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Optimizar los procesos mediante workflows y otras herramientas
Última actualización: 25 de septiembre de 2026
Disponible con cualquiera de las siguientes suscripciones, a no ser que se indique de otro modo:
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Marketing Hub
Pro, Enterprise
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Sales Hub
Pro, Enterprise
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Service Hub
Pro, Enterprise
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Data Hub
Pro, Enterprise
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Smart CRM
Pro, Enterprise
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Revenue Hub
Pro, Enterprise
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Se requieren créditos de HubSpot para determinadas funciones
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Se requieren licencias para determinadas funciones
Utiliza workflows y otras herramientas para automatizar los procesos en función de las necesidades de tu organización. Los workflows permiten automatizar procesos tanto dentro de HubSpot como fuera de él.
Por ejemplo, Sprocket Supply Co., una empresa de material de oficina sostenible, va a asistir a una conferencia. Antes de la conferencia, se utiliza un workflow para enviar automáticamente una serie de correos electrónicos informativos de email marketing a los clientes potenciales. Tras la conferencia, se utilizan workflows para evaluar y calificar a los leads que se han registrado en el stand de la conferencia, asignarlos a diferentes comerciales y enviar esta información a una hoja de cálculo de Google.
Revisa las siguientes recomendaciones para determinar qué plantillas de workflows, acciones y otras herramientas se ajustan a tus metas empresariales.
Aspectos a tener en cuenta a la hora de crear tu workflow
Antes de configurar un workflow y durante su desarrollo, se recomienda definir las metas del workflow y gestionar su estructura.
Define las metas de tu workflow antes de crearlo
Antes de configurar tu workflow, es importante determinar el objetivo o los resultados que se pretenden obtener con él. Un workflow puede tener varias metas.
Por ejemplo, al crear un workflow de nutrición de leads, conviene plantearse si cada paso del workflow contribuye a la interacción con el cliente, como por ejemplo si es probable que una oferta dé lugar a conversiones de clientes.
Una vez completado el workflow, se pueden utilizar los indicadores de rendimiento para crear un segmento de leads interesados que merezcan la pena invertir más esfuerzo. Los leads inactivos pueden eliminarse entonces de la lista de contactos de marketing.
En este caso, los resultados del workflow incluyen la promoción de un producto, la calificación de leads y la gestión de los contactos de marketing de tu cuenta. Utiliza el objetivo, los resultados o las metascuantitativas del workflow como principios rectores a la hora de seleccionar las acciones y diseñar tu workflow.
Gestiona la estructura de tu workflow al crearlo
A la hora de automatizar tus procesos, se recomienda contar con varios workflows, cada uno con una meta específica, en lugar de crear workflows grandes y complejos que abarquen múltiples metas. Al analizar un workflow bien configurado, debería ser posible discernir cuál es su finalidad.
Por ejemplo, tras la conferencia, un mánager de ventas de Sprocket Supply Co. crea un workflow para la calificación de leads y el enriquecimiento de leads, y otro para la asignación de leads.
Conoce las diferentes herramientas y funciones de HubSpot para alcanzar tus metas de automatización
A continuación, revisa los distintos tipos de recomendaciones para tus metas de automatización y procesos. Antes de decidir qué enfoque utilizar para resolver una necesidad empresarial, se recomienda valorar los distintos enfoques disponibles y si se ajustan a tus metas, ya sea mediante la automatización o por otros medios.
Cada recomendación puede aplicarse por separado, pero, en muchos casos, da mejores resultados cuando se aplican todas a la vez. Por ejemplo, aunque utilizar una plantilla de workflow pueda ser la forma más rápida de ponerlo en marcha, puede que sea necesario personalizarlo con acciones adicionales del workflow. O bien, a la hora de gestionar tus contactos de marketing, se recomienda utilizar tanto los límites máximos de contactos como un workflow para actualizar automáticamente el estado de tus contactos de marketing.
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Plantillas: genera automáticamente un workflow de plantilla con acciones de marcador de posición. Aprende a utilizar plantillas para crear workflows. También puedes instalar plantillas desde el mercado de HubSpot.
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Acciones: accionesindividualesrecomendadas a la hora de configurar un workflow para un fin concreto. Para alcanzar tus metas, utiliza diferentes combinaciones de acciones del workflow, así como los resultados de acciones anteriores junto con otras acciones del workflow. Obtén más información sobre las diferentes acciones de workflow disponibles.
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Otras características: a la hora de trabajar para alcanzar tus metas empresariales mediante la automatización, pueden existir diferentes estrategias, como el uso de otras herramientas en lugar de los workflows o junto con ellos.
Sprocket Supply Co. tiene previsto actualizar el campo «Sector» o «Interés» en todos los registros de contacto.
Para realizar una actualización puntual, pueden inscribir una lista en un workflow y utilizar diferentes métodos de ramificación, así como la acción del workflow «Editar registro» , para actualizar la propiedad.
Por otra parte, si estos datos ya existen en otra plataforma, puede resultar más eficaz importarlos manualmente.
Metas y recomendaciones sobre los workflows
A continuación, puedes consultar las siguientes metas empresariales habituales y las posibles formas de abordarlas, mediante el uso de workflows y otras herramientas de automatización, dentro de HubSpot.
Cultivar nuevos contactos
La suscripción es obligatoria Para enviar correos electrónicos automáticos mediante workflows, es necesaria una suscripción a Marketing Hub Pro o Enterprise .
Como parte de tus iniciativas de marketing digital, utiliza el email marketing para fidelizar a los nuevos contactos, fomentar la lealtad a la marca, promocionar nuevos productos y, además, calificar a los leads interesados en función de los clics y las aperturas de los correos electrónicos.
| Recomendación | En lugar de dedicar tiempo a configurar manualmente los workflows, utiliza las siguientes plantillas como punto de partida para crear flujos de trabajo habituales de nutrición de leads para los nuevos contactos. |
| Ejemplo | Sprocket Supply Co. envía un correo electrónico de bienvenida con una lista de productos que podrían interesarles (por ejemplo, sillas de oficina, impresoras y otros) a los usuarios que se han registrado en su página web. Posteriormente, pueden inscribir los registros en otros workflows en función de los enlaces de productos en los que los clientes hayan hecho clic en este correo electrónico. |
| Plantillas de workflows recomendadas |
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Cultivar los contactos existentes
La suscripción es obligatoria Para enviar correos electrónicos automatizados mediante workflows, es necesario disponer de una suscripción a Marketing Hub Pro o Enterprise .
Al igual que con el fomento de nuevos contactos, utiliza el email marketing para seguir fidelizando a los clientes, promocionando productos en función de los intereses de tus clientes actuales y, además, seguir calificando a aquellos clientes que puedan convertirse en evangelistas de tu marca.
| Recomendación | En lugar de dedicar tiempo a configurar manualmente los workflows, utiliza las siguientes plantillas para crear flujos de trabajo habituales de nutrición de leads para los contactos existentes. |
| Ejemplo | Sprocket Supply Co. utiliza un workflow para enviar un código de descuento a los clientes actuales en el primer aniversario de su primera compra. Esto anima a los clientes a volver a comprar y sirve como recordatorio para reponer los artículos de oficina que sean necesarios. |
| Plantillas de workflows recomendadas |
Da prioridad a los leads adecuados
La suscripción es obligatoria Para utilizar la herramienta de calificación de leads, es necesario disponer de una suscripción a Marketing HubPro , Sales Hub Pro o Sales Hub Enterprise .
Utiliza diferentes herramientas para asegurarte de que dispones de toda la información necesaria para dar prioridad a los prospectos adecuados y centrarte en las empresas que ya muestran señales de compra, con el fin de acortar tu ciclo de ventas.
| Recomendación | Utiliza tanto los workflows como otras herramientas, como la calificación de leads, la intención de compra y el agente de prospección, para identificar con precisión a los clientes potenciales de alto valor. A continuación, utiliza los workflows para inscribir registros en el agente de prospección. Asegúrate de que no se pase por alto ninguna oportunidad de negocio informando a las personas clave, como los equipos de ventas, los comerciales y los mánagers de ventas. |
| Ejemplo | Sprocket Supply Co. utiliza la calificación de leads para identificar a los prospectos. Por ejemplo, los clientes de sectores que suelen utilizar papel y material de impresión, como los servicios jurídicos, obtienen una puntuación más alta. Cuando los registros alcanzan un umbral determinado y se califican, se inscriben automáticamente en el agente de prospección mediante un workflow. Dentro del mismo workflow, se envía al comercial un correo electrónico de notificación con información sobre el prospecto. |
| Herramientas recomendadas para calificar leads | |
| Plantillas recomendadas para workflows |
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| Acciones recomendadas para el workflow |
Asignar leads con precisión
La suscripción es obligatoria Para utilizar la acción de workflow «Rotar registro al propietario » es necesario disponer de una suscripción a Sales Hub Pro o Service Hub Enterprise .
Se requieren licencias Al asignar usuarios mediante esta acción, estos deben disponer de una licencia de pago de Sales o de Service.
Asignar los registros de forma precisa y automática a los comerciales para garantizar que los negocios posibles se gestionen a tiempo.
| Recomendación | Además de las plantillas de workflow recomendadas, si tienes requisitos específicos para la asignación de leads, puedes utilizar las ramificaciones del workflow para dirigir los registros en función de propiedades como el país, el tamaño de la empresa y el sector. A continuación, utiliza la acción de workflow «Editar registro » para actualizar la propiedad «propietario» de [objeto] . |
| Ejemplo | Sprocket Supply Co. recibe una solicitud de presupuesto a través de su página web internacional. En el workflow, los contactos se dirigen automáticamente a las distintas sucursales en función de la región, como APAC, EMEA y NAM. A continuación, en el marco de la acción «Rotar registro al propietario», los contactos se asignan a usuarios concretos mediante un proceso de asignación aleatoria. |
| Plantillas recomendadas para workflows | |
| Acciones recomendadas del workflow |
Alinear con precisión los datos entre diferentes aplicaciones
A la hora de trabajar con tus herramientas de software, para garantizar que todas las personas clave estén en sintonía y que las decisiones se tomen con la información más precisa posible, es importante que te asegures de que tus datos estén sincronizados entre HubSpot y otras aplicaciones externas.
| Recomendación | Utiliza la herramienta de importación para transferencias de datos puntuales. Para garantizar que tus datos se mantengan actualizados en todo momento, utiliza la sincronización de datos unidireccional o bidireccional. Al armonizar tus datos, para asegurarte de que los datos de HubSpot se puedan procesar en diferentes plataformas, utiliza el workflow «Formatear datos » para estandarizar los valores de tus propiedades. Por ejemplo, utiliza una función de fórmula personalizada para eliminar los espacios sobrantes y dar formato a la cadena como un número. También se recomienda utilizar los workflows de Agent Hub si deseas realizar acciones o incluir datos concretos basados en aplicaciones externas. Por ejemplo, puedes utilizar un webhook enviado por tu aplicación externa como desencadenante de un workflow y, a continuación, utilizar los datos de ese webhook con la acción de workflow «Editar registro» para actualizar tu registro de CRM de HubSpot. |
| Ejemplo | Sprocket Supply Co. gestiona las campañas de marketing y los recursos desde HubSpot, y las ventas directas desde Salesforce. Mantienen sincronizada la información de sus registros mediante la integración entre HubSpot y Salesforce. Cuando un contacto se ve afectado por una campaña en HubSpot, se añade a la campaña correspondiente en Salesforce mediante la acción de workflow «Establecer una campaña de Salesforce ». Esto les permite disponer de informes de atribución precisos en todo su conjunto de herramientas de software. |
| Herramientas recomendadas para la gestión de datos | |
| Acciones recomendadas del workflow |
Utiliza soluciones personalizadas en tus workflows
La suscripción es obligatoria Para utilizar la acción de workflow «Código personalizado» es necesario disponer de una suscripción a Data Hub Pro o Data Hub Enterprise .
Además de las acciones ya disponibles en la herramienta de workflows, utiliza acciones de código personalizadas y crea acciones de workflows personalizadas para satisfacer cualquier necesidad específica de automatización, tanto dentro de HubSpot como externamente.
| Recomendación | Para necesidades empresariales más complejas, es posible que necesites soluciones a medida para automatizar tus procesos. En estos casos, utiliza la acción de workflow «Código personalizado» para escribir y ejecutar código JavaScript o Python (beta) con el fin de ampliar la funcionalidad del workflow tanto dentro de HubSpot como externamente. Al utilizar acciones de código personalizado en el generador de workflows del Centro de agentes, describe la funcionalidad que necesitas en el asistente de Breeze para generar automáticamente el código correspondiente. Si necesitas automatizar procesos con aplicaciones externas, crea acciones de workflow personalizadas para integrar tu servicio en los workflows de HubSpot. Por ejemplo, crea una acción de workflow para invocar una función sin servidor o para obtener opciones de API externas. |
| Ejemplo | Sprocket Supply Co. asigna los leads en Norteamérica en función del código postal de la dirección comercial del cliente. Para ello, crean una tabla personalizada en HubDB para almacenar su lógica de asignación de leads (por ejemplo, el código postal X corresponde al propietario Y). A continuación, dentro de un workflow, añaden una acción de código personalizada para utilizar el código postal como dato de entrada, consultan la tabla de HubDB y le asignan el propietario correspondiente. Tras realizar una venta, se utiliza una acción de workflow personalizada conectada a su plataforma de almacenamiento y logística para crear y enviar un pedido, utilizando campos derivados de los valores de las propiedades correspondientes, como los detalles del pedido, la dirección del cliente y otros datos. |
| Herramientas recomendadas para la gestión de datos | |
| Acciones recomendadas del workflow |
Gestionar los contactos de marketing
La suscripción es obligatoria Para utilizar y gestionar los contactos demarketing, es necesario disponer de una suscripción a Marketing Hub Starter, Professional o Enterprise con una suscripción de contactos de marketing es necesario para utilizar y gestionar los contactos de marketing.
Gestiona el número de contactos de marketing de tu cuenta para, por un lado, dirigirte a aquellos que tienen potencial y, por otro, controlar el volumen de contactos de marketing de tu cuenta.
| Recomendación | Además de las herramientas integradas, como los límites máximos y las restricciones de permisos de usuario, utiliza la acción de workflow «Establecer el estado de los contactos de marketing» para gestionar automáticamente el número de contactos de marketing de tu cuenta. |
| Ejemplo | Para dar prioridad a los contactos activos y gestionar el volumen y los costes relacionados con los contactos de marketing, Sprocket Supply Co. utiliza un workflow que clasifica automáticamente a los contactos como «no de marketing» cuando sus correos electrónicos de marketing han sufrido un rebote. |
| Herramientas recomendadas para la gestión de contactos de marketing | |
| Acciones recomendadas del workflow |
