Para manter um CRM organizado, os usuários com Superadministrador ou Acesso a ferramentas de qualidade de dados permissões podem visualizar possíveis problemas de formatação para valores de propriedade de contato e corrigi-los (por exemplo, um Primeiro nome valor em letras maiúsculas). Resolver problemas de formato pode ajudar sua equipe com mais facilidade pesquisar no CRM, bem como garantir tokens de personalização usados em e-mails ou contente são formatados de forma consistente.
Se sua conta tiver um Centro de Operações Profissional ou Empresa assinatura, você pode automatizar correções de formatação e visualizar uma visão geral dos seus dados no centro de comando de qualidade de dados.
Visualizar e gerenciar problemas de formatação
Todos Centro de Operações contas podem corrigir problemas de formatação de propriedades de contato. Para visualizar e aceitar ou rejeitar manualmente recomendações para problemas de formatação:
- No canto superior direito, clique Ações.
- No menu suspenso, selecione Corrigir problemas de formatação.
- No menu da barra lateral esquerda, visualize as propriedades que têm um possível problema de formato e o número de registros com problemas para essa propriedade. Clique no nome da propriedade que você deseja gerenciar problemas de formato.
- Na tabela, visualize possíveis problemas e aceite ou rejeite as resoluções propostas:
- Contato: o registro cujo valor de propriedade tem um possível problema de formatação.
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- Emitir: por que o valor foi detectado como tendo um problema de formatação (por exemplo, Fcaracteres mais curtos do que o esperado).
- Atual: o valor da propriedade atual que tem um problema de formatação.
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- Correção proposta: a solução proposta ou novo valor para resolver o problema de formatação.
- Para aceitar ou rejeitar em massa, selecione o caixas de seleção ao lado de cada problema de formato e clique em Aceitar ou Rejeitar no topo da tabela. Para selecionar tudo, clique em caixa de seleção no canto superior esquerdo da tabela.
- Depois de escolher aceitar ou rejeitar a resolução, o problema de formato será removido da lista. Se você optar por aceitar, o valor da propriedade do contato será atualizado para o valor mostrado no Proposto coluna.
Defina regras para corrigir problemas de formatação automaticamente (Profissional e Empresa apenas)
Se sua conta tiver um Centro de Operações Profissional ou Empresa assinatura, você pode ativar as configurações para corrigir automaticamente certos problemas de formatação para contato propriedades. As regras que você definir aceitarão automaticamente sugestões para registros listados atualmente na tabela e para novos registros futuros.
- No canto superior direito, clique Ações.
- No menu suspenso, selecione Corrigir problemas de formatação.
- No canto superior direito, clique em Automação.
- No painel direito, no Regras aba:
- Clique em um seção para expandir suas opções de regras.
- Selecione o caixa de seleção para ativar a automação para uma regra de formatação (por exemplo, colocar o primeiro nome em maiúscula). Se uma regra for ativada, os valores com esse problema de formatação serão corrigidos automaticamente (por exemplo, um contato com o primeiro nome John será atualizado para John).
- Limpar o caixa de seleção para desativar a automação de uma regra específica.
- Clique no Alterações nos registros guia para visualizar todos os registros cujos valores foram atualizados pelas regras automatizadas. Clique no menus suspensos para filtrar registros com base no problema ou quando ele foi atualizado.
- Quando terminar, clique em Salvar.
Os seguintes problemas podem ser detectados e corrigidos automaticamente para o E-mail, Primeiro nome, e Sobrenome propriedades de contato:
- Capitalização: o valor tem capitalização ausente ou inesperada (por exemplo, JOHN seria atualizado para John, MacDonald-O seria atualizado para MacDonald, EXEMPLO@HUBSPOT.com seria atualizado para exemplo@hubspot.com).
- Campos combinados: os valores para o primeiro e último nome são combinados (por exemplo, João Smith seria atualizado para João Smith).
- Espaçamento e pontuação: o valor contém espaçamento ou pontuação inesperados. Exemplos de como esses campos serão corrigidos:
- Remova caracteres especiais do final dos nomes (por exemplo, ,!#$&*+\-/:;<=^_|~?.)
- Remova caracteres especiais de dentro dos nomes (por exemplo, ;:<)
- Remova caracteres de espaço em branco no início/fim dos nomes.
- Limpe nomes com espaços faltando (por exemplo, Chris's para Chris, St.James para St. James, John! para John, JohnDoe para John Doe).
Definir preferências de formatação para dados de localização
Você pode ajustar como os dados das propriedades Estado/Região e País devem ser formatados para contatos. Depois que uma preferência for definida, suas recomendações de formatação detectarão o formato incorreto e sugerirão o formato preferido para você aceitar.
Para atualizar essas preferências:
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Para o padrão Estado/Região propriedade, selecione sua formatação preferida, seja Nome completo do estado (por exemplo, Massachusetts) ou Abreviação do estado (por exemplo, MA).
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Para o padrão País propriedade, selecione sua formatação preferida, seja Nome completo do país (por exemplo, Estados Unidos) ou Abreviação do país (por exemplo, EUA).
Problemas de formatação detectados pelo HubSpot
Para identificar registros e fornecer recomendações, certas propriedades são avaliadas automaticamente quanto a possíveis problemas de formatação.
Observe: O HubSpot usa inteligência artificial (IA) para identificar possíveis problemas, então você pode discordar de um problema detectado ou de uma correção sugerida. Neste caso, você pode rejeite a sugestão.
Um contato será incluído na lista se algum dos seguintes problemas for identificado para o
E-mail,
Primeiro nome, e
Sobrenome Propriedades:
- O valor tem capitalização ausente ou inesperada. Possíveis problemas incluem:
- O valor contém todas as letras maiúsculas.
- O valor não contém letras maiúsculas.
- O valor contém outras capitalizações inesperadas (por exemplo, John, SMith, teste@HUBSPOT.com )
- Os valores contêm outro caractere que deveria ser maiúsculo, mas não é (por exemplo, Desantos em vez de De Santos, MacDonald-O em vez de MacDonald).
- O valor contém texto que não é comumente reconhecido como endereço de e-mail ou nome.
- O valor contém pelo menos um número inesperado.
- O valor contém uma URL ou domínio que normalmente não é incluído na propriedade.
- O valor contém uma saudação inesperada (por exemplo, Sr., Sra., etc.).
- O valor contém formatação incorreta de nome e sobrenome. Possíveis problemas incluem:
- Os valores para nome e sobrenome podem ser combinados.
- Os valores para nome e sobrenome são os mesmos.
- Os valores para nome e sobrenome podem ser trocados.
- Um formato diferente pode ser preferível para esta propriedade.
- O valor está vazio.
- O valor do endereço de e-mail provavelmente é temporário e inválido.
- O valor não é um endereço de e-mail válido.
- O formato é inesperado ou inválido para a propriedade.
- O valor contém caracteres inesperados ou texto que normalmente não é incluído na propriedade.
- O formato é inesperado ou inválido para um nome.
- O valor contém texto inesperado ou possivelmente inapropriado.
- O valor inclui texto de espaço reservado comum (por exemplo, n / D, Desconhecido).
- O valor contém espaçamento ou pontuação inesperados. Isso inclui caracteres especiais no final dos nomes (`,!#$&*+-/:;<=^_|~?.`), caracteres especiais dentro de nomes (`;:<`), espaços no início e no fim de nomes e espaços ausentes.
- O valor contém um número inesperado de caracteres (ou seja, o valor é muito longo ou muito curto).
Um contato será incluído na lista se algum dos seguintes problemas for identificado para o Estado/Região e País Propriedades:
- O valor tem capitalização ausente ou inesperada.
- O valor tem espaçamento ou pontuação inesperados (por exemplo, Estados Unidos, EUA?).
- O valor está vazio.
- O valor está errado (por exemplo, o fuso horário incorreto foi selecionado).
- Um formato diferente pode ser preferível para esta propriedade. A correção recomendada será baseada em seu preferências de formatação de localização.