Organiser, slet og eksporter egenskaber

For at bevare kvaliteten af data i dit CRM er det vigtigt at holde dine ejendomme organiserede. Du kan inddele egenskaber i grupper eller arkivere og slette ubrugte egenskaber. Hvis du vil se ejendomsoplysninger for flere objekter, kan du også eksportere alle egenskaber eller historiske data for en enkelt ejendom.

Hvis du vil oprette nye eller opdatere eksisterende egenskaber, skal du lære at oprette og redigere egenskaber. Hvis du vil have vejledning i at opdatere en posts egenskabsværdier, kan du læse, hvordan du redigerer en egenskabsværdi på en post eller i bulk.

Opret og rediger egenskabsgrupper

Egenskabsgrupper kan hjælpe dig med at identificere relaterede egenskaber i et objekt. Der er standardegenskabsgrupper, men du kan også oprette brugerdefinerede grupper. Disse grupper bruges kun i egenskabsindstillingerne. Brug postens sidebjælker til at gruppere egenskaber i en post.

Sådan opretter du en ny eller redigerer en eksisterende gruppe:

• Gå til Egenskaber i menuen i venstre sidepanel.
• Klik på rullemenuen Vælg et objekt , og vælg derefter [objekt ]-egenskaber for det objekt, hvis grupper du vil redigere.
• Klik på fanen Grupper.

• For at oprette en ny gruppe skal du klikke på Opret gruppe øverst til højre. Hvis du vil redigere en eksisterende gruppe, skal du holde musen over gruppen og klikke på Rediger.

• Indtast gruppens navn i dialogboksen, og klik på Gem.

• Hvis du vil se egenskaberne i en gruppe, skal du holde musen over gruppen og klikke på Vis egenskaber.

• Hvis du vil slette en gruppe, skal du holde musen over gruppen og klikke på Slet. Klik på Slet i dialogboksen for at bekræfte.

Tilføj egenskaber til en gruppe

Brugere skal have tilladelsenRediger egenskabsindstillinger for at kunne flytte egenskaber til en gruppe.

Sådan tilføjer du en individuel egenskab til en gruppe:

• Hold musen over egenskaben, klik på rullemenuen Mere, og klik derefter på Flyt til gruppe.

• Vælg en gruppe i rullemenuen i dialogboksen, og klik derefter på Gem.

Sådan tilføjer du flere egenskaber til den samme gruppe:

• Marker afkrydsningsfelterne ved siden af egenskaberne.

• Klik på + Tilføj til gruppe øverst i tabellen.
• I dialogboksen skal du vælge en gruppe i rullemenuen og derefter klikke på Gem.

Egenskaber for arkiv

Brugere skal have tilladelsenRediger egenskabsindstillinger for at kunne arkivere egenskaber. Når egenskaber er arkiveret, gemmes de på fanen Arkiverede egenskaber og slettes permanent efter 90 dage.

Du kan kun arkivere egenskaber, hvis de ikke bruges andre steder på din HubSpot-konto (f.eks. i en liste eller et workflow).

• Gå til Egenskaber i menuen i venstre sidepanel.

• Klik på rullemenuen Vælg et objekt , og vælg derefter [objekt]-egenskaber for det objekt, hvis egenskaber du vil arkivere.

• Hvisdu vil arkivere en individuel egenskab, skaldu holde markøren over egenskaben, klikke på rullemenuen Mere og derefter klikke på Arkiver.

• Hvis du vil arkivere flere egenskaber, skal du markere afkrydsningsfelterne ved siden af egenskaberne og derefter klikke på Arkiver øverst i tabellen.

• I højre panel kan du se, hvor egenskaber bruges, før de arkiveres:
  
  • Udfyldningsgrad for denne egenskab: procentdelen af poster, der har en værdi for egenskaben. Klik på Gennemgå [poster] for at se poster med en værdi. Egenskaben kan arkiveres, selv om posterne har værdier.
  • Aktiver, der forhindrer arkivering: Værktøjer som f.eks. arbejdsgange eller egenskabskort, hvor egenskaben, hvis den bruges, ikke kan arkiveres, før den er fjernet. Klik på Review [assets] for at navigere til værktøjet og se og opdatere, hvor egenskaben bruges.
    • Du kan f.eks. se, at en arbejdsgang forhindrer et egenskabsarkiv. Du navigerer til arbejdsgangen og ser, at der er en handling i Rediger post, som bruger egenskaben. Du sletter handlingen, så egenskaben kan arkiveres.
  • Andre aktiver, der bruger denne egenskab: Yderligere værktøjer, hvor egenskaben bruges. Egenskaben kan arkiveres, hvis den bruges af aktiver i dette afsnit. Når egenskaben er arkiveret, fjernes den fra aktivet (f.eks. fjernes den som en kolonne i en indekssidevisning).

• Klik på Arkiver egenskab for at bekræfte.

Gendan eller slet arkiverede egenskaber permanent

Brugere med tilladelsenRediger egenskabsindstillinger for et objekt kan gendanne de arkiverede egenskaber for det pågældende objekt. Brugere med Super admin-rettigheder kan også slette tidligere arkiverede egenskaber permanent. Når du sletter en egenskab, ryddes eksisterende værdier fra poster. Det giver dig også mulighed for at genskabe den slettede egenskab med en anden konfiguration. Denne rydningsproces tager ca. 30 minutter.

Du har f.eks. oprettet en brugerdefineret tekstbaseret egenskab for konto-id, som ikke kræver unikke værdier. Du kan arkivere egenskaben og derefter slette den. Derefter kan du genskabe den med samme navn og felttype og kun kræve tal og unikke værdier.

Bemærk: Egenskaber, der er arkiveret for 90 dage siden eller mere, er blevet slettet og kan ikke gendannes.

• Gå til Egenskaber i menuen i venstre sidepanel.

• Klik på rullemenuen Vælg et objekt, og vælg derefter [objekt ]-egenskaber for det objekt, hvis egenskaber du vil gendanne eller slette.

• Klik på fanen Arkiverede egenskaber.

• Find de egenskaber, du vil gendanne eller slette permanent:

  • Klik på rullemenuen Filtrer efter, og vælg typen af egenskab.

  • Brug datofelterne til at filtrere egenskaberne ud fra, hvornår de blev arkiveret.

• Marker afkrydsningsfelterne ud for de egenskaber, du vil gendanne eller slette permanent. Du kan markere afkrydsningsfeltet øverst til venstre i tabellen for at vælge alle egenskaber på listen.

• Klik på Gendan eller Slet øverst i tabellen.

  • Hvis du sletter, skal du i dialogboksen skrive det antal egenskaber, du sletter, og derefter klikke på Slet for at bekræfte.

Eksporter alle egenskaber

• Gå til Egenskaber i menuen i venstre sidepanel.

• Klik på Eksporter alle egenskaber øverst til højre.

• I dialogboksen skal du klikke på rullemenuen Filformat og vælge det format, du vil have til den eksporterede fil.

• Klik på Eksporter. Når eksporten er behandlet, modtager du et downloadlink via e-mail og i dit meddelelsescenter.

• Du kan også eksportere ejendomshistorik og bruge historiske data til at gendanne tidligere værdier.