Overfør kontrakter til HubSpot

Sammenfatning

Overfør eksisterende kontrakter fra et ældre system til HubSpot for at administrere afregning, fakturaer og indtægtsrapporter. Overførslen bevarer betalingsmetoder, kontrakthistorik og fremtidige betalingsplaner. Efter migreringen kan du bruge HubSpot som den centrale kilde til oplysninger om forpligtede indtægter. Læs mere om, hvordan du bruger kontrakter i HubSpot.

Før du går i gang

Før du begynder at arbejde med denne funktion, skal du sørge for fuldt ud at forstå, hvilke skridt der skal tages i forvejen, samt funktionens begrænsninger og potentielle konsekvenser af at bruge den.

Forstå kravene

• Hvis du er superadmin, kan du vælge din konto til betaversionen af »Overførsel af fakturering til Revenue Hub-kontrakter «.

• Din HubSpot-konto skal bruge Stripe som betalingsudbyder. Hvis du bruger Hubspot-betalinger og ønsker at overføre betalingsmetoder fra en ekstern Stripe-konto til Hubspot-betalinger, skal du udfylde denne formular.

• Formater CSV-filen i overensstemmelse med den betalingsinddrivelsesproces og den indtægtskontinuitetsløsning, du vælger. Læs mere om, hvordan du vælger det migrationsformat, der passer bedst til din virksomhed.

Forstå begrænsninger og overvejelser

• Hvis du bruger indtægtskontinuitet, skal du teste importen i et sandkasse-miljø. Hvis der importeres forkerte data til din konto, kan du ikke rette historiske data i MRR-waterfall-rapporterne.
• Når en kontrakt er aktiveret, bliver HubSpot det system, der anvendes til fakturering. Overførslen kan ikke fortrydes. Eventuelle ændringer i kontrakterne skal foretages i HubSpot. Læs mere om, hvordan du kan se og administrere kontrakter.
• Migreringen medfører ikke, at faktureringen i det gamle system ophører.

Vælg migreringsformat

Inden migreringen skal du vælge et migreringsformat ud fra, hvordan du ønsker, at HubSpot skal administrere kontrakterne efter migreringen. Migrationsformatet afhænger af indsamlingsprocessen og af, om du ønsker at medtage historiske hændelser i kontrakterne (f.eks. udvidelser og indskrænkninger).

Processen for inddrivelse af betalinger

• Manuelle betalinger: Efter overførslen udstedes der fakturaer, som køberne skal betale manuelt.
• Automatiske betalinger: Efter overførslen debiteres fakturaerne automatisk via en registreret betalingsmetode.

Indtægtskontinuitet

• Ingen indtægtskontinuitet: Kontrakterne importeres uden hændelser, der medfører ændringer i indtægterne.
• Omsætningskontinuitet: Brug ramp-nøgler til at gruppere linjeposter i faser og vise ændringshændelser (f.eks. udvidelser og nedskæringer) i MRR-vandfaldet i HubSpot.
  • Indtægtskontinuitet gemmer hændelser med tilbagevendende indtægter til brug for rapportering. Det genskaber ikke historiske fakturaer eller betalinger.
  • Hvis du benytter indtægtskontinuitet, skal du afprøve processen med at importere i et sandkasse-miljø.
  • Hvis der importeres forkerte data til din konto, kan du kun rette historiske data i MRR-vandfaldsrapporter ved at slette den kontrakt, der er tilknyttet de forkerte data, og derefter importere den igen.

Ramper

Rampenøgler

Rampenøgler grupperer flere linjeposter i faser. Rækker med samme rampenøgle udgør én sammenhængende, tilbagevendende stream, der ændrer sig over tid.

I HubSpot genererer hver rampefase MRR-hændelser (f.eks. nye kunder, vækst, nedgang), når den pågældende fase indledes. Rampenøglen kan være en vilkårlig tekststreng (f.eks. ramp-a). Brug den samme streng til hver fase af den samme rampe.

Opbygning af en rampe

For at migrere ramper korrekt skal du opbygge dem på følgende måde:

• Brug én rampenøgle til hver tilbagevendende stream: Tildel den samme rampenøgle til alle faser af et enkelt produkt eller en enkelt tjeneste.
• Brug den samme nøgle til på hinanden følgende faser: Hvis der er tale om to på hinanden følgende faser for det samme produkt eller den samme tjeneste, skal du bruge den samme rampe-nøgle til begge faser.
• Brug forskellige nøgler til produkter, der lanceres samtidigt: Hvis flere produkter eller tjenester lanceres uafhængigt af hinanden i samme periode, skal du tildele hver enkelt en forskellig ramp_key_import_id.
• Lad feltet stå tomt for faste produkter: Hvis et produkt eller en tjeneste ikke ændres i løbet af aftaleperioden, skal du lade ramp_key_import_id feltet tomt.
• Brug datointervaller, der ikke overlapper hinanden: Datointervaller for rækker med samme ramp-nøgle må ikke overlappe hinanden. For sammenhængende faser skal hver fase påbegyndes, når den foregående fase afsluttes.
• Indtast den samlede status for hver fase: Hver fase-række skal indeholde den samlede mængde eller værdi for den pågældende fase, ikke ændringen i forhold til den foregående fase. Hvis mængden f.eks. stiger fra én til to, skal du indtaste 2 for den anden fase, ikke 1.
• Brug rampens nøgle, der importeres, til at gruppere faser: Indtast den samme værdi i ramp_key_import_id for alle linjeposter i samme rampe. Læs mere om, hvordan du opretter en brugerdefineret rampeegenskab.

For eksempel ved en 12-måneders kontrakt med prisændring efter tre måneder:

Mulige migrationsformater

Eksempler på, hvordan man importerer månedlige og kvartalsvise fakturaer

Få indsigt i, hvordan månedlige og kvartalsvise kontrakter faktureres efter, at de er importeret, baseret på kontraktens ikrafttrædelsesdato, linjepostens startdato, løbetiden og eventuel ændring af faktureringsstartdatoen.

Definitioner af egenskaber

Eksempler på månedlige og kvartalsvise tal

Når den ændrede faktureringsstartdato ligger mellem to periodedatoer, springer HubSpot videre til den næste planlagte periodedato efter den ændrede dato. Kadenceankret (linjepostens startdato) flyttes aldrig.

I en migrations livscyklus

Anmeldelse om fulde livscyklus for en kontraktmigrering nedenfor:

Forbered dig på overgangen

Inden du påbegynder overførslen, skal du oprette din konto og forberede din CSV-fil i henhold til det valgte overførselsformat.

Opret brugerdefinerede egenskaber

Opret de nødvendige brugerdefinerede egenskaber, inden du importerer din CSV-fil. De egenskaber, du skal oprette, afhænger af det valgte migreringsformat. Læs mere om, hvordan du opretter brugerdefinerede egenskaber.

Konfigurer CSV-filen

Konfigurer CSV-filen, der skal bruges sammen med værktøjet til at importere kontrakter til HubSpot. Nedenfor kan du gennemgå, hvordan bestemte CSV-felter importeres, downloade eksempel-CSV-filer og se, hvordan en CSV-fil til import af kontrakter skal formateres.

Linjeposttyper

Når du importerer kontrakter, behandles hver række i din CSV-fil som en af to typer linjeposter, afhængigt af om feltet »Produkt« er udfyldt.

• Produktbaseret: Feltet »Produkt« indeholder register-ID’et for et eksisterende HubSpot-produkt. Hvis der er understøttede felter (f.eks. prismodel, niveauer, pris, løbetid, faktureringshyppighed eller afgiftskategori), der er udeladt i CSV-filen, overtager rækken disse værdier fra det tilknyttede produkt.

• Standalone: Feltet »Produkt « er tomt. Rækken bruger udelukkende de værdier, der er angivet i CSV-filen, og -elementet er ikke knyttet til noget produkt i dit katalog.

Bemærk: Hvis en produktbaseret række henviser til et tilbagevendende produkt, men felterne for tilbagevendende fakturering er tomme, kan den arve produktets indstilling for faktureringshyppighed, selvom betalingen var tiltænkt som en engangsbetaling.

Langsigtede kontrakter

En vedvarende , tilbagevendende linjepost har en fast faktureringshyppighed og ingen løbetid. Fornyelsen af abonnementet sker automatisk, indtil det opsiges, og der er ingen udløbsdato for den løbende fakturering. Så længe kontrakten er gældende, fortsætter faktureringen i henhold til den fastlagte faktureringshyppighed, indtil kontrakten opsiges eller ophører. Kontraktens udløbsdato, samlet kontraktværdi og årlig kontraktværdi kan stå tomme, mens den aktuelle MRR og den aktuelle ARR stadig beregnes.

Prismodeller

Ved import af kontrakter kan eksisterende prismodeller og niveauer anvendes, afhængigt af om feltet »Enhedspris« er udfyldt.

• Hvis feltet »Produkt« indeholder et gyldigt HubSpot-produkt-ID, og feltet»Enhedspris« er tomt, anvender det importerede produkt den eksisterende prismodel og de eksisterende niveauer.
• Hvis feltet »Produkt« indeholder et gyldigt HubSpot-produkt-ID, og feltet »Enhedspris« er udfyldt, bevarer rækken sin produkttilknytning og anvender den indtastede værdi som en fast pris. De nuværende prismodeller og niveauer for produktet ændres ikke.

Betalingsefterretninger

Når du importerer kontrakter, og du ikke tilføjer fakturaegenskaben »hs_net_payment_terms« til din CSV-fil, indstilles nettobetalingsfristen som standard til 0 (forfalder ved modtagelse), uanset din kontos standardindstillinger for fakturaer. Hvis du vil anvende andre betalingsbetingelser, skal du medtage egenskaben i din CSV-fil med den ønskede værdi (f.eks. indstiller en værdi på0 , at fakturaer forfalder ved modtagelse). En værdi på30 vil betyde, at fakturaerne får en betalingsfrist på 30 dage netto.

Automatisk momsberegning for salg

Hvis du er bosiddende i USA eller Canada og ønsker at beregne moms automatisk, skal du konfigurere automatisk momsberegning i dine kontoindstillinger, inden du importerer kontrakter.

Eksempelfiler i CSV-format

Brug nedenstående eksempel-CSV-filer som vejledning til din migrering.

Bemærk: CSV -filerne er udelukkende til illustrative formål. Erstat eksempeldatoer, identifikatorer, produkt-ID’er, kontaktoplysninger, værdier, valutaer og eventuelle »import_unique_id« -poster i CSV-filen. Kontroller de tilknyttede egenskaber og udkast, inden du fortsætter med overførslen.

CSV-format

Din CSV-fil skal indeholde følgende kolonner og HubSpot-egenskaber.

Overfør kontrakter

Påbegynd overførslen af kontrakterne, herunder test af lokaliseringen, inden den endelige overførsel påbegyndes.

Lokaliseringstest før migrering

Hvis du betjener kunder på forskellige sprog og i forskellige regioner, anbefales det at gennemføre en pilotmigrering for hvert sprog, hver region og hver valuta. Du kan annullere fakturaer og opsige kontrakter , når du har bekræftet, at overførslen er gennemført.

1. Indsæt kontrakterne i en CSV-fil. Læs mere om, hvordan du konfigurerer en CSV-fil til at blive importeret.
2. Start og gennemfør migreringen.
3. Vent, indtil der er udstedt fakturaer for kontrakten.
4. Kontroller, at fakturaen er korrekt. Læs mere om håndtering af fakturaer:
   • Åbn fakturaen i en ny browserfane.
   • Download en PDF-fil af fakturaen.
   • Send fakturaen til en intern e-mailadresse.
5. For hver enkelt skal du kontrollere de oversatte labels, datoer, tal, valutasymboler, tegnvisning, afsender, modtager og links. 

Bemærk: Dette er et pilotprojekt, der dækker hele forløbet, og ikke en forhåndsvisning af en funktion, der endnu ikke er aktiveret.

Start overførslen

Når du har konfigureret din CSV-fil, kan du begynde at overføre kontrakter til HubSpot. 

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Omsætning > Kontrakter. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Omsætning > Kontrakter.
2. Klik på Importer øverst til højre.
3. Klik på Importer data i afsnittet Importer en fil.
4. Klik på Avanceret import (alle objekter).
5. Klik på »Kontrakter« under »Objekter«. Objekterne »kontakter« og »linjeposter« vælges automatisk. Du kan også importere andre objekter (f.eks. virksomheder og deals) på samme tid. Læs mere om at importere flere objekter.
6. Klik på Næste nederst til højre.
7. Klik på rullemenuen »Vælg, hvordan kontakterne skal importeres« , og vælg en indstilling:
   • Kun opret nye kontakter: Opret nye kontaktregister for de importerede kontakter.
   • Opret og opdater eksisterende kontakter: Opretnye kontaktregister, når en kontakt ikke findes i CRM-systemet. Opdater en kontakt, hvis den allerede findes. Hvis du vælger denne indstilling, skal hvert register have en unik identifikator.
8. Klik på rullemenuen»Vælg, hvordan linjeposterne skal importeres «, og vælg »Opret kun nye linjeposter«. 

Bemærk venligst: Hvis du vælger»Opret og opdater« for linjeposter uden en entydig identifikator, kan det medføre, at identiske linjeposter fra forskellige kontrakter slås sammen, hvilket kan resultere i, at nogle kontrakter mister de tilknyttede produkter. Det anbefales at vælge»Opret nye linjeposter« for at undgå sammenlægning.

9. Konfigurer, hvordan du vil importere dine data:
   • Upload en fil: træk og slip, eller klik på »Vælg en fil« og vælg derefter den fil, du vil importere.
   • Kopier og indsæt: Klik på »Indsæt« direkte fra dit regneark , og indsæt dine data. Data skal kopieres fra en regnearksfil (f.eks. Numbers, Google Sheets).
   • Sprog: Hvis du importerer data på et andet sprog end dit standardsprog, skal du klikke på rullemenuen »Vælg sproget for kolonneoverskrifterne i din fil« og vælge sproget. Ved at vælge det korrekte sprog kan HubSpot bedre matche dine kolonneoverskrifter med eksisterende standardegenskaber. Hvis der ikke er noget match på det valgte sprog, vil HubSpot søge efter en engelsk egenskab, der kan matche.
10. Klik på Næste nederst til højre.
11. Knyt kolonnerne i importfilen til HubSpot-egenskaber. Læs mere om CSV-egenskabstilknytningerne.
12. Klik på Næste nederst til højre.
13. I feltet »Importnavn« skal du indtaste et navn til importen.
14. Klik på rullemenuen »Vælg juridisk grundlag for behandling af kontaktens data« , og vælg et juridisk grundlag. Læs mere om, hvordan du sporer juridisk grundlaget for databehandlingen i HubSpot.
15. Klik på rullemenuen »Datoformat« , og vælg et datoformat.
16. Klik på rullemenuen »Tidszone« , og vælg en tidszone.
17. Klik på rullemenuen »Talformat« , og vælg et talformat.
18. Markér afkrydsningsfeltet »Angiv disse kontakter som marketingkontakter« , hvis du ønsker at engagere de importerede kontakter via HubSpots marketingværktøjer. Læs mere om marketingkontakter.
19. Markér afkrydsningsfeltet »Udvid registere« for at udvide registere under importen. Læs mere om kontakt- og virksomhedsberigelse.
20. Klik på »Afslut import« nederst til højre.
21. Fortsæt med at gennemføre overførslen.

Anmeldelse om formateringsproblemer

Når du har klikket på »Afslut import«, oprettes de importerede kontrakter som kontraktudkast. Gennemgå problemer med kontaktformatering og fejl i rækker, inden overførslen afsluttes:

Bemærk: En planlagt faktureringspost med -- som faktura-nummer er en foreløbig postering. De genererede fakturaer tildeles et nummer og indekseres sammen med andre fakturaregister.

1. For at rette formateringsfejl skal du under »Ryd op i importerede data « klikke på værdien (f.eks. 1) under »[Objekt] formateringsfejl«.
   
   
2. Under »Formateringsproblemer« skal du klikke på»Vis problemer«.
   
   
3. Gennemgå problemerne og de foreslåede løsninger i tabellen:
   • For at redigere den foreslåede rettelse skal du i kolonnen »Foreslået rettelse« klikke påikonet »Rediger« og indtaste enny værdi.
   • For at godkende alle foreslåede rettelser skal du klikke på»Godkend alle«.
   • Hvis du vil afvise alle foreslåede rettelser, skal du klikke på»Afvis alle«.
   • For at godkende eller afvise et foreslået rettelse til en enkelt række skal du i kolonnen»Handlinger« klikke på»Godkend« eller»Afvis«.
   • For at slette registret fra importen skal du i kolonnen»Handlinger « klikke på»Mere« og derefter vælge»Slet dette register«.
4. Gå tilbage til din import:
   • Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Datastyring > Dataintegration. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Datastyring > Dataintegration.
   • I tabellen »Overvåg dine importer « & skal du klikke påimportnavnet.

Gennemfør overførslen

Bemærk: Brugere med rettighederne »Vis«, »Opret«, »Rediger« eller »Slet« for kontrakter kan se kontrakter, der er blevet importeret , men som endnu ikke er migreret. Brugere med rettigheder til at oprette, redigere eller slette kontrakter kan godkende, redigere, overføre og slette de kontraktudkast, der er oprettet ved at importere dem.

1. Klik på »Afslut overførsel«.
   
   
2. Gennemgå de kontrakter, der kræver opmærksomhed. For at downloade fejlene som en CSV-fil skal du klikke på »Download fejl som CSV« øverst til højre.
3. For at rette fejlene skal du i kolonnen »Fejl« klikke på»Opdater [egenskab]«. 
   
   
4. I dialogboksen skal du opdatere de nødvendige egenskaber og derefter klikke på»Bekræft kontrakten igen«.
5. Den genvaliderede kontrakt flyttes til fanen»Klar til migrering «.
6. Når du har gennemgået de kontrakter, der kræver opmærksomhed, skal du klikke på fanen»Klar til overførsel «.
7. Det anbefales at gennemgå følgende kontraktegenskaber, inden overførslen afsluttes:
   • Inddrivelsesprocessen
   • Betalingsmetode
   • Datoer
   • Produktforeninger
   • Linjeposter
   • Tidsplan
   • Skatteindstillinger
8. For at ændre faktureringsstartdatoen eller reference-ID’et for den eksterne betalingsmetode skal du klikke på ikonet » « ( Rediger).

Bemærk: Du kan kun opdatere »Billing Start Date Override« og »hs_external_payment_method_reference_id«, hvis kontrakten ikke indeholder betalte fakturaer eller betalinger.

9. I dialogboksen:
   • I feltet »Overskriv startdato for fakturering« skal du klikke pådatovælgeren og vælge endato.
   • Indtastbetalingsmetode-ID ifeltet »Betalingsmetode-ID«.
   • Klik på»Bekræft kontrakten igen«.
10. Kontrakten flyttes til fanen»Klar til migrering «, når den er blevet valideret på ny.
    
    
11. Som sidste trin inden overførslen skal du gennemgå følgende:
    1. Den sidste faktura fra den gamle kontrakt.
    2. Den første faktura fra HubSpot.
    3. Eventuelle udestående fordringer.
    4. Opsigelse af eksisterende abonnement, hvor det er relevant.
    5. Rykkerskrivelse.
    6. E-mails med fakturaer.
    7. Kontrol af regnskabsintegration. Læs mere om, hvordan du kontakter QuickBooks Online og Xero med HubSpot. 
12. Klik på»Overfør [x] kontrakter« øverst til højre.
    
    
13. I dialogboksen skal du gennemgå vilkårene for overførslen, markere afkrydsningsfeltet»Jeg forstår og accepterer « og derefter klikke på»Bekræft overførsel«.
14. Kontrakterne importeres, og faktureringen påbegyndes i henhold til det valgte migrationsformat. Læs mere om, hvordan du kan se og administrere kontrakter.

Fejlfinding

Gennemgå almindelige importfejl og de trin, der skal til for at løse dem. Hvis du støder på en anden fejl, skal du gennemgå formateringen af din CSV-fil og egenskabstilknytningerne og derefter prøve at importere igen.

Ugyldigt eller manglende Stripe-betalingsmetode-ID

Denne fejl opstår, når indbetalingsmetoden »Automatiske betalinger« er valgt, men der ikke er tilføjet et Stripe-betalingsmetode-ID til CSV-filen.

For at løse denne fejl kan du enten:

• Ændr de automatiske betalinger til manuelle betalinger.
• Tilføj et Stripe-betalingsmetode-ID til automatiske betalingsposter i CSV-filen.

Duplikat af »import_unique_id« fra et tidligere forsøg

Hvis en import mislykkes, kan HubSpot stadig registrere import_unique_id værdierne fra den mislykkede import.

Sådan løser du denne fejl:

1. Opdater din CSV-fil med de nye ID’er.
2. Importere den opdaterede CSV-fil.

Ordliste

Gennemgå følgende vilkår, inden du overfører kontrakter til HubSpot.