Määritä ja mukauta lippuputkia ja -tiloja.

Lippujen avulla voit seurata asiakaskohtaamisia, kun ne etenevät ajan myötä. Tickets-työkalu sisältää oletusarvoisen tukiputken, jota voit käyttää tikettien tilojen hallintaan.

Jos tililläsi on Service Hub Starter-, Professional- tai Enterprise-tilaus, voit luoda mukautettuja tikettiputkia ja -tilanteita omien liiketoimintaprosessien määrittelemiseksi sekä automatisoida tikettien tilat ja toimenpiteet.

Luo uusi tikettiputki

Jos tililläsi on useampi kuin yksi yksilöllinen tukiprosessi, voit luoda lisää putkia. Erillisiä putkistoja suositellaan vain, jos prosesseillasi on yksilöllisiä statuksia, jotka edellyttävät eri putkistoja. Muussa tapauksessa voit käyttää samaa putkea useille käyttäjille ja tiimeille ja hallita käyttöoikeuksia käyttäjäoikeuksien avulla. Esim:

• Yrityksellänne on olemassa oleville asiakkaille tarkoitettu verkkotukiprosessi, jolla on muutama tila, kuten Odottaa meitä, Odottaa asiakasta ja Ratkaistu. Sinulla on myös paikan päällä tapahtuva tukiprosessi, joka edellyttää useampia statuksia, kuten huoltoaikojen varaaminen ja seurantakommunikaatio. Tässä skenaariossa sinun tulisi luoda erilliset putket.
• Yrityksellänne on useita tuotemerkkejä, ja HubSpot-tilillänne on tiimejä kutakin tuotemerkkiä varten. Kunkin tuotemerkin tuotteisiin liittyvä apuprosessi on sama, ja voit käyttää samoja statuksia kaikissa tukipyynnöissä. Tässä skenaariossa ei ole suositeltavaa luoda erillisiä putkia. Sen sijaan voit käyttää samaa putkea ja asettaa vain tiimin käyttäjäoikeudet, jotta kukin tiimi voi käyttää vain oman tuotemerkkinsä tikettejä( vainProfessional ja Enterprise ).

Huomaa: vain käyttäjät tileillä, joilla on Service Hub Starter-, Professional- tai Enterprise-tilaus , voivat luoda ylimääräisiä lippuputkia. Lisätietoja tilauksessasi käytettävissä olevien lippuputkien enimmäismäärästä.

• Napsauta HubSpot-tililläsi settings asetukset-kuvaketta päänavigointipalkissa.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Objects > Tickets.
• Napsauta Putket-välilehteä.
• Napsauta Select a pipeline (Valitse putki ) -pudotusvalikkoa ja valitse sitten Create pipeline (Luo putki).

• Kirjoita valintaikkunaan putkilinjan nimi ja napsauta Luo.

Muokkaa tai poista lippuputkia

Voit nimetä putkiston uudelleen tai jos sinulla on useita lippuputkia, voit järjestää ne uudelleen ja poistaa ne. Käyttäjät tilillä, jolla on Service Hub Professional- tai Enterprise-tilaus, voivat myös hallita, kenellä on pääsy putkistoon.

• Napsauta HubSpot-tililläsi settings asetukset-kuvaketta päänavigointipalkissa.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Objects > Tickets.
• Napsauta Putket-välilehteä.
• Napsauta Select a pipeline (Valitse putki ) -pudotusvalikkoa ja valitse putki.
• Napsauta oikealla puolella olevaa Actions (Toiminnot ) -pudotusvalikkoa ja valitse jokin seuraavista:
  • Nimeä tämä putki uudelleen: Muuta putken nimeä. Kirjoita valintaikkunaan uusi nimi ja napsauta sitten Rename (Nimeä uudelleen).
  • Järjestä putkistot uudelleen: Muuta putkistojen järjestystä. Napsauta ponnahdusikkunassa putkistoa ja vedä se uuteen paikkaan. Kun kaikki putkistot ovat halutussa järjestyksessä, napsauta Tallenna.
  • Hallitse käyttöoikeuksia: Jos olet pääkäyttäjä, voit hallita, ketkä käyttäjät voivat tarkastella ja muokata putkistoa(vainService Hub Professional tai Enterprise ).
  • Poista tämä putki: poista putki. Et voi poistaa putkea, jos se sisältää lippuja. Sinun on poistettava tai siirrettävä liput toiseen putkeen ennen putken poistamista.
    
    
• Valitse Mukauta lippukortit valitsemalla Valitse ominaisuudet, jotka näytetään putkiston lippukorteissa.

Lisää, muokkaa tai poista lipputiloja putkistossa

Voit käyttää lipputiloja lippujen edistymisen seuraamiseen putkiston sisällä. Oletusarvoisesti HubSpot sisältää tukiputken, jossa on neljä tiketin statusta: Uusi, Odottaa yhteydenottoa, Odottaa meitä ja Suljettu. Voit myös lisätä omia statuksia tai muokata ja poistaa olemassa olevia statuksia. Voit mukauttaa putken statuksia:

• Napsauta HubSpot-tililläsi settings asetukset-kuvaketta päänavigointipalkissa.

• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Objects > Tickets.

• Napsauta Putkistot-välilehteä.

• Napsauta Valitse putkisto -pudotusvalikkoa ja valitse sitten muokattava putkisto .

• Uuden tiketin tilan lisääminen:

  • Napsauta olemassa olevien lipputilojen alla + Lisää tila.

  • Kirjoita tiketin tilan nimi ja napsauta sitten sarakkeessa Avoin tai suljettu olevaa pudotusvalikkoa ja valitse, asetetaanko tiketin tilaksi Avoin vai Suljettu. Tikettitiloja on oltava vähintään yksi Avoin ja yksi Suljettu.

• Jos haluat muuttaa olemassa olevan tiketin tilan nimeä, napsauta tilan nimeä ja kirjoita sitten uusi nimi tekstiruutuun.

• Voit järjestää tiketin tilan uudelleen napsauttamalla tiketin tilaa ja vetämällä sen uuteen paikkaan.

• Jos haluat tarkastella tiketin tilan sisäistä nimeä, siirrä hiiren kursori tilan päälle ja napsauta code -koodikuvaketta. Integraatiot ja API käyttävät sisäistä nimeä.

• Jos haluat poistaa tiketin tilan, siirrä hiiren kursori tilan päälle ja napsauta Poista. Jos poistettavassa tilassa on tikettejä, sinun on siirrettävä nämä olemassa olevat tiketit toiseen tilaan. Voit tehdä tämän massatilauksena siirtymällä lippujen indeksisivulle ja muokkaamalla luettelonäkymässä lipputila-ominaisuutta massatilauksena.

• Jos haluat muokata ominaisuuksia, jotka näkyvät, kun lippu siirtyy tiettyyn tilaan, siirry Päivitä tilan ominaisuudet -sarakkeen päälle ja valitse Muokkaa ominaisuuksia.
• Kun olet muokannut statukset valmiiksi, napsauta vasemmassa alareunassa Tallenna.

Kussakin tiketin tilassa näkyvien ominaisuuksien mukauttaminen

Voit myös mukauttaa, mitkä lippujen ominaisuudet näytetään käyttäjille, kun lippu siirretään manuaalisesti tiettyyn tilaan. Käyttäjillä on oltava Muokkaa ominaisuusasetuksia -oikeudet, jotta he voivat mukauttaa tiketin tilaominaisuuksia.

• Siirry muokattavaan putkistoon.

• Vie hiiren kursori tilan rivillä Ehdollisen vaiheen ominaisuudet -sarakkeen päälle ja valitse Muokkaa ominaisuuksia.

• Valitse valintaikkunassa valintaruudut niiden uusien ominaisuuksien vieressä, joiden haluat näkyvän.

Huomaa: ominaisuuksia, joiden arvot ovat vain lukuarvoja (eli joita käyttäjät eivät aseta, kuten pisteet tai -laskentaominaisuudet ), ei voi käyttää tiketin tilaominaisuuksina, eivätkä ne näy valittavina vaihtoehtoina. Lue, miten nämä ominaisuudet sisällytetään sen sijaan tietueen Tietoja tästä tiketistä -osioon.

• Jos haluat vaatia ominaisuudelle arvon, valitse Vaadittu-sarakkeen valintaruutu(vainStarter-, Professional- tai Enterprise-ominaisuudet ). Kun ominaisuus vaaditaan, käyttäjät eivät voi luoda tikettiä kyseisessä tilassa, elleivät he anna arvoa kyseiselle ominaisuudelle.

• Voit järjestää ominaisuudet uudelleen napsauttamalla ja vetämällä ne uuteen paikkaan.

• Voit poistaa valitun ominaisuuden napsauttamalla ominaisuuden vieressä olevaa X-kirjainta Valitut ominaisuudet -sarakkeessa.
• Kun olet valinnut ominaisuudet, napsauta Seuraava. Valitsemasi ominaisuudet tulevat automaattisesti näkyviin, kun luot manuaalisesti uuden tiketin kyseisessä tilassa tai siirrät olemassa olevan tiketin kyseiseen tilaan.

• Kun olet valmis, napsauta vasemmassa alakulmassa Tallenna.

Opi mukauttamaan ominaisuuksia, jotka näkyvät lippukorteissa lautakuntanäkymässä.

Tiketin tilan ja toimintojen automatisointi( vainService Hub Starter, Professional ja Enterprise )

Käyttäjät tileillä, joilla on Service Hub Starter-, Professional- ja Enterprise-tilaukset, voivat automatisoida tikettien tilan ja tietyt toiminnot putken asetuksissa. Jos haluat automatisoida tikettejä alla olevia vaihtoehtoja laajemmin, Service Hub Professional- tai Enterprise -tilien käyttäjät voivat luoda tikettipohjaisia työnkulkuja, joissa on edistyneempiä toimintoja.

Putkiston asetuksissa voit määrittää tiketin tilan automaation. Voit esimerkiksi luoda tikettejä uusia sähköpostikeskusteluja varten tai muokata olemassa olevan tiketin tilaa, kun uusi sähköposti lähetetään tai vastaanotetaan.

• Napsauta HubSpot-tililläsi settings asetukset-kuvaketta päänavigointipalkissa.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Objects > Tickets.
• Napsauta Putket-välilehteä.
• Napsauta Valitse putki -pudotusvalikkoa ja valitse sitten lippuputki, jonka haluat automatisoida.
• Napsauta Automaatio-välilehteä .
• Voit tarkastella ja muokata seuraavia asetuksia:
  
  • Yhdistetyt kanavat: Kaikille uusille saapuville viesteille, jotka lähetetään lueteltuihin kanaviin, luodaan tiketti. Tiketin automatisointi koskee näitä tikettejä. Jos et halua, että johonkin kanavaan lähetetyille viesteille luodaan tiketti, ota tiketin automatisointi pois käytöstä kanavan asetuksista napsauttamalla kanavan nimeä.
  • Päivitä tiketin tila: tiketin tila päivitetään jollakin oletusarvoisista laukaisimista:
    • Asiakkaalle lähetetään sähköpostia: tiketin tila muuttuu, kun käyttäjä lähettää tiketin tietueesta sähköpostia yhteyshenkilölle. Yhteystietueesta lähetetyt sähköpostit eivät aiheuta tiketin tilan muutosta.
    • Asiakas vastaa sähköpostiin: tiketin tila muuttuu, kun asiakas vastaa samaan viestiketjuun, jossa tiketti luotiin. Jos tiketti suljettiin ja avattiin uudelleen, kaikki tikettiin liittyvät uudet viestiketjut päivittävät myös tiketin tilan. Tiketin tila ei muutu seuraavissa tilanteissa: välitetyt sähköpostiviestit, vastaukset välitettyihin sähköpostiviesteihin, muut yhteyshenkilön lähettämät sähköpostiviestit tai käyttäjän yhdistetystä henkilökohtaisesta sähköpostista lähetetyt vastaukset.
  • Jos haluat poistaa laukaisimen käytöstä, poista valintaruudun valinta laukaisimen nimen vasemmalla puolella.
  • Jos haluat muokata toimintoa, siirrä hiiren kursori taulukon päälle ja valitse Muokkaa toimintoa. Napsauta oikeassa paneelissa Valitse tila -pudotusvalikkoa ja valitse tila ja napsauta sitten Tallenna.

• • Service Hub Professional- ja Enterprise -käyttäjät, joilla on työnkulkuoikeudet, voivat viedä hiiren kursorin taulukon päälle ja valita Näytä työnkulku tarkastellakseen automaatiota työnkulkueditorissa.

Voit myös automatisoida tikettitoimintoja tietyn putken sisällä. Voit esimerkiksi lähettää automaattisen sähköpostiviestin keskustelujen saapuneet-kansiosta, kun tiketti vastaanotetaan tai suljetaan, tai lähettää sisäisen ilmoituksen tiimin jäsenelle, kun tiketin tila muuttuu.

• Valitse Automaatio-välilehdellä Lisätila-automaatio, jos haluat avata lisää automaatioasetuksia.
• Napsauta Plus-kuvaketta Käynnistä toiminnot, kun lippu saavuttaa tietyn tilan -osiossa, jos haluat automatisoida toimintoja kullekin tiketin tilalle.

• Jos haluat lähettää sähköpostiviestin, kun lippu avataan tai suljetaan, valitse oikeassa paneelissa Lähetä sähköpostia . Napsauta pudotusvalikosta Automated email (Automatisoitu sähköposti ) ja valitse sitten sähköposti:
  • Valitse HubSpotin luoma sähköpostimalli valitsemalla Ticket received (Lippu vastaanotettu ) tai Ticket closed( Lippu suljettu). Jos haluat muokata oletusmallia, napsauta sähköpostin nimen vieressä olevaa Edit (Muokkaa) -painiketta, tee muutokset ja napsauta sitten Save email (Tallenna sähköposti) -painiketta. Jos tililläsi on Marketing Hub Professional- tai Enterprise-tilaus, voit myös muokata sähköpostia markkinointisähköpostityökalussa napsauttamalla sähköpostin nimeä.
  • Jos tililläsi on Marketing Hub Professional- tai Enterprise-tilaus, voit valita mukautetun automaattisen sähköpostin. Voit muokata mukautettua sähköpostia napsauttamalla sähköpostin nimeä. Pääset markkinointisähköpostityökaluun.

Huomaa: oletusarvoiset Ticket received (vastaanotettu lippu ) ja Ticket closed (suljettu lippu ) -sähköpostiviestit ovat HubSpotin luomia transaktiosähköpostiviestejä. Transaktiosähköposteja käytetään ihmissuhteisiin perustuviin vuorovaikutustapahtumiin, kuten ostosta seuraavaan vahvistussähköpostiin. Yhteystietoja ei tarvitse asettaa markkinointisähköpostiksi, jotta niille voidaan lähettää transaktiosähköpostia. Jos valitset sen sijaan ei-transaktionaalisen automaattisen sähköpostiviestin lähettämisen, yhteyshenkilöt on määritettävä markkinointiviestiksi, jotta he voivat vastaanottaa sähköpostiviestin. Jos tililläsi on transaktiosähköpostilisälaite, opi, miten voit luoda mukautettuja transaktiosähköposteja.

• Jos haluat lähettää tiimillesi sisäisen ilmoituksen, kun lippu saavuttaa tietyn tilan, valitse oikeassa paneelissa Lähetä sisäinen sähköposti-ilmoitus. Voit valita, haluatko lähettää ilmoituksen tietylle käyttäjälle, tiimille tai omistajalle.
• Jos haluat hallita olemassa olevaa työnkulun toimintoa, napsauta toimintokuplan oikeassa yläkulmassa olevaa Toiminnot-pudotusvalikkoa:
  • Jos haluat jättää kommentin muille tilillä oleville käyttäjille, valitse Kommentti. Kirjoita vastauksesi ja valitse Tallenna.
  • Jos haluat muokata toiminnon yksityiskohtia, valitse Muokkaa. Päivitä tiedot oikeassa paneelissa ja valitse Tallenna.
  • Jos haluat poistaa toiminnon, siirry Poista-vaihtoehdon päälle. Valitse Tämä toimint o, jos haluat poistaa vain valitun toiminnon, tai valitse Tämä toiminto ja kaikki sen jälkeiset toiminnot, jos haluat poistaa valitun toiminnon ja kaikki sen jälkeiset toiminnot.

• Jos sinulla on tili, jolla on Service Hub Professional- tai Enterprise-tilaus , voit lisätä myös muita tikettipohjaisia työnkulun toimintoja tässä, mukaan lukien toimintojen kloonaus- tai siirtovaihtoehdot. Siirry työnkulun rakentajaan, jossa voit lisätä lisätoimintoja ja muokata työnkulun asetuksia valitsemalla Avaa työnkulut . Tiketin asetuksista luodut työnkulut näkyvättyönkulkujen kojelaudanCreated in other tools -välilehdellä.

• Napsauta Tallenna.

Huomaa: oletusarvoisesti edellä mainittuja automaattisia toimintoja ei sovelleta live-chat- tai Facebook Messenger -keskusteluihin. Jos haluat lippujen automatisoinnin live-chatille tai Facebook Messengerille, voit luoda ja mukauttaa työnkulun ja muokata työnkulun ilmoittautumisen laukaisimia siten, että ne sisältävät keskustelut, joiden lähde on yhtä suuri kuin Chat.

Lippujen käyttöoikeuksien määrittäminen tiimin jäsenyyden perusteella( vainProfessional- ja Enterprise-versiot ).

HubSpot-tilauksesta riippumatta voit päivittää yksittäisen käyttäjän pääsyn lippuihin. Jos tililläsi on kuitenkin Professional- tai Enterprise-tilaus ja putkistossasi on useille tiimeille osoitettuja lippuja, voit määrittää lippujen käyttöoikeudet siten, että käyttäjät voivat käyttää vain itselleen tai tiimin jäsenille osoitettuja lippuja. Tämä tarkoittaa, että useat tiimit voivat jakaa putken ilman, että se vaikuttaa muille tiimeille osoitettuihin lippuihin.

• Napsauta HubSpot-tililläsi settings asetukset-kuvaketta päänavigointipalkissa.
• Siirry vasemmassa paneelissa kohtaan Users & Teams.
• Jos haluat muokata yksittäisen käyttäjän oikeuksia, napsauta haluamasi tiimin käyttäjän nimeä. Jos haluat muokata useiden käyttäjien oikeuksia, valitse käyttäjien nimien vieressä olevat valintaruudut. Jos käyttäjät eivät ole vielä tiimissä, opettele, miten luodaan ja lisätään käyttäjiä tiimiin.
• Valitse Muokkaa käyttöoikeuksia.
• Siirry oikeassa paneelissa CRM-välilehdelle.
• Aseta Tickets (Liput ) -rivillä käyttäjän katseluoikeuksiksi vain Team only (Tiimi) ja poista Unassigned (Ei määritetty ) -valintaruudun valinta. Tämä päivittää automaattisesti muokkaus- ja poisto-oikeudet.

• Napsauta Tallenna. Käyttäjän (käyttäjien) on kirjauduttava ulos ja uudelleen sisään, jotta oikeudet tulevat voimaan.

Näillä oikeuksilla käyttäjät voivat nyt tarkastella, muokata tai poistaa vain sellaisia tikettejä, joiden omistaja ovat he tai joku muu heidän tiiminsä käyttäjä. Jos käyttäjä kuuluu useampaan tiimiin, hän voi käyttää mille tahansa tiimille osoitettuja lippuja.

Lisätietoja käyttäjän oikeuksien muokkaamisesta.