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CRM Setup

Organizar e exportar propriedades

Ultima atualização: Maio 13, 2022

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Para ajudar a manter dados de qualidade no seu CRM, é importante manter as suas propriedades organizadas. Pode clonar propriedades semelhantes, separar propriedades em grupos, ou arquivar e apagar propriedades não utilizadas. Para visualizar informações sobre propriedades para vários objectos, pode também exportar todas as propriedades ou dados históricos para uma única propriedade.

Na página de definições individuais de cada objecto, pode personalizar ainda mais a forma como as propriedades são utilizadas. Aprenda a definir o propriedades que aparecem ao criar registos e como personalizar as barras laterais de registo e os cartões de associação.

Se pretende criar novas propriedades ou actualizar propriedades existentes, aprenda como criar e editar propriedades. Para orientação sobre como actualizar os valores de propriedade de um registo, aprenda a editar um valor de propriedade num registo ou a granel

Criar e editar grupos de propriedades

Os grupos de propriedades podem ajudá-lo a identificar propriedades relacionadas dentro de um objecto. Existem grupos de propriedades por defeito, mas também é possível criar grupos personalizados. Estes grupos são utilizados apenas dentro dos parâmetros das propriedades. Para agrupar propriedades num registo, utilizar barras laterais de registo.

Para criar um grupo novo ou editar um grupo existente:

  • Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, vá para Propriedades.
  • Clique no menu pendente Seleccionar um objecto , depois seleccione as propriedades [objecto] para o objecto cujos grupos pretende editar.
  • Clique na guia Grupos.

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  • Para criar um novo grupo, no canto superior direito, clicar em Criar grupo. Para editar um grupo existente, flutue sobre o grupo, depois clique em Editar.

  • Na caixa de diálogo, insira o nome do grupo e clique em Salvar.

  • Para ver as propriedades de um grupo, passe o cursor sobre o grupo, depois clique em Ver propriedades.

  • Para apagar um grupo, flutue sobre o grupo, depois clique em Apagar. Na caixa de diálogo, clique em Remover para confirmar.

Clonar, arquivar, ou adicionar propriedades a um grupo

Os utilizadores devem ter Editar definições de propriedades permissões para um objecto para clonar, arquivar, ou mover propriedades para um grupo. Para realizar essas ações:

  • Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.

  • No menu da barra lateral esquerda, vá para Propriedades.

  • Clique no menu pendente Seleccionar um objecto , depois seleccionepropriedades [objecto] para o objecto cujas propriedades pretende clonar, mover, ou arquivar.

  • Para localizar certas propriedades:

    • No canto superior esquerdo, clique nos filtros:

      • Todos os grupos: clicar e seleccionar o grupo para filtrar apenas as propriedades desse grupo específico.

      • Todos os tipos de campo: clicar e seleccionar para filtrar as propriedades por um tipo de campoespecífico.

      • Todos os utilizadores: clicar e seleccionar para filtrar propriedades criadas por um utilizadorespecífico.

    • No canto superior direito, pesquise sua propriedade por nome na caixa de pesquisa.

    • Para classificar suas propriedades, clique no cabeçalho da coluna.

filtros de propriedade

  • Para gerir uma propriedade individual, passe o cursor sobre a propriedade e clique no menu Mais:

gestão-indivíduos-propriedade

  • Para gerir propriedades a granel, seleccione as caixas de verificação ao lado das propriedades. No topo da mesa:

propriedades de gerência a granel

    • Adicionar ao grupo: seleccionar para adicionar as propriedades a um grupo de propriedades. Na caixa de diálogo, seleccionar um grupo no menu pendente, depois clicar em Guardar.

    • Arquivo: seleccionar para arquivar as propriedades. Na caixa de diálogo, digite o número de propriedades que está a arquivar, depois clique em Archive (Arquivo) para confirmar. Isto irá arquivar toda a informação sobre as propriedades.

    • Atribuir utilizadores e equipas: seleccionar para atribuir permissões de utilizador para as propriedades( apenasEnterprise ).

Uma vez arquivadas, as propriedades são armazenadas no separador Propriedades Arquivadas e serão permanentemente apagadas após 90 dias. Só pode arquivar propriedades se estas não forem utilizadas em qualquer outro lugar dentro da sua conta HubSpot (por exemplo, numa lista ou fluxo de trabalho).

Para ver e gerir onde as propriedades são utilizadas:

  • Na tabela de propriedades, clicar no número da coluna Usado em para ver onde a propriedade está a ser usada. 
  • No painel direito, clicar para expandir uma secção para ver as diferentes vistas, registos, ou bens onde o bem é utilizado. Se estiver a arquivar a propriedade, terá de remover ou substituir a propriedade onde quer que seja utilizada.

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Restaurar ou excluir permanentemente as propriedades arquivadas

Utilizadores com Editar definições de propriedades permissões para um objecto pode restaurar as propriedades arquivadas desse objecto. Utilizadores com Super administração permissões pode também apagar permanentemente as propriedades arquivadas.

Atenção: propriedades arquivadas há 90 dias ou mais foram eliminadas e não podem ser restauradas.

  • Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.

  • No menu da barra lateral esquerda, vá para Propriedades.

  • Clicar no menu pendente Seleccionar um objecto, depois seleccionar propriedades [objecto] para o objecto cuja propriedade pretende restaurar ou apagar.

  • Clique no separador Propriedades Arquivadas.

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  • Localize as propriedades que deseja restaurar ou apagar permanentemente:

    • Clique no menu suspenso Filtrar por e seleccione o tipo de propriedade.

    • Utilizar os campos de data para filtrar as propriedades com base no momento em que foram arquivadas.

  • Marque as caixas de seleção ao lado das propriedades que você deseja restaurar ou excluir permanentemente. Você pode marcar a caixa de seleção no canto superior esquerdo da tabela para selecionar todas as propriedades na lista.

  • No canto superior da tabela, clique em Restaurar ou Excluir.

  • Se apagar, na caixa de diálogo, digite o número de propriedades que está a apagar, depois clique em Apagar para confirmar.

Exportar todas as propriedades

Os utilizadores com permissões deExportação podem exportar uma lista de todas as propriedades através de todos os objectos da sua conta. O ficheiro exportado conterá informação básica incluindo o nome de cada propriedade, nome interno, tipo, descrição, grupo, e se aplicável, as suas opções. Para visualizar os valores de propriedade, pode, em vez disso, exportar o histórico de uma propriedade individual ou visualizar dados históricos de uma propriedade num registo.

  • Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.

  • No menu da barra lateral esquerda, vá para Propriedades.

  • No canto superior direito, clique em Exportar todas as propriedades.

exportação-tudo-propriedades

  • Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso Formato do ficheiro e seleccione o formato desejado para o ficheiro exportado.

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  • Clique em Exportar. Quando a exportação for processada, você receberá um link de download por e-mail e no centro de notificações.

Exportar os dados históricos de um bem

Pode também exportar os dados históricos de um bem individual através de todos os registos. O ficheiro exportado incluirá todos os registos e os seus valores actuais do bem, bem como quaisquer valores históricos e quando o valor foi alterado.  Se quiser exportar todos os valores de propriedade de um registo específico, aprenda a ver o histórico da propriedade de um registo.

Atenção: o limite do número de revisões guardadas no histórico de cada propriedade é baseado no objecto. Os seguintes limites aplicam-se a todas as revisões, incluindo tanto as efectuadas dentro do HubSpot como através do API:

  • Propriedades de contacto: até 45 revisões.
  • Empresa, negócio, bilhete, e propriedades de objectos personalizados: até 20 revisões.
  • Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.

  • No menu da barra lateral esquerda, vá para Propriedades.

  • Clique no menu pendente Seleccionar um objecto , depois seleccione as propriedades [objecto] para o objecto cuja propriedade pretende exportar.

  • Passar o cursor sobre o imóvel, clicar no menu Mais, depois seleccionar Exportar histórico do imóvel.

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  • Na caixa de diálogo, seleccionar um formato de ficheiro e clicar em Exportar. Quando a exportação for processada, você receberá um link de download por e-mail e no centro de notificações. 

Para restaurar os valores históricos dos seus registos, pode procurar a data da alteração no seu ficheiro, depois reimportar os valores que estavam no HubSpot antes dessa mudança.

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