Organizar, eliminar y exportar propiedades

Para ayudar a mantener datos de calidad en tu CRM, es importante mantener tus propiedades organizadas. Puedes clonar propiedades similares, separar propiedades en grupos o archivar y eliminar propiedades no utilizadas. Para ver la información de propiedades de varios objetos, también puedes exportar todas las propiedades o los datos históricos de una sola propiedad.

En la página de configuración individual de cada objeto, puedes personalizar aún más cómo se usan las propiedades. Descubre cómo configurar las propiedades que aparecen al crear registros y cómo personalizar barras laterales de registro y tarjetas de asociación.

Si quieres crear propiedades nuevas o actualizar propiedades existentes, descubre cómo crear y editar propiedades. Para obtener orientación sobre la actualización de los valores de propiedad de un registro, descubre cómo editar un valor de propiedad en un registro o de forma masiva. 

Crear y editar grupos de propiedades

Los grupos de propiedades pueden ayudarle a identificar propiedades relacionadas dentro de un objeto. Hay grupos de propiedades predeterminados, pero también puedes crear grupos personalizados. Estos grupos se utilizan solo dentro de la configuración de propiedades. Para agrupar propiedades en un registro, usa barras laterales de registro.

Para crear un nuevo grupo o editar uno existente:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.
• Haz clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y luego selecciona propiedades de [objeto] para el objeto cuyos grupos deseas editar.
• Haz clic en la pestaña Grupos.

• Para crear un nuevo grupo, en la parte superior derecha, haz clic en Crear grupo. Para editar un grupo existente, coloca el cursor sobre el grupo y haz clic en Editar.

• En el cuadro de diálogo, escribe el nombre del grupo y haz clic en Guardar.

• Para ver las propiedades de un grupo, coloca el cursor sobre el grupo y luego haz clic en Ver propiedades.

• Para eliminar un grupo, coloca el cursor sobre el grupo y luego haz clic en Eliminar. En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar para confirmar.

Clonar, archivar o añadir propiedades a un grupo

Los usuarios deben tener permisos de configuración de propiedades de edición para que un objeto clone, archive o mueva propiedades a un grupo. Para llevar a cabo estas acciones:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.

• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.

• Haz clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y luego selecciona propiedades de [objeto] para el objeto cuyas propiedades deseas clonar, mover o archivar.

• Para localizar ciertas propiedades:

  • En la parte superior izquierda, haz clic en los filtros:

    • Todos los grupos: haz clic y selecciona el grupo para filtrar solo propiedades en ese grupo específico.

    • Todos los tipos de campos: haz clic y selecciona para filtrar las propiedades por un tipo de campo específico.

    • Todos los usuarios: haz clic y selecciona para filtrar las propiedades creadas por un usuario específico.

  • En la parte superior derecha, busca tu propiedad por nombre en la casilla de búsqueda.

  • Para ordenar tus propiedades, haz clic en el encabezado de la columna.

• Para administrar una propiedad individual, coloca el cursor sobre la propiedad y haz clic en el menú desplegable Más:

• • Editar: selecciona esto para editar la propiedad.

  • Clonar: selecciona para crear una nueva propiedad con la misma configuración.

  • Mover a grupo: selecciona para mover la propiedad a otro grupo de propiedades. En el cuadro de diálogo, selecciona un grupo del menú desplegable y luego haz clic en Guardar.

  • Exportar historial de propiedades: selecciona para exportar el historial de los valores de propiedad en todos los registros.

  • Asignar usuarios y equipos: seleccione para asignar permisos de usuario para la propiedad (solo Enterprise).

  • Archivo: seleccionar para archivar la propiedad. En el cuadro de diálogo, haz clic en Archivar para confirmar. Esto archivará toda la información sobre la propiedad.

• Para administrar propiedades en masa, selecciona las casillas de comprobación junto a las propiedades. En la parte superior de la tabla:

• • Añadir a grupo: selecciona para agregar las propiedades a un grupo de propiedad. En el cuadro de diálogo, selecciona un grupo del menú desplegable y luego haz clic en Guardar.

  • Archivo: seleccionar para archivar las propiedades. En el cuadro de diálogo, escribe el número de propiedades que estás archivando y luego haz clic en Archivar para confirmar. Esto archivará toda la información sobre las propiedades.

  • Asignar usuarios y equipos: seleccione para asignar permisos de usuario para las propiedades (solo Enterprise).

Una vez archivadas, las propiedades se almacenan en la pestaña Propiedades archivadas y se eliminan permanentemente después de 90 días. Solo puedes archivar propiedades si no se usan en ningún otro lugar dentro de tu cuenta de HubSpot (por ejemplo, en una lista o flujo de trabajo).

Para ver y administrar dónde se usan las propiedades:

• En la tabla de propiedades, haga clic en el número en la columna Usado en para ver dónde se usa la propiedad. 
• En el panel derecho, haz clic para expandir una sección para ver las diferentes vistas, registros o activos donde se usa la propiedad. Si estás archivando la propiedad, deberás eliminar o reemplazar la propiedad donde sea que se use.

Restaurar o eliminar permanentemente propiedades archivadas

Los usuarios con permisos de configuración de propiedades de edición para un objeto pueden restaurar las propiedades archivadas de ese objeto. Los usuarios con permisos de superadministración también pueden eliminar permanentemente las propiedades archivadas.

Ten en cuenta: las propiedades archivadas hace 90 días o más han sido eliminadas y no se pueden restaurar.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.

• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.

• Haz clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y luego selecciona propiedades de [objeto] para el objeto cuya propiedad deseas restaurar o eliminar.

• Haz clic en la pestaña Propiedades archivadas.

• Busca las propiedades que deseas restaurar o eliminar de forma permanente:

• Haz clic en el menú desplegable Filtrar por y selecciona el tipo de propiedad.

• Usa los campos de fecha para filtrar las propiedades según el momento en que se archivaron.

• Selecciona las casillas de comprobación junto a las propiedades que deseas restaurar o eliminar permanentemente. Selecciona la casilla de comprobación en la parte superior izquierda de la tabla para seleccionar todas las propiedades en la lista.

• En la parte superior de la tabla, haz clic en Restaurar o Eliminar.

• Si eliminas, escribe en el cuadro de diálogo el número de propiedades que estás eliminando y luego haz clic en Eliminar para confirmar.

Exportar todas las propiedades

Los usuarios con permisos de exportación pueden exportar una lista de todas las propiedades en todos los objetos de tu cuenta. El archivo exportado contendrá información básica que incluye el nombre de cada propiedad, el nombre interno, el tipo, la descripción, el grupo y, si corresponde, sus opciones. Para ver los valores de propiedad en su lugar, puedes exportar el historial de una propiedad individual o ver los datos históricos de una propiedad en un registro.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.

• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.

• En la esquina superior derecha, haz clic en Exportar todas la propiedades.

• En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Formato de archivo y selecciona el formato para el archivo exportado.

• Haz clic en Exportar. Una vez que se procese la exportación, recibirás un enlace de descarga a través de correo electrónico y en tu centro de notificaciones.

Exportar los datos históricos de una propiedad

También puedes exportar los datos históricos de una propiedad individual en todos los registros. El archivo exportado incluirá todos los registros y sus valores actuales para la propiedad, así como cualquier valor histórico y cuándo se cambió el valor.  Si quieres exportar todos los valores de propiedad en un registro específico, descubre cómo ver el historial de propiedades de un registro.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.

• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.

• Haz clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y luego selecciona las propiedades de [objeto] para el objeto cuya propiedad deseas exportar.

• Coloca el cursor sobre la propiedad, haz clic en el menú desplegable Más y selecciona Exportar historial de propiedades.

• En el cuadro de diálogo, selecciona un Formato de archivo y haz clic en Exportar. Una vez que se procese la exportación, recibirás un enlace de descarga a través de correo electrónico y en tu centro de notificaciones. 

Para restaurar los valores históricos de tus registros, puedes buscar la fecha del cambio en tu archivo y luego volver a importar los valores que estaban en HubSpot antes de ese cambio.