Opret et fornyelsestilbud på en kontrakt

Kontrakter udgør den centrale kilde til oplysninger om bekræftede indtægter i HubSpot. Opret et fornyelsestilbud, når en kunde nærmer sig afslutningen af sin nuværende kontrakt, for at sikre kundens tilsagn om den næste kontraktperiode. Når et fornyelsestilbud accepteres, oprettes der en ny kontrakt, som automatisk knyttes til den tidligere kontrakt.

For at komme i gang kan du læse mere om:

• Konfiguration af fornyelsesstyring i kontraktindstillingerne. 

• Sådan bruges kontrakter.

• Sådan opretter du kontrakter. 

• Sådan oprettes skabeloner til fornyelsestilbud.

Håndtering af fornyelsesprocessen med kontrakter

Inden du opretter et fornyelsestilbud, kan du læse mere om, hvordan du administrerer fornyelsesprocessen inden fornyelsesdatoen.

Vis eksisterende kontraktoplysninger

Brug kontraktposten til at se eksisterende kontraktoplysninger, herunder resultater, tilknyttede linjeposter, faktureringsplan, fornyelsesoplysninger, tidslinje for aktiviteter og historik. Brug disse oplysninger til at forberede fornyelsessamtaler, inden du sender fornyelsestilbuddet.

Opret en dedikeret fornyelsespipeline

Det anbefales at oprette en dedikeret fornyelsespipeline til fornyelsesaftaler og oprette nye aftaler til fornyelsestilbud. Det betyder, at du kan rapportere om omsætning fra nye aftaler kontra fornyelsesomsætning og administrere fornyelser separat fra andre aktive aftaler.

Brug arbejdsgange til at automatisere oplysninger om fornyelsesaftaler og tilbud

Brug kontraktegenskaber til at oprette arbejdsgange, der automatisk opretter fornyelsesaftaler og tilbud: 

• Opret fornyelsestilbud inden kontraktens fornyelsesdato for at administrere kommunikationen med kunden om fornyelsen (f.eks. e-mails, møder, opkald). 

• Opret tilbud inden fornyelsesdatoerne for automatisk at bruge eksisterende kontraktoplysninger i et tilbud, der sendes til kunden. Få mere at vide om oprettelse af fornyelsestilbud fra en arbejdsgang.

Hvad indeholder et fornyelsestilbud?

Som standard bruger fornyelsestilbuddet samme løbetid som den eksisterende kontrakt (f.eks. hvis den eksisterende kontrakt var en 12-måneders aftale, vil fornyelsestilbuddet blive konfigureret til 12 måneder). Fornyelsestilbuddet indeholder:

• Kontakter tilknyttet den eksisterende kontrakt.
• Virksomheden, der er knyttet til den eksisterende kontrakt.
• Faktureringskontakter, hvis de er blevet tilføjet til den eksisterende kontrakt.
• Linjeposter i den eksisterende kontrakt. Hvis kontrakten blev opdateret ved hjælp af etændringstilbud, vil fornyelsestilbuddet også omfatte disse linjeposter. Hvis en kunde f.eks. startede med 10 licenser og senere tilføjede 10 mere via et ændringstilbud, vil fornyelsestilbuddet omfatte 20 licenser for hele tilbudsperioden.
• De samme betalingsbetingelser som i den eksisterende kontrakt.

Opret et fornyelsestilbud

Opret et fornyelsestilbud ud fra en eksisterende kontrakt. Fornyelsestilbud skal være knyttet til en aftale. Du kan oprette en aftale under processen med at oprette fornyelsestilbuddet eller manuelt knytte en eksisterende aftale til det.

Sådan opretter du et fornyelsestilbud:

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Omsætning > Kontrakter. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Omsætning > Kontrakter.
2. Klik på kontraktens navn.
3. Klik på Handlinger øverst til højre i venstre sidepanel, og vælg derefter Opret fornyelsestilbud.
4. I panelet til højre:
   
   • Hvis indstillingen Opret automatisk nye aftaler til fornyelsestilbud er aktiveret, skal du klikke på rullemenuen Aftalepipeline og vælge en pipeline. Klik derefter på rullemenuen Aftalestadium og vælg et aftalestadium.
   • Hvis indstillingen Opret automatisk nye aftaler til fornyelsestilbud er slået fra, skal du klikke på rullemenuen "Knyt til en aftale " og vælge en aftale, eller klikke på " Opret en ny aftale " for at oprette en ny aftale.
5. Klik på rullemenuen "Vælg en tilbudsskabelon", og vælg en tilbudsskabelon. Få mere at vide om opsætning af tilbudsskabeloner.
6. I feltet Ændr ikrafttrædelsesdato skal du klikke på datovælgeren og vælge den dato, hvor ændringen træder i kraft.
7. Hvis indstillingen Tillad brugere at tilsidesætte standardfordelingen er er aktiveret, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet " Fordel gebyrer og kreditter pro rata for den resterende faktureringsperiode ", for at undgå pro rata-fordeling af gebyrer. Hvis afkrydsningsfeltet er markeret, fordeles gebyrerne pro rata.
8. Klik på Opret tilbud.
9. Du bliver omdirigeret til tilbudsredigeringsværktøjet. Oplysninger om sælger og køber tilføjes automatisk fra kontrakten.
10. Udarbejd tilbuddet.
11. For at redigere oversigten, herunder " Ændringsdato", skal du klikke på afsnittet " Oversigt " i tilbudsredigeringsværktøjet. I redigeringsværktøjet i venstre sidepanel, under "Ændringsdato":
    • Klik på rullemenuen "Gældende " og vælg en indstilling:
      • Ved aftale: standardindstillingen. Dette er den dato, hvor tilbuddet skifter til status "Accepteret", enten via e-signatur, "klik for at acceptere"-aftale eller ved, at en HubSpot-bruger markerer tilbuddet som underskrevet.
      • Brugerdefineret dato: en brugerdefineret dato. Du kan indstille et tilbuds ikrafttrædelsesdato til en dato i fortiden. Når du bruger en dato i fortiden, vil udløbsdato behandles som købers frist for underskrivelse. Det betyder, at køberen stadig kan underskrive når som helst indtil udløbsdatoen, selvom ikrafttrædelsesdatoen ligger i fortiden. Når du har valgt denne indstilling, skal du klikke på datovælgeren og vælge den dato, hvor fornyelsen træder i kraft.
      • Forsinket start (dage): udsætter faktureringsstartdatoen med et antal dage efter købet. Når du har valgt denne indstilling, skal du indtaste antallet af dage.
      • Forsinket start (måneder): udsætter faktureringsstartdatoen med et antal måneder efter købet. Når du har valgt denne indstilling, skal du indtaste antallet af måneder.
    • I feltet Etiket kan du redigere den etiket, der vises over ikrafttrædelsesdatoen.
12. I redigeringspanelet i venstre sidepanel, under " Løbetid":
    • I feltet " Etiket " kan du redigere den etiket, der vises over løbetiden.
    • Sluk for kontakten " Løbetid" for at skjule den.

16. I redigeringspanelet i venstre sidepanel, under"Samlet rabat":
    • Klik på rullemenuen"Format " og vælg en indstilling:
      • Vis som beløb: Vis rabatbeløbet i tilbudsvalutaen.
      • Vis som procentdel: Vis rabatten som en procentdel.
      • Vis som procent og beløb: Vis rabatten som en procentdel og som et beløb i tilbudsvalutaen.
    • I feltetEtiket kan du redigere denetiket, der vises over den samlede rabat.
    • Sluk for kontakten"Samlet rabat " for at skjule den.
17. I venstre sidepanel under "Samlet kontraktværdi":
    • I feltet " Etiket " kan du redigere den etiket, der vises over den samlede kontraktværdi.
    • Sluk for kontakten " Samlet kontraktværdi " for at skjule den. Den samlede kontraktværdi vises ikke, hvis nogen af linjeposterne har en ubestemt faktureringsperiode. Juster faktureringsperioden for linjeposten for at få vist den samlede kontraktværdi.
18. Det opdaterede samlet beløb, inklusive gældende moms, vises under linjeposterne.
    
    
19. For at dele et fornyelsestilbud skal du klikke på Del øverst til højre.

Opret et fornyelsestilbud ved hjælp af en arbejdsgang

Du kan oprette et fornyelsestilbud ved hjælp af en workflow-handling i en aftalebaseret workflow. Sådan opretter du et fornyelsestilbud ved hjælp af en aftale-workflow:

1. Klik på Mere i din HubSpot-konto, og navigér derefter til Automatisering > Arbejdsgange. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Automatisering > Arbejdsgange.
2. Opret en arbejdsgang, eller klik på en eksisterende arbejdsgang for at redigere den.
3. Indstil dine tilmeldingsudløsere.
4. Klik på+ under din trigger.
5. Klik i venstre panel for at udvideCRM-sektionen.
6. Vælg Opret fornyelsestilbud fra kontrakt.
7. Klik på rullemenuenKontrakt, og vælg en anbefaletmulighed eller Kontrakter: alle tilknyttede.
8. Klik på rullemenuen"Skabelon ", og vælg en tilbudsskabelon.
9. Klik på rullemenuen "Valgmetode for aftale", og vælg en mulighed:
   • Ny aftale ved hjælp af standardpipeline/fase: opretter en ny aftale i standardfasen i den valgte pipeline.
   • Eksisterende aftale: Hvis du vil vælge en anden aftale, skal du, efter at have valgt denne indstilling, klikke på rullemenuen "Aftale" og vælge en aftale.
10. Klik på "Gem" øverst til højre.
11. Klik på "Gennemse og aktiver" øverst til højre for at aktivere arbejdsgangen.

Hvad sker der, når et fornyelsestilbud er accepteret

Når et fornyelsestilbud er accepteret af kunden:

• Kunderne gennemfører betalingen via betalingsprocessen for tilbuddet.
• Den nye kontrakt knyttes automatisk til den tidligere kontrakt. Sådan vises kontrakten:

• 1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Omsætning > Kontrakter. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Omsætning > Kontrakter.
  2. Find og klik på navnet på den nye kontrakt. Du kan også klikke på navnet på den eksisterende kontrakt. Gå derefter til fanen Kontrakter i højre sidepanel for at se den nye kontrakt. Den fornyede kontrakt vises også under fanerne Aktiviteterog Historik.

• Fra fornyelsesdatoen kan du administrere opdateringer og ændringer i den nye kontrakt.

Næste trin

• Få mere at vide om oprettelse af skabeloner til ændrings- og fornyelsestilbud.
• Få mere at vide om at se og administrere kontrakter, herunder hvordan du opretter tilbud på ændringer og fornyelser, opsiger kontrakter, knytter kontrakter til andre poster og eksporterer kontrakter.