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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
CRM Setup

Organizar y exportar propiedades

Última actualización: mayo 13, 2022

Requisitos

Todos los productos y planes

Para ayudar a mantener datos de calidad en su CRM, es importante mantener sus propiedades organizadas. Puede clonar propiedades similares, separar las propiedades en grupos o archivar y eliminar las propiedades no utilizadas. Para ver la información de las propiedades de varios objetos, también puede exportar todas las propiedades o los datos históricos de una sola propiedad.

En la página de configuración individual de cada objeto, se puede personalizar aún más el uso de las propiedades. Aprenda a configurar el propiedades que aparecen al crear registros y cómo personalizar las barras laterales de los registros y las tarjetas de asociación.

Si desea crear nuevas propiedades o actualizar las existentes, aprenda a crear y editar propiedades. Para obtener orientación sobre la actualización de los valores de las propiedades de un registro, aprenda a editar el valor de una propiedad en un registro o en bloque

Crear y editar grupos de propiedades

Los grupos de propiedades pueden ayudarle a identificar propiedades relacionadas dentro de un objeto. Hay grupos de propiedades por defecto, pero también se pueden crear grupos personalizados. Estos grupos se utilizan únicamente en la configuración de las propiedades. Para agrupar las propiedades de un registro, utilice las barras laterales del registro.

Para crear un nuevo grupo o editar uno ya existente:

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.
  • Haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y, a continuación, seleccione las propiedades [del objeto ] del objeto cuyos grupos desea editar.
  • Haz clic en la pestaña Grupos.

crear-grupo-propiedad

  • Para crear un nuevo grupo, en la parte superior derecha, haga clic en Crear grupo. Para editar un grupo existente, pase el ratón por encima del grupo y haga clic en Editar.

  • En el cuadro de diálogo, escribe el nombre del grupo y haz clic en Guardar.

  • Para ver las propiedades de un grupo, pase el ratón por encima del grupo y haga clic en Ver propiedades.

  • Para eliminar un grupo, pase el ratón por encima del grupo y haga clic en Eliminar. En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar para confirmar.

Clonar, archivar o añadir propiedades a un grupo

Los usuarios deben tener Editar la configuración de las propiedades permisos para un objeto para clonar, archivar o mover propiedades a un grupo. Para llevar a cabo estas acciones:

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.

  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.

  • Haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y, a continuación, seleccionelas propiedades [del objeto ] del objeto cuyas propiedades desea clonar, mover o archivar.

  • Para localizar ciertas propiedades:

    • En la parte superior izquierda, haz clic en los filtros:

      • Todos los grupos: haga clic y seleccione el grupo para filtrar sólo las propiedades de ese grupo específico.

      • Todos los tipos de campo: haga clic y seleccione para filtrar las propiedades por un tipo de campoespecífico .

      • Todos los usuarios: haga clic y seleccione para filtrar las propiedades creadas por un usuario específico.

    • En la parte superior derecha, busca tu propiedad por nombre en la casilla de búsqueda.

    • Para ordenar tus propiedades, haz clic en el encabezado de la columna.

property-filters

  • Para gestionar una propiedad individual, pase el ratón por encima de la propiedad y haga clic en el menú desplegable Más:

gestionar-propiedad-individual

  • Para gestionar las propiedades de forma masiva, seleccione las casillas de verificación situadas junto a las propiedades. En la parte superior de la tabla:

bulk-manage-properties

    • Añadir a grupo: seleccione esta opción para añadir las propiedades a un grupo de propiedades. En el cuadro de diálogo, seleccione un grupo en el menú desplegable y haga clic en Guardar.

    • Archivar: seleccione para archivar las propiedades. En el cuadro de diálogo, escriba el número de propiedades que va a archivar y haga clic en Archivar para confirmar. Esto archivará toda la información sobre las propiedades.

    • Asignar usuarios y equipos: seleccione esta opción para asignar permisos de usuario a las propiedades( sólo paraempresas ).

Una vez archivadas, las propiedades se almacenan en la pestaña de propiedades archivadas y se eliminarán permanentemente después de 90 días. Sólo puedes archivar propiedades si no se utilizan en ninguna otra parte de tu cuenta de HubSpot (por ejemplo, en una lista o flujo de trabajo).

Para ver y gestionar dónde se utilizan las propiedades:

  • En la tabla de propiedades, haga clic en el número de la columna Utilizado en para ver dónde se utiliza la propiedad. 
  • En el panel derecho, haga clic para ampliar una sección y ver las diferentes vistas, registros o activos en los que se utiliza la propiedad. Si vas a archivar la propiedad, tendrás que eliminar o reemplazar la propiedad donde se utilice.

propiedad-usada-en

Restaurar o eliminar permanentemente propiedades archivadas

Usuarios con Editar la configuración de las propiedades permisos para un objeto pueden restaurar las propiedades archivadas de ese objeto. Usuarios con Superadministrador permisos también pueden eliminar permanentemente las propiedades archivadas.

Porfavor, tenga en cuenta que las propiedades archivadas hace 90 o más días han sido eliminadas y no pueden ser restauradas.

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.

  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.

  • Haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y, a continuación, seleccione las propiedades [del objeto ] del objeto cuya propiedad desea restaurar o eliminar.

  • Haga clic en la pestaña Propiedades archivadas.

archived-properties

  • Localice las propiedades que desea restaurar o eliminar definitivamente:

    • Haga clic en el menú desplegable Filtrar por y seleccione el tipo de propiedad.

    • Utilice los campos de fecha para filtrar las propiedades en función de cuándo fueron archivadas.

  • Selecciona las casillas de comprobación junto a las propiedades que deseas restaurar o eliminar permanentemente. Selecciona la casilla de comprobación en la parte superior izquierda de la tabla para seleccionar todas las propiedades en la lista.

  • En la parte superior de la tabla, haz clic en Restaurar o Eliminar.

  • Si va a eliminar, en el cuadro de diálogo, escriba el número de propiedades que va a eliminar y haga clic en Eliminar para confirmar.

Exportar todas las propiedades

Los usuarios con permisos deexportación pueden exportar una lista de todas las propiedades de todos los objetos de su cuenta. El archivo exportado contendrá la información básica, incluyendo el nombre de cada propiedad, el nombre interno, el tipo, la descripción, el grupo y, si procede, sus opciones. Para ver los valores de las propiedades, puede exportar el historial de una propiedad individual o ver los datos históricos de una propiedad en un registro.

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.

  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.

  • En la esquina superior derecha, haz clic en Exportar todas la propiedades.

exportar todas las propiedades

  • En el cuadro de diálogo, haga clic en el menú desplegable Formato de archivo y seleccione el formato que desee para el archivo exportado.

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  • Haz clic en Exportar. Una vez que se procese la exportación, recibirás un enlace de descarga a través de correo electrónico y en tu centro de notificaciones.

Exportar los datos históricos de una propiedad

También puede exportar los datos históricos de una propiedad individual en todos los registros. El archivo exportado incluirá todos los registros y sus valores actuales para la propiedad, así como cualquier valor histórico y cuándo se cambió el valor.  Si desea exportar todos los valores de las propiedades de un registro específico, aprenda a ver el historial de propiedades de un registro.

Nota: el límite del número de revisiones guardadas en el historial de cada propiedad se basa en el objeto. Los siguientes límites se aplican a todas las revisiones, incluidas las realizadas dentro de HubSpot y a través de API:

  • Propiedades de contacto: hasta 45 revisiones.
  • Propiedades de empresa, negocio, ticket y objeto personalizado: hasta 20 revisiones.
  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.

  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.

  • Haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y, a continuación, seleccione las propiedades [del objeto ] del objeto cuya propiedad desea exportar.

  • Pase el ratón por encima de la propiedad, haga clic en el menú desplegable Más y seleccione Exportar historial de propiedades.

exportar-historia-de-propiedad

  • En el cuadro de diálogo, seleccione un formato de archivo y haga clic en Exportar. Una vez que se procese la exportación, recibirás un enlace de descarga a través de correo electrónico y en tu centro de notificaciones. 

Para restaurar los valores históricos de tus registros, puedes buscar la fecha del cambio en tu archivo, luego reimportar los valores que estaban en HubSpot antes de ese cambio.

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