När du exporterar poster i ditt HubSpot-konto extraherar du data från ditt CRM. För att hålla reda på den information som lämnar ditt konto är det bra att förstå när en export inträffade, vem som initierade en export och vilka poster som exporterades. Det kan också vara bra att bli meddelad om stora exporter i realtid.
Användare med SuperAdmin-behörighet kan ställa in aviseringar för stora exporter och visa granskningsloggen för exporter som slutförts av alla användare på kontot, samt avbryta pågående exporter. Användare med Export-behörighet kan också komma åt exportloggen för att se historiken för sina personliga exporter.
Konfigurera aviseringar för stora exporter
Exportaviseringar används för att meddela dig om en användare på ditt konto exporterar fler poster än det tröskelvärde du anger. Det högsta tröskelvärdet du kan ange är 275 000. Tröskelvärdet är unikt för dig, så andra Super Admins måste ställa in sina egna.
- Navigera till Import & Export i menyn till vänster i sidofältet under Datahantering.
- I fältet Tröskelvärde för avisering om stor export anger du antalet poster som du vill bli aviserad om.
- Klicka på Spara.
Visa granskningen av exporten
- Navigera till Import & Export i menyn till vänster i sidofältet under Datahantering.
- Visa en lista över exporten från ditt HubSpot-konto. Superadministratörer kan visa alla kontots exporter, medan enskilda användare endast kan visa sina personliga exporter. I tabellen kan du se följande information:
- Namn: namnet på exportfilen.
- Källa: var exporten skedde (t.ex. Kontakter när en export skedde på indexsidan för kontakter).
- Records: antalet exporterade poster.
- Användare: den användare som slutförde exporten.
- Datum: datum och tid då posterna exporterades.
- Om en export pågår visas Processing under namnet på exportfilen. Om du vill avbryta en pågående export klickar du på Avbryt export. Exportens status kommer nu att vara inställd på Avbruten och filen kommer inte att vara tillgänglig för nedladdning.
- Om du vill ladda ner en färdig exportfil klickar du på exportfilens namn . Du kan bara ladda ner filer för exporter som slutförts under de senaste 30 dagarna.
- Om du vill visa de användare som har hämtat en exportfil, inklusive deras IP-adress och det datum då de visade den, klickar du på Visa historik. Det här alternativet är tillgängligt för export av Vyer, Listor eller [Objekt]er och visas endast om en användare med Super Admin-behörighet hämtade filen från det här verktyget. Nedladdningshistorik är inte tillgänglig för export som innehåller känsliga data.