Organizar, eliminar y exportar propiedades

Para ayudar a mantener datos de calidad en tu CRM, es importante mantener tus propiedades organizadas. Puedes separar las propiedades en grupos, o archivar y eliminar las propiedades no utilizadas. Para ver la información de las propiedades de varios objetos, también puedes exportar todas las propiedades o los datos históricos de una sola propiedad.

Si quieres crear nuevas propiedades o actualizar las existentes, aprende a crear y editar propiedades. Para obtener más información sobre cómo actualizar los valores de las propiedades de un registro, aprende cómo editar el valor de una propiedad de un registro o de forma masiva. 

Crear y editar grupos de propiedades

Los grupos de propiedades pueden ayudarle a identificar propiedades relacionadas dentro de un objeto. Existen grupos de propiedades predeterminados, pero también puedes crear grupos personalizados. Estos grupos se utilizan únicamente en la configuración de las propiedades. Para agrupar las propiedades de un registro, utilice las barras laterales.

Para crear un nuevo grupo o editar uno existente:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.
• Haz clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y luego selecciona propiedades del [objeto] para el objeto cuyos grupos quieres editar.
• Haz clic en la pestaña Grupos.

• Para crear un nuevo grupo, en la parte superior derecha, haz clic en Crear grupo. Para editar un grupo existente, coloca el cursor sobre el grupo y haz clic en Editar.

• En el cuadro de diálogo, escribe el nombre del grupo y haz clic en Guardar.

• Para ver las propiedades de un grupo, coloca el cursor sobre él y haz clic en Ver propiedades.

• Para eliminar un grupo, coloca el cursor sobre él y haz clic en Eliminar. En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar para confirmar.

Agregar propiedades a un grupo

Los usuarios deben tener permisos de Editar configuración de propiedades para mover propiedades a un grupo. 

Para agregar una propiedad individual a un grupo:

• Coloca el cursor sobre la propiedad, haz clic en el menú desplegable Más y luego haz clic en Mover al grupo.

• En el cuadro de diálogo, selecciona un grupo en el menú desplegable y luego haz clic en Guardar.

Para agregar varias propiedades al mismo grupo:

• Selecciona las casillas de verificación al lado de las propiedades.

• En la parte superior de la tabla, haz clic en + Agregar al grupo.
• En el cuadro de diálogo, selecciona un grupo en el menú desplegable y luego haz clic en Guardar.

Archivar propiedades

Los usuarios deben tener permisos de Editar configuración de propiedades para archivar propiedades. Una vez archivadas, las propiedades se almacenan en la pestaña Propiedades archivadas, y se eliminarán permanentemente después de 90 días.

Solo puedes archivar o eliminar propiedades si no se utilizan en ningún otro lugar dentro de tu cuenta de HubSpot (por ejemplo, en una lista o workflow).

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.

• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.

• Haz clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y luego selecciona las propiedades del [objeto] cuyas propiedades quieres ver o editar.

Para archivar una propiedad individual:

• Coloca el cursor sobre la propiedad, haz clic en el menú desplegable Más y luego en Archivar.

• En el cuadro de diálogo, haz clic en Archivar para confirmar.

Para archivar varias propiedades:

• Selecciona las casillas de verificación al lado de las propiedades.

• En la parte superior de la tabla, haz clic en Archivar.

Para ver y gestionar dónde se utilizan las propiedades antes de archivarlas:

• En la tabla de propiedades, haz clic en el número en la columna Usado en para ver dónde se usa la propiedad. 
• En el panel derecho, haz clic para expandir una sección para ver las diferentes vistas, registros o activos en los que se utiliza la propiedad. Si vas a archivar la propiedad, tendrás que eliminarla o sustituirla donde se utilice.

Restaurar o eliminar permanentemente propiedades archivadas

Los usuarios con permisos de Editar configuración de propiedad de un objeto pueden restaurar las propiedades archivadas de ese objeto. Los usuarios con permisos de Súper administrador también pueden eliminar permanentemente las propiedades archivadas.

Nota: las propiedades archivadas hace 90 días o más han sido eliminadas y no se pueden restaurar.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.

• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.

• Haz clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y luego selecciona el objeto cuyas propiedades deseas restaurar o editar.

• Haz clic en la pestaña Propiedades archivadas.

• Busca la propiedades que deseas restaurar o eliminar permanentemente.

• Haz clic en el menú desplegable Filtrar por y selecciona el tipo de propiedad.

• Usa los campos de fecha para filtrar las propiedades según el momento en que se archivaron.

• Selecciona las casillas de comprobación junto a las propiedades que deseas restaurar o eliminar permanentemente. Selecciona la casilla de comprobación en la parte superior izquierda de la tabla para seleccionar todas las propiedades en la lista.

• En la parte superior de la tabla, haz clic en Restaurar o Eliminar.

• Si vas a eliminar, en el cuadro de diálogo, escribe el número de propiedades que eliminarás y luego haz clic en Eliminar para confirmar.

Exportar todas las propiedades

Los usuarios con permisos de Exportar pueden exportar una lista de todas las propiedades de todos los objetos de tu cuenta. El archivo exportado contendrá información básica, incluyendo el nombre de cada propiedad, su nombre interno, tipo, descripción, grupo y, si procede, sus opciones. Para ver los valores de las propiedades en su lugar, puedes exportar el historial de una propiedad individual o ver los datos históricos de una propiedad en un registro.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.

• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.

• En la esquina superior derecha, haz clic en Exportar todas la propiedades.

• En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Formato de archivo y selecciona el formato de archivo que quieres para el archivo exportado.

• Haz clic en Exportar. Una vez que se procese la exportación, recibirás un enlace de descarga a través de correo electrónico y en tu centro de notificaciones.

Exportar los datos históricos de una propiedad

También puedes exportar los datos históricos de una propiedad individual en todos los registros. El archivo exportado incluirá todos los registros, los valores actuales de la propiedad y los valores históricos, incluida la fecha de actualización. También puedes ver cómo se ha modificado el valor (por ejemplo, qué usuario o herramienta ha desencadenado la actualización).

Si quieres exportar todos los valores de propiedad de un registro específico, aprende cómo ver el historial de propiedades de un registro en su lugar.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.

• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.

• Haz clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y luego selecciona las propiedades del [objeto] cuyas propiedades quieres exportar.

• Coloca el cursor sobre la propiedad, haz clic en el menú desplegable Más y selecciona Exportar historial de propiedades.

• En el cuadro de diálogo:

  • Selecciona un formato de archivo .

  • Para incluir el usuario/herramienta que actualizó el valor en el archivo, selecciona la casilla de verificación Incluir información de origen .

  • Haz clic en Exportar.

Una vez que se procese la exportación, recibirás un enlace de descarga a través de correo electrónico y en tu centro de notificaciones. Para restaurar los valores históricos de tus registros, puedes buscar la fecha del cambio en tu archivo y luego vuelve a importar los valores que estaban en HubSpot antes de ese cambio.

Nota: el archivo de exportación utiliza la zona horaria UTC (Hora Universal Coordinada) para las fechas de cambio. Es posible que tengas que convertir la hora a tu zona horaria local para confirmar la fecha y hora en que se actualizó el valor de la propiedad.