Een handleiding voor de inbox met gesprekken

Nadat je je inbox hebt aangemaakt en een kanaal hebt gekoppeld, kun je de inbox gebruiken om inkomende gesprekken op één plek te bekijken, te beheren en te beantwoorden. In dit artikel lees je meer over de verschillende functies van de inbox voor gesprekken en hoe je deze kunt gebruiken om de communicatie met je contacten te beheren.

Lees meer over het ordenen van gesprekken in aangepaste weergaven in de inbox. 

• Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Inbox. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Inbox.
• Als je meerdere inboxen in je account hebt, klik dan op het vervolgkeuzemenu linksboven en selecteer een andere inbox om te bekijken. 

• In de inbox kun je de volgende functies gebruiken om je gesprekken te beheren. 

Gesprekken zoeken en filteren in de inbox

U kunt uw gesprekken tegelijkertijd doorzoeken en filteren om snel een relevante thread te vinden. Klik op het zoekpictogram linksboven en voer een zoekterm in om een gesprek op te zoeken, en pas filters toe om uw zoekopdracht te verfijnen.

• Status: filter je gesprekken op basis van hun status (open of gesloten).
  
• Kanaal: sorteer gesprekken op basis van of ze zijn aangemaakt via e-mail, live chat of Messenger.
• Contactpersoon: filtergesprekken op de contactpersoon die aan de thread is gekoppeld.
• Toegewezen aan: filter gesprekken op het specifieke teamlid dat aan het gesprek is toegewezen.
  • Je kunt ook gesprekken filteren die zijn toegewezen aan een bot-chatflow door denaam van de chatflow te selecteren in het vervolgkeuzemenu.
  • Schakel het selectievakje'Gedeactiveerde/verwijderde gebruikers weergeven' in om te zoeken naar gesprekken die zijn toegewezen aan verwijderde of gedeactiveerde gebruikers in uw account.
• Datum: gebruik de datumkiezer om gesprekken te filteren die binnen een specifieke periode hebben plaatsgevonden.
• Meer opties: vinkhet selectievakje 'Gefilterde verbergen' aanom gesprekken uit te sluiten die niet relevant zijn voor uw bedrijf, en/of vink het selectievakje 'Prullenbak verbergen'aan om verwijderde gesprekken uit uw zoekresultaten te filteren. 

U kunt uw gesprekken ook van oud naar nieuw sorteren door op het vervolgkeuzemenu boven de lijst met gesprekkente klikken.Om terug te gaan naar uw inbox, klikt u rechtsboven op 'Zoekopdracht afsluiten'.

Weergaven

Alle gesprekken zijn onderverdeeld in verschillende weergaven in de inbox. Deze weergaven groeperen gesprekken op toegewezen persoon, kanaal of filterstatus. Als u een gebruiker bent van een Marketing Hub-, Sales Hub- of Service Hub Professional - ofEnterprise-account, lees dan hoe u uw gesprekken kunt ordenen in aangepaste weergaven in de inbox.

Selecteer in de linkerzijbalk een weergave:

• Niet toegewezen: bekijkalle gesprekken die nog niet aan een eigenaar zijn toegewezen. Als de eigenaar van een gesprek later uit je account wordt verwijderd, wordt het gesprek automatisch ontkoppeld en verschijnt het ook in deze weergave.
• Aan mij toegewezen: bekijkalle gesprekken met ten minste één antwoord die naar u zijn doorgestuurd of aan u zijn toegewezen.
• Alle openstaande: bekijk alle gesprekken van je team in de inbox. Houd er rekening mee dat als je vanuit de inbox een e-mail naar een contactpersoon verstuurt, die e-mail pas in deweergave ‘Alle openstaande’verschijnt zodra de contactpersoon op de e-mail reageert. 
• Chat: bekijkalle gesprekken die zijn gestart via een chatwidget op je website.
• Bots: bekijk alle botgesprekken die nooit of nog niet aan een eigenaar zijn toegewezen.
• E-mail: bekijk alle gesprekken die zijn ontstaan uit e-mails die naar het e-mailadres van je team zijn verzonden.
• Messenger: bekijk alle gesprekken die zijn gestart op een Facebook-bedrijfspagina met een gekoppeld Facebook Messenger-account.
• Formulieren: bekijk alle inzendingen via een gekoppeld supportformulier.
• Telefoongesprekken: bekijk alle telefoongesprekken die zijn gevoerd naar een gekoppeld telefoonnummer. 
• Alle afgesloten: bekijkalle gesprekken die zijn afgesloten.
• Verzonden: bekijk alle uitgaande e-mails die zijn verzonden vanuit de inbox van de gesprekken en vanuit een record in het CRM. Houd er rekening mee dat wanneer de ontvanger op de e-mail reageert, het gesprek wordt verplaatst naar de weergave 'Alle openstaande ' en eventuele andere relevante weergaven, zoals de weergave 'Toegewezen aan mij' of 'Niet toegewezen '.
• Spam: bekijk alle e-mails die niet relevant zijn voor uw zakelijke gesprekken, zoals promotionele e-mails. Alle e-mails die zijn ontvangen van een op rol gebaseerd e-mailadres (marketing@, sales@, enz.) worden naar de weergave 'Spam' gestuurd.
• Prullenbak: hier ziet u alle verwijderde gesprekken. Open een verwijderd gesprek om de inhoud te bekijken. Als u het verwijderde gesprek wilt herstellen, kliktsearch Herstellen rotatei in het bovenste menu. Om het bericht definitief te verwijderen, klikt u op ‘Voorgoed delete’. Hiermee wordt de thread definitief verwijderd uit de inbox en uit het contactrecord waarin het gesprek is vastgelegd. Het bijbehorende ticket wordt ook verwijderd. Nadat u de threads uit de prullenbak hebt verwijderd, hebt u geen toegang meer tot de threads in de inbox of in de bijbehorende records. Deze gesprekken worden na 30 dagen automatisch verwijderd en kunnen niet worden hersteld.

De weergaven ‘Niet toegewezen’, ‘Aan mij toegewezen’, ‘Alle openstaande’ en ‘Chat’ worden altijd weergegeven.

Klik op

‘Meer’ om de andere standaardweergaven te openen.

Berichten opstellen in de inbox

Klik linksonder op ‘Opstellen’ om rechtstreeks vanuit de inbox van je gesprekken een uitgaande e-mail te schrijven. Lees meer over het verzenden van en reageren op e-mails vanuit de inbox van je gesprekken.

Gesprekken bekijken in de inbox

Om een gesprek in de inbox te openen: 

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Inbox. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Inbox.
2. Klik in de linkerzijbalk op een conversatie om rechts een gedetailleerd overzicht van de thread te openen.
3. In de conversatiethread kunt u belangrijke details bekijken, zoals het toegewezen teamlid en de bron van de conversatie (bijv. formulier, e-mail of telefoongesprek). 
   
   
   

Details van contactpersonen en bijbehorende records bekijken

Bekijk in de rechterzijbalk contextuele informatie over de bijbehorende contactpersoon, het bijbehorende ticket en eerdere gesprekken van de contactpersoon met uw bedrijf. Klik om elk gedeelte uit te vouwen en de aanvullende details te bekijken.

• Contactpersoon: om de koppeling tussen de contactpersoon en de threadte verbreken, klikt u op de X naast de naam van de contactpersoon. Om het contactrecord in een ander browsertabblad te openen, klikt u op de naam van de contactpersoon. In het contactrecord kunt u een persoonlijke e-mail versturen, bellen, een notitie toevoegen, een taak aanmaken of een vergadering met de contactpersoon plannen.
• Ticket: klik op Meer weergeven op de ticketkaart. Klik in het paneel dat rechts wordt geopend op De weergegeven eigenschappen om de weergave van de eigenschappen die worden weergegeven in de Ticketdetails . Dit heeft geen invloed op de eigenschappen die op de ticketkaart in de inbox worden weergegeven. Als er geen ticket aan het gesprek is gekoppeld, klik dan op Ticket aanmaken. U kunt een ticket niet loskoppelen van een gesprek in de inbox. Lees meer over het beheren van tickets in de inbox.
  
  

  Let op: accounts die na 1 april 2024 zijn aangemaakt, hebben geen toegang tot tickets in de inbox. Als u een ticket in de inbox aanmaakt, worden zowel het ticket als het gesprek verplaatst naar de helpdesk. Lees hoe u tickets in de helpdesk beheert.

• Over dit contact: de contactgegevens die hier worden weergegeven, worden los van de Belangrijke informatie . Gebruik de instellingen voor het bijwerken van voorbeeldkaarten .
• Andere gesprekken: bekijk eerdere gesprekken tussen de contactpersoon en je team.
• Andere tickets: bekijk de overige tickets die aan de contactpersoon zijn gekoppeld.
• Eerdere feedback: bekijk de eerdere feedback van de contactpersoon uit eenklanttevredenheidsenquête.
• Deals: om een dealrecord aan te maken om eventuele omzetkansen uit dit gesprek bij te houden, klikt u op Een deal aanmaken.
• Bedrijf: bekijk het bijbehorende bedrijfsrecord van de contactpersoon.
• Aangepaste objecten (alleenEnterprise ): als u aangepaste objecten gebruikt, kunt u het record van het aangepaste object bekijken dat is gekoppeld aan de contactpersoon in de thread. Om in de inbox te verschijnen, moet het record van het aangepaste object aan het contactrecord zijn gekoppeld. 

Beantwoorden en reageren op berichten in de inbox

Gebruik de antwoord-editor om te reageren op een inkomende e-mail of chatbericht, of gebruik het tabblad ‘Reageren’ om een ander teamlid op de hoogte te stellen van het gesprek. Je kunt ook bellen vanuit de antwoord-editor als je telefonisch contact moet opnemen met een contactpersoon.

Om de antwoord-editor uit te vouwen terwijl je je antwoord typt, klik en sleep je naar de antwoord-editor. 

• Voer een antwoord in en gebruik de werkbalk linksonder om opmaak toe te voegen (bijv. vet, cursief, enz.). Je kunt ook op ‘Invoegen’ klikken en een optie selecteren om inhoud uit een andere tool in HubSpot bij te voegen, waaronder:

  • Artikelen uit de kennisbank
  • Fragmenten
  • Video
  • Vergaderingen
  • Documenten
  • Offertes
  • Sjablonen
• Klik op het breezeSingleStar AI -pictogram en selecteer vervolgens een opdracht om iets te markeren:
  • Schrijf voor mij: typeenpromptin het vak'Schrijf voor mij'en klik vervolgensop 'Genereren'om tekst te genereren die u in uw gesprek kunt gebruiken. Klik op'Invoegen' omde prompt te gebruiken of op'Genereren'om een andere versie van de prompt te genereren.
  • Gesprek samenvatten: vattenlange gesprekkensamenin beknopte samenvattingen.

Lees meer over het gebruik van AI-assistenten in de gespreksinbox.

Als je wilt dat een andere gebruiker de thread bekijkt of contact opneemt met de contactpersoon, kun je een opmerking aan het gesprek toevoegen. Deze opmerking is niet zichtbaar voor de contactpersoon:

• Klik in de bewerkingsvenster voor antwoordenop het tabbladOpmerking.
• Typ@ ende naam van je teamlid, en voer vervolgens je bericht in.
  • Gebruik de pictogrammen onderaan de e-maileditor om de tekststijl aan te passen, een link in te voegen of een bestand te uploaden.
  • Om eendocument,fragment,vergaderlink,kennisbankartikel,offerte ofvideoaan je antwoord toe te voegen, klik je op‘Invoegen’.

• Klik op'Opmerking toevoegen'. Er wordt een melding naar het teamlid gestuurd met een link naar het gesprek.

• • Om een gebruiker te selecteren aan wie je het gesprek wilt toewijzen, klik je linksboven op het vervolgkeuzemenu ‘Eigenaar ’.
  • Als er een ticket aan het gesprek is gekoppeld, klik dan op de naam van het ticket boven het gesprek om het ticketrecord in een ander browsertabblad te openen.
  • Om over te schakelen van live chat of Facebook Messenger naar reageren via e-mail, klik je op hetvervolgkeuzemenu ‘Kanaal’ in de antwoordeditor en selecteer je‘E-mail’. Wanneer het gesprek is beëindigd, wordt de gespreksgeschiedenis via e-mail naar de bezoeker verzonden.
    
  • Om een kopie van het chatverslag te verzenden, het gesprek te verwijderen, een afzender te blokkeren of het gesprek als spam te markeren, klik je op het vervolgkeuzemenu ‘Meer’ rechtsboven.
    • Wanneer je een afzender blokkeert, wordt het gesprek verplaatst naar de weergave ‘Gefilterd’ in je inbox. Je kunt ervoor kiezen om een afzender te deblokkeren vanuit je spamweergave , zodat toekomstige gesprekken zichtbaar zijn in je inbox.
      
      • Wat chats betreft: voortaan ziet de bezoeker de chatwidget wanneer hij of zij uw site bezoekt, maar verschijnen zijn of haar nieuwe berichten niet in uw inbox.
      • Voor e-mails worden hierdoor de thread en alle toekomstige threads van deze afzender gefilterd.
      • De bijbehorende tickets worden definitief verwijderd.

Let op: als u een e-mailconversatie als spam markeert, wordt alleen de huidige thread gefilterd.

• Om een e-mailconversatie door te sturen naar een ander team of een organisatie buiten uw bedrijf, klikt u bovenaan het meest recente e-mailantwoord op Doorsturen.
• Om de conversatie als afgesloten te markeren, klikt u opConversatie afsluiten. Als er een ticket aan de conversatie is gekoppeld, kan de gebruiker het ticket en de conversatie tegelijkertijd afsluiten, of alleen de conversatie afsluiten door op hetvervolgkeuzemenu Meerte klikken en Conversatie afsluiten te selecteren. 

• Als u meer ruimte wilt om op het gesprek te reageren, kunt u het rechter- of linkerpaneel samenvouwen door op het last pictogram bovenaan het paneel te klikken, en het paneel weer uitvouwen door op het first pictogram te klikken.

Let op: in botgesprekken waarbij de bezoeker de botactie'Naar teamlid verzenden' nog niet heeft bereikt, kan het gesprek pas als afgesloten worden gemarkeerd nadat de bezoeker 30 minuten inactief is geweest.

• Om je gesprekken in bulk te verwijderen of te sluiten:
  • Beweeg de muis over de gesprekken en vink de selectievakjes aan naast de threads die je wilt bewerken.
  • Selecteer bovenaan de inbox de optie ‘Verplaatsen naar prullenbak ’ of ‘Gesprek sluiten’.

Link naar een specifiek bericht in een gesprek

U kunt rechtstreeks naar een bericht in een gesprek linken om dit met een teamlid te delen. Dit bevordert een efficiënte samenwerking en voorkomt dat u door andere berichten in de thread hoeft te zoeken.

Om een berichtlink te genereren en te delen:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Inbox. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Inbox.
2. Klik in de linkerzijbalk op een gesprek om rechts een gedetailleerd overzicht van de thread te openen.
3. Beweeg de muisaanwijzer over een bericht in de thread, klik op het pictogram met de drie puntjes en selecteer vervolgens 'Link kopiëren'.
   
   
   
4. De link naar het bericht wordt naar het klembord gekopieerd, waarna je deze kunt delen met een ander teamlid. Zodra zij de URL in de adresbalk van hun browser plakken, worden ze direct naar dat specifieke bericht geleid. 

Berichten verbergen (alleenEnterprise )

Gebruikers met een Enterprise-account kunnen ervoor kiezen om berichten in de inbox te verbergen om gevoelige informatie te beschermen.

Een bericht in de conversatie-inbox verbergen: 

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Inbox. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Inbox.
2. Klik in de linkerzijbalk op een gesprek om rechts een gedetailleerd overzicht van de thread te openen.
3. Beweeg de muisaanwijzer over een bericht in de thread, klik op het pictogram met de drie puntjes en selecteer vervolgens ‘Bericht verbergen’.
4. Zodra het bericht is verborgen, wordt het in de gespreksinbox vervangen door 'Het bericht is verborgen'. Als de e-mail aan een record was gekoppeld, wordt deze uit de tijdlijn van het record verwijderd.

Let op: alleen superbeheerders of de gebruiker die het bericht oorspronkelijk heeft verborgen, kunnen het weer zichtbaar maken.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Inbox. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Inbox.
2. Klik in de linkerzijbalk op een conversatie om rechts een gedetailleerd overzicht van de thread te openen.
3. Beweeg de muisaanwijzer over een bericht in de thread, klik op het pictogram met de drie puntjes en selecteer vervolgens 'Bericht weergeven'.
   
   
   
4. Zodra het bericht weer zichtbaar is, wordt het hersteld in de gespreksinbox en in alle records waarin het oorspronkelijk was vastgelegd.

Beschikbaarheidsstatus beheren

Klik in de linkerbovenhoek op het vervolgkeuzemenu 'Je bent beschikbaar ' om je beschikbaarheidsstatus voor chat te wijzigen. Lees hoe je je werktijden kunt aanpassen om je beschikbaarheidsstatus automatisch in te stellen.

Wanneer u afwezig bent, blijft u beschikbaar voor alle openstaande chats die momenteel aan u zijn toegewezen, maar u wordt als afwezig weergegeven voor nieuwe bezoekers.

Inbox-instellingen openen

In de linkerbenedenhoek van de inbox kunt u snel uw inbox-instellingen openen om deze te bewerken. U kunt instellingen op inboxniveau bewerken of instellingen die specifiek zijn voor uw e-mail- of chatkanaal. Lees meer over het bewerken van uw inbox.