「對話收件匣」使用指南

建立收件匣並連結頻道後，您即可透過收件匣在同一個介面中查看、管理及回覆收到的對話。本文將介紹對話收件匣的各項功能，以及如何運用這些功能來管理與聯絡人的溝通。

進一步了解如何在收件匣中將對話整理成自訂檢視。 

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「CRM」 > 「收件匣」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「CRM」 > 「收件匣」。
• 若您的帳戶中有多個收件匣，請點擊左上角的下拉式選單，並選擇另一個收件匣來檢視。 

• 在收件匣中，您可以使用以下功能來管理對話。 

在收件匣中搜尋及篩選對話

您可以同時搜尋和篩選對話，以快速找到相關的對話串。點擊左上角的搜尋圖示 ，輸入搜尋詞彙來查找對話，並套用篩選條件以縮小搜尋範圍。

• 狀態： 根據對話的「開啟」或「已關閉」狀態進行篩選 。
  
• 通訊管道： 根據對話是源自電子郵件、即時聊天或 Messenger 對話來進行排序 。
• 聯絡人：根據與該對話串相關聯的聯絡人篩選對話。
• 負責人： 根據被指派處理該對話的特定團隊成員來篩選 對話。
  • 您也可以透過在下拉式選單中選擇聊天流程名稱，來篩選已指派給聊天流程的對話。
  • 勾選「顯示已停用／已移除的使用者」核取方塊，即可搜尋您帳戶中指派給已移除或已停用使用者的對話。
• 日期：使用 日期選擇器，篩選 發生於特定時間區間的對話。
• 更多選項：勾選「隱藏已篩選項目 」核取方塊 ，可篩除與您的業務無關的對話；和／或勾選「隱藏垃圾桶」核取方塊，可將已刪除的對話從搜尋結果中篩除。 

您也可以點擊對話清單上方的 下拉式選單， 將對話依由舊至新排序。若要返回收件匣，請點擊右上角的「退出搜尋」。

檢視模式

所有對話皆會依不同收件匣檢視模式進行分類。這些檢視模式會根據指派對象、通訊管道或篩選狀態來彙整對話。若您是Marketing Hub、 Sales Hub 或Service Hub Professional 及Enterprise 帳戶的使用者，請瞭解如何將對話整理至收件匣中的自訂檢視模式。

在左側邊欄中，選擇一種檢視模式：

• 未指派：檢視所有尚未指派給負責人的對話。若對話負責人日後從您的帳戶中移除，該對話將自動解除指派，並同樣會出現在此檢視中。
• 「指派給我」：檢視所有至少有一則回覆，且已轉送或指派給您的對話。
• 所有未結：檢視 收件匣中您團隊的所有對話。請注意，若您從收件匣向聯絡人發送外寄電子郵件，該郵件在聯絡人回覆之前，將不會出現在「所有未結」檢視中。 
• 聊天：檢視所有源自您網站上聊天小工具的對話。
• 機器人：檢視 所有從未或尚未指派給負責人的機器人對話。
• 電子郵件：檢視 所有源自寄送至您團隊電子郵件地址之電子郵件的對話。
• Messenger：檢視 所有源自已連結Facebook Messenger帳戶的 Facebook 企業專頁的對話。
• 表單：檢視 所有提交至已連結支援表單的表單。
• 通話：檢視所有撥打至已連結電話號碼的通話。 
• 所有已關閉：檢視所有已關閉的對話。
• 已發送：檢視 所有從對話收件匣及 CRM 記錄中 發出的電子郵件。請注意，當收件者回覆該電子郵件時，該對話將移至「所有未結」檢視頁，以及其他相關檢視頁，例如「指派給我 」或 「未指派」檢視頁 。
• 垃圾郵件：檢視 所有與您的商務對話無關的電子郵件，例如促銷郵件。任何來自基於角色的電子郵件地址（如 marketing@、sales@ 等）收到的郵件，都會被移至「垃圾郵件」檢視畫面 。
• 垃圾桶：檢視 所有已刪除的對話。開啟已刪除的對話即可檢視內容。 若要還原已刪除的對話，請點擊頂部選單中的search 還原 rotatei。若要永久刪除該訊息，請點擊delete。此操作將永久從收件匣及記錄該對話的聯絡人紀錄中刪除該對話串。相關的工單也會一併刪除。從「垃圾桶」檢視中刪除對話串後，您將無法在收件匣或相關紀錄中存取這些對話串。這些對話將在 30 天後自動刪除且無法還原。

「未指派」、「指派給我」、「所有未處理」及「聊天 」檢視畫面 將始終顯示。若要存取其他標準檢視畫面，請點選「更多」。

在收件匣中撰寫訊息

在左下角點選「撰寫」 ，即可 直接從對話收件匣撰寫外寄電子郵件。進一步了解如何從對話收件匣發送及回覆電子郵件。

在收件匣中檢視對話

若要開啟收件匣中的對話： 

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「CRM」 > 「收件匣」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「CRM」 > 「收件匣」。
2. 在左側邊欄中，點擊某個對話即可在右側開啟該對話串的詳細檢視。
3. 在對話串中，您可以查看關鍵詳細資訊，例如指派的團隊成員以及對話來源（例如表單、電子郵件或電話）。 
   
   

檢視聯絡人及相關記錄的詳細資訊

在右側邊欄中，可檢視相關聯絡人的背景資訊、相關工單，以及該聯絡人過去與貴公司的對話紀錄。點擊以展開各區塊並檢視更多詳細資訊。

• 聯絡人：若要將 聯絡人從對話串中解除關聯，請點擊 聯絡人姓名旁的 「X」 。若要在另一個瀏覽器分頁中開啟聯絡人記錄，請點擊該聯絡人的姓名。在聯絡人記錄中，您可以向該聯絡人發送一對一電子郵件、致電、新增備註、建立任務，或與該聯絡人安排會議。
• 服務單： 若要查看更多工單資訊，請點擊 「查看更多」 。在右側開啟的面板中，點擊 編輯顯示的 屬性 以 自訂該顯示的屬性 ，以自訂 「工單詳情」 面板中顯示的屬性。此操作不會更新收件匣中票證卡片上顯示的屬性。若該對話未關聯任何票證，請點擊 「建立工單」。您無法在收件匣中將工單與對話解除關聯。進一步了解如何管理收件匣中的工單。
  
  

  請注意： 2024 年 4 月 1 日之後建立的帳戶無法存取收件匣中的票證。若在收件匣中建立票證，該票證與對話都會被移至服務台。瞭解如何在服務台中管理票證。

• 關於此聯絡人：此處顯示的聯絡人屬性與聯絡人記錄中的 關鍵資訊 卡片中獨立管理。若要更新顯示的屬性，請使用 「更新預覽卡片」 設定。
• 其他對話：檢視 該聯絡人與您團隊之間的過往對話。
• 其他工單：檢視 該聯絡人相關的其他工單。
• 過往回饋：檢視 該聯絡人在客戶支援問卷中的過往回饋。
• 交易：若要 建立交易記錄以追蹤此對話所帶來的任何營收機會，請點擊 建立交易。
• 公司：檢視 該聯絡人所關聯的公司記錄。
• 自訂物件（僅限企業版）：若您使用自訂物件，可檢視與該聯絡人相關且包含在對話串中的自訂物件記錄。自訂物件記錄必須與聯絡人記錄相關聯，才會顯示在收件匣中。 

回覆收件匣中的訊息並發表評論

使用回覆編輯器回覆收到的電子郵件或 聊天訊息，或使用「評論 」分頁通知 其他團隊成員該則 對話。若需 透過電話與聯絡人聯繫， 您亦可直接從回覆編輯器撥打電話 。

在輸入回覆內容時，若要展開回覆編輯器，請點擊並拖曳至回覆編輯器區域。 

• 輸入回覆內容時，可使用左下角的工具列新增富文本格式（例如：粗體、斜體等）。您也可以點擊「插入」並選擇選項，以附加來自 HubSpot 其他工具的內容，包括：

  • 知識庫文章
  • 片段
  • 影片
  • 會議
  • 文件
  • 報價
  • 範本
• 點擊breezeSingleStar AI 圖示，然後選擇一個提示指令：
  • 為我撰寫：在「為我撰寫」方塊中輸入提示語，然後點擊「產生」以生成可用於對話的文字。點擊「插入」以使用該提示語，或點擊「產生」以生成該提示語的不同版本。
  • 摘要對話：將冗長的對話濃縮成簡明扼要的摘要。

進一步了解如何在對話收件匣中使用AI 助理。

若您希望其他使用者審閱該對話串或與該聯絡人進行後續跟進，可於對話中新增留言。此留言將不會顯示給該聯絡人：

• 在「回覆」編輯器中，點選「留言」標籤頁。
• 輸入@ 加上您的團隊成員姓名，然後輸入您的訊息。
  • 使用電子郵件編輯器底部的圖示，可修改文字樣式、插入連結或上傳檔案。
  • 若要在回覆中加入文件、片段、會議連結、知識庫文章、報價或影片，請點擊「插入」。

• 點擊「新增留言」。系統將向該團隊成員發送一則通知，其中包含對話連結。

• • 若要選擇要指派該對話的用戶，請點擊左上角的「擁有者」下拉式 選單。
  • 若該對話有相關聯的工單，請點擊對話上方的工單名稱 ，即可在另一個瀏覽器分頁中開啟該工單紀錄。
  • 若要從即時聊天或 Facebook Messenger 切換為透過電子郵件回覆，請點擊回覆編輯器中的「通訊管道」下拉式選單，並選擇「電子郵件」。當對話結束時，對話紀錄將透過電子郵件發送給訪客。
  • 若要傳送聊天記錄副本、刪除對話、封鎖發件人或將對話標記為垃圾訊息，請點擊右上角的「更多」下拉式 選單。
    • 當您封鎖發件人時，該對話將移至收件匣中的「已過濾」視圖 。您可以從「垃圾郵件」視圖中 選擇解除封鎖發件人，以便日後對話能顯示在收件匣中。
      
      • 至於聊天功能，今後訪客造訪您的網站時仍會看到聊天小工具，但他們的新訊息將不會出現在您的收件匣中。
      • 至於電子郵件，此操作將過濾該對話串，並從此過濾該寄件者今後發送的所有來信。
      • 相關的服務單將被永久刪除。

請注意：若 您將一則電子郵件對話標記為垃圾郵件，此操作僅會過濾當前對話串。

• 若要將電子郵件對話轉寄給公司外的其他團隊或組織，請在最新電子郵件回覆的頂端，點擊 「轉寄」。
• 若要將對話標記為已關閉，請點擊「關閉對話」。若該對話有相關的工單，使用者可同時關閉工單與對話；或僅關閉對話，方法是點擊「更多」下拉式選單，並選擇「關閉對話」。 

• 若您需要更多空間來回覆對話，可點擊面板頂端的last圖示來收起左側或右側面板，並點擊first圖示再次展開面板。

請注意：在訪客尚未觸及機器人「傳送給團隊成員」動作的機器人對話中，必須待訪客閒置 30 分鐘後，才能將對話標記為已關閉。

• 若要批次刪除或關閉對話：
  • 將游標懸停在對話上，並勾選要編輯的對話串旁的核取方塊 。
  • 在收件匣頂端，選擇「移至垃圾桶」或 「關閉對話」。

連結至對話中的特定訊息

您可以直接連結至對話中的某則訊息，並與團隊成員分享，此舉有助於促進高效協作，並避免需在對話串中搜尋其他訊息。

要產生並分享訊息連結：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「CRM」 > 「收件匣」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「CRM」 > 「收件匣」。
2. 在左側邊欄中，點擊一個對話以在右側開啟該對話串的詳細檢視。
3. 將游標懸停在對話串中的某則訊息上，點擊省略號圖示，然後選擇「複製連結」。
   
   
4. 該訊息連結將被複製到剪貼簿，您可將其分享給團隊中的其他成員。當對方將網址貼到瀏覽器的網址列時，系統會直接導向該特定訊息。 

隱藏訊息（僅限企業版）

企業版帳戶的使用者可選擇隱藏收件匣中的訊息，以保護敏感資訊。

若要隱藏對話收件匣中的訊息： 

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「CRM」 > 「收件匣」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「CRM」 > 「收件匣」。
2. 在左側邊欄中，點擊某個對話以在右側開啟該對話串的詳細檢視。
3. 將游標懸停在對話串中的某則訊息上，點擊省略號圖示，然後選擇「隱藏訊息」。
4. 隱藏後，對話收件匣中的訊息將被「此訊息已隱藏」所取代。若該電子郵件已記錄至某筆紀錄中，則會從該紀錄的時間軸中移除。

請注意： 僅有 超級管理員或最初隱藏該訊息的使用者才能取消隱藏。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「CRM」 > 「收件匣」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「CRM」 > 「收件匣」。
2. 在左側邊欄中，點擊某個對話以在右側開啟該討論串的詳細檢視。
3. 將游標懸停在對話串中的某則訊息上，點擊省略號圖示，然後選擇「取消隱藏訊息」。
   
   
4. 取消隱藏後，該訊息將恢復顯示於對話收件匣，並會重新出現在原始記錄中。

管理在線狀態

在左上角，點擊「您在線」下拉式選單以變更您的聊天在線狀態。瞭解如何自訂工作時間以自動設定您的在線狀態。

當您離線時，對於目前指派給您的任何開啟中的聊天，您仍會顯示為「在線」，但對新進訪客而言，您將顯示為「離線」。

存取收件匣設定

在收件匣的左下角，您可以快速存取收件匣設定進行編輯。您可以編輯收件匣層級的設定，或是針對您的電子郵件或聊天頻道的特定設定。進一步了解如何編輯收件匣。