Scan og rediger følsomme data i HubSpot

Scan og rediger følsomme data for at identificere følsomme oplysninger, der er gemt i CRM-aktiviteter såsom noter, opkald, opgaver, e-mails og møder. Superadministratorer kan køre scanninger for at finde markerede værdier og redigere dem, når funktionen »Følsomme data« er konfigureret på kontoen. Dette mindsker compliance-risikoen forbundet med utilsigtet lagring af økonomiske eller sundhedsmæssige data. Hvis " Følsomme data " ikke er aktiveret på din konto, kan du gennemgå scanningsresultaterne.

Før du går i gang

Inden du begynder at arbejde med denne funktion, skal du sikre dig, at du fuldt ud forstår, hvilke skridt der skal tages på forhånd, samt funktionens begrænsninger og de potentielle konsekvenser af at bruge den.

Forstå kravene

• Du skal aktivere følsomme data på kontoen for at kunne redigere de fundne værdier.
• Hvis du ikke konfigurerer følsomme data, kan du stadig scanne og gennemgå resultaterne, men de markerede værdier kan ikke redigeres.

Forstå begrænsninger og overvejelser

• "Følsomme data"-scanninger analyserer CRM-aktiviteter fra de sidste 60 dage.
• Hver konto er begrænset til én scanning hver 30. dag.
• Redigering erstatter de fundne værdier med pladsholdertekst.

Scan efter følsomme data

Scan efter følsomme data for at finde følsomme værdier i CRM-aktiviteter fra de seneste 60 dage. Kun brugere med superadministratorrettigheder kan køre scanninger.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Sikkerhed i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Følsomme data.
4. I afsnittet " Scan for følsomme data " skal du klikke på " Start scanning". Hvis du har udført en scanning før, skal du klikke på " Scan igen".
   
   
   
   
5. I panelet til højre skal du markere afkrydsningsfelterne ud for de datatyper, du vil scanne (f.eks. personoplysninger eller helbredsoplysninger).
6. I afsnittet " Ekskluder nøgleord fra din scanning " skal du indtaste de nøgleord, du vil udelukke. Tryk på Enter efter hvert nøgleord for at tilføje det.
7. Klik på Næste nederst til højre.
8. Gennemgå oplysningerne, og marker afkrydsningsfeltet for at acceptere.
9. Klik på Start scanning. Mens scanningen kører, vises et banner med teksten "Scanning i gang" i afsnittet "Scanning af følsomme data ". Der sendes en e-mail-besked, når scanningsresultaterne er tilgængelige.

Gennemgå resultaterne af scanningen af følsomme data

Gennemgå scanningsresultaterne for at undersøge de fundne værdier og afgøre, om der skal handles. Kun brugere med superadministratorrettigheder kan gennemgå resultaterne og foretage handlinger.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Sikkerhed i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Følsomme data.
4. I afsnittet " Scanning af følsomme data " skal du klikke på " Vis resultater".
5. For at filtrere resultaterne skal du klikke på rullemenuerne øverst. For at filtrere efter postnavn skal du indtaste postnavne i søgefeltet " searchIcon ".
6. For at gennemgå en aktivitet skal du holde markøren over aktiviteten og klikke på " Vis detaljer".
7. Klik på "Vis i CRM " i det højre panel for at se alle aktivitetsdetaljer. Klik på "Værdi #" for at se den specifikke værdi, der blev markeret.

Marker værdier som ikke-følsomme

Markér værdier som ikke-følsomme for at angive, at de markerede oplysninger ikke skal redigeres. Når du har markeret værdier som ikke-følsomme, forbliver de i kontoen.

1. I panelet til højre skal du markere afkrydsningsfeltet Marker som ikke-følsom.
2. Klik på Næste.
3. Klik på Næste igen.
4. Klik på Bekræft.

Rediger værdier fra en konto

Hvis du har aktiveret følsomme data på din konto, kan du redigere værdier fra din konto. Dette vil permanent fjerne værdier fra CRM-aktiviteter. Den oprindelige værdi vil blive erstattet med en pladsholdertekst.

1. Klik på Næste i panelet til højre.
2. Markér afkrydsningsfeltet ud for den værdi, du vil fjerne, og klik på Næste.
3. Klik på Bekræft.

Efter redigering erstattes den oprindelige værdi med en pladsholdertekst, f.eks. REDACTED-ACCOUNT-NUMBER.