使用工作流向 Google 表格添加数据

使用“创建 Google 表格行” 操作或“更新 Google 表格中的数据”操作， 将 HubSpot 属性中的数据发送至您的电子表格。例如，您可以使用此操作将新潜在客户的联系人数据发送至电子表格，供您的销售外联团队使用。

在通过工作流将数据添加到 Google 电子表格之前，您需要将 Google 电子表格与您的 HubSpot 账户连接起来。您可以通过应用市场或在 工作流中 连接该应用。

开始之前

从 HubSpot 向 Google 表格发送数据时，请注意以下事项：

• 默认情况下，HubSpot 会将内部属性值发送至 Google 表格。对于日期，HubSpot 会发送以毫秒为单位的 Unix 时间戳。
  
  • 如果您订阅了Data Hub Professional套餐，可以在“创建 Google 表格行”操作之前添加“格式化数据”操作，将日期属性格式化为您所需的格式。然后，在 Google 表格操作的“属性”下拉菜单中，选择“格式化数据”操作生成的日期输出。
  • 您还可以在 Google 表格的单独列中添加以下公式，将以毫秒为单位的日期转换为常规格式：=A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1)。 请将A1替换为包含 Unix 时间戳的列。

• 使用“创建 Google 表格行”操作时，数据不会添加到现有行中。相反，该操作会向表格中插入新行。这可能会影响被引用的单元格以及所使用的任何公式。为避免此情况，请确保仅引用已填充的现有行。若要向现有行添加数据，请使用“更新现有 Google 表格行”操作 。

• 请避免在 HubSpot 发送数据的电子表格中手动添加数据。如果您需要手动向电子表格添加数据，应创建一个新工作表，并引用第一个工作表中的现有数据。
• 通常不建议在您正在更新的 Google 电子表格中使用公式。更新公式密集型 Google 电子表格中的单元格可能会导致操作执行时间变慢或工作流中出现错误。
  • 每当单元格发生修改时，Google 电子表格会自动重新计算所有相关公式。电子表格规模越大、公式越多，每次更新操作所需的时间就越长。
  • 因此，建议尽可能减少公式的使用，或者在完成对电子表格的所有更新后，再应用公式。
• 不建议在多个工作流中更新同一工作表，因为这样可能会导致数据重复。相反，建议每个工作表仅使用一个工作流。
• 在工作流编辑器中选择电子表格时，可用的工作表取决于连接用户的访问权限。工作表要作为选项显示，必须满足以下至少一项要求：
  • 属于连接用户的云盘。
  • 此前曾与连接用户共享过。
  • 属于连接用户有权访问的共享云盘。
• 如果您断开 Google 表格集成并使用另一位用户重新连接，可用的表格可能会有所不同。建议您在断开和重新连接之前，先检查任何相关的流程。

请注意：有时在添加数据时，请求可能会超时，从而导致生成重复行。要解决此问题，您可以在自己的账户中删除重复数据。

设置电子表格

• 标题行必须位于第一行第一列。
• 应为每列添加标题，以便 HubSpot 能够识别并向其发送数据。HubSpot 无法向未标注标题的列发送数据。
• 请确保表格范围内的所有列都带有列标题。请避免在列之间留有空的列标题，否则可能会导致问题，并导致电子表格无法按预期更新。例如，如果您的电子表格使用了 A 到 C 列，请不要将 B 列的标题留空。
• 电子表格的单元格总数不得超过5,000,000 个。

将 Google 表格连接到 HubSpot

在通过工作流向 Google 表格添加数据之前，您需要将 Google 表格与您的 HubSpot 账户连接起来。

您可以通过应用市场连接该应用。

添加新的 Google 表格行

使用“创建 Google 表格行”操作向您的 Google 表格添加数据时，请确保电子表格已正确设置格式。除标题行外，请勿在目标表格中包含任何其他数据。

此操作不会向现有行中添加数据，而是会在电子表格中插入新行。这可能会影响被引用的单元格以及所使用的任何公式。为避免此情况，请确保仅引用已填充数据的现有行。

要添加新的 Google 表格行：

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到自动化 > 工作流。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到自动化 > 工作流。
2. 要编辑现有工作流，请将鼠标悬停在工作流上，然后点击“编辑”。或者，创建一个新工作流。
3. 在工作流编辑器中，点击“+ ”号 图标以 添加操作。
4. 在左侧面板的“Google 表格”下，选择“创建 Google 表格行”。
5. 点击“电子表格”下拉菜单，选择您要发送数据的电子表格。您可以从那些由将 Google 表格连接到 HubSpot 的用户拥有或与该用户共享的电子表格中进行选择。
6. 点击“工作表”下拉菜单，选择要发送数据的工作表。此处的“工作表”字段指的是电子表格底部的标签页。
7. 设置您的 Google 电子表格列标题及对应的 HubSpot 属性。HubSpot 会将数据添加到电子表格中现有数据下方空行的位置。每个操作每行最多可添加20个单元格的数据。
   1. 点击“标题”下拉菜单，选择 要 发送数据的 Google 电子 表格列标题 。
   2. 点击“属性”下拉菜单，并选择您要 从中发送数据的相应HubSpot 属性 。
8. 设置好工作流操作后，点击“保存”。

更新现有 Google 表格行

使用“更新现有 Google 表格行”操作 时，请确保您的电子表格格式设置正确。

此操作将更新 Google 表格中的数据。默认情况下，不会向 Google 表格中添加新行，仅会更新现有行。

要更新现有的 Google 表格行：

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到自动化 > 工作流。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到自动化 > 工作流。
2. 要编辑现有工作流，请将鼠标悬停在工作流上，然后点击“编辑”。或者，创建一个新工作流。
3. 在工作流编辑器中，点击“+ ”号 图标以 添加操作。
4. 在左侧面板中，选择“更新 Google 表格中的数据”。
5. 点击“电子表格”下拉菜单，选择您要发送数据的电子表格。您可以从以下电子表格中进行选择：由将 Google 表格连接到 HubSpot 的用户拥有，或已与该用户共享的电子表格。
6. 点击“工作表”下拉菜单，选择要发送数据的具体工作表。此处的“工作表”字段指的是电子表格底部的标签页。
7. 设置唯一标识符，以便将 Google 电子表格中的数据与 HubSpot 中的数据进行匹配。当所选“查找”列标题中的单元格值与已注册记录中选定的 HubSpot 属性值匹配时，包含该匹配单元格的行将被更新。 如果有多个行包含匹配的值，则仅会更新第一个包含匹配单元格的行。
   • 点击“查找列”标题的下拉菜单，并在 电子表格中 选择一个 列标题 。该列应与某个 HubSpot 属性相对应，用作更新的唯一标识符。例如，联系人的电子邮件地址可以作为唯一标识符，因为它是该联系人独有的。
   • 点击“查找列”属性下拉 菜单，并选择与“查找列”标题 对应的属性 ，将其用作更新的标识符。
8. 在“若无匹配项则创建新行”下拉菜单中：
   • 如果您希望在“查找列”标题和 “查找列属性”均无匹配项时创建新行，请点击“是”。这将创建一个新行，其中仅包含“选择要更新的列”部分中设置的属性。
   • 如果您不希望在“查找列”标题和 “查找列属性”均不匹配时创建新行，请单击“否”。
9. 设置电子表格中需要更新的列：
   
   • 点击“选择要更新的列”下拉菜单，系统将显示所选电子表格中的列标题列表。然后，选择您要更新的列。
   • 点击列标题 下方的下拉菜单 并 选择一个选项。您可以选择使用已注册记录中的现有属性值来更新数据，也可以使用先前工作流操作的结果来更新数据。
   • 若要添加另一个待更新的列，请点击“添加列”。
   • 要删除一列，请点击该列标题旁边的delete dete删除图标。
10. 点击“保存”。
    

在使用 Google 表格与 HubSpot 配合时排查错误

如果您无法找到特定的工作表，或在设置工作流操作时遇到错误，这很可能是用于连接 Google 表格的用户账户存在问题。 例如，如果该用户在 HubSpot 中已被停用，您可能会遇到以下错误：“由于第三方 API 故障，无法加载‘电子表格’选项。”

要解决此问题，建议先断开 Google 电子表格集成，然后使用一个有效的 HubSpot 用户账户以及一个具有更新目标电子表格权限的 Google 账户重新建立集成。