Benutzerverfügbarkeit für das Konversationen-Postfach verwalten

In den Einstellungen für die Verwaltung der Verfügbarkeit des Posteingangs Ihrer Conversations können Sie den Verfügbarkeitsstatus Ihres Teams überprüfen und sehen, auf welche Posteingänge es in Ihrem Account Zugriff hat. 

Um Benutzer zu einem Posteingang hinzuzufügen oder zu entfernen, navigieren Sie zu Ihren Posteingangseinstellungen . 

Benutzerarbeitszeiten festlegen

Super-Admins und einzelne Benutzer können wöchentliche Arbeitszeiten auf der Grundlage der Zeitzone des Benutzers festlegen. Wenn ein Benutzer außerhalb seiner Arbeitszeit ist, wird seine Verfügbarkeit in Abwesend geändert und er steht nicht automatisch der Zuweisung im Konversationen-Postfach zur Verfügung. 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
3. Klicken Sie in der Benutzertabelle auf einen Datensatz des Benutzers.
4. Klicken Sie auf den Tab Einstellungen. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Arbeitszeiten.
5. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zeitzone, um die richtige Benutzerzeitzone auszuwählen. Klicken Sie dann auf Speichern.
6. Klicken Sie unter Allgemeine Arbeitszeiten auf + Stunden hinzufügen. Verwenden Sie die Dropdown-Menüs, um die Wochentage sowie die Anfangs- und Endzeiten auszuwählen. Um einen Tag zu entfernen, klicken Sie auf das delete Papierkorb-Symbol.
7. Klicken Sie auf Speichern.
8. Am oberen Rand des Benutzerdatensatzes sehen Sie nun den Verfügbarkeitsstatus des Benutzers und die Arbeitszeiten für den Tag.
   
   • Um den Verfügbarkeitsstatus manuell zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Benutzerstatus und dann auf Verfügbar oder Abwesend.
   • Um die Arbeitszeiten zu bearbeiten, klicken Sie auf Arbeitszeiten bearbeiten.

Abwesenheitszeiträume von Benutzern festlegen 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
3. Klicken Sie in der Benutzertabelle auf einen Datensatz des Benutzers.
4. Klicken Sie auf den Tab Einstellungen. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Arbeitszeiten.
5. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zeitzone, um die richtige Benutzerzeitzone auszuwählen. Klicken Sie dann auf Speichern.
6. Klicken Sie unter Abwesend auf + Daten hinzufügen. Um einen Zeitraum für Ihre Abwesenheit festzulegen, klicken Sie auf die Felder für die Datumsauswahl und wählen Sie Datumsangaben aus. Verwenden Sie die Dropdown-Menüs, um die Start- und Endzeiten auszuwählen. Klicken Sie zum Entfernen von Daten auf das delete Papierkorb-Symbol.
7. Klicken Sie auf Speichern. 
8. Oben im Benutzerdatensatz werden der Verfügbarkeitsstatus des Benutzers und die Arbeitszeiten für den Tag mit dem Anfangs- und Enddatum des Abwesenheitszeitraums des Benutzers angezeigt.
   
   • Um den Verfügbarkeitsstatus manuell zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Benutzerstatus und dann auf Verfügbar oder Abwesend.
   • Um die Arbeitszeiten zu bearbeiten, klicken Sie auf Arbeitszeiten bearbeiten.

Abwesenheitskalender-Events mit HubSpot synchronisieren 

Wenn Sie die Kalendersynchronisierung von HubSpot mit Google oder Outlook-Kalender verwenden, können Sie Abwesenheitstermine automatisch zwischen Ihrem Kalender und HubSpot synchronisieren. 

So synchronisieren Sie Abwesenheitstermine zwischen HubSpot und Ihrem Google- oder Outlook-Kalender: 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
• Klicken Sie in der Benutzertabelle auf einen Datensatz des Benutzers.
• Klicken Sie auf den Tab Einstellungen. Klicken Sie dann in der linken Seitenleiste auf Arbeitszeiten.
• Aktivieren Sie im Abschnitt "Abwesend" das Kontrollkästchen "Abwesenheit mit Ihrem Kalender synchronisieren ".

Über das Konversationen-Postfach Ihren Verfügbarkeitsstatus festlegen 

Zu Beginn der Arbeitszeit eines Benutzers ist sein Verfügbarkeitsstatus automatisch auf Verfügbar festgelegt. Am Ende der Arbeitszeit eines Benutzers wird sein Verfügbarkeitsstatus automatisch auf Abwesend gesetzt. Benutzer können ihren Verfügbarkeitsstatus im Laufe des Tages manuell ändern, um zu zeigen, wann sie Abwesend sind.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Posteingang.
2. Klicken Sie oben links auf das Dropdown-Menü Sie sind verfügbar . Wählen Sie dann eine Option aus:
   
   • Als abwesend festlegen: Sie werden so lange als abwesend markiert, bis Sie den Status manuell wieder auf Verfügbar ändern.
   • Vorübergehend als abwesend festlegen: Wenn Sie über eine zugewiesene Service-Lizenz verfügen, können Sie sich für einen bestimmten Zeitraum als Abwesend festlegen.
     
     • Wählen Sie im Dialogfenster eine vordefinierte Zeitdauer aus . Um eine benutzerdefinierte Dauer festzulegen, klicken Sie auf Benutzerdefiniert und geben dann Ihre bevorzugte Zeit ein. Nach Ablauf der Zeitdauer wird Ihr Status wieder auf Verfügbar zurückgesetzt. 
     • Klicken Sie auf Speichern.
   
   

Den Verfügbarkeitsstatus für Teammitglieder festlegen 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Postfach & Helpdesk-Verfügbarkeitsmanagement> . 
3. Zeigen Sie in der Tabelle die Benutzer an, die Zugriff auf Ihr Postfach oder Ihren Helpdesk haben. Wenn ein Benutzer nicht in der Tabelle aufgeführt ist, erfahren Sie hier, wie Sie den Postfachzugriff überprüfen.
4. Um Benutzer zu filtern, klicken Sie auf die Filter oben in der Tabelle und wählen Sie einen Wert aus. Von Ihnen angewendete Filter sind in Zukunft für alle Benutzer sichtbar, die auf diese Ansicht zugreifen.
5. Um Filter zu entfernen, klicken Sie auf Filter löschen.
6. Klicken Sie auf den Benutzerstatus und dann auf Verfügbar oder Abwesend.
   
   

Bitte beachten: Als Benutzer von kostenlosen Versionen können Sie den Status anderer Teammitglieder einsehen, jedoch keine Änderungen am Sendestatus anderer Benutzer vornehmen.

Wenn der Benutzer zu seinem Posteingang navigiert, wird ihm eine Warnung angezeigt, die ihn darüber informiert, dass ein Administrator seinen Status in Abwesend geändert hat. Um wieder Chats zu erhalten, müssen sie auf Mich selbst als verfügbar festlegen klicken.

Regeln für die Kanalweiterleitung einrichten 

Erfahren Sie, wie Sie Weiterleitungsregeln für jeden Postfachkanal einrichten, damit eingehende Konversationen automatisch an bestimmte Benutzer und Teams in Ihrem Account weitergeleitet werden.