Migrar contratos para o HubSpot

Resumo

Migre os contratos existentes de um sistema antigo para o HubSpot para gerenciar relatórios de cobrança, faturamento e receita. A migração preserva os métodos de pagamento, o histórico de contratos e as programações de cobrança futuras. Após a migração, você pode usar o HubSpot como fonte centralizada de informações para a receita comprometida. Saiba mais sobre como usar contratos no HubSpot.

Antes de começar

Antes de começar a trabalhar com esse recurso, certifique-se de compreender totalmente quais etapas devem ser executadas com antecedência, bem como as limitações do recurso e as possíveis consequências de usá-lo.

Noções básicas sobre os requisitos

• Se você for um Superadministrador, poderá incluir sua conta na versão beta de Migrações de faturamento para contratos do Revenue Hub .

• Sua conta da HubSpot deve usar o Stripe como opção de processamento de pagamentos. Se você estiver usando os pagamentos da HubSpot e quiser migrar as formas de pagamento de uma conta externa do Stripe para os pagamentos da HubSpot, preencha este formulário.

• Formate o CSV com base no processo de cobrança de pagamento e na opção de continuidade de receita selecionada. Saiba mais sobre como escolher o formato de migração mais adequado para sua empresa.

Compreender limitações e considerações

• Se estiver usando continuidade de receita, teste a importação em um ambiente de testes. Se dados incorretos forem importados para a sua conta, você não poderá corrigir os dados históricos nos relatórios de cascata de receita mensal recorrente.
• Quando um contrato é ativado, o HubSpot se torna o sistema de registro para cobrança. A migração não pode ser desfeita. Todas as atualizações de contrato devem ser feitas no HubSpot. Saiba mais sobre como exibir e gerenciar contratos.
• A migração não interrompe o faturamento no sistema legado.

Escolha o formato da migração

Antes de migrar, selecione um formato de migração com base em como você deseja que a HubSpot gerencie os contratos após a migração. O formato da migração depende do processo de coleta e se você deseja incluir eventos históricos de alteração de contrato (por exemplo, expansões e contrações).

Processo de cobrança de pagamento

• Pagamentos manuais: após a migração, as faturas são geradas para os compradores pagarem manualmente.
• Pagamentos automáticos: após a migração, as faturas são cobradas automaticamente usando um método de pagamento registrado.

Continuidade da receita

• Sem continuidade de receita: os contratos são importados sem eventos de alteração de receita.
• Continuidade de receita: use chaves de rampa para agrupar itens de linha em fases e exibir eventos de alteração (por exemplo, expansões e contrações) na cascata de receita mensal recorrente no HubSpot.
  • A continuidade da receita preserva eventos de alteração de receita recorrente para relatórios. Não recria faturas nem pagamentos históricos.
  • Se estiver usando continuidade de receita, teste a importação em um ambiente de testes.
  • Se dados incorretos forem importados para sua conta, você somente poderá corrigir dados históricos em relatórios de cascata de receita mensal recorrente excluindo o contrato associado aos dados incorretos e importando-o novamente.

Rampas

Chaves de rampa

As chaves de rampa agrupam várias linhas de item de linha em fases. Linhas com a mesma chave de rampa representam um fluxo contínuo e recorrente que muda ao longo do tempo.

No HubSpot, cada fase de rampa gera eventos de receita mensal recorrente (por exemplo, novos negócios, expansão, contração) à medida que cada fase começa. A chave de rampa pode ser qualquer string de texto (por exemplo, ramp-a). Use a mesma corda para todas as fases da mesma rampa.

Estruturação de uma rampa

Para migrar rampas com êxito, estruture-as da seguinte maneira:

• Use uma chave de rampa para cada fluxo recorrente: atribua a mesma chave de rampa a todas as fases de um único produto ou serviço.
• Use a mesma chave para fases sequenciais: se uma fase seguir a outra para o mesmo produto ou serviço, use a mesma chave de rampa para ambas as fases.
• Usar chaves diferentes para produtos simultâneos: se vários produtos ou serviços aumentarem independentemente durante o mesmo período, atribua a cada um deles um ramp_key_import_id.
• Deixe a chave em branco para produtos planos: se um produto ou serviço não for alterado durante o contrato, deixe o ramp_key_import_id campo em branco.
• Use intervalos de datas não sobrepostos: intervalos de datas para linhas com a mesma chave de rampa não podem se sobrepor. Para fases contínuas, inicie cada fase quando a fase anterior terminar.
• Insira o estado total para cada fase: cada linha de fase deve incluir a quantidade ou o valor total para essa fase, não a alteração da fase anterior. Por exemplo, se a quantidade aumentar de um para dois, insira 2 para a segunda fase, não 1.
• Use o ID de importação da chave de rampa para agrupar fases: insira o mesmo valor para ramp_key_import_id todos os itens de linha na mesma rampa. Saiba mais sobre como criar uma propriedade de rampa personalizada .

Por exemplo, para um contrato de 12 meses com alteração de preço após três meses:

Possíveis formatos de migração

Exemplos de importação de cobrança mensal e trimestral

Entenda como os contratos mensais e trimestrais são cobrados após a importação, com base na data de vigência do contrato, data de início do item de item de linha, prazo e substituição da data de início do faturamento.

Definições da propriedade

Exemplos mensais e trimestrais

Quando a substituição da data de início da cobrança fica entre duas datas de cadência, o HubSpot pula para a próxima data de cadência programada após a substituição. A âncora de cadência (data de início do item de linha) nunca é movida.

Ciclo de vida de uma migração

Revise o ciclo de vida completo de uma migração de contrato abaixo:

Prepare-se para a migração

Antes de iniciar a migração, configure sua conta e prepare seu arquivo CSV com base no formato de migração selecionado.

Criar propriedades personalizadas

Crie as propriedades personalizadas obrigatórias antes de importar seu CSV. As propriedades que você precisa criar dependem do formato de migração selecionado. Saiba mais sobre a criação de propriedades personalizadas.

Configurar o arquivo CSV

Configure o arquivo CSV a ser usado com a ferramenta de importação para migrar contratos para o HubSpot. Abaixo, revise os comportamentos de importação de campos CSV específicos, baixe amostras de arquivos CSV e consulte como um CSV de importação de contrato deve ser formatado.

Item de linha

Ao importar contratos, cada linha no CSV é tratada como um dos dois tipos de item de linha, dependendo se o campo Produto está preenchido.

• Com base no produto: o campo Produto contém a ID do registro de um produto existente da HubSpot. Se algum campo compatível (como modelo de preços, níveis, preço, prazo, frequência de cobrança ou categoria de imposto) for deixado em branco no CSV, a linha herdará os valores do produto vinculado.

• Autônomo: o campo do produto fica em branco. A linha usa apenas os valores fornecidos no CSV e o item de linha não está vinculado a nenhum produto do seu catálogo.

Observação: se uma linha com suporte de produto fizer referência a um produto recorrente, mas deixar campos de recorrência em branco, ela poderá herdar a configuração de frequência de cobrança recorrente do produto, mesmo que a cobrança tenha sido planejada como única.

Contratos perenes

Um item de linha recorrente perene tem uma frequência de cobrança recorrente e nenhum prazo. Ele é renovado automaticamente até ser cancelado e não tem data de término de cobrança recorrente. Enquanto o contrato estiver ativo, a cobrança continua de acordo com a frequência de cobrança até que o contrato seja cancelado ou rescindido. A data de término do contrato, o TCV e o ACV podem permanecer em branco, enquanto o receita mensal recorrente atual e o receita recorrente anual atual ainda são calculados.

Modelos de preços

Ao importar contratos, os modelos e níveis de preços existentes podem ser aplicados, dependendo se o campo Preço unitário está preenchido.

• Se o campo Produto contiver um ID de registro de produto válido da HubSpot e o Preço unitário estiver em branco, o produto importado usará o modelo e as camadas de preços existentes.
• Se o campo Produto contiver uma ID de registro de produto válida da HubSpot e o campo Preço unitário estiver preenchido, a linha manterá sua associação de produto e usará o valor inserido como um preço fixo. Os modelos de preços e as camadas existentes do produto não são alterados.

Condições de pagamento

Ao importar contratos, se você não adicionar o propriedade de fatura hs_net_payment_terms ao CSV, o prazo de pagamento líquido será 0 (vencido no recebimento), independentemente das configurações padrão da fatura da sua conta. Para usar termos de pagamento diferentes, inclua a propriedade em seu CSV com o valor desejado (por exemplo, um valor de 0 define as faturas que vencem no recebimento. Um valor de 30 definiria faturas para terem termos de pagamento líquidos de 30).

Imposto sobre vendas automatizado

Se você estiver nos EUA ou no Canadá e quiser calcular os impostos sobre vendas automaticamente, configure o imposto automatizado nas configurações da sua conta antes de importar contratos.

Arquivos de exemplo CSV

Use os exemplos de arquivos CSV abaixo para orientar a migração.

Observação: Os arquivos CSV são apenas para fins ilustrativos. Substitua amostras de datas, identificadores, IDs de produtos, contatos, valores, moedas e quaisquer entradas de import_unique_id no CSV. Verifique as propriedades mapeadas e os rascunhos antes de prosseguir com a migração.

Formato CSV

Seu CSV deve incluir as seguintes colunas e propriedades do HubSpot.

Migrar contratos

Inicie os contratos de migração, incluindo testes de localização antes de iniciar a migração final.

Teste de localização antes da migração

Se você atende clientes em diferentes idiomas e regiões, é recomendado realizar uma migração piloto por idioma, região e moeda. Você pode anular faturas e rescindir contratos após confirmar uma migração bem-sucedida.

1. Adicione os contratos a um arquivo CSV. Saiba mais sobre como configurar um CSV para importação.
2. Inicie e conclua a migração.
3. Aguarde a geração de faturas para o contrato.
4. Verifique se a fatura está correta. Saiba mais sobre como gerenciar faturas:
   • Exibir a fatura em uma nova guia do navegador.
   • Baixe um PDF da fatura.
   • Envie a fatura para um endereço de e-mail interno.
5. Para cada um, verifique rótulos traduzidos, datas, números, símbolos de moeda, renderização de caracteres, remetente, destinatário e links. 

Observação: este é um piloto de ponta a ponta, não um recurso de visualização de pré-ativação.

Iniciar a migração

Depois de configurar seu CSV, você pode começar a migrar contratos para o HubSpot. 

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Receita > Contratos. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Receita > Contratos.
2. No canto superior direito, clique em Importar.
3. Na seção Importar um arquivo , clique em Importar dados.
4. Clique em Importações avançadas (todos os objetos).
5. Em Objetos, clique em Contratos. Os objetos de contatos e itens de linha são selecionados automaticamente. Você também pode importar outros objetos (por exemplo, empresas e negócios) ao mesmo tempo. Saiba mais sobre como importar vários objetos.
6. No canto inferior direito, clique em Próximo.
7. Clique no menu suspenso Escolha como importar contatos e selecione uma opção:
   • Criar apenas novos contatos: crie novos registros de contatos para os contatos importados.
   • Criar e atualizar contatos existentes: crie novos registros de contatos quando um contato não existir no CRM. Atualize um contato, se ele já existir. Se você selecionar essa opção, cada registro deverá ter um identificador exclusivo.
8. Clique no menu suspenso Escolha como importar itens de linha e selecione Criar somente novos itens de linha. 

Observação: selecionar Criar e atualizar para itens de linha sem um identificador exclusivo pode fazer com que itens de linha idênticos de contratos diferentes sejam mesclados, deixando alguns contratos sem seus produtos associados. É recomendável selecionar Criar novos itens de linha para evitar mesclagem.

9. Configure como deseja importar seus dados:
   • Carregar um arquivo: arraste e solte ou clique em Escolher um arquivo e selecione o arquivo de importação.
   • Copiar e colar: clique em Colar diretamente da planilha e cole seus dados. Os dados devem ser copiados de um arquivo de planilha (por exemplo, Numbers, Planilhas Google).
   • Idioma: se você estiver importando dados em um idioma diferente do idioma padrão, clique no menu suspenso Selecione o idioma dos cabeçalhos das colunas no arquivo e selecione o idioma. Selecionar o idioma correto permite que o HubSpot corresponda melhor seus cabeçalhos de coluna às propriedades padrão existentes. Se não houver correspondência no idioma selecionado, o HubSpot pesquisará uma propriedade em inglês para corresponder.
10. No canto inferior direito, clique em Próximo.
11. Mapeie as colunas do arquivo de importação às propriedades do HubSpot. Saiba mais sobre os mapeamentos de propriedades CSV.
12. No canto inferior direito, clique em Próximo.
13. No campo Nome da importação , insira um nome para a importação.
14. Clique no menu suspenso Selecione a base jurídica para processar os dados de um contato e selecione uma base jurídica. Saiba mais sobre como rastrear a base jurídica para processar dados no HubSpot.
15. Clique no menu suspenso Formato de data e selecione um formato de data.
16. Em seguida, clique no menu suspenso Fuso horário e selecione um fuso horário.
17. Clique no menu suspenso Formato de número e selecione um formato de número.
18. Marque a caixa de seleção Definir estes contatos como contatos de marketing se quiser envolver os contatos importados usando as ferramentas de marketing da HubSpot. Saiba mais sobre contatos de marketing.
19. Marque a caixa de seleção Enriquecer registros para enriquecer os registros durante a importação. Saiba mais sobre o enriquecimento de contatos e empresas.
20. No canto inferior direito, clique em Concluir importação.
21. Continue para concluir a migração.

Revisar problemas de formatação

Depois de clicar em Concluir importação, os contratos importados são criados como contratos de rascunho. Revise os problemas de formatação de contato e erros de linha antes de concluir a migração:

Observação: uma linha de cobrança agendada com -- como seu número de fatura é uma entrada projetada. As faturas geradas recebem um número e são indexadas com outros registros de fatura.

1. Para resolver problemas de formatação, em Limpar dados importados , clique no valor (por exemplo, 1) em Problemas de formatação de [Objeto].
   
   
2. Em Problemas de formatação, clique em Exibir problemas.
   
   
3. Na tabela, analise os problemas e as correções propostas:
   • Para editar a correção proposta, na coluna Correção proposta , clique no ícone Editar e insira um novo valor.
   • Para aceitar todas as correções propostas, clique em Aceitar todas.
   • Para rejeitar todas as correções propostas, clique em Rejeitar todas.
   • Para aceitar ou rejeitar uma correção proposta para uma linha individual, na coluna Ações , clique em Aceitar ou Rejeitar .
   • Para excluir o registro da importação, na coluna Ações , clique em Mais e selecione Excluir este registro.
4. Navegue de volta para a importação:
   • Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Gerenciamento de dados > Integração de dados. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Gerenciamento de dados > Integração de dados.
   • Na tabela Monitorar suas sincronizações de importações & , clique no nome da importação.

Concluir a migração

Observação: os usuários com permissões para Exibir, Criar, Editar ou Excluir contratos podem visualizar contratos que foram importados, mas ainda não migrados. Os usuários com permissões para Criar, Editar ou Excluir contratos podem validar, editar, migrar e excluir os contratos em rascunho criados a partir da importação.

1. Clique em Concluir migração.
   
   
2. Revise os contratos que precisam de atenção. Para baixar os erros como um arquivo CSV, no canto superior direito, clique em Baixar erros como CSV.
3. Para corrigir os erros, na coluna Erro , clique em Atualizar [propriedade].
   
   
4. Na caixa de diálogo, atualize as propriedades necessárias e clique em Revalidar contrato.
5. O contrato revalidado será movido para a guia Pronto para migrar .
6. Depois de revisar qualquer contrato que precise de atenção, clique na guia Pronto para migrar .
7. É recomendado revisar as seguintes propriedades dos contratos antes de finalizar a migração:
   • Processo de coleta
   • Forma de pagamento
   • Datas
   • Associações de produtos
   • Itens de linha
   • Programação
   • Configuração fiscal
8. Para fazer alterações na data de início da cobrança ou no ID de referência do método de pagamento externo, clique no ícone Editar.

Observação: você somente pode atualizar a Substituição da data de início da cobrança e hs_external_payment_method_reference_id se o contrato não tiver faturas ou pagamentos pagos.

9. Na caixa de diálogo:
   • No campo Substituição da data de início da cobrança, clique no seletor de data e selecione uma data.
   • No campo ID do método de pagamento , insira um ID do método de pagamento.
   • Clique em Revalidar contrato.
10. O contrato será movido para a guia Pronto para migrar quando for validado novamente.
    
    
11. Como etapa final antes da migração, revise o seguinte:
    1. A última fatura do contrato legado.
    2. A primeira fatura da HubSpot.
    3. Quaisquer recebíveis em aberto.
    4. Cancelamento de assinatura antiga, quando aplicável.
    5. Cobrança.
    6. E-mails de fatura.
    7. Verificação de integração contábil. Saiba mais sobre como conectar o Quickbooks Online e o Xero ao HubSpot. 
12. No canto superior direito, clique em Migrar [x] contratos.
    
    
13. Na caixa de diálogo, revise os termos da migração, marque a caixa de seleção Eu entendo e concordo e clique em Confirmar migração.
14. Os contratos serão importados e a cobrança será iniciada, com base no formato de migração escolhido. Saiba mais sobre como exibir e gerenciar contratos.

Solução de problemas

Revise erros comuns de importação e as etapas para resolvê-los. Se você encontrar outro erro, revise a formatação do CSV e os mapeamentos de propriedade e tente importar novamente.

ID do método de pagamento do Stripe inválido ou ausente

Esse erro ocorre quando a opção de pagamentos automáticos é selecionada como processo de cobrança, mas um ID de método de pagamento do Stripe não foi adicionado ao arquivo CSV.

Para resolver esse erro:

• Altere as entradas de pagamentos automáticos para pagamentos manuais.
• Adicione um ID de método de pagamento do Stripe para entradas de pagamentos automáticos no CSV.

Duplicar import_unique_id de uma tentativa anterior

Se uma importação falhar, a HubSpot ainda poderá registrar os import_unique_id valores da importação com falha.

Para resolver esse erro:

1. Atualize seu arquivo CSV com os novos IDs.
2. Importe o arquivo CSV atualizado.

Glossário

Revise os seguintes termos antes de migrar contratos para o HubSpot.