Siirrä sopimukset HubSpot-palveluun

Yhteenveto

Siirrä olemassa olevat sopimukset vanhasta järjestelmästä HubSpot-palveluun laskutuksen, laskujen lähettämisen ja tuloraportoinnin hallinnointia varten. Siirron yhteydessä maksu, sopimushistoria ja tulevat laskutusaikataulut säilyvät ennallaan. Siirron jälkeen voit käyttää HubSpotia keskitettynä luotettavana tietolähteenä sitovien liikevaihtotietojen osalta. Lue lisää sopimusten käytöstä HubSpotissa.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin aloitat työskentelyn tämän ominaisuuden kanssa, varmista, että ymmärrät täysin, mitä toimenpiteitä on toteutettava etukäteen, sekä ominaisuuden rajoitukset ja sen käytön mahdolliset seuraukset.

Vaatimusten ymmärtäminen

• Jos olet pääkäyttäjä, voit liittää tili ”Billing Migrations onto Revenue Hub Contracts ” -beetaohjelmaan.

• tili on käytettävä Stripeä maksu käsittelytapana. Jos käytät HubSpotin maksupalvelu ja haluat siirtää maksu ulkoisesta Stripe tili HubSpotin maksupalvelu, täytä tämä lomake.

• Muotoile CSV-tiedosto valitsemasi maksu perintäprosessin ja tulojen jatkuvuusvaihtoehdon mukaisesti. Lue lisää siitä, miten valitset yrityksellesi parhaiten sopivan siirtomuodon.

Rajoitusten ja näkökohtien ymmärtäminen

• Jos käytät tulojen jatkuvuustoimintoa, testaa tuonti hiekkalaatikko -ympäristössä. Jos tili on tuotu virheellisiä tietoja, et voi korjata historiallisia tietoja MRR -vesiputousraporteissa.
• Kun sopimus on aktivoitu, HubSpotista tulee laskutuksen tietue. Siirtoa ei voi peruuttaa. Kaikki sopimusten muutokset on tehtävä HubSpotissa. Lue lisää sopimusten tarkastelusta ja hallinnasta.
• Siirtymä ei keskeytä laskutusta vanhassa järjestelmässä.

Valitse siirtoformaatti

Ennen siirtoa valitse siirtomuoto sen mukaan, miten haluat HubSpotin hallinnoivan sopimuksia siirron jälkeen. Siirtoformaatti riippuu keräysprosessista ja siitä, haluatko sisällyttää mukaan aiemmat sopimuksen muutostapahtumat (esim. laajennukset ja supistukset).

Maksu perintäprosessi

• Manuaaliset maksut: siirron jälkeen ostajille luodaan laskut, jotka he voivat maksaa manuaalisesti.
• Automaattiset maksut: siirron jälkeen laskut veloitetaan automaattisesti rekisteröidyn maksu avulla.

Liikevaihdon jatkuvuus

• Tulojen jatkuvuutta ei ole: sopimukset tuodaan järjestelmään ilman tulojen muutostapahtumia.
• Liikevaihdon jatkuvuus: ryhmittele rivit vaiheisiin ramp-avaimien avulla ja näytä muutostapahtumat (esim. kasvu ja supistuminen) HubSpotin MRR kaaviossa.
  • Tulojen jatkuvuus tallentaa toistuvien tulojen muutokset raportointia varten. Se ei luo uudelleen historiallisia laskuja tai maksuja.
  • Jos käytät tulojen jatkuvuustoimintoa, testaa tuonti hiekkalaatikko -ympäristössä.
  • Jos tili on tuotu virheellisiä tietoja, voit korjata MRR historiallisia tietoja vain poistamalla virheellisiin tietoihin liittyvän sopimuksen ja tuomalla sen uudelleen.

Rampit

Rampin näppäimet

Ramp-avaimet ryhmittelevät useita rivikohta rivejä vaiheiksi. Saman ramp-avaimen sisältävät rivit edustavat yhtä jatkuvaa, toistuvaa virta, joka muuttuu ajan myötä.

HubSpotissa jokainen kasvuvaihe tuottaa MRR tapahtumia (esim. uusi liiketoiminta, laajentuminen, supistuminen) kunkin vaiheen alkaessa. Ramp-avain voi olla mikä tahansa tekstimerkkijono (esim. ramp-a). Käytä samaa merkkijonoa saman nousukäyrän jokaisessa vaiheessa.

Rampin rakentaminen

Jotta ramppien siirto onnistuu, rakenna ne seuraavasti:

• Käytä yhtä ramp-avainta kutakin toistuvaa virta kohti: määritä sama ramp-avain yhden tuote tai palvelun kaikille vaiheille.
• Käytä samaa avainta peräkkäisissä vaiheissa: jos samalle tuote tai palvelulle seuraa toinen vaihe, käytä samaa ramp-avainta molemmissa vaiheissa.
• Käytä eri avaimia samanaikaisille tuotteille: jos useita tuotteita tai palveluita tuodaan markkinoille itsenäisesti samana ajanjaksona, määritä jokaiselle oma ramp_key_import_id.
• Jätä kenttä tyhjäksi tasohintaisten tuotteiden kohdalla: jos tuote tai palvelu ei muutu sopimuksen voimassaoloaikana, jätä ramp_key_import_id kenttä tyhjäksi.
• Käytä päällekkäisiä päivämääräjaksoja: saman ramp-avaimen sisältävien rivien päivämääräjaksot eivät saa olla päällekkäisiä. Jatkuvien vaiheiden osalta aloita kukin vaihe heti, kun edellinen vaihe päättyy.
• Syötä kunkin vaiheen kokonaismäärä: kunkin vaiheen rivillä on oltava kyseisen vaiheen kokonaismäärä tai -arvo, ei muutos edelliseen vaiheeseen verrattuna. Esimerkiksi, jos määrä kasvaa yhdestä kahteen, kirjoita 2 toisen vaiheen kohdalle, älä 1.
• Ryhmittele vaiheet ramppinäppäimen tuonti avulla: syötä sama arvo ramp_key_import_id kaikille saman rampin rivikohtaisille erille. Lue lisää mukautetun ramp ominaisuus luomisesta.

Esimerkiksi 12 kuukauden sopimuksessa, jossa hinta muuttuu kolmen kuukauden kuluttua:

Mahdolliset siirtoformaatit

Esimerkkejä kuukausittaisten ja neljännesvuosittaisten laskutusdatan tuonti

Tutustu siihen, miten kuukausittaiset ja neljännesvuosittaiset sopimukset laskutetaan tuonti jälkeen sopimuksen voimaantulopäivän, rivikohta alkamispäivän, sopimuskauden ja laskutuksen alkamispäivän ohituksen perusteella.

Ominaisuus määritelmät

Kuukausittaiset ja neljännesvuosittaiset esimerkit

Kun laskutuksen alkamispäivän ohitus osuu kahden jaksopäivän väliin, HubSpot siirtyy ohituksen jälkeen seuraavaan aikataulun mukaiseen jaksopäivään. Rytmiankkuria (rivikohta alkamispäivämäärää) ei koskaan siirretä.

Siirtymän Elinkaari

Arvostelu alla sopimuksen siirron koko elinkaari:

Valmistaudu siirtymiseen

Ennen siirron aloittamista määritä tili asetukset ja valmistele CSV-tiedosto valitun siirtoformaatin mukaisesti.

Luo mukautettuja ominaisuuksia

Luo tarvittavat mukautetut ominaisuudet ennen CSV-tiedoston tuontia. Luotavat ominaisuudet riippuvat valitusta siirtomuodosta. Lue lisää mukautettujen ominaisuuksien luomisesta.

CSV-tiedoston määrittäminen

Määritä CSV-tiedosto, jota käytetään tuontityökalun kanssa sopimusten siirtämiseksi HubSpot-palveluun. Seuraavassa voit tutustua tiettyjen CSV-kenttien tuontikäyttäytymiseen, ladata esimerkki-CSV-tiedostoja ja tarkistaa, miten sopimusten tuontia varten tarkoitettu CSV-tiedosto tulisi muotoilla.

Erätyypit

Sopimuksia tuotaessa jokainen CSV-tiedoston rivi käsitellään yhtenä kahdesta rivityypistä sen mukaan, onko Tuote -kenttä täytetty.

• Tuotteeseen perustuva: Tuote -kenttä sisältää olemassa olevan tuote tietue tunnuksen. Jos jotkin tuetut kentät (kuten hinnoittelumalli, tasot, hinta, sopimuskauden pituus, laskutusväli tai veroluokka) jätetään CSV-tiedostossa tyhjiksi, rivi perii nämä arvot linkitetystä tuote.

• Itsenäinen:Tuote -kenttä jätetään tyhjäksi. Rivillä käytetään ainoastaan CSV-tiedostossa annettuja arvoja, eikä rivin ” ” -kohdassa ole linkkiä mihinkään tuote valikoimassasi.

Huomaa: jos tuotteeseen perustuva rivi viittaa toistuvaan tuote, mutta toistuvuuskentät on jätetty tyhjiksi, se saattaa periä kyseisen tuote toistuvan laskutuksen tiheyden asetukset, vaikka veloitus olisi tarkoitettu kertaluonteiseksi.

Pitkäaikaiset sopimukset

Jatkuvalla toistuvalla rivikohta on toistuva laskutusväli, mutta sillä ei ole voimassaoloaikaa. Se uusitaan automaattisesti, kunnes se peruutetaan, eikä sillä ole toistuvan laskutuksen päättymispäivää. Sopimuksen voimassaoloaikana laskutus jatkuu laskutusvälin mukaisesti, kunnes sopimus peruutetaan tai irtisanotaan. Sopimuksen päättymispäivä, sopimuksen kokonaisarvo ja sopimuksen vuosittainen arvo voivat jäädä tyhjiksi, mutta nykyinen MRR ja nykyinen ARR lasketaan silti.

Hinnoittelumallit

Sopimuksia tuotaessa voidaan soveltaa olemassa olevia hinnoittelumalleja ja hintatasoja sen mukaan, onko ”Yksikköhinta”-kenttä täytetty.

• Jos Tuote on kelvollinen tietue tunniste jaYksikköhinta-kenttä on tyhjä, tuotu tuote käyttää olemassa olevaa hinnoittelumallia ja hintatasoja.
• Jos Tuote on kelvollinen tietue ID ja Yksikköhinta-kenttä on täytetty, rivi säilyttää yhteys ja käyttää syötettyä määrä kiinteänä hintana. tuote teen nykyisiä hinnoittelumalleja ja hintatasoja ei muuteta.

Maksu

Kun tuodaan sopimuksia, jos et lisäähs_net _payment_ lasku ominaisuus CSV -tiedostoon , maksu asetetaan oletuksena arvoon 0 (maksettava vastaanottamisen yhteydessä) riippumatta tili lasku oletusasetuksista. Jos haluat käyttää erilaisia maksu, lisää kyseinen ominaisuus CSV-tiedostoon halutulla arvolla (esim. arvolla0 laskujen eräpäiväksi asetetaan laskun vastaanottopäivä). Arvo30 määrittäisi laskuille maksu uehdoksi ”netto 30”).

Automaattinen myyntivero

Jos toimit Yhdysvalloissa tai Kanadassa ja haluat laskea myyntiverot automaattisesti, määritä automaattinen myyntivero tili asetuksissa ennen sopimusten tuomista.

CSV-esimerkkitiedostot

Käytä alla olevia CSV-esimerkkitiedostoja siirtoprosessin apuna.

Huomio: CSV -tiedostot on tarkoitettu vain esimerkkeinä. Korvaa CSV-tiedostossa olevat esimerkkipäivämäärät, tunnisteet, Tuote, yhteystiedot, summat, valuutat sekä kaikki import_unique_id- merkinnät. Tarkista kartoitettuja ominaisuuksia ja luonnoksia ennen siirtymisen jatkamista.

CSV-muoto

CSV-tiedostossasi tulisi olla seuraavat sarakkeet ja HubSpot-ominaisuudet.

Siirrä sopimukset

Aloita sopimusten siirtäminen, mukaan lukien lokalisoinnin testaus, ennen lopullisen siirron aloittamista.

Lokalisointitestaus ennen siirtoa

Jos palvelet asiakkaita eri kielillä ja eri alueilla, on suositeltavaa toteuttaa kokeiluluonteinen siirto kunkin kielen, alueen ja valuutan osalta. Voit mitätöidä laskuja ja päättää sopimuksia sen jälkeen, kun olet vahvistanut, että siirto on onnistunut.

1. Lisää sopimukset CSV-tiedostoon. Lue lisää CSV-tiedoston määrittämisestä tuonti varten.
2. Käynnistä ja vie siirto loppuun .
3. Odota, kunnes sopimusta koskevat laskut on laadittu.
4. Tarkista, että lasku on oikein. Lisätietoja laskujen hallinnasta:
   • Avaa lasku uudessa selainvälilehdessä.
   • Lataa lasku PDF-tiedosto.
   • Lähetä lasku sisäiseen sähköpostiosoitteeseen.
5. Tarkista kunkin kohdassa käännetyt nimikkeet, päivämäärät, numerot, valuuttamerkit, merkkien näyttö, lähettäjä, vastaanottaja ja linkit. 

Huomio: kyseessä on kokonaisvaltainen pilottiprojekti, ei aktivointia edeltävä esikatseluominaisuus.

Aloita siirto

Kun olet määrittänyt CSV-tiedoston asetukset, voit aloittaa sopimusten siirtämisen HubSpotiin. 

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Liikevaihto > Sopimukset. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Liikevaihto > Sopimukset.
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa Tuonti.
3. Valitse Tuonti tiedosto -osiossa Tuonti tiedot.
4. Valitse Advanced imports (kaikki kohteet).
5. Napsauta Kohteet-kohdassa Sopimukset. Yhteystiedot- ja rivikohteet-objektit valitaan automaattisesti. Voit tuonti samalla myös muita kohteita (kuten yrityksiä ja kauppoja). Lue lisää useiden objektien tuonnista.
6. Napsauta oikeassa alakulmassa Seuraava.
7. Napsauta ”Valitse, miten yhteystiedot tuonti -pudotusvalikkoa ja valitse vaihtoehto:
   • Vain uusien yhteystietojen luominen: luo uudet yhteystieto tuoduille yhteystiedoille.
   • Yhteystietojen luominen ja päivittäminen: luouusi yhteystieto, jos kyseistä yhteystieto ei vielä ole CRM-järjestelmässä. Päivitä yhteystieto, jos se on jo olemassa. Jos valitset tämän vaihtoehdon, jokaisella tietue on oltava yksilöllinen tunniste.
8. Napsauta”Valitse rivikohteiden tuonti -pudotusvalikkoa ja valitse ”Luo vain uusia rivikohteita”. 

Huomaa: jos valitset”Luo ja päivitä” -vaihtoehdon rivikohteille, joilla ei ole yksilöllistä tunnistetta, eri sopimuksista peräisin olevat identtiset rivikohteet voivat yhdistää, jolloin joiltakin sopimuksilta puuttuvat niihin liittyvät tuotteet. On suositeltavaa valitavaihtoehto ”Luo uudet rivit” , jotta yhdistämistä vältetään.

9. Määritä, miten haluat tuonti tiedot:
   • Lataa tiedosto: vedä ja pudota tai napsauta ”Valitse tiedosto” ja valitse sitten tuonti.
   • Kopioi ja liitä: napsauta ”Liitä” suoraan laskentataulukosta ja liitä tietosi. Tiedot on kopioitava taulukkolaskentatiedostosta (esim. Numbers, Google Sheets).
   • Kieli: jos tuot tietoja kielellä, joka ei ole oletuskielesi, napsauta pudotusvalikkoa ”Valitse tiedoston sarakkeiden otsikoiden kieli ” ja valitse kieli. Kun valitset oikean kielen, HubSpot voi sovittaa sarakeotsikot paremmin olemassa oleviin oletusominaisuuksiin. Jos valitsemallasi kielellä ei ole vastaavuutta, HubSpot etsii englanninkielisen ominaisuus.
10. Napsauta oikeassa alakulmassa Seuraava.
11. Määritä tuonti sarakkeet vastaamaan HubSpot-ominaisuuksia. Lue lisää CSV ominaisuus vastaavuuksista.
12. Napsauta oikeassa alakulmassa Seuraava.
13. Kirjoita Tuonti nimi -kenttään tuonti nimi.
14. Napsauta ”Valitse yhteystieto tietojen käsittelyn oikeusperusta -pudotusvalikkoa ja valitse oikeusperusta. Lue lisää tietojenkäsittelyn oikeusperusta seuranta HubSpotissa.
15. Napsauta Päivämäärämuoto -pudotusvalikkoa ja valitse päivämäärämuoto.
16. Napsauta aikavyöhykkeen avattavaa valikkoa ja valitse aikavyöhyke.
17. Napsauta Numeromuoto -pudotusvalikkoa ja valitse numeromuoto.
18. Valitse valintaruutu ”Määritä nämä yhteystiedot markkinointiyhteystiedoiksi” , jos haluat aktivoida tuotuja yhteystietoja HubSpotin markkinointityökaluilla. Lue lisää markkinointikontakte ista.
19. Valitse ”Täydennä tietueita” valintaruutu, jos haluat täydentää tietueita tuonti aikana. Lue lisää yhteystieto ja yritys täydentämisestä.
20. Napsauta oikeassa alakulmassa Valmis tuonti.
21. Jatka siirron loppuun saattamista.

Arvostelu muotoilun ongelmat

Kun olet napsauttanut ”Viimeistele tuonti, tuodut sopimukset luodaan sopimusluonnoksiksi. Arvostelu yhteystieto muotoilun ongelmat ja rivivirheet ennen siirron loppuun saattamista:

Huomio: laskutusrivi, jonka lasku kunumerona on -- , on ennakkotieto. Luoduille laskuille annetaan numero, ja ne luetteloidaan muiden lasku joukkoon.

1. Muotoiluvirheiden korjaamiseksi napsauta kohdassa ”Siirretyn datan puhdistus” [Objekti]-muotoiluvirheiden alla olevaa arvoa (esim. 1).
   
   
2. Napsauta ”Muotoilun ongelmat” -kohdassa”Näytä ongelmat”.
   
   
3. arvostelu taulukossa esitettyihin ongelmiin ja ehdotettuihin korjaustoimenpiteisiin:
   • Jos haluat muokata ehdotettua korjausta, napsauta ”Ehdotettu korjaus” -sarakkeessaMuokkaa-kuvaketta ja kirjoitauusi arvo.
   • Hyväksy kaikki ehdotetut korjaukset napsauttamalla”Hyväksy kaikki”.
   • Jos haluat hylätä kaikki ehdotetut korjaukset, napsautaHylkää kaikki.
   • Jos haluat hyväksyä tai hylätä yksittäiselle riville ehdotetun korjauksen, napsautaToiminnot- sarakkeessaHyväksy taiHylkää.
   • Jos haluat poistaa tietue tuonti, napsautaToiminnot- sarakkeessaLisää ja valitse sittenPoista tämä tietue.
4. Palaa takaisin tuonti in:
   • Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Tietojenhallinta > Tietojen integraatio. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Tietojenhallinta > Tietojen integraatio.
   • Napsauta ”Monitor your imports ” -sivun & synkronointitaulukossa tuonti nimeä.

Viimeistele siirto

Huomaa: käyttäjät, joilla on sopimusten katselu-, luomis-, muokkaus- tai poisto-oikeudet, voivat tarkastella sopimuksia, jotka on tuotu järjestelmään mutta joita ei ole vielä siirretty. Käyttäjät, joilla on sopimusten luomiseen, muokkaamiseen tai poistamiseen liittyvät käyttöoikeudet , voivat tarkistaa, muokata, siirtää ja poistaa tuonti tuloksena luotuja sopimusluonnoksia.

1. Napsauta ”Suorita siirto loppuun”.
   
   
2. Arvostelu sopimukset, joihin on kiinnitettävä huomiota. Voit ladata virheet CSV-tiedostona napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa Lataa virheet CSV-tiedostona-painiketta.
3. Korjaa virheet napsauttamalla Virhe-sarakkeessa Päivitä [ominaisuus]. 
   
   
4. Päivitä valintaikkunassa tarvittavat ominaisuudet ja napsauta sitten”Vahvista sopimus uudelleen”.
5. Uudelleen vahvistettu sopimus siirtyy”Valmis siirrettäväksi” -välilehdelle.
6. Kun olet käynyt läpi kaikki sopimukset, joihin on kiinnitettävä huomiota, napsautaValmis siirtoon -välilehteä.
7. Ennen siirron viimeistelyä on suositeltavaa arvostelu sopimusten seuraavat ominaisuudet:
   • Perintäprosessi
   • Maksu
   • Päivämäärät
   • Tuote yhteydet
   • Rivikohdat
   • Aikataulu
   • Verotuksen asetukset
8. Jos haluat muuttaa laskutuksen alkamispäivää tai ulkoisen maksu viitetunnusta, napsauta ” ” -muokkauskuvaketta.

Huomaa: Voit päivittää kentät ”Billing Start Date Override” ja ”hs_external_payment_method_reference_id”vain, jos sopimuksella ei ole maksettu laskuja tai maksuja.

9. Valintaikkunassa:
   • Napsauta ”Laskutuksen alkamispäivän ohitus” -kentänpäivämääränvalitsinta ja valitsepäivämäärä.
   • Kirjoita Maksu tunnus -kenttään maksu tunnus.
   • Napsauta”Vahvista sopimus uudelleen”.
10. Sopimus siirtyy”Valmis siirtoon” -välilehdelle, kun se on vahvistettu uudelleen.
    
    
11. arvostelu seuraavat seikat siirtymistä edeltävänä viimeisenä vaiheena:
    1. Vanhan sopimuksen viimeinen lasku.
    2. Ensimmäinen HubSpot lasku.
    3. Mahdolliset maksamattomat saatavat.
    4. Vanhan tilaus peruuttaminen, mikäli se on mahdollista.
    5. Maksumuistutus.
    6. Lasku sähköpostit.
    7. Kirjanpidon integroinnin tarkastus. Lue lisää QuickBooks Onlinen ja Xeron yhdistämisestä HubSpotiin. 
12. Napsauta oikeassa yläkulmassa kohtaaSiirrä [x] sopimusta.
    
    
13. arvostelu valintaikkunassa siirron ehdot, valitse”Ymmärrän ja hyväksyn ” valintaruutu ja napsauta sitten”Vahvista siirto”.
14. Sopimukset tuodaan järjestelmään ja laskutus aloitetaan valitun siirtomuodon mukaisesti. Lue lisää sopimusten tarkastelusta ja hallinnasta.

Vianmääritys

Arvostelu yleisiin tuonti ja niiden korjaamiseen tarvittaviin toimenpiteisiin. Jos saat jonkin muun virheen, arvostelu CSV-tiedoston muotoilu ja ominaisuus vastaavuudet ja yritä tuonti uudelleen.

Stripe maksu tunnus on virheellinen tai puuttuu

Tämä virhe ilmenee, kun maksutavaksi on valittu automaattimaksut, mutta maksu tunnusta ei ole lisätty CSV-tiedostoon.

Voit korjata tämän virheen joko:

• Muuta automaattiset maksut manuaalisiksi maksuiksi.
• Lisää CSV-tiedostoon maksu tunniste automaattisten maksutapahtumien kirjaamista varten.

Aiemmasta yrityksestä peräisin oleva import_unique_id on jo olemassa

Jos tuonti epäonnistuu, HubSpot saattaa silti tallentaa import_unique_id arvot epäonnistuneesta tu tuonti ista.

Tämän virheen korjaaminen:

1. Päivitä CSV-tiedostosi uusilla tunnisteilla.
2. Tuonti päivitetty CSV-tiedosto.

Sanasto

Arvostelu seuraaviin ehtoihin ennen sopimusten siirtämistä HubSpot-palveluun.