En guide till inkorgen för konversationer

När du har skapat din inkorg och kopplat in en kanal kan du använda inkorgen för att visa, hantera och svara på inkommande konversationer – allt på ett och samma ställe. I den här artikeln får du lära dig mer om de olika funktionerna i konversationsinkorgen och hur du använder dem för att hantera kommunikationen med dina kontakter.

Läs mer om hur du organiserar konversationer i anpassade vyer i inkorgen. 

• I ditt Hubspot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Inkorg. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Inkorg.
• Om du har flera inkorgar i ditt konto klickar du på rullgardinsmenyn längst upp till vänster och väljer en annan inkorg att visa. 

• I inkorgen kan du använda följande funktioner för att hantera dina konversationer. 

Sök efter och

filtrera

konversationer i inkorgen

Du kan både söka och filtrera dina konversationer samtidigt för att snabbt hitta en relevant tråd. Klicka på söksymbolen längst upp till vänster och ange ett sökord för att söka efter en konversation, och använd filter för att begränsa sökningen.

• Status: filtrera dina konversationer utifrån om de är öppna eller stängda.
  
• Kanal: sortera konversationer efter om de skapades från ett e-postmeddelande, en livechatt eller en Messenger-konversation.
• Kontakt: filtrerakonversationer efter den kontakt som är kopplad till tråden.
• Ansvarig: filtrera konversationer efter den specifika teammedlem som har tilldelats konversationen.
  • Du kan också filtrera konversationer som är tilldelade ett bot-chatflöde genom att väljachatflödets namn i rullgardinsmenyn.
  • Markera kryssrutanVisa inaktiverade/borttagna användare för att söka efter konversationer som är tilldelade till borttagna eller inaktiverade användare i ditt konto.
• Datum: använd datumväljaren för att filtrera konversationer som ägde rum under en viss tidsperiod.
• Fler alternativ: Markera kryssrutan Dölj filtrerade för att filtrera bort konversationer som inte är relevanta för din verksamhet och/eller markera kryssrutan Dölj papperskorgenför att filtrera bort raderade konversationer från dina sökresultat. 

Du kan också sortera dina konversationer från äldsta till nyaste genom att klicka på rullgardinsmenyn ovanför listan med konversationer.För att gå tillbaka till din inkorg klickar du på Avsluta sökning längst upp till höger.

Vyer

Alla konversationer är indelade i olika vyer i inkorgen. Dessa vyer grupperar konversationer efter ansvarig, kanal eller filtreringsstatus. Om du är användare i ett Marketing Hub-, Sales Hub- eller Service Hub Professional - ellerEnterprise-konto kan du lära dig hur du organiserar dina konversationer i anpassade vyer i inkorgen.

I vänster sidofält väljer du en vy:

• Ej tilldelad: visaalla konversationer som inte har tilldelats en ägare. Om ägaren till en konversation senare tas bort från ditt konto kommer konversationen automatiskt att tas bort från tilldelningen och visas även i denna vy.
• Tilldelade till mig: visaalla konversationer med minst ett svar som har vidarebefordrats eller tilldelats dig.
• Alla öppna: visa alla ditt teams konversationer i inkorgen. Tänk på att om du skickar ett utgående e-postmeddelande till en kontakt från inkorgen kommer det e-postmeddelandet inte att visas ivyn Alla öppnaförrän kontakten svarar på e-postmeddelandet. 
• Chat: visaalla konversationer som har sitt ursprung i en chattwidget på din webbplats.
• Bots: visa alla botkonversationer som aldrig har tilldelats en ägare eller som ännu inte har tilldelats en ägare.
• E-post: visa alla konversationer som har sitt ursprung i e-postmeddelanden som skickats till ditt teams e-postadress.
• Messenger: visa alla konversationer som har sitt ursprung på en Facebook-företagssida med ett anslutet Facebook Messenger -konto.
• Formulär: visa alla inlämningar till ett anslutet supportformulär.
• Samtal: visa alla samtal som ringts till ett anslutet telefonnummer. 
• Alla avslutade: visaalla konversationer som har avslutats.
• Skickade: visa alla utgående e-postmeddelanden som skickats från konversationsinkorgen och från en post i CRM-systemet. Tänk på att när mottagaren svarar på e-postmeddelandet flyttas konversationen till vyn Alla öppna och eventuella andra relevanta vyer, till exempel vyn Tilldelade till mig eller Otilldelade .
• Skräppost: visa alla e-postmeddelanden som inte är relevanta för dina affärskonversationer, till exempel reklammeddelanden. Alla e-postmeddelanden som tas emot från en rollbaserad e-postadress (marketing@, sales@ osv.) skickas till vyn ”Skräppost ”.
• Papperskorgen: visa alla raderade konversationer. Öppna en raderad konversation för att granska innehållet. Om du vill återställa den raderade konversationen klickarsearch i toppmenyn. För att radera meddelandet permanent klickar rotatei Radera delete. Detta raderar tråden permanent från inkorgen och från kontaktposten där konversationen är loggad. Den tillhörande ärendet raderas också. Du kan inte komma åt trådarna i inkorgen eller i de tillhörande posterna efter att du har raderat dem från papperskorgen. Dessa konversationer raderas automatiskt efter 30 dagar och kan inte återställas.

Vyerna ”O tilldelade”, ”Tilldelade till mig”, ”Alla öppna” och ”Chatt” visas alltid. För att komma åt de andra standardvyerna

klickar du på

”Mer”.

Skriv meddelanden i inkorgen

Längst ner till vänster klickar du på ”Skriv” för att skriva ett utgående e-postmeddelande direkt från din konversationsinkorg. Läs mer om att skicka och svara på e-postmeddelanden från konversationsinkorgen.

Visa konversationer i inkorgen

Så här öppnar du en konversation i inkorgen: 

1. I ditt Hubspot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Inkorg. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Inkorg.
2. Klicka på en konversation i vänster sidofält för att öppna en detaljerad vy av tråden till höger.
3. I konversationstråden kan du se viktiga detaljer såsom vilken teammedlem som har tilldelats ärendet och konversationens källa (t.ex. formulär, e-post eller samtal). 
   
   
   

Visa kontaktuppgifter och information

om

kopplade poster

I höger sidofält kan du se kontextuell information om den kopplade kontakten, det kopplade ärendet och kontaktens tidigare konversationer med ditt företag. Klicka för att expandera varje avsnitt och visa ytterligare detaljer.

• Kontakt: För att koppla bort kontakten från tråden klickar du på X:et bredvid kontaktens namn. För att öppna kontaktposten i en annan webbläsarflik klickar du på kontaktens namn. I kontaktposten kan du skicka ett privat e-postmeddelande, ringa ett samtal, lägga till en anteckning, skapa en uppgift eller boka ett möte med kontakten.
• Ärende: för att visa ytterligare information om ärendet, klicka på Visa mer på ärendekortet. I panelen som öppnas till höger klickar du på Redigera de visade egenskaper för att anpassa egenskaperna som visas i panelen Biljettdetaljer . Detta uppdaterar inte de egenskaper som visas på ärendekortet i inkorgen. Om konversationen inte har något kopplat ärende, klicka på Skapa ärende. Du kan inte koppla bort ett ärende från en konversation i inkorgen. Läs mer om hur du hanterar ärenden i inkorgen.
  
  

  Observera: Konton som skapats efter den 1 april 2024 har inte åtkomst till ärenden i inkorgen. Om du skapar ett ärende i inkorgen flyttas både ärendet och konversationen till helpdesken. Läs mer om hur du hanterar ärenden i helpdesken.

• Om denna kontakt: de kontaktuppgifter som visas här hanteras separat från kontaktpostens nyckelinformation . För att uppdatera vilka egenskaper som visas använder du inställningarna för förhandsgranskningskort .
• Övriga konversationer: visa tidigare konversationer mellan kontakten och ditt team.
• Övriga ärenden: visa ytterligare ärenden som är kopplade till kontakten.
• Tidigare feedback: visa kontaktens tidigare feedback från enkundsupportundersökning.
• Affärer: för att skapa en affärsregistrering för att spåra eventuella intäktsmöjligheter från denna konversation, klicka på Skapa en affär.
• Företag: visa den tillhörande företagsregistreringen för kontakten.
• Anpassade objekt (endastEnterprise ): om du använder anpassade objekt kan du visa det anpassade objektet som är kopplat till kontakten i tråden. För att det anpassade objektet ska visas i inkorgen måste det vara kopplat till kontaktposten. 

Svara på och kommentera meddelanden i inkorgen

Använd svarsredigeraren för att svara på ett inkommande e-postmeddelande eller chattmeddelande, eller använd fliken Kommentar för att informera en annan teammedlem om konversationen. Du kan också ringa ett samtal direkt från svarsredigeraren om du behöver prata med en kontakt via telefon.

För att maximera svarsredigeraren medan du skriver ditt svar, klicka och dra till svarsredigeraren. 

• Skriv ett svar och använd verktygsfältet längst ned till vänster för att lägga till formatering (t.ex. fetstil, kursiv stil osv.). Du kan också klicka på Infoga och välja ett alternativ för att bifoga innehåll från ett annat verktyg i HubSpot, till exempel:

  • Artiklar i kunskapsbasen
  • Utdrag
  • Video
  • Möten
  • Dokument
  • Offert
  • Mallar
• Klicka på breezeSingleStar AI -ikonen och välj sedan ett markeringskommando:
  • Skriv åt mig: skrivenuppmaningi rutanSkriv åt migoch klicka sedan påGenereraför att skapa text som du kan använda i din konversation. Klicka påInfoga för attanvända uppmaningen ellerpå Genereraför att skapa en annan version av uppmaningen.
  • Sammanfatta konversation: sammanfattalånga konversationer till kortfattade sammanfattningar.

Läs mer om hur du använder AI-assistenter i konversationsinkorgen.

Om du vill att en annan användare ska granska tråden eller följa upp med kontakten kan du lägga till en kommentar i konversationen. Denna kommentar kommer inte att vara synlig för kontakten:

• I svarsredigerarenklickar du på flikenKommentar.
• Skriv@ ochnamnet på din teammedlem, och skriv sedan ditt meddelande.
  • Använd ikonerna längst ned i e-postredigeraren för att ändra textstilen, infoga en länk eller ladda upp en fil.
  • Om du vill lägga till ettdokument,ett utdrag,en möteslänk,en kunskapsbasartikel,en offert elleren videoi ditt svar klickar du påInfoga.

• Klicka påLägg till kommentar. En avisering skickas till teammedlemmen med en länk till konversationen.

• • För att välja en användare som konversationen ska tilldelas klickar du på rullgardinsmenyn Ägare längst upp till vänster.
  • Om konversationen är kopplad till ett ärende klickar du på ärendets namn ovanför konversationen för att öppna ärendets information i en annan flik i webbläsaren.
  • För att växla från livechatt eller Facebook Messenger till att svara via e-post klickar du pårullgardinsmenyn Kanali svarsredigeraren och väljerE-post. När konversationen avslutas skickas konversationshistoriken till besökaren via e-post.
    
  • För att skicka en kopia av chattloggen, radera konversationen, blockera en avsändare eller markera konversationen som skräppost, klicka på rullgardinsmenyn ”Mer” längst upp till höger.
    • När du blockerar en avsändare flyttas konversationen till vyn ”Filtrerad” i din inkorg. Du kan välja att avblockera en avsändare från vyn ”Skräppost” så att framtida konversationer visas i din inkorg.
      
      • När det gäller framtida chattar kommer besökaren att se chattwidgeten när de besöker din webbplats, men deras nya meddelanden kommer inte att visas i din inkorg.
      • För e-postmeddelanden kommer detta att filtrera tråden och alla framtida trådar från denna avsändare.
      • De tillhörande ärendena kommer att raderas permanent.

Observera: om du markerar en e-postkonversation som skräppost kommer detta endast att filtrera den aktuella tråden.

• För att vidarebefordra en e-postkonversation till ett annat team eller en organisation utanför ditt företag klickar du högst upp i det senaste e-postsvaret på Vidarebefordra.
• För att markera konversationen som avslutad, klicka påAvsluta konversation. Om det finns ett ärende kopplat till konversationen kan användaren avsluta både ärendet och konversationen samtidigt, eller bara avsluta konversationen genom att klicka pårullgardinsmenyn Meroch välja Avsluta konversation. 

• Om du vill ha mer utrymme för att svara i konversationen kan du dölja den högra eller vänstra panelen genom att klicka på den last ikonen högst upp i panelen och visa panelen igen genom att klicka på den first ikonen.

Observera: i botkonversationer där besökaren inte har nått botens åtgärd”Skicka till teammedlem” kan konversationen inte markeras som avslutad förrän 30 minuter har gått utan aktivitet från besökaren.

• Så här tar du bort eller stänger flera konversationer samtidigt:
  • Håll muspekaren över konversationerna och markera kryssrutorna bredvid de trådar du vill redigera.
  • Längst upp i inkorgen väljer du ”Flytta till papperskorgen ” eller ”Stäng konversation”.

Länka till ett specifikt meddelande i en konversation

Du kan länka direkt till ett meddelande i en konversation för att dela det med en medlem i ditt team, vilket kan underlätta ett effektivt samarbete och undvika behovet av att söka igenom andra meddelanden i tråden.

Så här skapar och delar du en länk till ett meddelande:

1. I ditt Hubspot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Inkorg. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Inkorg.
2. Klicka på en konversation i vänster sidofält för att öppna en detaljerad vy av tråden till höger.
3. Håll muspekaren över ett meddelande i tråden, klicka på ikonen med tre punkter och välj sedan Kopiera länk.
   
   
   
4. Länken till meddelandet kopieras till urklipp, och du kan sedan dela den med en annan medlem i ditt team. När de klistrar in URL:en i webbläsarens adressfält dirigeras de direkt till just det meddelandet. 

Dölja meddelanden (endastEnterprise )

Användare med ett Enterprise-konto kan välja att dölja meddelanden i inkorgen för att skydda känslig information.

Så här döljer du ett meddelande i konversationsinkorgen: 

1. I ditt Hubspot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Inkorg. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Inkorg.
2. Klicka på en konversation i vänster sidomeny för att öppna en detaljerad vy av tråden till höger.
3. Håll muspekaren över ett meddelande i tråden, klicka på ellipsikonen och välj sedan Dölj meddelande.
4. När meddelandet har döljts ersätts det i konversationsinkorgen med texten ”Meddelandet har dolts”. Om e-postmeddelandet har loggats i en post tas det bort från postens tidslinje.

Observera: endast superadministratörer eller den användare som ursprungligen döljde meddelandet kan visa det igen.

1. I ditt Hubspot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Inkorg. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Inkorg.
2. Klicka på en konversation i vänster sidomeny för att öppna en detaljerad vy av tråden till höger.
3. Håll muspekaren över ett meddelande i tråden, klicka på ellipsikonen och välj sedan Visa meddelande.
   
   
   
4. När meddelandet har visats igen återställs det i konversationsinkorgen och i alla poster där det ursprungligen loggades.

Hantera tillgänglighetsstatus

Klicka på rullgardinsmenyn Du är tillgänglig i det övre vänstra hörnet för att ändra din tillgänglighetsstatus för chatt. Läs mer om hur du anpassar dina arbetstider för att automatiskt ställa in din tillgänglighetsstatus.

När du är borta kommer du fortfarande att visas som tillgänglig för alla öppna chattar som för närvarande är tilldelade dig, men du kommer att visas som borta för nya besökare.

Öppna inställningarna för inkorgen

I det nedre vänstra hörnet av inkorgen kan du snabbt öppna inställningarna för inkorgen för att redigera dem. Du kan redigera inställningar på inkorgenivå eller inställningar som är specifika för din e-post eller chattkanal. Läs mer om hur du redigerar din inkorg.