Rozwiązywanie problemów związanych z integracją synchronizacji danych w QuickBooks Online

Jeśli napotykasz problemy z synchronizacją rekordów między HubSpot a QuickBooks Online, zapoznaj się z typowymi błędami synchronizacji i sposobami ich rozwiązywania. Na przykład synchronizacja faktur może się nie powieść, jeśli powiązani z nimi klienci nie zostaną znalezieni w QuickBooks Online lub jeśli numery faktur są zduplikowane. Dowiedz się, jak rozpoznać i usunąć te błędy, aby pomyślnie zsynchronizować swoje rekordy.

Typowe błędy

Jeśli w ciągu kilku minut nie widzisz, że Twoja faktura zsynchronizowała się z QuickBooks Online, może to wynikać z wielu przyczyn.

• Jeśli synchronizacja jakiejkolwiek faktury nie powiedzie się, u góry strony indeksu faktur pojawi się baner. Kliknięcie opcji „Szczegóły niepowodzenia synchronizacji” spowoduje otwarcie panelu „Niepowodzenie synchronizacji” w ustawieniach integracji z QuickBooks.
• Możesz również sprawdzić, czy synchronizacja faktur przebiegła pomyślnie, przeglądająckartęsynchronizacji „ Integrations” w panelu podglądu faktur.

• Wszystkie błędy synchronizacji, w tym dotyczące faktur, można znaleźć na stronie ustawień QuickBooks Online.

Poniżej przedstawiono kilka typowych błędów, które mogą wystąpić, oraz sposoby ich rozwiązywania.

Faktura powinna mieć przypisanego klienta. Aby zsynchronizować tę fakturę, upewnij się, że przypisany klient występuje zarówno w HubSpot, jak i w QuickBooks Online.

Ten błąd występuje, ponieważ podczas próby synchronizacji faktury nie znaleziono w QuickBooks Online kontaktu wskazanego na fakturze. Najczęściej wynika to z tego, że kontakt na fakturze nie ma takiego samego adresu e-mail jak klient w QuickBooks. Jeśli zmienisz kontakt na fakturze w HubSpot na kontakt, który pasuje do adresu e-mail klienta w QuickBooks, faktura zostanie zsynchronizowana.

Nazwa wyświetlana jest zduplikowana

Polanazwy wyświetlanej muszą być unikalne w QuickBooks Online. Pierwszy kontakt z danej firmy będzie miał nazwę wyświetlaną ustawioną na nazwę firmy, ale synchronizacja kolejnych kontaktów z tej firmy, które pojawią się w QuickBooks Online po pierwszym kontakcie, zakończy się niepowodzeniem, ponieważ ich nazwa wyświetlana jest już zajęta. Dowiedz się więcej o tym, jak ustawić nazwę wyświetlaną dla klientów.

Błąd walidacji biznesowej: Wprowadź datę wykonania usługi dla pozycji dotyczącej ujęcia przychodów

Ten błąd może wystąpić, jeśli korzystasz z funkcji rozpoznawania przychodów w QuickBooks Online. Rozpoznawanie przychodów wymaga, aby wszystkie pozycje na fakturze miały datę świadczenia usługi. Nie jest możliwe dodanie daty świadczenia usługi do pozycji w HubSpot. Zaleca się wyłączenie ustawienia rozpoznawania przychodów w QuickBooks i sporządzanie raportów dotyczących rozpoznawania przychodów oddzielnie.

Modyfikacji pozycji lub kwot faktur w natywnych fakturach HubSpot nie można dokonywać za pośrednictwem aplikacji zewnętrznych. Wszelkie niezbędne zmiany należy wprowadzać bezpośrednio w HubSpot

Ten błąd występuje, ponieważ faktura utworzona w HubSpot została zmieniona w QuickBooks Online. Cofnij zmiany wprowadzone w fakturze w QuickBooks, a następnie wprowadź te same korekty w fakturze w HubSpot, aby kontynuować synchronizację.

Błąd zduplikowanego numeru dokumentu: Należy podać inny numer. Ten numer został już użyty

Ten błąd występuje, gdy integracja próbuje wysłać fakturę do QuickBooks Online z numerem faktury, który jest już używany przez inną fakturę lub notę kredytową w QuickBooks. Najczęściej dzieje się tak, ponieważ włączone jest ustawienie „Niestandardowy numer transakcji”, co powoduje, że QuickBooks automatycznie przejmuje prefiks i numer z HubSpot. Aby naprawić ten błąd, zaleca się aktualizację numerów na fakturach lub notach kredytowych w QuickBooks Online, aby umożliwić synchronizację faktur z HubSpot do QuickBooks, a następnie wyłączenie ustawienia „Niestandardowe numery transakcji”.

Modyfikacji pozycji lub kwoty faktury w natywnych fakturach HubSpot nie można dokonywać za pomocą aplikacji zewnętrznych. Wszelkie niezbędne zmiany należy wprowadzać bezpośrednio w HubSpot

Ten błąd oznacza, że do faktury utworzonej w HubSpot i zsynchronizowanej z QuickBooks Online dodano, usunięto lub zmodyfikowano informacje finansowe (np. pozycje lub podatki) w QuickBooks. Zmian tych nie można zsynchronizować z powrotem do HubSpot, więc synchronizacja faktury kończy się niepowodzeniem. Aby naprawić błąd, cofnij zmiany w QuickBooks. Jeśli chcesz zmodyfikować szczegóły finansowe faktury z HubSpot, zaleca się wprowadzenie tej zmiany w HubSpot, a następnie zezwolenie na jej synchronizację z QuickBooks.

Faktury utworzone przez przepływy pracy nie są powiązane z transakcjami

Jeśli przepływ pracy tworzy fakturę, ale faktura ta nie jest powiązana z zarejestrowaną transakcją, synchronizacja faktur może być wstrzymana lub mogła nie zostać uruchomiona. HubSpot powiązuje fakturę z transakcją tylko wtedy, gdy synchronizacja faktur jest włączona. HubSpot nie dodaje powiązań dla faktur utworzonych, gdy synchronizacja była wyłączona. Aby rozwiązać ten problem:

1. Włącz lub wznow synchronizację faktur w ustawieniach synchronizacji danych QuickBooks.
2. Uruchom ponownie przepływ pracy dla wszystkich faktur utworzonych, gdy synchronizacja była wyłączona.