Benutzerverfügbarkeit für das Konversationen-Postfach verwalten

Verwalten Sie Ihr Konversationen-Postfach, indem Sie Teammitglieder zu einzelnen Postfächern hinzufügen oder daraus entfernen und benutzerspezifische Arbeitszeiten festlegen, um zu steuern, wann Benutzer für den Empfang eingehender Nachrichten berechtigt sind.

Der Verfügbarkeitsstatus eines Benutzers wird automatisch auf der Grundlage seiner Arbeits- oder Abwesenheitszeiten festgelegt, die Benutzer können ihn aber auch manuell aktualisieren. Darüber hinaus können Teammitglieder mit der Berechtigung Verfügbarkeitsmanagement den Verfügbarkeitsstatus anderer Teammitglieder ändern.

Bitte beachten: Die Arbeitszeiten, Abwesenheitszeiten und der Verfügbarkeitsstatus eines Benutzers werden sowohl im Postfach als auch im Helpdesk berücksichtigt.

Benutzerarbeitszeiten festlegen

 Legen Sie die Arbeitszeiten der Benutzer fest, um zu verwalten, wann eingehende Nachrichten Benutzern zugewiesen werden. Die Arbeitszeiten richten sich nach der Zeitzone des Benutzers. Wenn ein Benutzer außerhalb seiner Arbeitszeit ist, wird seine Verfügbarkeit in Abwesend geändert und er steht nicht automatisch der Zuweisung im Konversationen-Postfach zur Verfügung. Zu Beginn der Arbeitszeit eines Benutzers ist sein Verfügbarkeitsstatus automatisch auf Verfügbar festgelegt. 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
3. Klicken Sie in der Benutzertabelle auf einen Datensatz des Benutzers.
4. Klicken Sie auf den Tab Einstellungen. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Arbeitszeiten.
5. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zeitzone , um die richtige Benutzerzeitzone auszuwählen. Um der auf Ihrem Gerät eingestellten Zeitzone zu entsprechen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen Zeitzone basierend auf dem Gerätestandort aktualisieren. Klicken Sie dann auf Speichern.
6. Klicken Sie unter Allgemeine Arbeitszeiten auf + Arbeitszeiten hinzufügen. Verwenden Sie die Dropdown-Menüs, um die Wochentage sowie die Anfangs- und Endzeiten auszuwählen. Um einen Tag zu entfernen, klicken Sie auf das delete Papierkorb-Symbol.
7. Klicken Sie auf Speichern.
8. Am oberen Rand des Benutzerdatensatzes sehen Sie nun den Verfügbarkeitsstatus des Benutzers und die Arbeitszeiten für den Tag.
   
   • Um den Verfügbarkeitsstatus manuell zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Benutzerstatus und dann auf Verfügbar oder Abwesend.
   • Um die Arbeitszeiten zu bearbeiten, klicken Sie auf Arbeitszeiten bearbeiten.

Abwesenheitszeiträume von Benutzern festlegen 

Legen Sie die Verfügbarkeit mit dem Status "Abwesend" auf der Grundlage der Zeitzone des Benutzers fest. Wenn ein Benutzer nicht im Büro ist, wird seine Verfügbarkeit auf Abwesend geändert und er steht nicht für die automatische Zuweisung im Konversationen-Postfach oder Helpdesk zur Verfügung.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
3. Klicken Sie in der Benutzertabelle auf einen Datensatz des Benutzers.
4. Klicken Sie auf den Tab Einstellungen. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Arbeitszeiten.
5. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zeitzone, um die richtige Benutzerzeitzone auszuwählen. Um der auf Ihrem Gerät eingestellten Zeitzone zu entsprechen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen Zeitzone basierend auf dem Gerätestandort aktualisieren. Klicken Sie dann auf Speichern.
6. Klicken Sie unter Abwesend auf + Daten hinzufügen.
7. Geben Sie den Event-Namen ein, z. B. Jahresurlaub. 
8. Um einen Zeitraum für Ihre Abwesenheit festzulegen, klicken Sie auf die Felder für die Datumsauswahl und wählen Sie Datumsangaben aus. Verwenden Sie die Dropdown-Menüs, um die Start- und Endzeiten auszuwählen. Klicken Sie zum Entfernen von Daten auf das delete Papierkorb-Symbol.
9. Klicken Sie auf Speichern. 
10. Oben im Benutzerdatensatz werden der Verfügbarkeitsstatus des Benutzers und die Arbeitszeiten für den Tag mit dem Anfangs- und Enddatum des Abwesenheitszeitraums des Benutzers angezeigt.
    
    • Um den Verfügbarkeitsstatus manuell zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Benutzerstatus und dann auf Verfügbar oder Abwesend.
    • Um die Arbeitszeiten zu bearbeiten, klicken Sie auf Arbeitszeiten bearbeiten.

Abwesenheitskalender-Events mit HubSpot synchronisieren 

Wenn Sie die Kalendersynchronisierung von HubSpot mit Google oder Outlook-Kalender verwenden, können Sie Abwesenheitstermine automatisch zwischen Ihrem Kalender und HubSpot synchronisieren. 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
3. Klicken Sie in der Benutzertabelle auf den Datensatz Ihres Benutzers .
4. Klicken Sie auf den Tab Einstellungen. Klicken Sie dann in der linken Seitenleiste auf Arbeitszeiten.
5. Aktivieren Sie im Abschnitt "Abwesend" das Kontrollkästchen "Abwesenheit mit Ihrem Kalender synchronisieren ".

Über das Konversationen-Postfach Ihren Verfügbarkeitsstatus festlegen 

Zu Beginn der Arbeitszeit eines Benutzers ist sein Verfügbarkeitsstatus automatisch auf Verfügbar festgelegt. Am Ende der Arbeitszeit eines Benutzers wird sein Verfügbarkeitsstatus automatisch auf Abwesend gesetzt. Benutzer können ihren Verfügbarkeitsstatus im Laufe des Tages manuell ändern, um zu zeigen, wann sie Abwesend sind.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Posteingang.
2. Klicken Sie oben links auf das Dropdown-Menü Sie sind verfügbar . Wählen Sie dann eine Option aus:
   
   • Als abwesend festlegen: Sie werden als abwesend markiert, bis der Status manuell aktualisiert wird oder Ihre Arbeitszeit beginnt. Ihr Status wechselt dann automatisch in Verfügbar.
   • Vorübergehend als abwesend festlegen: Wenn Sie über eine zugewiesene Service-Lizenz verfügen, können Sie sich für einen bestimmten Zeitraum als Abwesend festlegen.
     
     • Wählen Sie im Dialogfenster eine vordefinierte Zeitdauer aus . Um eine benutzerdefinierte Dauer festzulegen, klicken Sie auf Benutzerdefiniert und geben dann Ihre bevorzugte Zeit ein. Nach Ablauf der Zeitdauer wird Ihr Status wieder auf Verfügbar zurückgesetzt. 
     • Klicken Sie auf Speichern.
   
   

Bitte beachten: Wenn Sie sich selbst vorübergehend als abwesend festlegen, hat die ausgewählte Zeitdauer Vorrang vor Ihren Arbeitszeiten. Wenn Ihre Arbeitszeit beginnt, während Sie vorübergehend als abwesend markiert sind, bleibt Ihr Status Abwesend , bis der Timer abläuft oder Sie manuell zurück zu Verfügbar wechseln.

Den Verfügbarkeitsstatus für Teammitglieder festlegen 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Postfach & Helpdesk-Verfügbarkeitsmanagement> . 
3. Zeigen Sie in der Tabelle die Benutzer an, die Zugriff auf Ihr Postfach oder Ihren Helpdesk haben. 
4. Um Benutzer zu filtern, klicken Sie auf die Filter oben in der Tabelle und wählen Sie einen Wert aus. Von Ihnen angewendete Filter sind für alle Benutzer sichtbar
5. Um Filter zu entfernen, klicken Sie auf Filter löschen.
6. Klicken Sie auf den Benutzerstatus und dann auf Verfügbar oder Abwesend.
   
   

Bitte beachten: Als Benutzer von kostenlosen Versionen können Sie den Status anderer Teammitglieder einsehen, jedoch keine Änderungen am Sendestatus anderer Benutzer vornehmen.

Wenn der Benutzer zu seinem Postfach navigiert, wird eine Warnung angezeigt, die ihn darüber informiert, dass ein Administrator seinen Status in Abwesend geändert hat. Um wieder Chats zu erhalten, müssen sie auf Mich selbst als verfügbar festlegen klicken.

Regeln für die Kanalweiterleitung einrichten 

Erfahren Sie, wie Sie Weiterleitungsregeln für jeden Postfachkanal einrichten, damit eingehende Konversationen automatisch an bestimmte Benutzer und Teams in Ihrem Account weitergeleitet werden.