您可以設定支援查詢管線自動化,以自訂結案日期設定,或根據電子郵件和支援查詢狀態更新觸發動作。
您可以自訂的自動化設定取決於您的HubSpot訂閱:
管理自動建立聯絡單的頻道
你可以設定自動化,從對話管道收到的訊息中自動建立聯絡單。
若要查看或移除建立聯絡單的頻道,請按照以下步
- 在左側邊欄選單中,前往「物件」>「聯絡單」。
- 按一下「管線」索引標籤。
- 單擊選擇管道 下拉菜單,然後選擇要調整的工單管道。
- 按一下「自動化」索引標籤。 如果折疊,請點擊以展開模板化自動化部分。
- 在「已連結的頻道 」部分,查看將為所有新收到的訊息自動建立聯絡單的頻道。
- 如果你不想為傳送至頻道的訊息建立聯絡單,請點擊頻道名稱,在頻道設定中關閉聯絡單自動化功能。
進一步了解如何設定頻道。
自訂結束日期自動化
根據預設,預期會有下列行為:
- 當您將聯絡單移至「已關閉」狀態時,該聯絡單的「關閉日期」值將更新為今天的日期。
- 當您將聯絡單從「已關閉」狀態移至「開啟」狀態時,先前設定的「關閉日期」值將保持不變。
您可以調整每個管線的自動化設定,以停止設定結束日期。
- 在左側邊欄選單中,前往「物件」>「聯絡單」。
- 按一下「管線」索引標籤。
- 單擊選擇管道 下拉菜單,然後選擇要調整的工單管道。
- 按一下「自動化」索引標籤。 如果折疊,請點擊以展開模板化自動化部分。
- 若要調整客服案件移至關閉狀態時的自動化,請在「將客服案件移至關閉狀態時,將關閉日期設定為今天」列中:
- 若要關閉自動化功能,請將開關關閉。 關閉設定後,當您將支援查詢移至「已關閉」狀態時,系統不會更新支援查詢的關閉日期。
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- 若要重新開啟自動化功能,請開啟開關。 啟用此設定後,當您將支援查詢移至「已關閉」狀態時,支援查詢的關閉日期將設為今天的日期。
進一步了解關閉日期票證屬性。
根據電子郵件更新支援查詢狀態(僅適用於Service Hub Starter、Professional和Enterprise)
發送或接收相關電子郵件時,您可以自動更新支援查詢的狀態。
- 在左側邊欄選單中,前往「物件」>「聯絡單」。
- 按一下「管線」索引標籤。
- 單擊選擇管道 下拉菜單,然後選擇要自動化的工單管道。
- 按一下「自動化」索引標籤。 如果折疊,請點擊以展開模板化自動化部分。
- 若要開啟支援查詢狀態自動化,請在「更新支援查詢狀態」部分勾選核取方塊以開啟觸發程序:
- 系統會傳送電子郵件給顧客: 當使用者從支援查詢記錄傳送電子郵件給客服案件時,支援查詢狀態會有所變更。從客服案件記錄傳送的電子郵件不會觸發聯絡單狀態變更。
- 顧客回覆電子郵件:當客服案件回覆建立客服案件的相同討論串時,客服案件狀態會有所變更。 如果聯絡單已關閉,然後重新開啟,則聯絡單上的所有新線程也會更新聯絡單狀態。
- 若要根據觸發因素編輯聯絡單的狀態,請將滑鼠遊標移至該列,然後點擊「編輯」動作。 在右側面板中,點擊選擇狀態下拉式選單,選擇狀態,然後點擊儲存。
請注意:無論自動化設定如何,預期都會出現以下行為。
- 對於轉寄的電子郵件、回覆轉寄的電子郵件、聯絡人發送的其他電子郵件或從用戶連接的個人電子郵件發送的回覆,聯絡單的狀態不會自動更改。
- 如果客服案件回覆已關閉聯絡單的現有對話紀錄,該聯絡單的狀態將自動更新為管線中的第一個開啟狀態。
- 若要關閉自動化,請清除核取方塊。
- 若要在工作流程編輯器中檢視自動化 (僅限Service Hub Professional和Enterprise版 ) ,請將遊標暫留於列上,然後按一下「檢視工作流程」。
根據聯絡單狀態自動採取行動(僅限Service Hub Starter、Professional和Enterprise)
你也可以根據聯絡單狀態設定自訂自動化。 如果您的帳戶已訂閱Service Hub Starter ,您可以在聯絡單狀態變更時傳送電子郵件或內部通知。 如果您的帳戶擁有Service Hub Professional或Enterprise訂閱,您可以透過工作流程工具設定其他可用的操作。
如要自動處理聯絡單狀態,你必須擁有超級管理員或帳戶存取權限。
- 在左側邊欄選單中,前往「物件」>「聯絡單」。
- 按一下「管線」索引標籤。
- 單擊選擇管道 下拉菜單,然後選擇要自動化的工單管道。
- 點擊「自動化」索引標籤,然後點擊展開「從頭開始建立工作流程」部分。
- 在「聯絡單達到特定狀態時的觸發因素動作」部分,按一下「+ p lus」圖示,將動作新增至聯絡單狀態。
- 在右側面板中,設定您的動作:
- 若要在聯絡單達到特定狀態時向團隊傳送內部通知,請選擇傳送內部電子郵件通知。 設定通知詳情,然後點擊「儲存」。
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- 若要在開啟或關閉聯絡單時傳送電子郵件,請選擇傳送電子郵件。 點擊「自動電子郵件」,選擇一個電子郵件,然後點擊「儲存」。 您可以從以下類型的電子郵件中選擇:
- 若要選擇HubSpot建立的電子郵件範本,請選擇「已收到支援查詢」或「已關閉 支援查詢」。 若要編輯預設範本,請按一下電子郵件名稱旁邊的「編輯」,進行變更,然後按一下「儲存電子郵件」。 如果您的帳戶已訂閱行銷中心專 業版或企業版,您也可以按一下電子郵件的名稱,在行銷電子郵件工具中編輯電子郵件。
- 如果你的帳戶有「行銷中心 專業版」或「企業版」訂閱,你可以選擇自訂的自動電郵。 若要編輯自訂電子郵件,請按一下電子郵件的名稱。 系統會帶你前往市場推廣電郵工具。
請注意: 收到的預設支援查詢和已關閉的支援查詢電子郵件是由HubSpot建立的交易電子郵件。 交易電子郵件用於基於關係的互動,例如購買後的確認電子郵件。 聯絡人無需設定為行銷,即可傳送交易電子郵件。 如果您選擇改為發送非交易性自動電子郵件,則聯絡人必須設為市場推廣才能接收電子郵件。 如果你的帳戶有交易電子郵件附加元件,請了解如何建立自訂交易電子郵件。
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- 如果您的帳戶有Service Hub Professional或Enterprise訂閱,您也可以選擇其他基於支援查詢的工作流程動作,包括延遲、分支、通訊、CRM和資料動作。 設定動作,然後按一下「儲存」。
- 若要編輯現有動作,請按一下動作氣泡。 在右側面板中進行變更,然後按一下「儲存」。
- 若要為其他使用者留下關於某個動作的評論,請將遊標暫留於該動作上,然後按一下comments 釋圖示。 輸入訊息,然後按一下「留言」。
- 若要刪除操作,請將遊標暫留於操作上,然後按一下delete 除圖示。 選取「僅刪除此動作」以僅刪除所選動作,或選取「刪除此動作和所有 後續動作」以刪除所選動作及其下方的任何動作。
- 若要導覽至工作流程編輯器(僅適用於Service Hub Professional或Enterprise ) ,請按一下狀態動作下方的「在工作流程中開啟」。 在工作流程編輯器中,您可以新增更多操作並編輯工作流程的設定。
請注意:根據預設,上述自動操作不適用於即時聊天或Facebook Messenger對話。 若要將即時聊天或Facebook Messenger的工單自動化,您可以建立和自訂工作流程,並自訂工作流程的註冊觸發器,以包含來源等同於聊天的對話。