zapobiegania ujawnieniu danych wrażliwych.

Jeśli włączysz opcję „Dane wrażliwe”, utworzone przez Ciebie właściwości danych wrażliwych nie będą wykorzystywane do szkolenia modeli Breeze. Jednak inne dane klientów na Twoim koncie mogą być wykorzystywane do szkolenia modeli Breeze. Możesz zrezygnować z wykorzystywania Twoich danych klientów do uczenia maszynowego, wysyłając wiadomość e-mail na adres privacy@hubspot.com. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z Warunkami świadczenia usług HubSpot oraz Polityką prywatności HubSpot.

Uwaga: prosimy unikać udostępniania jakichkolwiek wrażliwych informacji w skonfigurowanych danych wejściowych dla funkcji Breeze, w tym w podpowiedziach. Superadministratorzy mogą skonfigurować generatywne funkcje Breeze w ustawieniach zarządzania kontem. Aby uzyskać informacje na temat tego, w jaki sposób Breeze wykorzystuje dane użytkownika w celu zapewnienia wiarygodnej sztucznej inteligencji, przy zachowaniu kontroli nad danymi przez użytkownika, można zapoznać się z sekcją „Często zadawane pytania dotyczące zaufania do Breeze”.

Więcej informacji na temat Breeze można znaleźć w kartach modeli Breeze. Należy unikać korzystania z Breeze, jeśli nie chcesz, aby Breeze przetwarzało Twoje dane wrażliwe.

Centra danych

Możesz przechowywać informacje wrażliwe w dowolnym centrum danych, z którego korzystasz.

Jeśli nie wskazałeś przechowywania danych HIPAA, kwalifikujesz się do migracji z centrum danych w Ameryce Północnej do centrum danych w Unii Europejskiej.Jeśli wskazałeś przechowywanie danych HIPAA, nie możesz migrować do innego centrum danych.

Synchronizacja danych

Dane wrażliwe można synchronizować poprzez mapowanie pól za pomocą aplikacji do synchronizacji danych. Podczas synchronizacji danych:

• Synchronizacja może być dwukierunkowa. Ponieważ nie zawsze wiadomo, czy pola aplikacji zewnętrznej są wrażliwe, w niektórych przypadkach pola niewrażliwe mogą być synchronizowane z właściwością danych wrażliwych HubSpot i z powrotem. Jeśli wiadomo, że pole aplikacji zewnętrznej jest wrażliwe, nie można go zsynchronizować z niewrażliwą właściwością HubSpot.
• W aplikacjach do synchronizacji danych właściwości „Dane wrażliwe” i „Dane wysoce wrażliwe” są traktowane jako to samo.

Formularze 

Dzięki możliwości przechowywania danych wrażliwych w HubSpot możesz korzystać z formularzy HubSpot i formularzy spoza HubSpot, aby bez obaw zbierać poufne informacje od odwiedzających. Dane wrażliwe zebrane za pośrednictwem formularzy zostaną zaszyfrowane i bezpiecznie zsynchronizowane z CRM. Wszelkie pliki przesłane za pośrednictwem formularzy związanych z właściwością danych wrażliwych również będą traktowane jako wrażliwe.

Tylko użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia do przeglądania danych wrażliwych będą mogli przeglądać wartości przesłane za pośrednictwem formularzy oraz pliki oznaczone jako wrażliwe. Wszystkie powiadomienia dotyczące przesłanych formularzy będą również zgodne z wymaganiami dotyczącymi uprawnień użytkowników w zakresie danych wrażliwych.

Integracje

Programiści mogą korzystać z dokumentacji API w celu tworzenia integracji synchronizujących dane wrażliwe. Zgodnie z warunkami dotyczącymi danych wrażliwych, jeśli zdecydujesz się na integrację z produktami stron trzecich lub korzystanie z nich w związku z usługą subskrypcyjną, potwierdzasz, że dane klientów hostowane lub przetwarzane przez takie produkty stron trzecich będą hostowane zgodnie z politykami utrzymywanymi przez te strony trzecie.

Jeśli przechowujesz dane wrażliwe chronione przez HIPAA, integracja Snowflake Data Share jest obsługiwana tylko w następujących regionach: AWS US_EAST_1 i AWS EU_CENTRAL_1.

Zarządzanie wieloma kontami

Konta wykorzystujące dane wrażliwe nie mogą być kontami źródłowymi dla funkcji tworzenia kopii lustrzanych danych w zarządzaniu wieloma kontami. Ograniczenie to zapobiega niezamierzonemu udostępnianiu danych wrażliwych innemu kontu.

Włączenie opcji danych wrażliwych uniemożliwi wybranie Twojego konta jako konta źródłowego dla funkcji tworzenia kopii lustrzanych danych. Jeśli Twoje konto jest już kontem źródłowym dla funkcji tworzenia kopii lustrzanych danych, włączenie opcji danych wrażliwych spowoduje automatyczne wyłączenie tej funkcji dla tego konta.

Powiadomienia

Po włączeniu funkcji danych wrażliwych na koncie niektóre powiadomienia nie będą domyślnie zawierały podglądu (np. podglądu treści notatki), aby uniknąć wyświetlania danych wrażliwych. Obecnie dotyczy to następujących powiadomień: zostałeś oznaczony @ w rekordzie lub w komentarzu, przypisano ci zadanie lub otrzymałeś przypomnienie o zadaniu, pojawiła się aktywność w rekordzie, który obserwujesz, lub pojawił się komentarz do działania, w którym bierzesz udział.

W przypadku powiadomień e-mailowych podglądy są domyślnie ukryte, ale możesz je włączyć:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie kontem, przejdź do opcji Bezpieczeństwo.
3. Kliknij kartę Dane wrażliwe. 
4. W sekcji Ochrona danych wrażliwych kliknij Edytuj.
5. Aby zezwolić na podgląd powiadomień, włącz przełącznik Wyświetlaj pełną treść w wiadomościach e-mail z powiadomieniami.

6. Jeśli wcześniej włączałeś podglądy, aby je ukryć, wyłącz przełącznik Wyświetlaj pełną treść w wiadomościach e-mail z powiadomieniami.
7. Kliknij Gotowe.

Przepływy pracy

Jeśli używasz właściwości danych wrażliwych w przepływach pracy, zaleca się ograniczenie dostępu do narzędzia przepływów pracy.

Właściwości danych wrażliwych można używać z wyzwalaczami rejestracji typu „Gdy spełnione jest kryterium filtru ” oraz rozgałęzieniami przepływu pracy typu AND/OR. Można również używać tokenów personalizacji w akcji przepływu pracy „Edytuj rekord”, aby skopiować wartości z właściwości danych wrażliwych.

Następujące elementy nie są obecnie obsługiwane w przepływach pracy:

• Skopiuj akcje właściwości, które odwołują się do właściwości danych wrażliwych
• Tokeny personalizacji, które wykorzystują lub odwołują się do właściwości danych wrażliwych 
• W przypadku wystąpienia zdarzenia uruchamiają się rejestracje oparte na zmianach wartości właściwości danych wrażliwych.

Dodatkowe zasoby

• Aby uzyskać więcej informacji na temat programu bezpieczeństwa HubSpot, zapoznaj się z Centrum zaufania HubSpot.
• Aby dowiedzieć się, jak zarządzać ustawieniami danych wrażliwych i tworzyć właściwości danych wrażliwych, zapoznaj się z tym artykułem.
• Aby dowiedzieć się, jak zarządzać danymi wrażliwymi za pośrednictwem API, zapoznaj się z dokumentacją dla programistów.