Przypisywanie i zmiana właścicieli zgłoszeń za pomocą przepływów pracy

Skorzystaj z akcji „Przekieruj zgłoszenie do właściciela” ( ) w ramach przepływu pracy , aby przypisać zgłoszenia do użytkowników korzystających z płatnych planów sprzedaży i obsługi klienta. Za pomocą tej akcji możesz przypisać użytkowników na podstawie właściwości „Właściciel zgłoszenia” lub dowolnej niestandardowej właściwości użytkownika w HubSpot.

Podczas konfigurowania tej akcji przepływu pracy możesz rotacyjnie zmieniać właścicieli zgłoszeń w oparciu o dostępność użytkowników i zrównoważony podział zadań. Możesz na przykład zdecydować się na kierowanie zgłoszeń na podstawie liczby otwartych zgłoszeń, które dany użytkownik ma aktualnie, lub na podstawie losowego przypisania. Dowiedz się więcej o przypisywaniu zgłoszeń.

Uwaga: jeśli jesteś superadministratorem, możesz włączyć dla swojego konta funkcję beta „Rotacja właścicieli zgłoszeń na podstawie dostępności użytkowników”.

Zanim zaczniesz

Przy przypisywaniu biletów za pomocą akcji „Przekaż rekord właścicielowi” należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Podczas przypisywania zgłoszeń do konkretnych użytkowników:
  • Użytkownicy muszą być aktywni i posiadać przypisane konto Sales Hub lub Service Hub w wersji Professional lub Enterprise.
  • Użytkownicy z licencjami podstawowymi i licencjami tylko do przeglądania lub ci, którzy nie przyjęli zaproszenia do dołączenia do konta HubSpot, nie będą wyświetlani.
• Podczas przypisywania zgłoszeń do zespołu:
  • Zespół musi mieć co najmniej jednego użytkownika z przypisanym kontem Sales Hub lub Service Hub w wersji Professional lub Enterprise. W przeciwnym razie zespół nie pojawi się podczas konfigurowania akcji przepływu pracy.
  • Tylko główni członkowie zespołu z przypisanym kontem Sales Hub lub Service Hub w wersji Professional lub Enterprise będą kwalifikować się do przypisania. Dodatkowi członkowie zespołu nie zostaną uwzględnieni.
  • Jeśli konto uczestniczy w programie beta „Obsługa wielu głównych zespołów w celu uzyskania pełnej funkcjonalności ”, wszyscy członkowie zespołu będą kwalifikować się do przypisania.
• Jeśli użytkownik przekroczy ustalony limit liczby zgłoszeń (tylkow Service Hub Enterprise ), nie będzie kwalifikował się do przypisania w ramach akcji „Rotate Owner”(Zmiana właściciela), dopóki nie zmniejszy liczby aktywnych zgłoszeń.
• Użytkownicy dezaktywowani lub użytkownicy, którzy nie posiadają już płatnej licencji, będą wyświetlani w regułach przekierowania z czerwoną ramką i nie będą uwzględniani przy przypisywaniu zgłoszeń.

Opcje przydzielania zgłoszeń

• Równoważenie obciążenia: automatyczna ocena i przypisanie zgłoszenia do użytkownika, który ma najmniej otwartych, przypisanych zgłoszeń.
• „Round Robin”: przypisywanie zgłoszeń w kolejności rotacyjnej.
• Losowo: przypisywanie zgłoszeń losowo do kwalifikujących się użytkowników z puli przypisywania.

Przypisywanie zgłoszeń za pomocą przepływów pracy

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Kliknij nazwę istniejącego przepływu pracy opartego na zgłoszeniach lub utwórz nowy przepływ pracy.
3. Ustaw wyzwalacze rejestracji.
4. Kliknij ikonę plusa (+), aby dodać akcję.
5. W panelu po lewej stronie kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM . Następnie kliknij opcję „Przekaż rekord właścicielowi”.
6. Skonfiguruj akcję przepływu pracy „Przekaż rekord właścicielowi” dla zgłoszeń:
   • Właściwość właściciela: domyślnie zostanie ustawiona na „Właściciel zgłoszenia ”. Możesz również wybrać dowolną inną właściwość użytkownika zgłoszenia.
   • Przypisanie zgłoszenia: wybierz jedną z następujących opcji:
     • Agent ds. obsługi klienta: przychodzące zgłoszenia będą kierowane do agenta ds. obsługi klienta. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu agenta ds. obsługi klienta.
     • Konkretni użytkownicy i zespoły: przypisuj przychodzące zgłoszenia do określonych użytkowników lub zespołów. Możesz wybrać spośród następujących typów dystrybucji: równoważenie obciążenia, round robin lub losowa.
     • Tylko zespół: kieruj przychodzące zgłoszenia do zespołów bez przypisywania właściciela zgłoszenia.
       • Zgłoszenia pojawią się w widokach zespołowych w centrum pomocy, w tym w sekcjach „Nieprzypisane do mojego zespołu ” i „Otwarte w moim zespole”.
       • Do przekierowywania do zespołów można wybierać wyłącznie zespoły, w których przynajmniej jeden użytkownik posiada licencjęService Hub.
     • Właściciel kontaktu: przypisuj przychodzące zgłoszenia do właściciela kontaktu.
       • Kontakt musi mieć przypisanego właściciela w swoim rekordzie i być śledzony za pomocą pliku cookie.
       • Jeśli nie ma właściciela kontaktu lub jeśli przypisanie nie powiedzie się, zostanie użyta opcja awaryjna.
     • Nikt: przychodzące zgłoszenia nie będą przypisywane do żadnego z członków zespołu.
7. Po ustawieniu typu przypisania skonfiguruj opcje przypisania:
   • Zastąp dowolnego właściciela zgłoszenia: zastąp wszystkich obecnych właścicieli zgłoszeń nowym właścicielem zgodnie z regułami przypisywania.
   • Przypisuj tylko do dostępnych użytkowników: użytkownicy z ustawieniem „Nieobecny” nie będą otrzymywać zgłoszeń, nawet jeśli są uwzględnieni w regułach przypisywania. Zgłoszenia będą przypisywane wyłącznie do dostępnych użytkowników. Jeśli wszyscy użytkownicy z puli przypisywania są nieobecni:
     • Właściciel zgłoszenia lub niestandardowa właściwość użytkownika zostanie ustawiona na „nieprzypisany ” lub „(brak właściciela)”.
     • Właściwość zgłoszenia „Przypisane zespoły ” zostanie ustawiona na wszystkie zespoły docelowe z opcji routingu.
8. W górnej części ekranu kliknij „Zapisz”.
9. Kontynuuj konfigurację przepływu pracy.

.