“对话”收件箱使用指南

创建收件箱并连接频道后，您就可以通过该收件箱在一个地方查看、管理和回复收到的对话。本文将介绍对话收件箱的各项功能，以及如何利用这些功能管理与联系人的沟通。

了解如何在收件箱中将对话整理到自定义视图中。 

• 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到 CRM > 收件箱。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到 CRM > 收件箱。
• 如果您的账户中有多个收件箱，请点击左上角的下拉菜单，选择另一个收件箱进行查看。 

• 在收件箱中，您可以使用以下功能来管理对话。 

在收件箱中搜索和

筛选

对话

您可以同时搜索和筛选对话，快速找到相关的对话线程。点击左上角的搜索图标 ，输入搜索词查找对话，并应用筛选条件以缩小搜索范围。

• 状态： 根据对话的“已开启”或“已关闭”状态进行筛选 。
  
• 渠道： 根据对话源自电子邮件、实时聊天还是 Messenger 对话进行排序 。
• 联系人：按与该对话线程关联的联系人筛选对话。
• 负责人： 根据被分配到该对话的特定团队成员筛选 对话。
  • 您还可以通过在下拉菜单中选择聊天流程名称，筛选分配给机器人聊天流程的对话。
  • 选中“显示已停用/已移除的用户”复选框，可搜索账户中已移除或已停用的用户所负责的对话。
• 日期：使用 日期选择器筛选 在特定时间段内发生的对话。
• 更多选项：选中 “隐藏已筛选内容”复选框 ，可过滤掉与您的业务无关的对话；和/或选中“隐藏垃圾箱”复选框，可将已删除的对话从搜索结果中过滤掉。 

您还可以通过点击对话列表上方的 下拉菜单 ，将对话按从最旧到最新排序。若要返回收件箱，请点击右上角的“退出搜索”。

视图

所有对话均按不同收件箱视图进行分类。这些视图会按负责人、渠道或筛选状态对对话进行分组。如果您是Marketing Hub、 Sales Hub 或Service Hub 专业 版或企业版 账户的用户，请了解如何在收件箱中将对话整理到自定义视图中。

在左侧边栏中，选择一个视图：

• 未分配：查看所有尚未分配给负责人的对话。如果对话负责人随后从您的账户中移除，该对话将自动转为未分配状态，并同样显示在此视图中。
• 已分配给我：查看所有至少有一条回复且已路由或分配给您的对话。
• 所有未关闭：查看 收件箱中您团队的所有对话。请注意，如果您从收件箱向联系人发送外发邮件，该邮件在联系人回复之前不会出现在“所有未关闭”视图中。 
• 聊天：查看所有源自您网站聊天小部件的对话。
• 机器人：查看 所有从未或尚未分配给负责人的机器人对话。
• 电子邮件：查看 所有源自发送到您团队电子邮件地址的邮件的对话。
• Messenger：查看 所有源自已连接Facebook Messenger账户的 Facebook 企业主页的对话。
• 表单：查看 所有提交至已连接支持表单的表单。
• 电话：查看所有拨打至已关联电话号码的来电。 
• 所有已关闭：查看所有已关闭的对话。
• 已发送：查看 从对话收件箱和CRM 记录中 发送的所有外发邮件。请注意，当收件人回复邮件时，该对话将移至“所有未结”视图以及其他相关视图，例如“分配给我”或 “未分配”视图 。
• 垃圾邮件：查看 所有与您的业务对话无关的电子邮件，例如促销邮件。来自基于角色的邮箱（如 marketing@、sales@ 等）的任何电子邮件都将被发送到“垃圾邮件”视图 。
• “垃圾箱”：查看 所有已删除的对话。打开已删除的对话即可查看内容。 若要恢复已删除的对话，请点击顶部菜单中的“恢复”。若要永久删除该消息，请点击 “ 永久 删除”。这将从收件箱以及记录该对话的联系人记录中永久删除该对话线程。相关的工单也将被删除。从“垃圾箱”视图中删除后，您将无法在收件箱或相关记录中访问这些对话线程。这些对话将在 30 天后自动删除且无法恢复。

“未分配”、“分配给我”、“所有未处理”和“聊天”视图 将始终显示。要访问其他标准视图，请点击“更多”。

在收件箱中撰写邮件

在左下角，点击“撰写”即可 直接从对话收件箱中撰写外发邮件。了解有关从对话收件箱发送和回复邮件的更多信息。

在收件箱中查看对话

要访问收件箱中的对话： 

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到 CRM > 收件箱。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到 CRM > 收件箱。
2. 在左侧边栏中，点击某条对话，右侧将显示该对话线程的详细视图。
3. 在对话线程中，您可以查看关键详细信息，例如负责的团队成员以及对话来源（例如表单、电子邮件或电话）。 
   
   

查看联系人及相关记录的详细信息

在右侧边栏中，可查看相关联系人的背景信息、关联工单以及该联系人与贵公司以往的对话记录。点击展开各部分以查看更多详细信息。

• 联系人：若要将 该联系人从对话线程中解除关联，请点击联系人姓名旁边的“X” 。若要在另一个浏览器标签页中打开联系人记录，请点击该联系人的姓名。在联系人记录中，您可以向该联系人发送一对一电子邮件、拨打电话、添加备注、创建任务或 安排会议。
• 工单： 要查看更多工单信息，请点击 查看更多 。在右侧弹出的面板中，点击 编辑显示的 属性 以 自定义 ， 工单详情 面板中显示的属性。此操作不会更新收件箱中工单卡片上显示的属性。如果该对话没有关联的工单，请点击 “创建工单”。您无法在收件箱中将工单与对话解除关联。了解有关管理收件箱中工单的更多信息。
  
  

  请注意： 2024年4月1日之后创建的账户无法访问收件箱中的工单。在收件箱中创建工单会将工单和对话一并移至服务台。了解如何在服务台中管理工单。

• 关于此联系人：此处显示的联系人属性与联系人记录中的 关键信息 卡片中独立管理的。若要更新显示的属性，请使用 “更新预览卡片” 设置。
• 其他对话：查看 该联系人与您团队之间的以往对话。
• 其他工单：查看 该联系人的其他相关工单。
• 历史反馈：查看 该联系人此前在客户支持调查中的反馈。
• 交易：要 创建交易记录以跟踪此对话中的任何收入机会，请点击 创建交易。
• 公司：查看 该联系人的关联公司记录。
• 自定义对象（仅限企业版）：如果您正在使用自定义对象，则可以查看与该对话线程中联系人关联的自定义对象记录。自定义对象记录必须与联系人记录相关联，才能显示在收件箱中。 

回复收件箱中的消息并添加评论

使用回复编辑器回复收到的电子邮件或 聊天消息，或使用“评论”选项卡将 对话内容通知给 其他团队成员。如果您 需要通过电话联系联系人， 还可以直接从回复编辑器拨打电话 。

在输入回复内容时，点击并拖动以展开回复编辑器。 

• 输入回复内容时，可使用左下角的工具栏添加富文本格式（例如：加粗、斜体等）。您还可以点击“插入”并选择相应选项，从 HubSpot 中的其他工具附加内容，包括：

  • 知识库文章
  • 片段
  • 视频
  • 会议
  • 文档
  • 报价
  • 模板
• 点击breezeSingleStar AI 图标，然后选择一个提示命令：
  • “为我撰写”：在“为我撰写”框中输入提示语，然后点击“生成”以生成可在对话中使用的文本。点击“插入”以使用该提示语，或点击“生成”以生成该提示语的另一版本。
  • 总结对话：将冗长的对话浓缩为简洁的摘要。

了解有关在对话收件箱中使用AI 助手的更多信息。

如果您希望其他用户审查该对话线程或跟进该联系人，可以在对话中添加评论。该评论对联系人不可见：

• 在“回复”编辑器中，点击“评论”选项卡。
• 输入@ 及团队成员的姓名，然后输入您的消息。
  • 使用邮件编辑器底部的图标可修改文本样式、插入链接或上传文件。
  • 若要在回复中添加文档、代码片段、会议链接、知识库文章、报价或视频，请点击“插入”。

• 点击“添加评论”。系统将向该团队成员发送一条包含对话链接的通知。

• • 要选择用户将对话指派给其，请点击左上角的“所有者”下拉 菜单。
  • 如果该对话关联了工单，请点击对话上方的工单名称 ，在另一个浏览器标签页中打开工单记录。
  • 若要从实时聊天或 Facebook Messenger 切换为通过电子邮件回复，请点击回复编辑器中的“渠道”下拉菜单，然后选择“电子邮件”。对话结束时，对话记录将通过电子邮件发送给访客。
  • 若要发送聊天记录副本、删除对话、屏蔽发件人或将对话标记为垃圾信息，请点击右上角的“更多”下拉 菜单。
    • 当您屏蔽发件人时，该对话将移至收件箱中的“已过滤”视图 。您可以从“垃圾邮件”视图中 选择解除对发件人的屏蔽，以便未来的对话能在收件箱中显示。
      
      • 对于聊天，此后访客访问您的网站时仍会看到聊天小工具，但他们的新消息将不会出现在您的收件箱中。
      • 对于电子邮件，此操作将过滤该发件人的当前对话以及今后所有来自该发件人的新对话。
      • 相关的工单将被永久删除。

请注意：如果您将 一封电子邮件对话标记为垃圾邮件，此操作仅会过滤当前对话。

• 若要将电子邮件对话转发给公司外的其他团队或组织，请在最新电子邮件回复的顶部点击 “转发”。
• 若要将该对话标记为已关闭，请点击“关闭对话”。如果该对话关联有工单，用户可以同时关闭工单和对话，或者仅关闭对话——方法是点击“更多”下拉菜单并选择“关闭对话”。 

• 如果您需要更多空间来回复该对话，可以点击面板顶部的最后一个图标来折叠右侧或左侧面板，点击第一个图标则可再次展开面板。

请注意：在机器人对话中，如果访客尚未触发机器人的“发送给团队成员”操作，则必须在访客处于闲置状态 30 分钟后，才能将对话标记为已关闭。

• 要批量删除或关闭对话：
  • 将鼠标悬停在对话上，勾选要编辑的对话线程旁边的复选框 。
  • 在收件箱顶部，选择“移至垃圾箱”或 “关闭对话”。

链接到对话中的特定消息

您可以直接链接到对话中的某条消息并与团队成员分享，这有助于提高协作效率，并避免在对话线程中逐条搜索消息。

要生成并分享消息链接：

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到 CRM > 收件箱。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到 CRM > 收件箱。
2. 在左侧边栏中，点击一个对话，右侧将显示该对话的详细视图。
3. 将鼠标悬停在对话中的某条消息上，点击省略号图标，然后选择“复制链接”。
   
   
4. 该消息链接将被复制到剪贴板，随后您可以将其分享给团队中的其他成员。当他们将该 URL 粘贴到浏览器地址栏时，系统会直接跳转到该特定消息。 

隐藏消息（仅限企业版）

企业版账户的用户可以选择隐藏收件箱中的消息，以保护敏感信息。

要在对话收件箱中隐藏一条消息： 

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到 CRM > 收件箱。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到 CRM > 收件箱。
2. 在左侧边栏中，点击一个对话以在右侧打开该对话线程的详细视图。
3. 将鼠标悬停在对话中的某条消息上，点击省略号图标，然后选择“隐藏消息”。
4. 隐藏后，对话收件箱中的消息将被“该消息已被隐藏”替换。如果该邮件已记录到某条记录中，它将从该记录的时间轴中移除。

请注意： 只有 超级管理员或最初隐藏该消息的用户才能取消隐藏。

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到 CRM > 收件箱。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到 CRM > 收件箱。
2. 在左侧边栏中，点击一个对话，右侧将显示该对话线程的详细视图。
3. 将鼠标悬停在对话线程中的某条消息上，点击省略号图标，然后选择“取消隐藏消息”。
   
   
4. 取消隐藏后，该消息将恢复显示在对话收件箱中，并恢复到其最初记录的任何记录中。

管理在线状态

在左上角，点击“您在线”下拉菜单以更改您的聊天在线状态。了解如何自定义工作时间以自动设置您的在线状态。

当您离线时，对于当前分配给您的任何已开启的聊天，您仍会显示为“在线”，但对于新来的访客，您将显示为“离线”

。

访问收件箱设置

在收件箱的左下角，您可以快速访问收件箱设置进行编辑。您可以编辑收件箱级别的设置，或针对您的电子邮件或聊天频道的特定设置。了解有关编辑收件箱的更多信息。