Når du opretter en rapport i den brugerdefinerede rapportbygger, skal du beslutte, hvilke datakilder du vil vælge, hvordan du vil konfigurere dine rapportfelter, og hvordan du vil konfigurere dine diagramindstillinger.
Nedenfor kan du lære om de forskellige aspekter af at opbygge en rapport, og hvordan du opsætter din rapport. Se lektionen Building Custom Reports in HubSpot i HubSpot Academy for at få en videogennemgang af den brugerdefinerede rapportbygger, herunder eksempler på rapporter.
Det første skridt i opbygningen af en rapport er at vælge, hvilke datakilder der skal inkluderes. Datakilder er de objekter, aktiver og hændelser, som du vil rapportere om. Den primære datakilde bestemmer rapportens fokus, og alle andre datakilder relaterer sig til denne kilde. Om en datakilde er primær eller sekundær, har stor indflydelse på de data, der returneres i din rapport.
Når du vælger de datakilder, der skal indgå i en rapport i den brugerdefinerede rapportbygger, kan du se en oversigt over, hvordan datakilderne sammenføjes, samt hvilke poster der vil blive inkluderet eller ekskluderet fra din rapport baseret på dit valg. Du kan også se en forhåndsvisning af dine valgte datakilder i en forhåndsvisningstabel.
Klik på for at udvide panelet i højre side for at se dataforbindelsesinfo. Panelet Data join info viser en oversigt over, hvordan dine valgte datakilder er forbundet. Ved hjælp af disse data kan du bekræfte, om de korrekte datakilder er valgt, og det giver dig mulighed for at se det samlede antal poster, der kan inkluderes i din rapport, som er baseret på hver datakildes tilknytning til den primære datakilde.
For at se forhåndsvisning af data skal du klikke på for at udvide det nederste panel. Panelet Data preview viser en detaljeret forhåndsvisning af dine data. Tabellen udfyldes med egenskaber for hver valgt datakilde.
Internt gemmer HubSpot hver kildes data i separate tabeller, der ligner et sæt regneark. Når du vælger flere datakilder, kan det være nødvendigt for HubSpot at bruge yderligere kilder til at forbinde tabellerne. For eksempel kan kontakter og aftaler sammenføjes direkte uden at forbinde yderligere kilder, da disse objekter er tæt forbundet i HubSpot. Nogle datakilder kræver dog forbundne datakilder. Hvis din rapports primære kilde f.eks. er Deals, og du vil inkludere blogindlægsdata i rapporten, vil kilderne Contacts og Web activities også blive valgt automatisk.
I rapportbyggeren vises tilknyttede datakilder med et gråt flueben for at angive automatisk valg. Automatisk valgte kilder tæller med i de 5 mulige kilder til din rapport.
Når HubSpot ikke kan oprette en sti mellem datakilder, bliver disse kilder utilgængelige for valg. Hvis din primære kilde f.eks. er Kontakter, og du vælger Blogindlæg som en sekundær kilde, vil e-mailkilden Marketingkontakt blive nedtonet og utilgængelig.
Når man rapporterer på flere datakilder, er det vigtigt at forstå, hvordan HubSpot opdeler dem. Du er f.eks. ved at lave en rapport, der måler individuelle kontakter ud fra deres antal af aftaler i en tabel. I din tabel inkluderer du to kolonner: Kontakt-ID og Antal aftaler. Hvis du vælger Kontakter som primær kilde og Tilbud som sekundær kilde, vil rapporten vise en liste over dine kontakter og antallet af tilbud, der er knyttet til hver enkelt. Denne tabel vil ikke indeholde nogen aftaler, der ikke er knyttet til en kontakt.
Hvis du ændrer den primære kilde til Tilbud og den sekundære kilde til Kontakter, vil rapporten vise antallet af tilbud, der er knyttet til hver kontakt, men den vil også indeholde en række med (Ingen værdi) i kolonnen Kontakt-ID , som omfatter alle de tilbud, der ikke er knyttet til kontakter. Tabellens total vil så vise en højere samlet sum af Antal aftaler
Når en rapport indeholder flere datakilder, kan en post også blive talt med mere end én gang, afhængigt af de filtre, der er tilføjet. Det sker, fordi associerede poster kan opfylde filterkriterier mere end én gang pr. association. En rapport har f.eks. en primær datakilde med Virksomheder og en sekundær kilde med Kontakter. Hvis en virksomhed er associeret med to kontakter:
Felter i rapportbyggeren kan indstilles som en af to typer: dimensioner og mål. Feltets type afspejler, om der udføres en aggregering af feltets data. Det kan være nyttigt at indstille en aggregeringsmetode for et felt, hvis du vil returnere feltets data på en bestemt måde, f.eks. som en sum eller et gennemsnit. For eksempel vil du måske gerne se omsætningen for dine aftaler som en sum for hver type aftale for at forstå, hvilke typer aftaler der giver den største omsætning.
Bemærk:NULL'er i felter uden værdier tælles ikke med i aggregeringer.
Som standard er de fleste felter dimensioner uden aggregeringsmetode. Du kan dog justere et felts aggregeringsmetode ved at redigere feltet. Aggregeringsmetoden kan indstilles til en af følgende:
Aggregeringsmetoder bestemmer også, hvordan data vises i visualiseringer. For eksempel vil tabeller kun vise totaler for kolonner, der bruger mål-felter med aggregeringsmetoden indstillet til Sum.
Når man bygger en rapport med mere end én datakilde, giver rapportbyggeren rollup-felter til at beregne data mellem tilknyttede objekter.
I en rapport, hvor Kontakter er den primære kilde, og Virksomheder er en sekundær kilde, er virksomhedsfeltet Antal sidevisninger f.eks. en rollup-egenskab, der beregner antallet af sidevisninger for en given virksomhed baseret på den tilknyttede kontaktaktivitet. Denne type felt vises i gult, når man holder musen over det i venstre sidepanel.
Brug af disse felter i en rapport kan resultere i uventede data. I ovenstående eksempel vil du måske i stedet bruge kontaktfeltet Antal sidevisninger, fordi kontaktfeltet vil beregne antallet af sidevisninger for hver enkelt kontakt i rapporten. Hvis du bruger virksomhedsfeltet Antal sidevisninger, vil du i stedet få vist sidevisningsdata for en kontakt baseret på alle de sidevisninger, der er knyttet til den tilknyttede virksomhed.
Når du opbygger en rapport, skal du vælge en diagramtype og eventuelle yderligere indstillinger for at konfigurere, hvordan dine data visualiseres. Nedenfor kan du læse om diagramakser og de tilgængelige diagramindstillinger.
Når du tilføjer felter til en rapport, der bruger et søjle-, linje-, område- eller kombinationsdiagram, kan du vælge, hvilken akse et felts data skal vises på. Generelt anbefales X-aksen til felter, der indeholder kategori- eller tekstbaserede oplysninger, f.eks. Livscyklusfase, mens Y-aksen anbefales til felter, der indeholder numeriske oplysninger, f.eks. antal kontakter.
Om et felt har aggregering, afgør også, hvor det kan placeres i et givet diagram.
For vandrette søjlediagrammer kan dimensioner, som ikke har nogen aggregering, kun tilføjes til Y-aksen og opdeles efter slots. Mål, som har en aggregeringsmetode, kan kun tilføjes til X-aksens slot."
Søjle-, linje-, område- og kombinationsdiagrammer kan konfigureres til at vise flere Y-akser. Det kan være nyttigt, når du vil sammenligne to felter, der har forskellige skalaer, men bruger de samme data på X-aksen. Du kan f.eks. bruge flere Y-akser til at sammenligne antallet af kontakter og summen af tilknyttede dealfaser pr. livscyklusfase.
Du kan derefter konfigurere hver Y-akse separat i diagrammets indstillinger.
Søjle-, linje-, område-, KPI- og målediagrammer kan konfigureres til at vise sammenlignelige data. Klik og træk et datofelt til sektionen Sammenlign efter for at indstille et datointerval til sammenligning af dine data.
Når man tilføjer et felt med en stor mængde data til Break down by channel, kan rapportbyggeren returnere en Too many data points requested error.
For at løse denne fejl anbefales det at undgå at opdele en rapport efter et felt med en stor mængde data, f.eks. fornavn. Du kan dog også følge nedenstående trin for at reducere mængden af returnerede data: