Organizar, excluir e exportar propriedades

Para ajudar a manter dados de qualidade em seu CRM, é importante manter suas propriedades organizadas. Você pode clonar propriedades semelhantes, separar propriedades em grupos ou arquivar e excluir propriedades não usadas. Para exibir informações de propriedade para vários objetos, você também pode exportar todas as propriedades ou dados históricos para uma única propriedade.

Na página de configurações individuais de cada objeto, você pode personalizar ainda mais como as propriedades são usadas. Saiba como definir as propriedades que aparecem ao criar registros e como personalizar as barras laterais do registro e cartões de associação.

Se quiser criar novas propriedades ou atualizar propriedades existentes, saiba como criar e editar propriedades. Para obter orientação sobre como atualizar os valores de propriedade de um registro, saiba como editar um valor de propriedade em um registro ou em massa. 

Criar e editar grupos de propriedades

Os grupos de propriedades podem ajudá-lo a identificar propriedades relacionadas dentro de um objeto. Existem grupos de propriedades padrão, mas você também pode criar grupos personalizados. Esses grupos são usados apenas dentro das configurações de propriedades. Para agrupar propriedades em um registro, use as barras laterais do registro.

Para criar um novo ou editar um grupo existente:

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, vá para Propriedades.
• Clique no menu suspenso Selecionar um objeto e selecione propriedades do [objeto] para o objeto cujos grupos deseja editar.
• Clique na guia Grupos.

• Para criar um novo grupo, no canto superior direito, clique em Criar grupo. Para editar um grupo existente, passe o cursor do mouse sobre o grupo e clique em Editar.

• Na caixa de diálogo, insira o nome do grupo e clique em Salvar.

• Para exibir as propriedades de um grupo, passe o cursor do mouse sobre o grupo e clique em Exibir propriedades.

• Para excluir um grupo, passe o cursor do mouse sobre o grupo e clique em Excluir. Na caixa de diálogo, clique em Remover para confirmar.

Clone, arquive ou adicione propriedades a um grupo

Os usuários devem ter permissões de Editar configurações de propriedade para um objeto para clonar, arquivar ou mover propriedades para um grupo. Para realizar essas ações:

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.

• No menu da barra lateral esquerda, vá para Propriedades.

• Clique no menu suspenso Selecionar um objeto e selecione propriedades do [objeto] para o objeto cujas propriedades você deseja clonar, mover ou arquivar.

• Para localizar certas propriedades:

  • No canto superior esquerdo, clique nos filtros:

    • Todos os grupos: clique e selecione o grupo para filtrar apenas as propriedades nesse grupo específico.

    • Todos os tipos de campo: clique e selecione para filtrar as propriedades por um tipo de campo específico.

    • Todos os usuários: clique e selecione para filtrar as propriedades criadas por um usuário específico.

  • No canto superior direito, pesquise sua propriedade por nome na caixa de pesquisa.

  • Para classificar suas propriedades, clique no cabeçalho da coluna.

• Para gerenciar uma propriedade individual, passe o cursor do mouse sobre a propriedade e clique no menu suspenso Mais:

• • Editar: marque esta opção para editar a propriedade.

  • Clonar: marque para criar uma nova propriedade com a mesma configuração.

  • Mover para o grupo: marque para mover a propriedade para outro grupo de propriedades. Na caixa de diálogo, selecione um grupo no menu suspenso e clique em Salvar.

  • Exportar histórico da propriedade: selecione para exportar o histórico dos valores de propriedade em todos os registros.

  • Atribuir usuários e equipes: selecione para atribuir permissões de usuário para a propriedade (somente Enterprise).

  • Arquivo: selecione para arquivar a propriedade. Na caixa de diálogo, clique em Arquivar para confirmar. Isso arquivará todas as informações da propriedade.

• Para gerenciar propriedades em massa, marque as caixas de seleção ao lado das propriedades. No canto superior da tabela:

• • Adicionar ao grupo: marque para adicionar as propriedades a um grupo de propriedades. Na caixa de diálogo, selecione um grupo no menu suspenso e clique em Salvar.

  • Arquivo: selecione para arquivar as propriedades. Na caixa de diálogo, digite o número de propriedades que você está arquivando e clique em Arquivar para confirmar. Isso arquivará todas as informações das propriedades.

  • Atribuir usuários e equipes: selecione para atribuir permissões de usuário para as propriedades (somente Enterprise).

Uma vez arquivadas, as propriedades são armazenadas na guia Propriedades arquivadas e serão excluídas permanentemente após 90 dias. Você só pode arquivar propriedades se elas não forem usadas em nenhum outro lugar da sua conta do HubSpot (por exemplo, em uma lista ou fluxo de trabalho).

Para exibir e gerenciar onde as propriedades são usadas:

• Na tabela de propriedades, clique no número na coluna Usado em para ver onde a propriedade está sendo usada. 
• No painel direito, clique para expandir uma seção para ver as diferentes visualizações, registros ou ativos onde a propriedade é usada. Se você estiver arquivando a propriedade, você precisará removê-la ou substituí-la onde quer que ela seja usada.

Restaurar ou excluir permanentemente as propriedades arquivadas

Os usuários com permissões Editar configurações de propriedade para um objeto podem restaurar as propriedades arquivadas desse objeto. Os usuários com permissões de Superadministrador também podem excluir permanentemente as propriedades arquivadas.

Observação: as propriedades arquivadas há 90 ou mais dias foram excluídas e não podem ser restauradas.

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.

• No menu da barra lateral esquerda, vá para Propriedades.

• Clique no menu suspenso Selecionar um objeto e selecione propriedades do [objeto] para o objeto cuja propriedade você deseja restaurar ou excluir.

• Clique na guia Propriedades arquivadas.

• Localize as propriedades que você deseja restaurar ou excluir permanentemente:

• Clique no menu suspenso Filtrar por e selecione o tipo de propriedade.

• Use os campos de data para filtrar as propriedades com base em quando foram arquivadas.

• Marque as caixas de seleção ao lado das propriedades que você deseja restaurar ou excluir permanentemente. Você pode marcar a caixa de seleção no canto superior esquerdo da tabela para selecionar todas as propriedades na lista.

• No canto superior da tabela, clique em Restaurar ou Excluir.

• Se excluir, na caixa de diálogo, digite o número de propriedades que você está excluindo e clique em Excluir para confirmar.

Exportar todas as propriedades

Os usuários com permissões de exportação podem exportar uma lista de todas as propriedades em todos os objetos da sua conta. O arquivo exportado conterá informações básicas, incluindo o nome de cada propriedade, nome interno, tipo, descrição, grupo e, se aplicável, suas opções. Para exibir valores de propriedade, você pode exportar o histórico de uma propriedade individual ou exibir dados históricos de uma propriedade em um registro.

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.

• No menu da barra lateral esquerda, vá para Propriedades.

• No canto superior direito, clique em Exportar todas as propriedades.

• Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso Formato de arquivo e selecione o formato desejado para o arquivo exportado.

• Clique em Exportar. Quando a exportação for processada, você receberá um link de download por e-mail e no centro de notificações.

Exportar os dados históricos de uma propriedade

Você também pode exportar os dados históricos de uma propriedade individual em todos os registros. O arquivo exportado incluirá todos os registros e seus valores atuais para o imóvel, bem como quaisquer valores históricos e quando o valor foi alterado.  Se quiser exportar todos os valores de propriedade em um registro específico, saiba como exibir o histórico de propriedades de um registro.

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.

• No menu da barra lateral esquerda, vá para Propriedades.

• Clique no menu suspenso Selecionar um objeto e selecione as propriedades do [objeto] para o objeto cuja propriedade você deseja exportar.

• Passe o mouse sobre a propriedade, clique no menu suspenso Mais e selecione Exportar histórico de propriedades.

• Na caixa de diálogo, selecione um Formato de arquivo e clique em Exportar. Quando a exportação for processada, você receberá um link de download por e-mail e no centro de notificações. 

Para restaurar os valores históricos dos seus registros, você pode procurar a data da alteração no arquivo e, em seguida, reimportar os valores que estavam no HubSpot antes dessa alteração.